Chia sẻ cách viết, gửi một mẫu đơn xin nghỉ việc qua email chuyên nghiệp

1. Cấu trúc và nguyên tắc của mẫu đơn xin nghỉ việc qua email chuyên nghiệp

Trong suốt quá trình làm việc tại doanh nghiệp, bạn đã không ngừng cố gắng để thể hiện năng lực và trách nhiệm của bản thân với công việc, vậy thì khi kết thúc hành trình làm việc đó cũng nên để lại một ấn tượng thật chuyên nghiệp của bản thân qua việc tuân thủ 2 nguyên tắc trong viết mẫu đơn xin nghỉ việc qua email như sau.

1.1. Tuân thủ nguyên tắc bố cục 3 phần cơ bản

Điều đầu tiên khi bắt tay vào xử lý một vấn đề nào đó thì cần hiểu một cách tường tận về nguyên tắc cấu thành của một vấn đề. Trong việc viết mẫu đơn xin nghỉ qua email cũng vậy, việc nắm được nguyên tắc 3 phần sẽ giúp bạn triển khai ý dễ dàng và đi vào trọng tâm vấn đề giúp người đọc có ấn tượng hoàn hảo về bạn.

1.1.1. Phần mở đầu

Giống như khi viết một email ứng tuyển, email xin nghỉ việc cũng cần có phần mở đầu chuyên nghiệp. Trong phần mở đầu này, bạn chỉ cần ghi các nội dung như: tên người nhận, địa chỉ nhận, họ tên người gửi và ghi rõ thông báo về thời gian bạn sẽ nghỉ việc. Lưu ý nhỏ về nội dung cho phần mở đầu này là bạn hãy đi vào trọng tâm vấn đề, hạn chế lan man và trình bày lý do dài dòng. Một ví dụ tiêu biểu cho phần viết thông báo xin nghỉ của đoạn mở đầu sẽ được viết như sau:

“Tôi tên là: Nguyễn Văn A, hiện tại tôi đang làm việc ở vị trí kinh doanh trực thuộc phòng phát triển kinh doanh, Tôi viết email này để thông báo với ban lãnh đạo công ty về việc tôi sẽ nghỉ việc tại công ty. Mục đích tôi nghỉ việc là để có thêm thời gian tập trung trong việc phát triển mô hình kinh doanh của bản thân. Ngày làm việc cuối cùng của tôi là 02/11/2021.”

1.1.2. Phần cảm ơn

Phần thứ hai cần triển khai ý và cần tách bạch với nội dung phần mở đầu là phần cảm ơn. Trong phần này, bạn hãy thể hiện cách làm việc chuyên nghiệp của mình qua việc gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới công ty vì đã tạo cơ hội để bạn làm việc. Bạn có thể tham khảo nội dung sau để có thêm ý tưởng triển khai nội dung cho phần thư cảm ơn này. Ví dụ:

Tôi xin được gửi lời cảm ơn tới quý công ty vì đã tạo điều kiện cho tôi được tham gia ứng tuyển và làm việc, cống hiến cho sự phát triển của công ty. Đồng thời, tôi cũng muốn gửi lời cảm ơn tới đồng nghiệp và ban lãnh đạo đã hỗ trợ tôi trong suốt quá trình làm việc tại đây, nhờ những sự hỗ trợ nhiệt tình đó mà tôi đã học hỏi được rất nhiều điều giúp ích cho dự định tương lai của tôi như: ở phần này bạn có thể nêu ra một số ví dụ nhỏ, nhưng chú ý không nên nêu hết để tránh việc dài dòng. Một lần nữa, tôi thực sự thể hiện sự biết ơn vì qua làm việc tôi có được những kỹ năng cần thiết, những thứ mà đi cùng tôi theo suốt dòng đời sự nghiệp.

1.1.3. Phần bàn giao công việc

Nếu như trong hai phần trước đó bạn cố gắng trình bày vấn đề trọng tâm, ngắn gọn để người đọc tiếp cận nhanh nhất thì trong phần bàn giao công việc này hãy để lại ấn tượng rằng bạn là một người có trách nhiệm cao trong công việc. Đúng như tên gọi, điều đầu tiên bạn cần viết trong phần này đó là đề cập tới những công việc mà bạn còn dang dở và hãy bàn giao lại cho người trực tiếp phụ trách quản lý bạn. Hãy thể hiện tinh thần trách nhiệm và lòng nhiệt tình cho tới những phút giây cuối cùng rời khỏi công ty bằng cách viết lên kế hoạch chủ động hướng dẫn, hỗ trợ đào tạo người sẽ thay thế bạn trong vị trí này như nào. Sau đó, hãy dùng lời cảm ơn và lời chúc tới công ty để chốt lại nội dung và dùng 2 từ “trân trọng” để kết thúc phần bàn giao công việc này. Hãy tham khảo một ví dụ cho phần bàn giao dưới đây:

Ví dụ: “Trong thời gian cuối làm việc tại vị trí kinh doanh ở công ty, tôi sẽ cố gắng hết sức hoàn thành những mục tiêu, những kế hoạch dang dở và sẽ bàn giao lại đầy đủ kết quả công việc cho người trưởng phòng trực tiếp phụ trách tôi. Ngoài ra, tôi cũng đã có phương án đào tạo, dạy việc cho người sẽ thay thế vị trí của tôi trong thời gian tới. Nếu trong những ngày cuối này, bên phía công ty cần tôi hỗ trợ về đào tạo nhân sự để công việc được chuyển giao thuận lợi hơn thì tôi sẵn sàng đồng ý.

Cuối cùng, tôi xin chúc quý công ty ngày càng phát triển và thành công hơn nữa trong lĩnh vực của mình.

Trân trọng.”

Một lưu ý nhỏ nữa nhưng sẽ để lại một dấu ấn tốt đó là hãy ký tên của mình dưới phần cảm ơn và trân trọng. Qua việc làm đơn giản như này, bạn sẽ chứng minh được cách làm việc tới nơi, tới chốn của mình.

1.2. Tuân thủ nguyên tắc viết đơn chuyên nghiệp

1.2.1. Trình bày khoa học, hợp lý

Giống như khi thực hiện viết một lá đơn trên giấy, bạn cũng chú ý về nguyên tắc chung của loại hình viết này. Các mẫu đơn xin nghỉ việc cần mang một văn phong lịch sự, trang trọng vì vậy bạn nên điều tiết tốt ngôn từ của mình nhằm viết đầy đủ nội dung, thông điệp muốn truyền tải tới đối tượng nhận cũng vừa phải đảm bảo việc sử dụng kính ngữ, lời lẽ lịch sự.

Khác với đơn viết trên giấy, bạn không cần trình bày đầy đủ các phần như: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”. Nhưng vẫn nên tuân thủ các quy ước về viết hoa tiêu đề đơn.

1.2.2. Nội dung, lý lẽ ngôn từ rõ ràng, chân thật

Ngoài việc tuân thủ bố cục trình bày khoa học, bạn cũng nên trau chuốt thêm vào nội dung nghỉ việc vì đây là phần khá quan trọng ảnh hưởng tới kết quả xin nghỉ việc cũng như tâm lý khi rời đi của bạn. Hãy dùng lập luộn rõ ràng và chân thực nhất để thuyết phục sếp của bạn đồng ý cho bạn nghỉ việc. Chỉ khi có được sự đồng thuận dễ dàng từ hai phía, bạn mới có thể ngẩng cao đầu mà rời khỏi công ty. Ngoài ra khi mà bạn có ý định chuyển sang làm một công ty khác, chỉ qua việc thuyết phục sếp cho bạn nghỉ việc một cách chính đáng thì công ty nhận bạn sau này mới có được sự tín nhiệm nhất định vào bạn.

2. Lưu ý cần thiết khi gửi đơn qua email

2.1. Thời gian gửi đơn

Thực tế chỉ ra rằng, có không ít người lao động nộp đơn xin nghỉ một cách đột ngột, điều này ảnh hưởng nghiêm trọng tới bộ máy vận hành của công ty và cũng ảnh hưởng tới uy tín của chính người lao động đó. Vậy nên, bạn hãy tuân theo quy định gửi mẫu đơn xin nghỉ việc qua mail trước 14 tới 21 ngày. Trong trường hợp đột xuất thì cũng nên gửi trước 2 tuần. Việc này sẽ giúp giữ vững được mối quan hệ của bạn với công ty và cũng là để tiện lợi hơn trong việc công ty sắp xếp nhân sự mới thay vào vị trí của bạn.

2.2. Không nói xấu, phàn nàn liên quan tới công việc

Đưa ra lý lẽ chân thực để xin nghỉ việc là rất cần thiết nhưng cũng không nên nói ra những lời phàn nàn hoặc nói xấu về những việc bạn phải đối mặt khi làm công việc này. Vì vậy, bạn nên để lại ấn tượng tốt cho sếp của bạn trước khi rời khỏi công ty.

Qua bài viết trên đây, chúng tôi hi vọng rằng bạn đã biết cách để viết một mẫu đơn xin nghỉ việc qua email và nắm được các lưu ý chính khi quyết định gửi một lá đơn xin nghỉ. Nếu bạn muốn tìm đọc thêm về lĩnh lực viết CV hoặc viết đơn ứng tuyển để phục vụ cho việc xin việc vào một công ty mới thì hãy theo dõi các bài viết sau của chúng tôi.