1. Tổng quan về công việc dự thầu
Đấu thầu là công tác tổ chức của một phía có nhu cầu đưa những thông tin, vật phẩm có giá trị đưa ra thị trường với mục đích trao đổi có lợi nhuận, khi đó các bên có mong muốn sở hữu phải đủ hoặc có thừa điều kiện để đáp ứng cũng như cạnh tranh với nhau để sở hữu giá trị sản phẩm đó. Khi đã đăng ký đấu thầu sản phẩm thì phải qua việc lựa chọn để tìm đối tượng phù hợp với sản phẩm đó, quan trọng là giá cả của bên muốn mua đáp ứng được nhu cầu của nhà thầu và có giá trị cao hơn các bên khác, việc chọn lựa được dựa trên những tiêu chí công khai mà đã được nêu chi tiết trong hồ sơ mời thầu.
Mọi thông tin về cuộc đấu thầu đều được nêu chi tiết trong hồ sơ dự thầu do bên nhà thầu gửi cho các bên dự và bên dự muốn tham gia dự thầu thì phải nộp hồ sơ dự thầu trước thời hạn mà bên nhà thầu đề cập trong hồ sơ mời thầu.
Những sản phẩm được mang ra đấu thầu thường là những dự án quy mô lớn, sản phẩm có giá trị lớn về cả mặt kinh tế và chính trị, lợi ích và ý nghĩa của dự án đó có lợi giúp bên sở hữu phát triển doanh nghiệp,.. Tuy nhiên, không phải cứ đấu thầu là sẽ lấy được mà phải có sự cạnh tranh với nhau để quyết định người được chọn.
Vì những sản phẩm được đưa ra đấu thầu đều có giá trị nên thu hút nhiều nhà đầu tư vậy nên để kiểm soát và đảm bảo công tác đấu thầu thành công thì phải nghiêm ngặt ngay từ bước nhận hồ sơ dự thầu. Việc chuẩn bị hồ sơ dự thầu rất quan trọng cũng như cần nắm rõ các bước để hoàn thiện hồ sơ trước khi dự thầu.
Xem thêm: Phần mềm quản lý dự án xây dựng
2. Quy trình các bước làm hồ sơ dự thầu
Bước 1: Nắm rõ những thông tin trong hồ sơ mời thầu và bản thiết kế chi tiết thi công của dự án đấu thầu.
Khi nhận được hồ sơ mời thầu của nhà tổ chức cần phải đọc thật kỹ và nắm bắt những yêu cầu tối thiểu của nhà thầu xem doanh nghiệp đã đáp ứng được hay chưa.
Ví dụ: Nhà thầu chi cho phép những doanh nghiệp có doanh thu trong 1 năm trên 5 tỷ được tham gia thì nếu không đảm bảo đáp ứng điều kiện này thì hồ sơ dự thầu của doanh nghiệp dù có nộp cũng sẽ bị loại.
Bên trong hồ sơ mời thầu không chỉ có yêu cầu mà còn nhiều nội dung khác phục vụ cho các nhà tham dự nắm bắt được những thông tin của buổi đấu thầu nên cần phải đọc kỹ và hiểu mục đích của nhà thầu như những yêu cầu của bên tổ chức về khả năng tài chính, kinh nghiệm, chuyên môn, cơ sở vật chất doanh nghiệp,.. Đồng thời còn kèm theo bản giới thiệu thông tin về dự án được mang ra đấu thầu để giúp nhà thầu có cái nhìn tổng quan và biết mục đích của buổi đấu thầu.
Bước 2: Tiến hành chuẩn bị các biểu mẫu và hồ sơ pháp lý theo yêu cầu trong hồ sơ dự thầu
Trong bước này cần chú ý chuẩn bị những nội dung sau đây:
- Các biểu mẫu cơ bản và bắt buộc trong hồ sơ dự thầu như đơn dự thầu (thực hiện theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu có cả đơn dự thầu kỹ thuật và đơn dự thầu tài chính); bảo lãnh dự thầu (giấy tờ bảo lãnh được chấp thuận khi chuẩn bị theo biểu mẫu của ngân hàng hoặc hồ sơ mời thầu); văn bản cam kết của nhà dự thầu (đảm bảo những thông tin cung cấp là sự thật theo thực tế doanh nghiệp); giấy ủy quyền trong trường hợp ủy quyền cho bên khác đại diện đi dự thầu.
- Hồ sơ về thông tin doanh nghiệp: kinh nghiệm dự thầu thông qua những hợp đồng có mục đích tương tự; chuẩn bị toàn bộ những thông tin cơ bản và thành tựu của doanh nghiệp để chứng minh năng lực doanh nghiệp. Đối với liên doanh 2 tổ chức trở lên thì cần lập hồ sơ theo mẫu của hồ sơ mời thầu.
- Chứng minh khả năng tài chính của nhà dự thầu bằng những văn bản về nguồn vốn, báo cáo tài chính, hợp đồng doanh nghiệp về gói tín dụng của ngân hàng cung cấp. Để đảm bảo đáp ứng yêu cầu tối thiểu tham dự đấu thầu thì cần chứng minh tài chính doanh nghiệp theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu để bên tổ chức xác thực thông tin và kiểm soát đối tượng tham dự.
- Trong hồ sơ mời thầu còn có yêu cầu nhà dự phải chứng minh cơ sở vật chất doanh nghiệp, năng lực của đại diện tham gia dự thầu thông qua những chứng chỉ bằng cấp liên quan, chứng minh sở hữu các trang thiết bị phục vụ cho việc dự thầu (đối với những doanh nghiệp đi thuê thiết bị cần có hợp đồng cụ thể).
- Tất cả những giấy tờ được thực hiện theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu đều phải được công chứng hoặc nộp bản gốc và được sắp xếp theo những danh mục cụ thể.
Chứng chỉ hành nghề quản lý dự án
Bước 3: Thiết lập giá cả khi tham dự đấu thầu
Trong hồ sơ mời thầu nhà tham dự đã nắm được thông tin về dự án, vậy nên nhà thầu cần thiết lập giá dự thầu trước để có thể cạnh tranh với những nhà thầu khác. Điều này là yếu tố quyết định sự thành công của buổi đấu thầu.
Nhà thầu sẽ tiến hành các bước dự đoán giá thành dự án bằng cách sử dụng các phần mềm tính toán; so sánh giữa bản thiết kế dự án với số liệu được đưa trong hồ sơ mời thầu, trong trường hợp có sai số giữa các dữ liệu cần báo ngay với nhà tổ chức đấu thầu và yêu cầu bảng giá riêng cho phần dữ liệu sai số đó; xác nhận định mức dự án gói thầu; kiểm tra mã công việc bên tổ chức; xác định giá thành ca máy; định giá những vật liệu được sử dụng trong dự án đấu thầu; các thiết bị được cài đặt trong dự án tốn bao nhiêu chi phí và tính những chi phí khác không nằm trong danh sách liệt kê.
Bước 4: Thành lập biện pháp thi công
Khi tham dự đấu thầu thì nhà thầu cần chuẩn bị thật kỹ về định hướng sau khi sở hữu dự án thông qua những biện pháp thi công bao gồm bản vẽ chi tiết và thuyết trình cụ thể về biện pháp đưa ra.
Bản vẽ biện pháp thi công thì cần được thể hiện chi tiết qua bản vẽ cụ thể về tổ chức mặt bằng, cấp điện, cấp thoát nước; biện pháp trắc địa, hình thức cọc; hình thức tiến hành đào nền móng; biện pháp thi công dự án (phá cốt vách, công sàn,..), biện pháp công tác sau khi hoàn thiện dự án biện pháp xây dựng hệ thống an toàn cho dự án.
Xem thêm: Việc làm kỹ sư giám sát thi công
Đối với việc thuyết trình biện pháp thi công thì cần đảm bảo cho đội nhân lực thi công hiểu mục đích và định hướng thi công, hướng dẫn sử dụng các trang thiết bị trong quá trình thi công cũng như đưa ra thuyết trình về tổ chức mặt bằng bao gồm toàn bộ thông tin cụ thể liên quan đến công trình thi công.
Tất cả những hình thức này đều phải thực hiện đầy đủ theo yêu cầu trong hồ sơ mời thầu.
Bước 5: Lập kế hoạch thúc đẩy tiến độ dự thầu
Việc xây dựng tiến độ dự thầu phải dựa trên những yêu cầu trong hồ sơ mời thầu và dựa vào khả năng doanh nghiệp để đưa những kế hoạch cụ thể về tổng tiến độ khi thi công, khả năng huy động thiết bị và nhân lực thúc đẩy quá trình thi công.
Bước 6: Hoàn thành hồ sơ dự thầu
Để hoàn thành hồ sơ dự thầu nhà thầu cần thực hiện những bước sau: tổng hợp toàn bộ giấy tờ cần chuẩn bị phân chia theo danh mục, trình ký hồ sơ cho các lãnh đạo của công ty rồi đóng dấu lên toàn hồ sơ, nên photo toàn bộ hồ sơ dự thầu để phòng bị và lưu trữ trong trường hợp mất hoặc lưu lạc hồ sơ và để doanh nghiệp quản lý dự án đã tham gia đấu thầu.
Cuối cùng là nộp hồ sơ dự thầu theo thời hạn yêu cầu trong hồ sơ mời thầu
Bên trên là toàn bộ những thông tin chi tiết về các bước làm hồ sơ dự thầu. Để tìm kiếm những thông tin liên quan đến lĩnh vực công trình xây dựng truy cập website vieclam88.vn
Tham gia bình luận ngay!