Làm thế nào để đảm bảo quy trình quản lý hợp đồng hiệu quả?

1. Quy trình quản lý hợp đồng là gì?

Quy trình quản lý hợp đồng là một loạt các hành động thực hiện nhằm mục đích bảo vệ, giữ gìn và cập nhật thông tin, điều khoản trong hợp đồng. Các hành động thực hiện như lưu trữ hợp đồng, sắp xếp hợp đồng, cập nhật thông tin và điều khoản, soạn thảo hợp đồng cho khách hàng,...

Quản lý hợp đồng là một công việc thiết yếu đối với công ty để giúp hợp đồng không bị đánh mất, thất lạc hay hư hỏng và đặc biệt là giảm thiệt hại do xảy ra tranh chấp.

Trên cơ sở đó, công ty hay người quản lý cần thiết lập một quy trình quản lý hợp đồng hiệu quả, vừa tiết kiệm thời gian, vừa đảm bảo hợp đồng luôn được quản lý tốt.

Xem thêm: Việc làm kế toán nội bộ

2. Tại sao cần đầu tư một quy trình quản lý hợp đồng hiệu quả?

Quy trình quản lý hợp đồng được cho là một trong những quy trình quan trọng nhất khi quản lý kinh doanh, tuy nhiên đến hiện nay, vấn đề này vẫn chưa thực sự được các công ty hay doanh nghiệp chú trọng vào đầu tư và cải thiện.

Quản lý hợp đồng một cách hiệu quả và thông minh sẽ giúp tăng hiệu quả doanh nghiệp cũng như thể hiện được năng lực của công ty.

Muốn biết tại sao quản lý hợp đồng có thể làm điều đó, hãy nhìn vào những lợi ích mà nó đem lại cho doanh nghiệp.

Đầu tiên phải kể đến đó là việc quản lý hợp đồng giúp doanh nghiệp có khuôn khổ chuẩn thông qua đó thực hiện các quá trình chuẩn bị hợp đồng, quá trình đàm phán và gia hạn hợp đồng.

Tiếp đến, khi thực hiện quản lý hợp đồng, các bạn sẽ cần phân tích các điều kiện từ đó xây dựng các điều khoản hợp đồng hay chiến lược khác để tạo cơ hội phát triển bền vững cho cả hai bên.

Khi xây dựng quy trình quản lý hợp đồng, điều đó đồng nghĩa với việc tăng tính minh bạch và nâng cao sự tuân thủ pháp lý từ đó tạo được sự tin cậy của khách hàng hoặc nhà cung cấp với doanh nghiệp.

Hệ thống quản lý hợp đồng sẽ luôn “nhắc nhở” bạn tuân thủ và đáp ứng đúng các yêu cầu trong hợp đồng, tránh sự nhầm lẫn không cần thiết.

Kế tiếp đó, quản lý hợp đồng giúp doanh nghiệp nhận diện rủi ro, tránh khỏi các rủi ro đã lường trước, phân tích để loại bỏ các rủi ro trong tương lai. Ngoài ra nó cũng giúp các bạn tạo ra chính sách dễ dàng hơn.

Khi ứng dụng các phần mềm vào quản lý hợp đồng, doanh nghiệp sẽ giảm thời gian nhập và các công việc không liên quan khác, thay vào đó có một kho dữ liệu khổng lồ về hợp đồng giúp dễ dàng tra cứu, tìm tòi, sửa đổi và bổ sung. Hơn nữa, dựa vào đó có thể phân tích hợp đồng một cách nhanh chóng và chính xác.

3. Hệ thống hóa quy trình quản lý hợp đồng hiệu quả

Trước khi nâng cao hiệu quả và năng lực của doanh nghiệp cần thiết lập quy trình hoàn chỉnh và dễ tiếp cận để quản lý hợp đồng. Tối ưu thời gian và chi phí trong quá trình quản lý nhờ vào các bước sau.

3.1. Thành thạo từ những bước chuẩn bị hợp đồng

Sau khi đạt được thỏa thuận giữa hai bên về mặt pháp lý, các hợp đồng sẽ được nghiên cứu và chuẩn bị kỹ lưỡng dựa trên việc xem xét các điều khoản nhằm thỏa mãn lợi ích của cả hai bên.

Khi thực hiện soạn thảo hợp đồng, người quản lý hợp đồng cần trình bày và đảm bảo một số điều khoản và đầu mục theo tiêu chuẩn được ghi lại chính xác nhất.

- Thông tin của cả hai bên ký kết hợp đồng: Hãy thử tưởng tượng nếu bạn ghi sai tên bất kỳ công ty nào, điều đó chứng tỏ bạn không phải là một người cẩn thận và sẽ không có bất kỳ ai hay công ty nào muốn ký kết hợp đồng khi thông tin của họ thậm chí còn không được ghi chính xác.

- Nội dung của các điều khoản cần đảm bảo có lợi và chính xác: điều khoản là nơi cam kết sự tuân thủ của các bên liên quan với những điều kiện, quyền lợi được đính kèm. Đây là mục rất quan trọng vì nó thể hiện tính pháp lý. Khi xảy ra tranh chấp hay mâu thuẫn, hai bên sẽ dựa vào đây để giải thích và bảo vệ cho mình.

- Thông tin chi tiết về hàng hóa, sản phẩm; giá cả, tỷ lệ phần trăm hoa hồng,...

Xem thêm: Kỹ năng soạn thảo hợp đồng

3.2. Hợp pháp hóa hợp đồng

Các hợp đồng cần tuân thủ theo các tiêu chuẩn pháp lý của địa phương, trong nước và nước ngoài. Khi soạn thảo xong hợp đồng, hãy làm việc với bên pháp lý để giám sát và kiểm duyệt. Hợp đồng chỉ được sử dụng khi đã được bộ phận pháp lý giám sát kiểm duyệt theo tiêu chuẩn và chấp thuận. 

Các mẫu hợp đồng đã được chấp thuận mới có quyền đem ra thỏa thuận và ký kết. Nếu không được sự chấp thuận, các công ty sẽ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu tranh cãi hay mâu thuẫn xảy ra. Có tính pháp lý, quá trình thỏa thuận ký kết sẽ được hợp pháp hóa, tuân thủ đúng pháp luật và giúp quá trình làm việc suôn sẻ hơn.

3.3. Thực hiện quá trình đàm phán hợp đồng giữa các bên liên quan

Quá trình thực hiện đàm phán hợp đồng giữa hai bên là thời gian đọc và làm rõ nội dung các điều khoản trước khi đi đến thỏa thuận ký kết. Trong thời gian này, hai bên sẽ cùng đọc bản thảo hợp đồng, làm rõ vấn đề chưa sáng tỏ, thêm mong muốn, lợi ích hay loại bỏ các rủi ro sẽ gặp phải. 

Sau khi đạt được thỏa thuận cuối cùng, các điều được sửa đổi bổ sung sẽ được ghi chép lại và hoàn thiện hợp đồng mới. Đây là hợp đồng đạt được sự chấp thuận của cả hai bên về điều khoản cũng như lợi ích mà mỗi bên có được.

3.4. Phê duyệt, thực hiện và quản lý hợp đồng

Hợp đồng sau khi đã được sửa đổi, một lần nữa sẽ được phê duyệt do chính sách công ty để đảm bảo tính xác thực, đảm bảo tuân thủ pháp lý và phù hợp với các tiêu chuẩn và danh sách của công ty.

Sau khi thực hiện đầy đủ các bước trên hợp đồng sẽ được đem đi ký kết. Một khi đã được ký kết thì hợp đồng sẽ bắt đầu có hiệu lực. Mỗi bên sẽ nhận được một bản sao hợp đồng đã có chữ ký để lưu trữ tại cả hai bên. Người quản lý hợp đồng cần lưu trữ hợp đồng cũng như các thông tin trong hợp đồng một cách chính xác, khách quan và trung thực. Để lưu trữ hợp đồng, có thể cá nhân hay một bộ phận cần giám sát và ghi chép hoạt động, thời hạn hợp đồng để kịp thời gia hạn và xử lý các vấn đề khác.

3.5. Báo cáo quá trình thực hiện hợp đồng cũng là bước cần thiết trong quy trình

Cá nhân hay bộ phận quản lý hợp đồng cần báo cáo về tiến độ, thời gian hay bất kỳ một vấn đề nào trong quá trình thực hiện hợp đồng lên cấp trên. Nên thực hiện báo cáo theo từng kỳ mà công ty đã hoạch định, trừ một số trường hợp cần báo cáo đột xuất. Trường hợp xảy ra vấn đề nhưng không báo cáo đột xuất sẽ để lại nhiều hậu quả. Làm mất thời gian trong khi vấn đề chưa được giải quyết.

3.6. Liên tục kiểm tra quá trình thực hiện hợp đồng

Càng là doanh nghiệp lớn, càng phải nghiêm ngặt trong quá trình quản lý hợp đồng. Theo dõi hợp đồng để xác định thời gian gia hạn hay kết thúc hợp đồng, giảm sai sót để tránh, ngăn chặn hay dự đoán các rủi ro xảy ra.

Ngoài ra việc quản lý hợp đồng chặt chẽ có thể tìm kiếm cơ hội tiềm ẩn giúp tạo ra thỏa thuận mới tạo quan hệ bền chặt giữa hai bên.

Trang vàng

Qua bài viết dưới đây, vieclam88.vn hy vọng các bạn xác định được sự cần thiết của việc quản lý hợp đồng, từ đó xây dựng một quy trình quản lý hợp đồng phù hợp với từng doanh nghiệp.