1. Trợ lý tổng giám đốc là làm gì?
Như tên gọi của nó, trợ lý tổng giám đốc có nhiệm vụ hỗ trợ tổng giám đốc các công việc xây dựng phát triển công ty. Ghi nhận và triển khai các quyết định của tổng giám đốc, giám sát và theo dõi tiến độ thực hiện các mục tiêu của công ty. Hỗ trợ tổng giám đốc theo dõi hiệu quả việc làm các bộ phận trong công ty.
Để hiểu rõ hơn về công việc của trợ lý giám đốc bạn hãy đọc bản mô tả công việc sau đây.
2. Mô tả công việc trợ lý tổng giám đốc chi tiết
Nhiệm vụ và chức năng của trợ lý tổng giám đốc phụ thuộc vào quy mô, mục tiêu, ngành nghề hoạt động… cụ thể của từng doanh nghiệp.
2.1. Hỗ trợ công tác hoạch định và tổ chức của tổng giám đốc
Rất nhiều người vẫn lẫn lộn nhiệm vụ của trợ lý và thư ký. Thư ký sẽ chỉ làm những nhiệm vụ hành chính liên quan đến giấy tờ, hồ sơ, sổ sách. Tuy nhiên trợ lý thực hiện công việc với những chức năng mang tính chuyên môn cao hơn. Chức năng của trợ lý tổng giám đốc có thể đi từ quản lý hành chính đến tổ chức, phân bố các công việc hỗ trợ tổng giám đốc.
Với riêng tổng giám đốc, trợ lý sẽ cần thực hiện những công việc theo yêu cầu từ cung cấp thông tin về phòng ban, tiến trình hoạt động nghiên cứu khách hàng, tìm hiểu đối tác và lập báo cáo giúp tổng giám đốc nắm tình hình công ty. Khi tổng giám đốc đưa ra các quyết định quản trị, trợ lý tổng giám đốc cũng có thể đưa ra nhận định cá nhân, giúp lãnh đạo khắc phục những yếu điểm cá nhân.
Bên cạnh đó, các sự kiện và chương trình trong và ngoài công ty có sự tham gia của tổng giám đốc cũng sẽ được trợ lý đích thân tham gia kiểm soát, tổng kết và đánh giá. Khi các bộ phận gặp trục trặc, xảy ra vướng mắc trong quá trình thực thi công việc, trợ lý có thể đề bạt phương án giải quyết hoặc thay mặt tổng giám đốc đưa ra chỉ thị để tạm thời tiến hành công việc.
Trong những chuyến công tác, trợ lý sẽ đi theo giúp tổng giám đốc thực hiện các đầu mục công việc cũng như xử lý các vấn đề phát sinh khi cần thiết.
2.2. Kiểm soát nội bộ bằng những nghiệp vụ hành chính
Một trong số những nhiệm vụ không thể thiếu của người trợ lý tổng giám đốc là nghiệp vụ hành chính. Họ sẽ có trách nhiệm lưu trữ toàn bộ giấy tờ sổ sách trong quá trình vận hành của doanh nghiệp. Họ cần đảm bảo những giấy tờ liên quan đến công ty không bị thất lạc, tránh làm lộ bí mật kinh doanh. Do đó, người trợ lý cần có óc sắp xếp khoa học, chỉn chu. Khi Tổng giám đốc hoặc cách lãnh đạo cấp cao cần, họ sẽ xuất trình hoặc yêu cầu các phòng ban cấp dưới xuất trình tài liệu.
Cùng với đó, những hợp đồng, biên bản cuộc họp, biên bản xử lý trong công ty cũng sẽ do đích thân người trợ lý tổng giám đoạn thảo hoặc kiểm tra đúng với quy chế văn bản hành chính và quy định của tổ chức doanh nghiệp. Với biểu mẫu sẵn có, họ sẽ phổ biến hướng dẫn các phòng ban để thực hiện đúng theo chỉ thị từ cấp trên.
Các văn bản, báo cáo từ các phòng ban khác cũng sẽ do trợ lý tổng giám đốc kiểm soát trước nội dung, yêu cầu giải trình nếu có khúc mắc trước khi trình lên tổng giám đốc để tránh mất thời gian, lãng phí công sức. Với những thay đổi về nhân sự, tình hình tài chính trong công ty, trợ lý tổng giám đốc sẽ cần lưu ý để báo cáo lại cho lãnh đạo khi cần thiết.
Những đơn vị muốn hợp tác với doanh nghiệp cũng có thể liên lạc qua trợ lý tổng giám đốc để hẹn ngày, giờ làm việc. Họ cũng sẽ tiếp nhận những cuộc điện thoại đến đường dây nóng của tổng giám đốc và truyền đạt lại hoặc yêu cầu gọi lại sau.
2.3. Cùng tổng giám đốc điều phối các hoạt động trong doanh nghiệp
Từ những báo cáo từ các phòng ban, trợ lý tổng giám đốc sẽ giúp doanh nghiệp lên kế hoạch kiểm soát hoạt động tài chính và phối hợp cùng các lãnh đạo cấp trung kiểm soát năng suất làm việc của đội ngũ nhân sự trong doanh nghiệp. Để nội bộ doanh nghiệp luôn trong trạng thái sẵn sàng tiếp nhận những rủi ro và quản lý các công việc một cách tốt nhất, trợ lý tổng giám đốc sẽ cùng lãnh đạo cấp cao thực hiện kiểm tra, đánh giá định kỳ với thái độ khách quan nhất.
Bản thân người trợ lý tổng giám đốc cũng sẽ phải chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo khi kết quả làm việc của doanh nghiệp không đạt chỉ tiêu đề ra.
2.4. Tham gia cố vấn các hoạt động vận hành trong doanh nghiệp
Trợ lý tổng giám đốc sẽ luôn được cập nhật tình hình doanh nghiệp qua báo cáo của từng phòng, ban dưới quyền. Chính vì lẽ đó, họ chính là người hiểu thực trạng của doanh nghiệp và biết doanh nghiệp cần gì. Nguồn lực về nhân lực, vật lực và tài chính của doanh nghiệp sẽ không được tận dụng đúng cách nếu như thiếu đi những chiến lược phù hợp. Trợ lý tổng giám đốc sẽ dựa trên những số liệu của doanh nghiệp để hỗ trợ tổng giám đốc đổi mới chiến lược kinh doanh, chỉnh sửa những phương án không phù hợp hoặc xóa bỏ hoàn toàn những chiến lược đã lỗi thời hoặc không mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp để nắm bắt được những cơ hội từ thị trường.
Là người kiểm soát hoạt động đối nội, đối ngoại của tổng giám đốc, trợ lý tổng giám đốc có thể tham vấn những đơn vị đối tác phù hợp với thực tiễn công ty hoặc đưa ra các hướng điều chỉnh, cải tổ văn hóa doanh nghiệp để lãnh đạo và người lao động thêm gần gũi.
Ngoài ra, trước những rủi ro từ thị trường, trợ lý tổng giám đốc cũng sẽ đề bạt những phương án hạn chế tối đa tác động rủi ro đối với doanh nghiệp. Họ sẽ triển khai những công việc, nhiệm vụ đưa doanh nghiệp phát triển theo định hướng, tầm nhìn chiến lược và sứ mệnh mà tổng giám đốc đề ra.
3. Yêu cầu của vị trí trợ lý tổng giám đốc
Với những nhiệm vụ trên, vị trí trợ lý tổng giám đốc sẽ có những yêu cầu gì? Cùng tìm hiểu tiếp nhé.
3.1. Yêu cầu về trình độ chuyên môn
Là một vị trí thuộc nhóm quản lý hành chính cấp cao, trình độ chuyên môn là điều kiện cần để bạn có thể đáp ứng được yêu cầu từ vị trí. Ứng viên có nhu cầu ứng tuyển vị trí trợ lý tổng giám đốc phải có bằng tốt nghiệp từ bậc Đại học trở lên. Đặc biệt, những ứng viên có quá trình theo học các chuyên ngành về tài chính, kinh doanh như quản trị kinh doanh, marketing, quản trị thương mại… sẽ có lợi thế hơn. Bạn cũng cần hiểu rõ lĩnh vực, ngành nghề doanh nghiệp đang hoạt động để làm việc một cách hiệu quả nhất.
Không chỉ vậy, trong thời đại mở cửa, khả năng tiếng anh cũng sẽ là một vũ khí lợi hại. Bạn cần đảm bảo tiếng anh tối thiểu đủ 4 tiêu chí nghe - nói - đọc - viết. Hiện nay, tùy từng doanh nghiệp sẽ có khung yêu cầu nhất định về ngoại ngữ, ngoài tiếng Anh ra bạn cũng có thể theo học thêm nhiều ngoại ngữ khác nếu có khả năng nhé.
3.2. Yêu cầu về kỹ năng làm việc
Song hành với ngoại ngữ, khả năng sử dụng các tác vụ vi tính văn phòng cũng không thể thiếu đối với người trợ lý tổng giám đốc. Bên cạnh những kỹ năng mềm về giao tiếp, thuyết trình, xử lý tình huống người trợ lý cũng cần có khả năng làm việc nhóm và làm việc độc lập thành thạo. Cùng với tầm nhìn chiến lược và năng lực tổ chức công việc khoa học, những kiến thức về quản trị học, quản trị nhân sự, quản trị sản xuất sẽ hỗ trợ bạn rất nhiều trong công việc. Chính vì vậy, bạn có thể tham gia thêm các khóa đào tạo nghiệp vụ để có kỹ năng làm việc tốt hơn nhé.
.jpg)
3.3. Yêu cầu về kinh nghiệm thực tiễn
Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp chỉ tổ chức tuyển trợ lý tổng giám đốc có kinh nghiệm làm việc từ ít nhất 3 năm tại vị trí quản lý cấp trung hoặc từ 3 - 5 năm tại vị trí trợ lý cho các cấp lãnh đạo. Nếu bạn là sinh viên mới ra trường, bạn sẽ cần trau dồi kinh nghiệm thực tiễn nhiều hơn trước khi thử sức mình với vị trí quản lý cấp cao này. Tuy nhiên bạn đừng vì vậy mà vội nản lòng, các doanh nghiệp trẻ, các start-up vẫn luôn mở rộng cơ hội để bạn có thể trải nghiệm vị trí trên, Hãy cứ tích cực hoàn thiện bản thân để thăng tiến trong đoạn đường sự nghiệp tương lai nhé.
Xem thêm: Việc làm trợ lý
4. Chế độ đãi ngộ của vị trí trợ lý tổng giám đốc
Theo thống kê tại nhiều trang tuyển dụng, hiện nay mức lương vị trí trợ lý tổng giám đốc được đánh giá là khá hấp dẫn. Tùy theo quy mô của từng doanh nghiệp, lương trợ lý tổng giám đốc sẽ từ trên 10 triệu đến gần 60 triệu/ tháng. Với những trách nhiệm và nghĩa vụ kể trên, mức lương này là hoàn toàn xứng đáng và hợp lý.
Cùng với đó là chế độ đãi ngộ tại các doanh nghiệp như phụ cấp hỗ trợ công tác, phí xăng xe, điện thoại, lương thưởng tháng 13, thưởng lễ, thưởng KPI. rất nhiều doanh nghiệp hiện nay đã tổ chức những chương trình đào tạo nâng cao nghiệp vụ để các nhân sự trợ lý tổng giám đốc được rèn luyện, mở mang kiến thức, hoàn thiện bản thân.
Sau khi kết thúc quá trình làm việc tại doanh nghiệp, bạn cũng sẽ có cho mình một điểm sáng trong CV với vô số cơ hội kế tiếp cùng mạng lưới quan hệ từ các bạn hàng, đối tác.
Với bản mô tả công việc trợ lý tổng giám đốc bên trên, vieclam88.vn mong rằng bạn có thể xác định được chức năng và nhiệm vụ của vị trí này. Từ đó, tìm được hướng đi đúng nhất cho bản thân và đạt được những thành tựu tuyệt vời. Nếu bạn muốn có cái nhìn khách quan nhất yêu cầu của công việc này tại từng doanh nghiệp, hãy truy cập ngay trang web vieclam88.vn của chúng tôi. Đây là trang web tuyển dụng uy tín với những cơ hội việc làm vô cùng chất lượng. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết và hẹn gặp lại bạn ở những chuyên mục khác!
Tham gia bình luận ngay!