[Nắm bắt] Hợp thức hóa lãnh sự là gì? Các thủ tục cần thiết

1. Cùng tìm hiểu về hợp thức hóa lãnh sự là gì? 

1.1. Cách hiểu đúng về hợp thức hóa lãnh sự

Chúng ta có thể hiểu một cách đơn giản nhất về hợp thức hóa lãnh sự là một thủ tục hành chính. Thủ tục này được thực hiện khi mà cơ quan có thẩm quyền của một quốc gia chứng nhận, cũng như hợp pháp hóa một văn bản được cấp bởi một quốc gia khác qua việc xác thực chữ ký và tư cách của người ký trên văn bản đó. Ngay sau khi văn bản được hợp pháp hóa sẽ có hiệu lực sử dụng trên quốc gia xác nhận. 

Ví dụ thực tế: Khi bạn là một người Nhật Bản muốn sử dụng một giấy tờ nào đó tại Việt Nam thì cần phải thực hiện việc hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam thì mới được công nhận hợp pháp. Cũng ngược lại về người Việt khi muốn sang Nhật bản muốn sử dụng giấy tờ cũng sẽ cần tới Nhật Bản để hợp pháp hóa lãnh sự. 

1.2. Quy định dành cho hợp thức hóa lãnh sự

Tại Việt Nam việc thực hiện hợp thức hóa lãnh sự sẽ được thực hiện theo cơ quan có thẩm quyền đó là Bộ Ngoại giao cho việc xác nhận chữ ký và con dấu trên giấy tờ. Còn với việc hợp thức hóa lãnh sự tại nước ngoài thì cơ quan có thẩm quyền là cơ quan đại diện ngoại giao hay chính là lãnh sự, cơ quan có sự ủy quyền thực hiện tại nước ngoài theo quy định. Các cơ quan thực hiện này sẽ là người chịu trách nhiệm trước pháp luật về hành vi chứng thực của mình khi có vấn đề xảy ra liên quan. 

Hiện nay đối với việc hợp pháp hóa lãnh sự sẽ được thực hiện trên cơ sở về các nguyên tắc và quy phạm cùng quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật của quốc gia:

+ Theo quy định Điều 26 - Pháp lệnh lãnh sự ngày 21/2/1992 của Việt Nam.

+ Điều ước quốc tế theo Khoản 2 Điều 3 Công ước Viên ban hành năm 1962 về quan hệ ngoại giao. 

+ Tại Điều 5 Công ước Viên ban hành năm 1962 về quan hệ lãnh sự. 

Cạnh đó theo quy định của pháp luật Việt Nam áp dụng đối với các giấy tờ, tài liệu không có nội dung trái với nguyên tắc cơ bản pháp luật cũng sẽ không được thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự. 

1.3. Về mục đích của việc hợp thức hóa lãnh sự 

Quá trình thực hiện việc hợp pháp hóa này với mục đích chính là xác nhận về giá trị của một văn bản do Việt nam hay quốc gia khác cấp. Kiểm tra về về tính xác thực của chữ ký trên văn bản cũng như thẩm về người thực hiện ký. Còn về mặt nội dung và hình thức của văn bản sẽ không bao gồm trong việc chứng nhận giá trị này. 

Tất nhiên suy cho cùng việc hợp pháp hóa lãnh sự chính là cách để xác nhận giúp cho giấy tờ cùng tài liệu được công nhận và sử dụng đúng theo quy định. Tránh việc sử dụng các giấy tờ không hợp pháp gây nên những hậu quả liên quan khác kéo theo. 

Xem thêm: Việc làm Luật - Pháp lý mới nhất được cập nhật liên tục trên vieclam88.vn, xem ngay để nắm bắt cơ hội tốt nhất.

2. Các bước chuẩn bị cho việc thực hiện hồ sơ hợp thức hóa lãnh sự 

2.1. Yêu cầu về việc hợp thức hóa lãnh sự 

+ Các văn bản giấy tờ được công nhận và sử dụng ở nước ngoài hay tại Việt nam đều phải hợp thức hóa lãnh sự chỉ trừ về trường hợp các giấy tờ hay tài liệu được miễn phí cho việc chứng nhận, hợp pháp hóa. 

+ Việc thực hiện hợp thức hóa lãnh sự cũng có thể nhờ người đến nộp thay nhưng điều kiện cần là có giấy ủy quyền và đảm bảo mang theo giấy tờ chứng minh để xác nhận mối quan hệ. Ví dụ như việc mang theo sổ hộ khẩu, giấy đăng ký kết hôn,...

+ Có một số trường hợp nhất định việc thực hiện bổ sung thêm giấy tờ theo yêu cầu là cần thực hiện cả bản sao và bản chính cho việc xác thực cũng như bản chụp lại. 

2.2. Hồ sơ thực hiện cần tới là gì? 

2.2.1. Trường hợp về hợp thức hóa/chứng nhận lãnh sự giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để được công nhận sử dụng tại nước ngoài

Hồ sơ cho trường hợp này sẽ bao gồm: 

+ 1 tờ khai hợp thức hóa lãnh sự theo mẫu quy định tại LS/HPH - 2012/TK. 

+ Các bản chính về giấy tờ tùy thân bao gồm về chứng minh, hộ chiếu hay các giấy tờ có giá trị thay thế với việc nộp hồ sơ trực tiếp. Còn về nộp hồ sơ qua bưu điện sẽ cần 1 bản chụp về chứng minh nhân dân, hộ chiếu hay giấy tờ có giá trị thay thế và không cần chứng thực. 

+ Giấy tờ, tài liệu được đề nghị về hợp thức hóa lãnh sự. 

+ 1 bản chụp đi kèm về giấy tờ, tài liệu được đề nghị về hợp thức hóa lãnh sự.

+ 1 phong bì cho có sự ghi rõ về địa chỉ của người nhận và yêu cầu về việc trả kết quả, áp dụng cho hồ sơ gửi qua bưu điện.

2.2.2. Trường hợp về hợp thức hóa/chứng nhận lãnh sự giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận sử dụng tại Việt Nam

Hồ sơ cho trường hợp này sẽ bao gồm: 

+ 1 tờ khai hợp thức hóa lãnh sự theo mẫu quy định tại LS/HPH - 2012/TK. 

+ Các bản chính về giấy tờ tùy thân bao gồm về chứng minh, hộ chiếu hay các giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu với việc nộp hồ sơ trực tiếp. Còn về nộp hồ sơ qua bưu điện sẽ cần 1 bản chụp về chứng minh nhân dân, hộ chiếu hay giấy tờ có giá trị thay thế và không cần chứng thực. 

+ Giấy tờ, tài liệu được đề nghị về hợp thức hóa lãnh sự và được cơ quan đại diện về ngoại giao hay cơ quan lãnh sự, cơ quan khác có thẩm quyền thực hiện chức năng chứng nhận. 

+ 1 bản chụp đi kèm về giấy tờ, tài liệu được đề nghị về hợp thức hóa lãnh sự.

+ 1 bản dịch về giấy tờ tài liệu đề nghị cho việc hợp thức hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh (khi mà giấy tờ đó không được lập bằng thứ tiếng này). Bản dịch của giấy tờ tài liệu cũng cần tới việc chứng thực và người nộp sẽ chịu trách nhiệm về tính xác thực. 

+ 1 bản chụp của chính bản dịch về giấy tờ, tài liệu đó.

+ 1 phong bì cho có sự ghi rõ về địa chỉ của người nhận và yêu cầu về việc trả kết quả, áp dụng cho hồ sơ gửi qua bưu điện.

Tham khảo: Cơ sở pháp lý là gì? Kiến thức luật lệ cần thiết cho mọi người

3. Thực hiện hợp thức hóa lãnh sự sẽ bao gồm các bước nào? 

Để có thể hoàn tất được quá trình hợp thức hóa lãnh sự nhanh chóng và đúng về các yêu cầu đặt ra bạn cần thực hiện theo các bước sau đây: 

Bước 1: Chuẩn bị về hồ sơ phù hợp (trường hợp cùng giấy tờ được nêu rõ ở trên). 

Bước 2: Thực hiện việc nộp hồ sơ với cơ quan cùng lệ phí là 30.000/ văn bản/ 1 lần. Việc nộp đó sẽ theo các địa chỉ sau: 

+ Cục lãnh sự: Địa chỉ tại 40 Trần Phú - Ba Đình - TP. Hà Nội.

+ Sở ngoại vụ: Địa chỉ 184 Bis đường Pasteur - Phường Bến Thành - Quận 1 - TP. HCM. 

+ Trụ sở các cơ quan ngoại vụ của địa phương được cấp quyền tiếp nhận hồ sơ bởi Bộ Ngoại Giao. 

+ Lựa chọn gửi bưu điện tới Cục lãnh sự, Sở ngoại vụ của TP.HCM. 

Bước 3: Sau khi tiếp nhận về hồ sơ thì Bộ ngoại giao sẽ xem xét và tiến hành giải quyết vấn đề hợp thức hóa lãnh sự. 

Theo như thông thường thì thời hạn xử lý hồ sơ sẽ là một ngày trừ các cuối tuần và ngày lễ, tết theo quy định sau khi hồ sơ được nhận đầy đủ. Có thể có những trường hợp kéo dài 5 ngày vì hồ sơ có từ 10 giấy tờ trở nên cần bổ sung thêm để xác nhận. 

Bước 4: Người cần xác nhận (chính là đương đơn) sẽ đến nhận kết quả theo đúng với lịch hẹn nhận được trên biên lai hoặc kết quả sẽ được gửi trả qua bưu điện theo yêu cầu ban đầu thực hiện. 

4. Một vài điểm cần lưu ý khi hợp thức hóa lãnh sự

4.1. Đâu sẽ là giấy tờ không được hợp thức hóa lãnh sự

+ Các giấy tờ có chi tiết mâu thuẫn xảy ra hay chính là mâu thuẫn với các giấy tờ có trong hồ sơ. 

+ Về con dấu không được đóng trực tiếp trên giấy tờ và chữ ký cũng không được ký trực tiếp. 

+ Giấy tờ có vết về tẩy xóa, sửa chữa hay phai mờ đều không được xác nhận theo quy định của pháp luật. 

+ Nội dung trong giấy tờ được phát hiện về việc vi phạm quyền và lợi ích đối với nhà nước hay sai với các chính sách gây lên việc bất lợi. 

+ Cung cấp các giấy tờ giả mạo hay việc ban hành và chứng nhận là sai thẩm quyền theo quy định. 

+ Giấy tờ được sử dụng với mục đích là không rõ ràng. 

4.2. Các lưu ý khác cần có sự lưu tâm 

+ Hồ sơ khi thực hiện mà có 2 giấy tờ trở nên sẽ cần có giấy giáp lai giữa các tờ để xác minh. 

+ Đối với các giấy tờ của nước ngoài khi đề nghị về việc cần hợp thức hóa lãnh sự tại Cục lãnh sự tại Hà Nội và Sở ngoại vụ tại HCM sẽ cần phải có chứng nhận. Chứng nhận bởi các cơ quan đại diện ngoại giao hoặc cơ quan lãnh sự, cơ quan khác có thẩm quyền của nước đó tại Việt Nam theo quy định. cụ thể ban hành. 

+ Đối với các giấy tờ nước ngoài khi hợp thức hóa lãnh sự tại các cơ quan được ủy quyền chức năng lãnh sự tại Việt Nam ở nước ngoài thì cần có sự công chứng rõ ràng bởi: Bộ ngoại giao, cơ quan có thẩm quyền của nước sở tại nếu đó là giấy tờ của nước sở tại đó, Cơ quan ngoại giao hay lãnh sự, cơ quan được ủy quyền của nước thứ ba tại nước sở tại khi mà giấy tờ thuộc về chính nước thứ ba. 

Có thể nhận thấy được dù là việc hợp thức hóa lãnh sự nhưng việc chuẩn bị các giấy tờ hồ sơ cũng như điều lưu ý tới sẽ cần chú ý rất nhiều. Bởi vậy bạn cần tham khảo thật kỹ để có thể thực hiện một cách đúng quy định tránh việc kéo dài thời gian. 

Hy vọng vieclam88.vn đã chia sẻ tới bạn cái nhìn tổng quát nhất để hiểu hơn về hợp thức hóa lãnh sự là gì hay chính việc đưa ra gợi ý giúp bạn thực hiện hoàn thành tốt hơn.