1. Bạn biết gì về nguyên tắc thực hiện 5s trong văn phòng?
1.1. Phương pháp 5s trong văn phòng bao gồm những gì?
Các doanh nghiệp vẫn đang áp dụng chung phương pháp mới vào trong công tác sản xuất cũng như quản lý công việc của mình sao cho hiệu quả hơn trong sự cạnh tranh như hiện nay và sức cạnh tranh của doanh nghiệp mình được tốt hơn trên thị trường. Đó chính là điều hướng đến chung của các doanh nghiệp.
Phương pháp 5s được hiểu là các nền tảng mà công ty/doanh nghiệp tiến hành những chương trình có hệ thống để bảo đảm chất lượng, hiệu quả. Từ những quan điểm 5s xuất phát như môi trường sạch đẹp, cạnh tranh lành mạnh, môi trường ảnh hưởng tới chất lượng công việc, tình thần làm việc. Đó chính là hiệu quả của việc áp dụng phương pháp quản lý cho năng suất lao động tăng lên. 5s được xuất phát từ 5 từ tiếng Anh đó là seiton, Seri, seiketsu, seiso, shitsuke. 5s được hiểu là từ viết tắt của những chữ cái đầu tiên trong 5 từ tiếng Anh này. Cụ thể trong đó là:
1.1.1. Seri
Sàng lọc là ý nghĩa của từ này. Mọi người luôn phải mang trong mình một tâm thế phân loại các yếu tố không cần thiết và tâm thế sẵn sàng xem lại tất cả công việc của mình. Người lao động tại đất nước Việt Nam chúng ta luôn muốn giữ mọi thứ vì đức tính tiết kiệm cho dù nó không hề cần thiết. Do đó khi tiến hành phương pháp này chính là việc tránh cho trường hợp người lao động làm ảnh hưởng nhiều đến công việc khi cứ giữ các công việc cần thiết.
1.1.2. Seiton
Seiton được hiểu là cách sắp xếp, cách sắp xếp sao cho công việc thật hiệu quả và logic khoa học. Yếu tố góp phần vào sự quyết định thất bại hay thành công công việc đó chính là sắp xếp công việc. Tiến hành sắp xếp công việc ngăn nắp, gọn gàng, sắp xếp theo một thứ tự cụ thể nhất định, việc nào nên làm trước, làm sau theo một thứ tự nhất định. Bạn sẽ không bị bỏ sót, nhầm lẫn công việc khi phân chia sắp xếp công việc như vậy.
Người quản lý cũng sẽ có những lợi ích nhất định không riêng gì đối với cá nhân thực hiện. Nhân viên sẽ chỉ việc theo sự sắp xếp của người quản lý mà làm, không bị lẫn lộn hay tìm kiếm quá lâu trong một đống công việc có sự tham gia của người khác.
1.1.3. Seiso
Seiso có nghĩa là sự sạch sẽ, cần phải gìn giữ nơi làm việc thật gọn gàng sạch sẽ. Môi trường làm việc không được chủ quan, hiệu quả công việc bị ảnh hưởng khá nhiều nếu môi trường làm việc không được vệ sinh sạch sẽ ngăn nắp. Luôn cần giữ gìn vệ sinh thiết bị máy móc để hoạt động hiệu quả, năng suất cao. Mỗi công ty hiện nay đều có bộ phận lao công, tuy vậy mà bạn lại chủ quan không bảo vệ môi trường làm việc vì lý do đó. Trách nhiệm chung của tất cả mọi người là bảo vệ và gìn giữ môi trường làm việc sạch sẽ do đó mà toàn bộ nhân viên cần phải thực hiện một cách nghiêm túc.
1.1.4. Seiketsu
Săn sóc là nghĩa của từ này, người thực hiện cần phải săn sóc môi trường làm việc thường xuyên trong giai đoạn này. Cần duy trì liên tục các hoạt động và thực hiện tốt không được làm xong rồi bỏ đó. Thật rất khó để duy trì công việc mình đã làm, cần phải cố gắng và kiên trì với nó. Để duy trì thực hiện tốt hơn hãy lập cho mình một nhãn dán trực quan.
1.1.5. Shitsuke
Sẵn sàng là nghĩa của từ ngữ này, mọi người luôn phải chuẩn bị tinh thần, tâm thế sẵn sàng tuân thủ các phương pháp, quy tắc được áp dụng tại nơi làm việc. Khi mới thực hiện không nên bị ép buộc, như vậy tại nơi làm việc sẽ tạo cảm giác không được thoải mái. Việc thực hiện sẽ đạt hiệu quả vô cùng tốt nếu mỗi nhân viên đều tự trang bị cho mình tinh thần này. Hãy tiến hành công việc thường xuyên, hàng ngày để tự tạo cho mình một thói quen tốt khi làm việc. Chắc hẳn bạn đã biết 5s là gì trong văn phòng qua thông tin trên đây rồi phải không nào. Tuy nhiên doanh nghiệp cần làm gì để thực hiện phương pháp này một cách hiệu quả.
1.2. Làm sao để đạt hiệu quả khi thực hiện 5s trong văn phòng?
Doanh nghiệp có thể áp dụng với tất cả doanh nghiệp đối với phương pháp 5s này tuy nhiên cũng sẽ xuất hiện áp dụng đối với một số phòng ban. Cần phải tiến hành những bước sau trong việc áp dụng các phòng ban:
- Bước thứ nhất: Xem xét, chuẩn bị đánh giá thực trạng của doanh nghiệp.
- Bước thứ 2: Phát động thực hiện 5s trong chương trình của công ty/doanh nghiệp.
- Bước 3: Kêu gọi toàn thể nhân viên trong văn phòng từ trưởng phòng tới nhân viên vị trí tổng vụ, C$B,....
- Bước 4: Bắt đầu thực hiện mỗi giai đoạn của 5s.
- Bước 5: Xem cần có thay đổi gì không thực hiện đánh giá kết quả định kì.
Để thực hiện thành công và hiệu quả 5 bước này thì cần có sự đóng góp nhiều của người lãnh đạo:
- Trong phong trào thực hiện thì người lãnh đạo luôn là người đi đầu và cũng là người tạo mọi điều kiện cho nhân viên tiến hành hiệu quả trong việc tạo mọi điều kiện.
- Cần phải biết cách lãnh đạo nhân viên, phân chia công việc cho tất cả nhân viên đều phải tâm phục khẩu phục.
- Người lãnh đạo cần phải kỷ luật và khen thưởng đúng người để khích lệ tinh thần nhân viên đi lên.
Trong văn phòng áp dụng phương pháp 5s mục đích cho mọi người tạo được thói quen, nâng cao hiệu quả công việc tại doanh nghiệp/công ty do đó cần có sự đồng lòng tiến hành của cả lãnh đạo và đội ngũ nhân viên.
2. Để thực hiện thành công chương trình 5s trong văn phòng cần có yếu tố nào?
Mô hình 5s trong mục tiêu chính gồm có:
- Xây dựng mô hình 5s để cải tiến một không gian tốt hơn để mọi người làm việc.
- Mô hình 5s sẽ phát triển ngày càng tốt hơn đội ngũ cán bộ, vai trò lãnh đạo, cán bộ qua những hoạt động thiết thực, thực tế nhất trong doanh nghiệp.
- Tạo ra mối quan hệ thân thiết, xây dựng tinh thần đồng nghiệp gắn kết với nhau, giúp đỡ, hỗ trợ nhau trong công việc nằm tạo ra hiệu quả kinh doanh.
- Để có thể đưa những cải tiến về công nghệ kỹ thuật xây dựng nên cơ sở đi vào hoạt động kinh doanh, sản xuất tại doanh nghiệp.
- Cần phải đảm bảo các yếu tố sau để có thể tiến hành hiệu quả thành công nhất trong chương trình 5s.
Những hoạt động của công ty/doanh nghiệp nên các lãnh đạo luôn phải hỗ trợ cam kết nghĩa là phải tạo thêm điều kiện khi thực hiện chương trình 5s để đem lại thành công. Lãnh đạo phải luôn ủng họ hiểu rõ về quá trình hình thành nhóm công tác, kèm theo cần chỉ đạo tiến hành nghiêm túc công việc đó.
Để họ có thể nhận thức được đầy đủ ý nghĩa của chương trình 5s các doanh nghiệp cần phải bắt đầu đào tạo cho nhân viên trong doanh nghiệp. Việc khởi nguồn cho chương trình 5s đó là cung cấp phương pháp thông tin cụ thể để thực hiện. Sau đó khi đã có sự nhận thức đúng đắn từ mọi người thì họ sẽ bắt đầu công việc để chủ động và tự giác tham gia trong những hoạt động 5s.
Để tạo được sự thành công khi tiến hành chương trình 5s thì bí quyết đó là tạo một môi trường thật năng động, khuyến khích toàn bộ mọi người tham gia hoạt động của chương trình một cách tự nguyện. Ngoài ra thì chương trình 5s được lặp lại thường xuyên các vòng cùng với các mục tiêu chuẩn và mới cao hơn là một trong các giải pháp hiệu quả cho việc hoạt động được duy trì và cải tiến đối với công tác quản lý của công ty/doanh nghiệp.
Hy vọng mọi người đã hiểu như thế nào là thực hiện 5s trong văn phòng qua thông tin mà chúng tôi vừa cung cấp. Giờ đây chắc hẳn bạn cũng đã tự tin để áp dụng vào môi trường làm việc văn phòng của mình sao cho thật hiệu quả. Cảm ơn đã dành thời gian theo dõi và hẹn gặp lại trong những nội dung mới mẻ khác đến từ vieclam88.vn của chúng tôi.
Tham gia bình luận ngay!