Nếu bạn đang có mong muốn, dự định trở thành thư ký - trợ lý chuyên nghiệp, đừng bỏ qua bài viết của vieclam88.vn. Rất nhiều thông tin quan trọng mà bạn cần trang bị sẽ được tổng hợp chi tiết, chính xác trong bài viết này.
1. Thư ký và trợ lý là công việc gì?
1.1. Tìm hiểu khái niệm thư ký
Thư ký là những người được thuê bởi một cá nhân (như giám đốc điều hành) hoặc tập thể, chuyên làm việc trong một văn phòng để hỗ trợ thư tín, lưu giữ hồ sơ, đặt lịch hẹn và thực hiện các nhiệm vụ tương tự. Thư ký sẽ phải sử dụng nhiều kỹ năng quản lý dự án, kỹ năng giao tiếp hoặc tổ chức, sắp xếp thời gian để đảm nhiệm tốt các công việc được giao. Mới đầu, thư ký vốn chỉ đảm nhận những công việc đơn giản như ghi chú, sao chép văn bản hay biên bản cuộc họp, thực hiện các chỉ đạo từ cấp trên, những người có thẩm quyền thì nay, công việc của thư ký đã được mở rộng hơn, chi tiết hơn và phức tạp hơn.
1.2. Tìm hiểu khái niệm trợ lý
Trợ lý là những người thường xuyên làm việc trực tiếp với cấp trên đảm nhận vai trò phụ tá hoặc giúp đỡ những người có vị trí đặc biệt trong một tập thể, công ty, doanh nghiệp,... về công việc hằng ngày lẫn công việc cá nhân của họ. Trợ lý sẽ giúp những người này lên lịch trình thời gian hàng ngày, sắp xếp buổi gặp gỡ với các đối tác hay đồng nghiệp quan trọng, ghi chú, quản lý giấy tờ, sổ sách,... Công việc của ngành trợ lý rất đa dạng, như là trả lời điện thoại, trả lời email, văn bản, đặt phòng khách sạn, đặt xe, đặt vé máy bay, các vấn đề tài chính (chi trả hóa đơn) hay thậm chí là giúp cấp trên đưa ra những quyết định mang tính cá nhân như lựa chọn cà vạt, trang phục đi họp,...
1.3. So sánh sự giống và khác nhau giữa thư ký và trợ lý giám đốc
1.3.1. Điểm giống nhau giữa thư ký - trợ lý
Thư ký và trợ lý giám đốc có thể bắt gặp một số sự tương đồng trong công việc. Chẳng hạn, cả hai vị trí này đều liên quan đến những công tác văn thư hành chính hay ghi chép, thiết lập, soạn thảo văn bản. Cùng trực tiếp đảm nhận trách nhiệm gửi hay tiếp nhận, trả lời email, điện thoại, fax, thư từ, văn bản, đơn,... Chủ động liệt kê, lưu giữ và tích trữ những văn bản hoặc tài liệu quan trọng. Thư ký và trợ lý cũng phải thường xuyên lập kế hoạch cho công ty theo tuần hoặc theo tháng, thiết lập lịch làm việc và tổ chức các buổi gặp mặt, cập nhật những chuyến đi quan trọng, chuyến đi công tác,... Khi cấp trên hay người có thẩm quyền bận một công việc quan trọng, phải đi xa gấp thì lúc này, cả thư ký và trợ lý đều có thể thay thế họ để giải quyết, xử lý thay công việc, kiêm tổ chức hội nghị, phụ trách văn phòng,...
1.3.2. Điểm khác biệt giữa thư ký - trợ lý
Tuy nhiên, một số người thường nhầm lẫn thư ký và trợ lý là hai nghề nghiệp giống nhau và có cùng chức vụ như nhau. Nhưng thực tế, thư ký khác với trợ lý. Ở nhiều quốc gia trên thế giới, thư ký giám đốc là một vị trí cao trong hệ thống phân cấp hành chính, đương nhiên cao hơn cả thư ký nên sẽ có nhiều nhiệm vụ, ảnh hưởng và quyền lợi. Trách nhiệm của trợ lý là làm việc, hỗ trợ một nhân viên khác hoặc có thể vì lợi ích của tập thể. Trong khi đó, thư ký lại đảm nhiệm vai trò hành chính trong một tổ chức hoặc xã hội, là người sẽ giải quyết các vấn đề liên quan đến thư tín, kết nạp thành viên mới, tổ chức các cuộc họp và sự kiện chính thức.
2. Một số công việc thư ký, trợ lý phổ biến
2.1. Mô tả việc làm trợ lý giám đốc kinh doanh
Khi làm việc với giám đốc chuyên về mảng kinh doanh, bạn sẽ phải tiếp xúc với các chủ đề liên quan đến kinh tế, thị trường, đối thủ cạnh tranh,... Những công việc của trợ lý giám đốc kinh doanh thường sẽ bao gồm những đầu việc như sau:
- Chủ động nghiên cứu, cập nhật và nắm bắt tình hình kinh doanh của công ty cũng như tình trạng thị trường đang biến đổi ra sao. Có thể quản lý và nắm bắt, kiểm soát được các chính sách, cơ chế, quy luật vận hành, chiến lược, kế hoạch, dự định của đối thủ cạnh tranh, thị trường kinh tế.
- Tham vấn, đóng góp ý kiến và đưa ra lời nhận xét, đề xuất các phương pháp giải quyết, chiến lược, chính sách, kế hoạch cho công ty cũng như công việc kinh doanh với Giám đốc kinh doanh hoặc Ban Giám Đốc nhằm tiết kiệm ngân sách, tối ưu chi phí.
- Hỗ trợ, giúp đỡ giám đốc kinh doanh trong việc điều hành, quản lý, giám sát, kiểm tra, đôn đốc, theo dõi các bộ phận hay các ban phòng quan trọng trong việc triển khai các mục tiêu cũng như kế hoạch đã đặt ra từ ban đầu.
- Thống kê, đánh giá và tổng hợp tình hình hoạt động của công ty theo ngày/tuần/tháng để lập bản báo cáo cho giám đốc bằng cách tiếp nhận bản báo cáo của các ban, phòng liên quan để kịp thời khắc phục và giải quyết vấn đề.
- Trợ giúp, tham vấn và hỗ trợ các thành viên kinh doanh có thể thực hiện, triển khai kế hoạch ban đầu và xử lý những vấn đề phát sinh liên quan đến cá nhân hoặc ban, phòng, hợp đồng, đối tác, luật pháp,... theo chỉ đạo và yêu cầu của giám đốc kinh doanh.
- Nghiên cứu và phân tích kết quả đã thu được, lợi nhuận kinh doanh, chi phí chi trả để đưa ra phán đoán, dự báo về tình hình thị trường cũng như đề xuất các giải pháp phát triển, nâng cấp sản phẩm của công ty hoàn thiện hơn.
- Theo dõi tình hình kinh tế thị trường trong nước và quốc tế, theo dõi hành vi mua hàng, các đối tượng khách hàng, phạm vi hoạt động kinh doanh của công ty,...
- Cùng giám đốc kinh doanh tham gia vào các buổi gặp gỡ với những bên đối tác, tham gia xây dựng và giữ gìn hình ảnh tốt cho công ty,...
2.2. Mô tả việc làm thư ký dự án
Thư ký dự án là những người hoạt động chuyên về mảng thực hiện, thiết lập kế hoạch cho các dự án quan trọng của tập thể hoặc cả công ty. Thư ký dự án sẽ phải phụ trách công việc theo dõi, soạn thảo những văn bản, hồ sơ, hợp đồn, giấy tờ pháp lý, tài liệu, hồ sơ thầu, hồ sơ nghiệm thu, báo cáo sau khi hoàn thành dự án,... Liên tục cập nhật các dữ kiện, số liệu, thông tin quan trọng theo từng yêu cầu hoặc các giai đoạn của dự án. Chủ động phối hợp với đơn vị nhà thầu hoặc nơi cung cấp dịch vụ, các ban, phòng, bộ phận trong công ty để tiếp nhận, truyền đạt thông tin của ban lãnh đạo nhằm phục vụ việc hoàn thành dự án, kết nối, liên hệ giữa các bên. Biên phiên dịch các văn bản, tài liệu, hồ sơ ghi chữ nước ngoài cho giám đốc hoặc ban lãnh đạo. Sắp xếp, hẹn gặp các buổi họp mặt để đàm phán, thuyết phục, giao thương với các đối tác, khách hàng khi được cấp trên chỉ đạo. Đồng thời, trợ giúp công ty, doanh nghiệp các vấn đề chi phí phát sinh, đề xuất mua sắm, đầu tư cơ sở vật chất để hoàn thành dự án. Khi dự án đã hoàn thành, tiến hành lên hợp đồng thanh toán để trao đổi với đơn vị trúng thầu hoặc nơi cung cấp dịch vụ hỗ trợ dự án.
2.3. Mô tả việc làm trợ lý hành chính
Trong môi trường văn phòng, trợ lý hành chính sẽ có nhiệm vụ thực hiện những công việc như sau:
- Duy trì hệ thống văn phòng, bao gồm quản lý dữ liệu và đơn được nộp.
- Soát lỗi chính tả cho các văn bản thuyết trình sẽ được đọc trong cuộc họp.
- Tiếp nhận và sàng lọc thông tin được nhận từ các cuộc gọi, email, fax,... rồi đưa ra biện pháp xử lý, giải quyết.
- Thiết lập lịch trình đi lại, hỗ trợ chỗ ở, đặt vé, VISA, phương tiện di chuyển cho cấp trên khi cấp trên có công tác phải đi xa.
- Tổng hợp các văn bản báo cáo từ các bộ phận, phòng ban cấp dưới để tạo báo cáo, trình bày kết quả cho cấp trên.
- Tạo lập các văn bản, tài liệu, biên bản quan trọng, báo cáo tóm tắt, thuyết trình khi được yêu cầu.
- Tổ chức và tham dự các cuộc gặp gỡ, hội họp để nắm bắt được những thông tin quan trọng liên quan đến tập thể, công việc.
- Quản lý các kế hoạch, dự án đặc biệt được cấp trên chỉ thị.
- Đưa ra quyết định thay quản lý để giải quyết các vấn đề quan trọng khi cấp trên không có mặt.
3. Cơ hội và thách thức khi theo đuổi ngành thư ký - trợ lý
Có thể thấy, với tốc độ phát triển nhanh chóng của xã hội, nhiều công ty và doanh nghiệp liên tục “mọc” lên. Các bạn trẻ bắt đầu chú ý đến những công việc có nhu cầu xã hội và thị trường tuyển dụng cao. Trong đó, việc làm thư ký - trợ lý trong các công ty, doanh nghiệp, văn phòng hành chính là một ví dụ điển hình. Công việc này vẫn chưa bao giờ hết “hot” và thường xuyên nhận được nhiều sự quan tâm, chú ý của các bạn sinh viên năm cuối, những người đã ra trường hay đi làm một vài năm. Không khó để bắt gặp các thông tin tuyển dụng việc làm trợ lý giám đốc tại Hà Nội, việc làm trợ lý giám đốc tại Đà Nẵng, Thành phố Hồ Chí Minh, Bình Dương,... Thậm chí nhiều nơi còn đăng tải thông tin tuyển trợ lý giám đốc không cần kinh nghiệm đã tạo cho ứng viên rất nhiều cơ hội và hy vọng để thử sức. Môi trường làm việc hiện đại, văn minh, chuyên nghiệp, mức lương ổn, đáp ứng được yêu cầu của xã hội, có lộ trình thăng tiến rõ ràng,... là những lý do phổ biến của các ứng viên khi được hỏi vì sao chọn nghề thư ký - trợ lý.
Song, bên cạnh cơ hội tốt là những khó khăn, thách thức mà dù bạn làm bất cứ nghề gì cũng đều phải đối mặt. Đó là tình trạng căng thẳng, mệt mỏi, áp lực hay stress vì công việc. Nhiều quy định, tiêu chuẩn cho thư ký - trợ lý ngày càng khắt khe hơn, đòi hỏi thư ký - trợ lý phải có sức chịu đựng tốt, biết cách quản lý thời gian, nếu không thì khối lượng việc phải xử lý luôn ở tình trạng quá tải. Bởi công việc dần dần trở nên phức tạp, chi tiết chứ không còn đơn thuần dễ dàng như ngày trước. Ngoài ra, bạn cũng sẽ được đồng nghiệp quan tâm, chú ý, soi xét nhiều hơn vì là người có tầm ảnh hưởng sau sếp nên phải cẩn thận, nghiêm chỉnh trong từng hành vi, lời nói, cử chỉ để tránh được những phiền toái không muốn gặp phải.
4. Những yếu tố quyết định sự thành công của thư ký - trợ lý
Tất nhiên, để thành công trên con đường trở thành thư ký - trợ lý chuyên nghiệp, bạn sẽ cần phải rèn luyện rất nhiều kỹ năng và kiến thức.
Đầu tiên, nếu bạn muốn trở thành thư ký và trợ lý giỏi thì phải thành thạo kỹ năng Tin học văn phòng. Nếu như trước kia phải ghi chép văn bản bằng tay thì ở thời buổi công nghệ bây giờ, bạn nhất định phải trang bị hiểu biết và kiến thức về Tin học. Với sự ra đời của máy tính, máy in, công việc ghi chép văn bản đã trở nên bớt khó khăn hơn và giúp đẩy nhanh quá trình lưu trữ thông tin quan trọng.
Tiếp theo, bạn phải có khả năng sử dụng thuần thục ngôn ngữ nước ngoài, chủ yếu là Tiếng Anh. Nếu như công ty, doanh nghiệp hay nơi bạn đang làm việc có phạm vi hoạt động mở rộng quốc tế thì những văn bản, tài liệu mà bạn tiếp nhận sẽ được ghi bằng ngôn ngữ nước họ. Nhiệm vụ của bạn lúc này là dịch lại văn bản đó cho ban giám đốc để truyền đạt lại thông tin. Có khả năng sử dụng ngôn ngữ Tiếng Anh sẽ trở thành một lợi thế lớn cho bạn khi xin việc làm thư ký - trợ lý.
Bên cạnh đó, kỹ năng giao tiếp cũng là yếu tố được đặt lên đầu cho công việc thư ký - trợ lý. Bạn không chỉ tiếp xúc với lãnh đạo cấp trên mà còn là người kết nối thông tin, bạn phải có mối quan hệ tốt với đồng nghiệp, các trưởng ban bộ phận, đi gặp mặt đối tác… Bạn phải hiểu ý mọi người để phối hợp tốt, biết cách lựa lời và xử lý tình huống. Do đó, nếu bạn là người ít nói, khép mình thì phải cố gắng luyện giao tiếp nhiều hơn, hoạt ngôn hơn.
Ngoài ra, thư ký - trợ lý là người phải có khả năng làm việc độc lập, biết cách sắp xếp công việc. Bạn phải học cách tự xoay sở công việc lúc ở một mình và chọn lọc thông tin sau khi lắng nghe các yêu cầu, chỉ đạo của ban giám đốc. Khi bạn làm việc độc lập, bạn phải nghiêm túc, có tính tự giác cao, tuân thủ tuyệt đối theo chỉ đạo của cấp trên.
Không những vậy, bạn phải trung thành với cấp trên, bảo mật tuyệt đối các thông tin. Vì là thư ký - trợ lý nên sẽ được biết nhiều thông tin quan trọng của công ty, tập thể. Nếu bạn để lộ những thông tin này cho bên đối thủ thì không chỉ công ty bị ảnh hưởng mà công việc của bạn cũng không còn nữa. Cho nên, thư ký - trợ lý phải là những người gắn bó lâu dài với công ty.
Cuối cùng, khi bạn trở thành thư ký - trợ lý phải biết coi trọng, chăm chút ngoại hình. Ngoại hình của bạn không cần quá đẹp nhưng phải chỉn chu, sạch sẽ thì mới tạo thiện cảm cho người đối diện.
Trên đây là toàn bộ những thông tin liên quan đến ngành nghề thư ký - trợ lý. Hy vọng với kiến thức mà vieclam88.vn đã vừa chia sẻ, bạn sẽ có thêm cái nhìn tổng quan và hình dung rõ hơn về công việc này. Đồng thời, nếu bạn đang ấp ủ dự định trở thành thư ký - trợ lý, đừng quên ghé qua trang web vieclam88.vn để biết thêm các thông tin tuyển dụng việc làm ở đây nhé.