Điều cần biết về nghề nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu

1. Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là gì?

Xuất nhập khẩu là ngành liên quan đến mua bán giao thương, lưu thông hàng hóa giữa các nước, bởi vậy hoạt động trong ngành này cần rất nhiều các loại giấy tờ, chứng từ phức tạp. Chứng từ xuất nhập khẩu vô cùng đa dạng và tùy theo từng trường hợp mà sẽ cần những loại chứng từ khác nhau, bởi vậy các công ty trong lĩnh vực xuất nhập khẩu cần phải có nhân viên chịu trách nhiệm về các loại giấy tờ này.

Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu là người chịu trách nhiệm làm giấy tờ, chứng từ cho hàng hóa giúp cho quá trình xuất nhập khẩu được diễn ra suôn sẻ thuận lợi. Nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu cẩn đảm bảo các giấy tờ đầy đủ từ khâu hợp đồng, đóng hàng, booking, vận chuyển, khai hải quan và thanh toán.

Đúng như tên gọi, nhân viên làm nghề chứng từ xuất nhập khẩu sẽ lo liệu những hồ sơ, giấy tờ, chứng từ liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu. Có thể nói họ chính là chiếc cầu kết nối các doanh nghiệp, góp phần thúc đẩy hoạt động lưu thông hàng hóa giữa quốc tế và nội địa diễn ra hiệu quả.

2. Mô tả công việc của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu

Đây là việc làm đòi hỏi chuyên môn cao, cần làm việc với nhiều bên và chủ yếu là xử lý hồ sơ, giấy tờ, chứng từ. Cụ thể, nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu cần thực hiện những nhiệm vụ sau:

- Làm việc với khách hàng: tư vấn cho khách về các thủ tục hành chính xuất nhập khẩu (thủ tục miễn giảm thuế, xin giấy phép hạn ngạch, chứng từ hải quan,…), tiến hành giao dịch, đàm phán, giải đáp các thắc mắc và ký kết hợp đồng với đại lý, khách hàng. Nhân viên phải tạo dựng, duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng cũ để giữ các mối làm ăn, đồng thời tích cực tìm kiếm những khách hàng mới, mở rộng thị trường xuất nhập khẩu của doanh nghiệp.

- Làm việc với doanh nghiệp: tiếp nhận và quản lý các đơn đặt hàng, các hợp đồng của doanh nghiệp, hợp tác với các phòng ban để xử lý và hòa thiện những thủ tục, chứng từ liên quan đến xuất nhập khẩu hàng hóa cho doanh nghiệp. Ví dụ: packing list, hóa đơn invoice, giấy C/O, bảng kê khai nguyên phụ liệu,…

- Làm việc với các cơ quan, đơn vị hải quan: bạn phải liên hệ và làm việc với các cơ quan hải quan nhà nước để khai báo những giấy tờ cần thiết, xin chừng từ, con dấu đảm bảo xác nhận, giải quyết các lô hàng khó thông quan, hoàn thành các thủ tục hải quan và kho bãi để quá trình xuất nhập khẩu diễn ra được suôn sẻ.

- Làm việc với các đơn vị vận chuyển: liên hệ với các hãng tàu, hãng xe, hãng hàng không để xác nhận tình trạng lô hàng xuất đi hoặc nhập về, lấy booking, theo dõi và sắp xếp container về nhà máy, xem xét để lựa chọn loại phương tiện vận chuyển phù hợp với đặc điểm hàng hóa và nhu cầu của khách hàng.

- Làm việc với ngân hàng: cùng với kế toán và nhân viên kinh doanh, nhân viên xuất nhập khẩu phải thực hiện các hoạt động mở thư tín dụng L/C, làm các thủ tục bảo lãnh ngân hàng, nhận thanh toán bằng nhiều phương thức khác nhau.

- Làm việc với các nhà cung cấp: nhân viên chứng từ cần liên lạc thường xuyên và duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp để có thể nắm bắt tình hình bên phía nhà cung cấp, báo cáo lại cho nội bộ doanh nghiệp, tham mưu cho trưởng phòng kinh doanh về chiến lược xuất nhập khẩu hiệu quả.

Đọc thêm: Cách hạch toán hàng hóa nhập khẩu

3. Kỹ năng và tố chất mà người làm nghề chứng từ xuất nhập khẩu cần có

Đầu tiên, điều kiện tiên quyết của một nhân viên chứng từ giỏi đó là cần nắm vững những kiến thức về ngành xuất nhập khẩu, bởi đây là ngành đòi hỏi chuyên môn và nghiệp vụ cao:

- Hiểu biết về quy trình xuất nhập khẩu và chính sách với từng loại hàng hóa, dịch vụ: Nhân viên chứng từ cần nắm rõ quy trình xuất nhập khẩu hàng hóa diễn ra như thế nào? Mặt hàng nào được phép xuất khẩu, mặt hàng nào được phép nhập khẩu? Điều kiện thông quan của mỗi mặt hàng là gì? Cần làm việc với bên nào?...

- Cần hiểu rõ về các phương tiện vận tải cùng các chi phí liên quan: Nhân viên cần biết rõ những công ty vận tải tại các cảng biển, cảng sông, cửa khẩu ở cả nội địa lẫn quốc tế, những công ty vận tải đó có các loại phương tiện nào, chi phí vận chuyển ra sao, cần những chứng từ kèm theo là gì,…

- Nắm được các phương thức thanh toán thông dụng: Quá trình giao thương hàng hóa quốc tế luôn tồn tại những rủi ro, khó khăn nên nhân viên cần biết rõ các phương thức thanh toán quốc tế để thuận tiện cho cả đôi bên. Chẳng hạn như L/C – thư tín dụng, CAD – giao chứng từ trả tiền, T/T – chuyển tiền điện tử,…

- Thông thạo về hợp đồng, giao dịch, đàm phán: Nhân viên chứng từ cần biết rõ những quá trình này để có thể thương thảo nội dung, hình thức, điều khoản giao dịch sao cho vừa có lợi cho doanh nghiệp mình, vừa mang lại hiệu quả cho khách hàng.   

- Hiểu rõ các thủ tục hải quan, chứng từ xuất nhập khẩu: Đây là những kiến thức chuyên môn cực kỳ quan trọng mà một nhân viên chứng từ bắt buộc phải biết, chỉ khi hiểu rõ thì mới đảm bảo quá trình xuất và nhập hàng hóa diễn ra nhanh chóng, hiệu quả.

Ngoài ra, vì tính chất công việc cần dùng ngoại ngữ nhiều nên nhân viên chứng từ phải có khả năng sử dụng ngoại ngữ, có thể là tiếng Anh hoặc ngoại ngữ nào đó mà đối tác thường dùng, chỉ khi thông thạo thì mới có thể thuận lợi trao đổi với khách hàng, đối tác, nhà cung cấp, các bên liên quan,… cũng như hoàn tất cả giấy tờ liên quan.

Nhân viên cần thành thạo các kỹ năng tin học văn phòng, bao gồm: các phần mềm thông dụng (Word, Excel, PowerPoint, Outlook,…), các phần mềm, tool phục vụ công việc, những app liên lạc để trao đổi với khách hàng, trang tìm kiếm thông tin quốc tế,…

Kỹ năng giao tiếp, thuyết trình, đàm phán là rất quan trọng đối với nghề này vì đòi hỏi bạn phải thường xuyên tiếp xúc với nhiều người. Biết cách dùng ngôn từ để thuyết phục, dẫn dắt, giải đáp thắc mắc và xử lý rắc rối cho họ chính là chìa khóa thành công trong vị trí này.

Bên cạnh đó, những đức tính không thể thiếu của một nhân viên chứng từ này đó chính là sự cẩn thận, tỉ mỉ, chăm chỉ và có trách nhiệm với công việc.

Bởi vì đây là công việc đòi hỏi chuyên môn nghiệp vụ chuyên sâu, nên thường các nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu ứng viên phải có kinh nghiệm ở vị trí có tính chất tương tự trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, thường sẽ là 1 – 2 năm kinh nghiệm.

Đọc thêm: Xuất khẩu tại chỗ là gì? Đặc điểm của hình thức này

4. Chế độ và quyền lợi mà nhân viên chứng từ được hưởng

Hiện nay các hoạt động xuất nhập khẩu diễn ra vô cùng sôi nổi, cho nên nhu cầu tuyển dụng các nhân viên chứng từ cũng rất cao, bạn có thể dễ dàng bắt gặp thông báo tuyển dụng nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu trên các trang tin tìm việc.  

Thông thường, nhân viên chứng sẽ không phải chịu áp lực về doanh số, song cũng không được hưởng phần trăm hoa hồng. Đây là công việc ổn định, đòi hỏi sự tỉ mỉ và cẩn thận, đồng thời nắm vững chuyên môn ngành xuất nhập khẩu. Mức lương trung bình tại Việt Nam hiện nay cho vị trí này dao động từ khoảng 7 – 10 triệu đồng/tháng. Nhân viên càng nhiều kinh nghiệm thì càng có cơ hội nhận được mức lương cao hơn, lên tới vài chục triệu đồng một tháng.

Các công ty xuất nhập khẩu uy tín thường sẽ cho nhân viên tham gia vài khóa đào tạo nội bộ để nâng cao chuyên môn và nghiệp vụ ngành. Nhân viên chứng từ được hưởng đầy đủ bảo hiểm và phụ cấp theo như Luật Lao động, ngoài ra còn có các khoản thưởng têm, tăng lương của công ty, hay các chuyến du lịch nội bộ, chăm sóc sức khỏe, quà tặng, nghỉ phép,…

Trên đây là bài viết chia sẻ những điều cần biết về nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu, hi vọng đã giúp bạn tham khảo được những thông tin bổ ích và chúc bạn thành công ứng tuyển vào vị trí mà mình mong muốn!