Những kỹ năng chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp mà bạn cần biết

1. Kỹ năng giao tiếp và trao đổi với khách hàng

Đối với nghề chăm sóc khách hàng thì kỹ năng giao tiếp chính là chiếc chiều khóa mở ra con đường thành công cho mỗi nhân viên chăm sóc khách hàng. Việc bạn hàng ngày phải giao tiếp với khách hàng đồng thời nói chuyện để người nghe hiẻu được tất cả những thông tin cần thiết và vấn đề cần giải đáp thắc mắc thông qua: gọi điện thoại, trao đổi trực tiếp, giải đáp thắc mắc khách hàng thông qua Email.

Để rèn luyện kỹ năng giao tiếp với khách hàng tốt thì khi giao tiếp bạn phải truyền đạt thông tin một cách đầy đủ, rõ ràng và chính xác nhất. Tốt nhất bạn nên soạn ra bộ câu hỏi từ trước để khi khách hàng gọi đến bạn có thể ứng biến và xử lí kịp thời. Hơn nữa, hãy đảm bảo rằng giữa bạn và khách hàng không có sự nhầm lẫn nào vì điều này có thể làm ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp trong lòng khách hàng.

Đọc thêm: Công việc chăm sóc khách hàng - Mối quan tâm lớn của doanh nghiệp

2. Kỹ năng thấu hiểu tâm lý của khách hàng

Nắm bắt được tâm lý khách hàng là điều rất khó nhưng đây lại là một trong những kỹ năng quan trọng để đánh giá nhân viên chăm sóc khách hàng đó có giỏi hay không. Vì thế, trong quá trình lắng nghe khách sản nói thì bạn cũng nên tư duy và đặt mình vào tâm lý của người mua hàng. Khách hàng sẽ có thiện cảm với những người nhân viên tâm lý và có thể hiểu mình nên khi bạn có thể nhận ra được những điều khách hàng muốn thì việc giải quyết vấn đề sẽ trở nên đơn giản hơn.

Mỗi khách hàng sẽ có những suy nghĩ và yêu cầu khách nhau vì mỗi người một tính cách, một cảm xúc. Nhưng nhìn chung họ đều muốn được hỗ trợ giải quyết vấn đề một cách tốt nhất. Do vậy bạn cần nắm bắt được tâm lý chung của khách hàng. Chỉ khi bạn biết khách hàng muốn gì thì mới có thể phục vụ một cách chu đáo được.

Đọc thêm:  Chăm sóc khách hàng tiếng Anh là gì? Chuyện làm dâu trăm họ.

3. Kỹ năng lắng nghe khách hàng

Giao tiếp tốt là chưa đủ với một nhân viên chăm sóc khách hàng giỏi. Muốn hiểu, muốn biết khách hàng họ là ai, họ cần gì, nhu cầu của họ như thế nào, họ đang vướng mắc gì thì bạn cần lắng nghe họ. Đây là điều cơ bản nhất trong các kỹ năng chăm sóc khách hàng để có thể phục vụ tốt, làm hài lòng khách hàng của mình. Lắng nghe từng điệu bộ, cử chỉ lẫn âm điệu cũng cho bạn biết được thái độ lẫn tích cách khách hàng. Từ đó, bạn dễ dàng xử lí được các tình huống ứng với những khách hàng khác nhau.

4. Kỹ năng quản lý thời gian một cách hiệu quả

Công việc của nhân viên chăm sóc khách hàng rất bận rộn nên đòi hỏi sự sắp xếp thời gian một cách hiệu quả. Bạn không thể chỉ tập trung giải quyết một vấn đề cho khách hàng mà bỏ qua những khách hàng tiềm năng khác. Do vậy, đây cũng là những kỹ năng cần thiết đối với một nhân viên chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp.

Để sắp xếp thời gian một cách hiệu quả thì bạn cần liệt kê những công việc cần phải làm trong ngày. Tổng hợp những thông tin qua cuộc gọi trực tiếp, các Email, tin nhắn điện thoại yêu cầu được xử lý và ưu tiên những vấn đề nào có thể xử nhanh trước. Những vấn đề bạn chưa thể xử lý ngay được hay còn đang hẹn với các khách hàng khách thì hãy liệt kê vào sổ ghi nhớ để tránh trường hợp quên hay tập trung quá nhiều vào một công việc.

5. Kỹ năng điều khiển được cảm xúc

Đây là yếu tố không kém phần quan trrọng đối với các nhân viên chăm sóc khách hàng. Cảm xúc là thứ dễ bị chi phối và khó kiểm soát nên bạn cần rèn luyện cách làm chủ cảm xúc mỗi ngày.

Có rất nhiều khách hàng sẽ nói những lời lẽ không lịch sự, có những từ khó nghe, đưa ra những yêu cầu quá đáng và cho mình luôn đúng khiến cho nhân viên chăm sóc khách hàng mất bình tĩnh. Tuy nhiên, để làm một nhân viên chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp với mục tiêu là giúp khách hàng có thể thỏa mãn và hài lòng nhất thì tuyệt đối không được nổi nóng với khách hàng. Nếu bạn không thể thực hiện công việc này thì đồng nghĩa bạn đã thất bại trong công việc.

6. Kỹ năng xử lý tình huống linh hoạt

Là một nhân viên chăm sóc khách hàng thì chắc chắn công việc của bạn sẽ phải thường xuyên đối mặt với những tình huống thường xuyên xảy ra đòi hỏi bạn phải có hướng giải quyết hợp lý. Với các trường hợp khách hàng có giải quyết thì không nên từ chối thẳng mà bạn hãy đưa ra những sự lựa chọn có ích cho họ những vẫn phải đảm bảo lợi ích của công ty.

Việc có thể xử lý tình huống tốt hay không phục thuộc rất nhiều vào độ nhạy bén và linh hoạt của nhân viên chăm sóc khách hàng. Để có thể rèn luyện tốt kỹ năng này thì nhân viên chăm sóc khách hàng phải thường xuyên được xử lý nhiều tình huống khác nhau để đúc kết kinh nghiệm cho mình.

7. Sự kiên nhẫn với khách hàng

Một trong những kỹ năng quan trọng nhất để chăm sóc khách hàng tốt là kiễn nhẫn. Với một nhân viên chăm sóc khách hàng mà lại không có đức tính kiên nhẫn cũng như không coi trọng sự kiên nhẫn là kim chỉ nam trong mọi tình huống sự cố bất ngờ thì chắc chắn bạn sẽ không bao giờ thành công, không thể theo đuổi được công việc này. Kiên nhẫn để lắng nghe hết khúc mắc của khách hàng, kiễn nhẫn giải quyết với những khách hàng khó tính dù là khách hàng sai. Một khi bạn đã giải đáp thắc mắc nhưng khách hàng không hiểu cũng đừng khó chịu, nản lỏng bởi đây chỉ là một trong những tình huống vô cùng bình thường.

8. Kỹ năng học hỏi và trau dồi kiến thức

Công việc chăm sóc khách hàng đòi hỏi bạn phải hiểu rõ về doanh nghiệp của mình bao gồm: thông tin sản phẩm, các chính sách bán hàng, thông tin và dịch vụ liên quan về sản phẩm của đối thủ canh tranh. Mỗi nhân viên chăm sóc khách hàng sẽ là một đại sứ thượng hiệu cho doanh nghiệp của mình. Chính vì vậy, các bạn cần nắm bắt được những kiến thức và thông tin về doanh nghiệp, sản phẩm của doanh nghiệp để trả lời những câu hỏi mà khách hàng đặt ra.

Hy vọng những thông tin Timviec365.com.vn vừa cung cấp trên đây có thể giúp bạn cải thiện được những kỹ năng chăm sóc khách hàng của mình. Hãy rèn luyện kỹ năng chăm sóc khách hàng mỗi ngày và áp dụng những kỹ năng đó vào thực tế để hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Hướng đến mục đích chung của doanh nghiệp là tạo cảm giác thỏa mãn, tin tưởng cho khách hàng của mình.