1. Giải thích Pre-alert là gì?
Pre-alert là một thuật ngữ thuộc lĩnh vực xuất nhập khẩu là một bộ hồ sơ gửi đến các đại lý của công ty tại nước nhận hàng hóa trước khi đơn hàng đến tay người nhận/ đại lý nhận thông qua hình thức chuyển phát. Tên tiếng anh của Pre-alert chính là Agent send to forwarded.
Thông qua các điều khoản và các thông lệ cần thiết của quá trình xuất nhập khẩu cũng như các điều luật quốc tế về thương mại của mỗi quốc gia để từ đó đưa ra những nội dung và bộ quy tắc chứng từ đặc biệt.
Để bảo đảm cho việc vận chuyển hàng hóa, bưu kiện an toàn từ nơi gửi đến nơi tiếp nhận đối với các hợp đồng thương mại, yêu cầu đầu tiên đó là các chứng từ của xuất nhập khẩu cần được đảm bảo chính xác đến từng chi tiết trong hồ sơ chứng từ. Việc giao nhận hàng giữa các quốc gia cần rất nhiều thủ tục và đòi hỏi khá nhiều hình thức rắc rối, phức tạp.
.jpg)
Chính vì vậy mà quy trình pre-alert ra đời để nhằm khắc phục những thủ tục về sau và giải quyết các tranh chấp về thủ tục khi phát sinh rủi ro trong quá trình xuất nhập khẩu.
Bất cứ một chứng từ hay một thủ tục nào liên quan đến xuất nhập khẩu đều cần có pre-alert có ghi đầy đủ các thông tin cần thiết của đơn hàng và toàn bộ những thông tin của lô hàng được gửi đi từ quốc gia khác đến đại lý của họ ở một quốc gia nhận hàng khác để xử lý đơn hàng trước khi hàng hóa được cập bến.
Nói chung, pre-alert là bộ hồ sơ chứng từ được tạo ra và gửi cho các công ty để xác nhận trước khi hàng hóa đến nơi.
Đây là mẫu gửi từ văn phòng giao nhận đến văn phòng đích trước khi hàng hóa đến cảng đích. Nó phục vụ cho việc thông báo cho văn phòng đích chi tiết về các yếu tố như quá trình vận chuyển, ví dụ như người nhận hàng, số hóa đơn chính, thông tin chuyến bay, các kiện hàng và trọng lượng của chúng cũng như các lô hàng liên quan trong cùng một kiện hàng. Từ đó, nhân viên giao nhận tại hai đầu của cảng sẽ biết rằng lô hàng đang được vận chuyển đi.
Xem thêm: Việc làm xuất, nhập khẩu
2. Những công việc liên quan đến pre-alert
Hiểu được pre-alert là gì, bạn sẽ thấy được tầm quan trọng của nó. Pre-alert như một lời nhắc trước được sử dụng chủ yếu cho việc vận chuyển ra nước ngoài. Mặc dù nhiều công ty khác chỉ hoạt động trong nước cũng có thể sử dụng chúng. Pre-alert thường được gửi bằng fax hoặc email đến khách hàng nhận trước vài ngày theo thời gian dự kiến chuẩn nhất.Pre-alert cho phép khách hàng có thời gian để chuẩn bị cho việc tiếp nhận đơn hàng.
Hiểu được mục đích đó cho việc đặt trước lô hàng. Nhiều công ty đã gửi đến một bộ hồ sơ chứng từ để thông báo chi tiết cho khách hàng về việc giao hàng của lô hàng dự kiến. Nếu bạn là một công ty vận chuyển hàng hóa, hãy thông báo lịch sự đến khách hàng về kiện hàng của họ.
Đối với nghiệp vụ về xuất khẩu hàng hóa, đơn hàng:
Ngay khi nhận được thỏa thuận về hợp đồng cũng như giá cả của khách hàng thì nhân viên xuất nhập khẩu sẽ làm nhiệm vụ tiếp nhận đơn hàng và liên hệ với hãng tàu, công ty giao nhận vận chuyển đơn hàng.
Tiến hành lấy tờ lệnh xin cấp container để chứa hàng hóa. Gửi fax lệnh cấp container đến khách hàng.
Tiếp đó nhân viên sẽ theo dõi đơn hàng và gửi yêu cầu khách hàng đóng gói sản phẩm hàng hóa đúng ngày giờ đã dự kiến trong hợp đồng thỏa thuận từ trước và quy định để xin lệnh cấp container.
Yêu cầu đến phía khách hàng của mình khi đóng hàng vào trong container cần phải lưu ý lập báo cáo chi tiết làm HBL (vận đơn thứ cấp) để cho nhân viên xử lý. Sau khi đã nhận được bảng chi tiết đơn hàng của khách hàng thì nhân viên logistics sẽ tiến hành đánh văn bản HBL nháp và gửi qua fax cho khách hàng kiểm tra trước để phản hồi và xác nhận đơn hàng. Khi đã nhận được phản hồi cuối cùng thì tiến hành in HBL chính xác và đầy đủ nhất.
Nhân viên logistics sau khi đã nhập xong HBL sẽ gửi chi tiết đơn hàng cũng như tên của đại lý tại quốc gia nước ngoài đó cho hãng tàu để làm thủ tục MBL (vận đơn chủ). Sau khi thực hiện xong MBL cần kiểm tra kỹ càng các yếu tố về tên tàu, số hiệu chuyến tàu, số container, seal, đại lý nhận.
Đối với nghiệp vụ về nhập khẩu hàng hóa đơn hàng
Nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa, cần phải tiếp nhận pre-alert từ các đại lý của mình ở nước ngoài để làm đó chuẩn bị Cargo Manifest, gửi fax để hãng tàu hoặc chuyến bay cho công ty nơi nhận vận chuyển hàng hóa (forwarded) để thực hiện MBL.
Thông báo với hãng tàu bay và chuyến bay các thông tin giao nhận sau đó chuyển đến các văn phòng của hãng tàu và chuyến bay đó để nhập lệnh giao hàng Delivery order (D/O) cùng với các chứng từ thứ cấp khác như D/O thứ cấp, MBL hãng tàu, HBL của công ty vận chuyển.
Đưa D/O cho khách hàng của mình (consignee) để lấy căn cứ thu phí handling charge, phí kho bãi giao nhận CFS, cước collect.
Thực hiện các thủ tục HBL, MBL các bản sao D/O hóa đơn, phiếu đóng góp hàng hóa và giấy giới thiệu cần thiết.
3. Quy trình thực hiện chứng từ pre-alert.
Xác định phương pháp gửi pre-alert của bạn, phương pháp phổ biến nhất được sử dụng để gửi thông báo đặt pre-alert là qua email.
Tiêu đề thông báo: bao gồm tiêu đề “Pre-alert” trên đầu thông báo. Nếu bạn đang gửi pre-alert qua email, hãy viết pre-alert trong dòng chủ đề. Bao gồm một tuyên bố ngắn gọn cho khách hàng biết rằng hàng hóa mà họ đã đặt đang được chuyển đến theo đúng tiến độ dự kiến.
Nêu các chi tiết của đơn đặt hàng: Pre-alert phải nêu một số thông tin quan trọng. Hãy nhớ phải nêu rõ tên công ty của bạn để thông báo ngay cho khách hàng về người gửi pre-alert. Bao gồm các thông tin về loại phương thức vận chuyển đang được sử dụng, số theo dõi và ngày đến dự kiến.
.jpg)
Thông tin chi tiết về các vấn đề thủ tục hải quan: Khi hàng hóa được vận chuyển ra nước ngoài, cần có một số tài liệu quan trọng để hoàn tất quá trình vận chuyển. Các hình thức này thường được hoàn thành bởi người gửi hàng và người vận chuyển hàng hóa. Các chứng từ hải quan đảm bảo hàng hóa sẽ được thông quan và đến tay đơn vị nhận hàng đúng thời hạn. Báo trước lô hàng bao gồm thông tin này để hiển thị cho khách hàng các biểu mẫu thích hợp đã được hoàn thành. Nếu các pre-alert này không được điền chính xác, có thể xảy ra sự cố với lô hàng.
Song song với việc vận chuyển đơn hàng cần đính kèm các tài liệu quan trọng khác. Với chứng từ pre-alert, nhiều công ty thường đính kèm một số tài liệu nhất định, có thể bao gồm vận đơn, hóa đơn thương mại, danh sách đóng gói hoặc bảng dữ liệu an toàn bảo mật thông tin, được gọi là MSDS.
Thông tin liên hệ của đại lý: đây là một trong những chi tiết quan trọng nhất mà đơn đặt hàng trước của lô hàng có. Điều này chủ yếu liên quan đến một số điện thoại để khách hàng gọi nếu có bất kỳ câu hỏi, thắc mắc hoặc vấn đề nào phát sinh.
Pre-alert được thực hiện với các quy tắc như sau: người dùng có thể tạo ra những cảnh báo trước về lô hàng thuộc cùng tệp, cùng chuyến tàu hoặc chuyến bay, cùng container hoặc cùng MBL/ MAWB. Các bước để tạo tệp khai.
Chuyển đến Outbound> Sea Freight> Pre-Alert.
Chuyển đến Outbound> Air Freight> Pre-Alert để thực hiện một Pre-Alert.
.jpg)
Trên biểu mẫu mở, nhập File No. hoặc sử dụng chức năng tìm kiếm để tìm chính xác File No., sau đó bấm vào nút Xử lý , hệ thống sẽ lấy dữ liệu cùng một file để hiển thị bên dưới. Như vậy là đã hoàn thành một Pre-alert. Người dùng có thể in Pre-alert bằng cách nhấp vào In .
Tùy thuộc vào đặc điểm của từng tệp, người dùng có thể chọn nhập thêm thông tin như số container, MBL (đối với vận chuyển đường biển) hoặc MAWB (đối với vận chuyển hàng không), Chuyến tàu và hành trình, Số chuyến bay để tạo Pre- alert.
Người dùng cần nhập đúng vùng chứa để truy xuất dữ liệu một cách chính xác. Người dùng có thể sao chép số vùng chứa và dán vào Pre-alert để đảm bảo tính chính xác của dữ liệu.
Thông qua bài viết trên đây đã cho bạn cái nhìn tổng quan về sâu sắc nhất về pre-alert là gì cũng như những yêu cầu cần thiết cho chứng từ và hồ sơ để hoàn thiện nó cho quá trình xuất nhập khẩu. Nếu bạn đang muốn tìm hiểu về pre-alert cũng như xuất nhập khẩu thì hãy tham khảo bài viết này nhé.
Tham gia bình luận ngay!