Tìm hiểu khái niệm, ý nghĩa và chức năng của hồ sơ kiểm toán

1. Khái niệm hồ sơ kiểm toán

Xét về tên gọi của hồ sơ kiểm toán trong tiếng Anh, chúng còn được gọi dưới cái tên Audit Files. Theo CMKTVN, hồ sơ kiểm toán được giải thích là tất cả những tài liệu liên quan đến nội dung kiểm toán và được lập với kiểm toán viên. Chúng cũng được sử dụng, lưu giữ và phân loại trong quy trình triển khai một cuộc kiểm toán.

Như vậy, có thể hiểu rằng hồ sơ kiểm toán là một bộ hồ sơ tổng hợp những dữ liệu quan trọng và liên quan nhất đến cuộc kiểm toán đã được triển khai theo chuẩn quy định được Việt Nam hoặc quốc tế ban hành. Những thành phần trong hồ sơ kiểm toán có thể được thể hiện dưới nhiều hình thức, không chỉ đơn thuần là dạng văn bản (giấy), mà còn được thể hiện ở hầu hết các phương tiện có chức năng lưu trữ được Pháp luật chấp nhận.

Không phải dữ liệu nào liên quan đến cuộc kiểm toán cũng là thành phần có thể bao gồm trong bộ hồ sơ này. Bởi xét về tính khả thi và thực tế, điều này là không thể. Nội dung và quy mô của bộ hồ sơ được xác định bởi các kiểm toán viên.

Về cơ bản, bộ hồ sơ phải đảm báo chứa đựng những căn cứ đầy đủ để KTV có thể đưa ra những kết luận cuối cùng, cũng như bảo đảm cho những tác vụ từ những bên liên quan khác.

Xem thêm: Ngành kiểm toán

2. Hồ sơ kiểm toán có ý nghĩa quan trọng

Kiểm toán viên có thể hình dung nhanh về tiến độ công việc, có nhìn nhận khách quan và tiếp tục triển khai những công đoạn tiếp theo dựa vào hồ sơ kiểm toán. Bên cạnh đó, bộ hồ sơ cũng đóng vai trò như là một hệ thống tài liệu nhằm phục vụ cho các cuộc kiểm tra, kiểm soát của các bên liên quan diễn ra thuận lợi. Cuối cùng làm điều kiện để kiểm toán viên có thể xây dựng các kết luận. Do đó, chúng có ý nghĩa rất lớn trong quy trình kiểm toán nói chung.

2.1. Là cơ sở để xây dựng kế hoạch kiểm toán

Trong bộ hồ sơ này có ghi chép những dữ liệu quan trọng về khách thể kiểm toán. Và để xây dựng chương trình kiểm toán cho năm hiện tại một cách đầy đủ, những dữ liệu sẵn có trong hồ sơ kiểm toán sẽ là thứ mà kiểm toán viên cần phải xem xét để cấp nhật những dữ liệu mới, có căn cứ cho việc xây dựng chương trình kiểm toán.

2.2. Là nơi lưu trữ những bằng chứng và kết quả

Trong quy trình triển khai các công đoạn của cuộc kiểm toán, những bằng chứng được thu thập bởi nhiều phương pháp khác nhau sẽ được lưu trữ trong bộ hồ sơ này.

Đó là một cách thức cơ bản để chứng thức với những đơn vị pháp luật sự đầy đủ, tuân thủ, chấp hành và hoạch định chính xác gắn liền với những bằng chứng cụ thể, nhìn nhận đúng kết quả đối với cuộc kiểm toán.

Xem thêm: Kiểm toán Big4 là gì? Vì sao 4 ông lớn được nhiều người quan tâm?

2.3. Là dữ kiện phục vụ cho việc xây dựng báo cáo kiểm toán

Bộ hồ sơ có ý nghĩa như một nguồn tham khảo lớn có thể hỗ trợ kiểm toán viên xác định được hình thức báo cáo nào là thích hợp đối với những trường hợp cụ thể.

Bộ hồ sơ là nơi chứa đựng toàn bộ bằng chứng thu thập được trong cuộc kiểm toán. Do vậy, chúng là căn cứ và nền tảng để kiểm toán viên đưa ra kết luận của mình. Ý nghĩa của hồ sơ kiểm toán lúc này được cho là có công dụng xác thực cho quy mô, phạm vi cũng như tính trung thực và quy củ của BCTC.

2.4. Là chủ thể kiểm tra của các cấp lãnh đạo

Bộ hồ sơ này đóng vai trò là một hệ thống dữ liệu cơ bản, chúng có thể trở thành căn cứ cơ sở để các bậc lãnh đạo doanh nghiệp kiểm toán giám sát và đánh giá về tính đầy đủ của các bằng chứng cụ thể, làm điều kiện cho các kết luận cuối cùng.

Xem thêm: Việc làm trợ lý kiểm toán

3. Hồ sơ kiểm toán bao gồm mấy loại?

Hồ sơ kiểm toán bao gồm hai hình thức như sau:

3.1. Hồ sơ kiểm toán chung

Đây là loại hồ sơ kiểm toán bao gồm các dữ liệu chung nhất về đối tượng được kiểm toán, liên quan đến hơn một cuộc kiểm toán trong nhiều giai đoạn tài chính của chung một đối tượng được kiểm toán. Thành phần trong bộ hồ sơ này thường bao gồm: Dữ liệu liên quan đến đối tượng, dữ liệu về tài chính của đối tượng. Bộ hồ sơ này được cập nhật theo định kỳ hàn năm khi có những biến động liên quan đến các thành phần trong bộ hồ sơ.

3.2. Hồ sơ kiểm toán chi tiết

Phân loại này đề cập đến tất cả hồ sơ kiểm toán nhằm làm căn cứ cho BCKT của một năm tài chính. Chúng thường chứa đừng những dữ liệu về cá nhân lập, cá nhân kiểm tra, các biểu mẫu liên quan đến kế toán, tài chính,... Bên cạnh đó, còn có các thành phần gồm thư quản lý, BCKT, BCTC,...; Quyết định và chương trình kiểm toán, nhận định của đối tượng được kiểm toán; Hợp đồng và bản thanh lý; Toàn bộ bằng chứng và kết luận liên quan; Kết luận của kiểm toán viên về những khía cạnh quan trọng và phương thức giải quyết vấn đề của kiểm toán viên; Các dữ liệu khác,...

Khi cuộc kiểm toán kết thúc, các bộ hồ sơ được tổng hợp lại và lưu trữ theo tập lớn, được phân biệt bằng cách đánh số thứ tự, phục vụ cho quá trình tra cứu, kiểm tra dễ dàng hơn. Những bộ hồ sơ được coi là tài sản của các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ kiểm toán. Do đó, cần bảo quản chúng đúng phương thức, đảm bảo tính bí mật và bảo mật. Lưu trữ cũng là công tác cần chấp hành theo đúng những yêu cầu của pháp luật ban hành và tuân thủ chuẩn nghiệp vụ.

Xem thêm: Kiểm toán năng lượng là gì? Mục đích của kiểm toán năng lượng

4. Tìm hiểu 7 chức năng của hồ sơ kiểm toán

Hồ sơ kiểm toán (sau đây gọi là HSKT) là một phần không thể thiếu trong các cuộc kiểm toán, chúng sở hữu những chức năng và vai trò đa dạng. Đó là:

- Thứ nhất, HSKT là căn cứ giúp công đoạn phân công và phối hợp được thực hiện thuận lợi trong quy trình kiểm toán. Một cuộc kiểm toán được triển khai bởi rất nhiều cá nhân, chính bởi vậy chức năng này là vô cùng thiết yếu.

- Thứ hai, mỗi một HSKT chính là nơi chứa đựng tất cả dữ liệu chung về một đối tượng kiểm toán. Các dữ liệu và bằng chứng đã được thu thấp sẽ liên tục được làm mới khi có biến động.

- Thứ ba, HSKT là căn cứu cho quá trình kiểm tra, theo dõi nhiệm vụ của các kiểm toán viên.

Đơn xin việc làm

- Thứ tư, HSKT là căn cứ cho báo cáo kiểm toán.

- Thứ năm, HSKT đóng vai trò là tư liệu, dữ liệu nền tảng cho những cuộc kiểm toán tiếp theo.

- Thứ sáu, HSKT là căn cứ có tính pháp lý về nghiệp vụ kiểm toán. Kiểm toán viên, đặc biệt là những kiểm toán viên công chức phải xác thực được công việc của mình đã được triển khai trên cơ sở chấp hành những quy chuẩn và chuẩn mực về nghiệp vụ thông qua các bộ hồ sơ. Do đó, HSKT phải được kiểm toán viên thực hiện một cách chi tiết, cụ thể và đặc biệt là phải có tính khả thi. HSKT không thể ghi chép và lưu giữu những khía cạnh không thể giải thích, hay những lập luận lỏng lẻo,...

- Thứ bảy, HSKT làm tư liệu tham khảo cho hoạt động hướng dẫn và đào tạo. Với những cá nhân chập chững vào nghề, thì những HSKT có sẵn từ các thời điểm trước đó được trân trọng như những tư liệu đắt giá. Nghiên cứu và phân tích HSKT cũng với sự đào tạo từ các kiểm toán viên có trình độ, kinh nghiệm. Đó là những giá trị hiện thực nhất mà những cá nhân mới vào nghề phải chủ động làm quen, tìm hiểu để làm tốt hơn những nhiệm vụ sau này.

Hy vọng bài viết đã cung cấp đủ các thông tin liên quan đến hồ sơ kiểm toán.