1. Account Payable là gì?
Account Payable - Khoản phải trả, là khoản chi phí mà tổ chức, doanh nghiệp cần phải thanh toán cho các nhà phân phối, cung cấp, các chủ nợ. Và khoản này mục nằm trong bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp. Khoản nợ Account Payable hay còn gọi là nợ ngắn hạn, doanh nghiệp cần phải trả cho các chủ nợ trong một thời gian ngắn nhất định, thường là 1 năm. Ngoài ra, trong bảng cân đối kế toán thì thuật ngữ account payable được viết dưới dạng “Liabilities”.
Với nợ ngắn hạn, thì các bạn có thể hiểu rằng đó là khoản phải trả của doanh nghiệp phải thanh toán đúng kỳ hạn, trong khoản thời gian từ 1 năm trở xuống. Còn với nợ dài hạn có nghĩa là khoản phải trả sau 1 năm trở lên. Còn về thời điểm chính xác các doanh nghiệp phải thanh toán khoản phải trả cho chủ nợ thì còn tùy thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, có thể là do thỏa thuận hoặc thanh toán trước thời hạn khi doanh nghiệp có đủ điều kiện thanh toán.
Đọc thêm: Chi phí lãi vay là gì?
2. Các khoản account payable trong doanh nghiệp hiện nay là gì?
Trên thực tế thì cách ghi tài khoản phải trả (account payable) trong kế toán cũng khá đơn giản, và bạn cũng chỉ cần dựa vào bản chất của loại tài khoản này. Khi doanh nghiệp phát sinh nghiệp vụ, nhận được hóa đơn thì kế toán viên lúc này sẽ ghi có vào Accounts payable, ngược lại khi doanh nghiệp hoàn tất nghĩa vụ thanh toán khoản phải trả đó thì các kế toán viên sẽ thực hiện hạch toán ghi bên nợ của tài khoản Accounts payable.
Tuy nhiên để các bạn hiểu rõ hơn về Accounts payable là gì? Thì bạn cần phải nắm rõ được các tài khoản Accounts payable trong doanh nghiệp, để khi hạch toán cũng như định khoản nghiệp vụ không gặp những rắc rối hay sai sót. Như đã chia sẻ ở trên thì tài khoản account payable sẽ bao gồm: nợ ngắn hạn và dài hạn. Và phần nợ ngắn hạn cần phải thanh toán trong khoản thời gian dưới 1 năm nên chắc chắn các doanh nghiệp cũng sẽ ưu tiên khoản nợ này hơn, để yên tâm trong hoạt động kinh doanh.
2.1. Các khoản vay ngắn hạn
• Trả nợ dài hạn đến hạn trả,
• Thuế , các khoản phải nộp theo các quy định của Nhà nước,
• Các khoản phải trả cho người bán, nhà cung cấp và nhà thầu,
• Tiền phải trả cho người lao động,
• Tiền gửi ký quỹ, tiền gửi ngắn hạn,
• Chi phí phải trả,
• Các khoản phải trả ngắn hạn khác.
2.2. Các khoản vay dài hạn
Là khoản nợ phải trả trong vài năm hay vài chục năm, bao gồm:
• Cho vay dài hạn để đầu tư phát triển,
• Các khoản nợ dài hạn phải trả,
• Trái phiếu để phát hành,
• Tiền gửi dài hạn,
• Nợ phải trả thuế thu nhập hoãn lại,
• Quỹ dự phòng dùng để trợ cấp mất việc làm,
• Khoản dự phòng phải trả.
Tìm hiểu thêm: Những quy định về thời hạn cho vay
3. Những chiều cơ bản có trong account payable là gì?
Dựa theo nguyên tắc thì chiều cơ bản trong khoản phải trả, bao gồm:
• Tài khoản phải trả,
• Theo dõi thông tin công nợ của nhà cung cấp,
• Theo dõi nợ từ phía nhà cung cấp,
• Các loại tiền để theo dõi,
• Mất bao lâu và tuổi nợ,
• Các hình thức thanh toán,
• Thông tin người mua hàng,
• Kênh mua bán hàng hóa,
• Gửi tiền / Trả trước cho người bán.
Đơn đặt hàng
• Theo dõi đơn mua hàng hóa tại doanh nghiệp,
• Trả lại hàng mua từ người bán,
• Quản lý sản phẩm đã nhận từ nhà cung cấp,
• Theo dõi nhà cung cấp phân phối hàng hóa,
• Điều chỉnh nợ của nhà cung cấp.
Xem thêm: Checking account là gì?
4. Điều kiện phương pháp đo lường trong Account Payable
Account payable là gì thì các bạn cũng đã hiểu được phần nào ở trên rồi, để hiểu rõ bản chất thì các bạn cũng nên biết rằng, trong doanh nghiệp người ta sẽ tính toán và đánh giá chính xác các khoản nợ cũng như thời điểm thích hợp trả tiền. Như vậy thì quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mới đạt được những hiệu quả cao và an toàn nhất. Tuy nhiên để làm được điều này thì các doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến các điều kiện:
- Thời gian: là các yếu tố quyết định các phương thức đo lường và trình bày BCTC - báo cáo tài chính. Và các kế toán viên chính là người sẽ dựa vào thời gian ghi công nợ, còn nếu là công nợ theo thời điểm quá khứ thì kế toán viên sẽ dựa vào ngày ghi hóa đơn, ngày thanh toán các khoản nợ,…
- Các tài khoản cần theo dõi: Gần như là the dõi tất cả các tài khoản phải trả, nhất là các khoản có thời hạn gần nhất thì lưu ý hơn vì quá hạn thì có thể sẽ phát sinh khoản lãi hoặc rủi ro kinh tế khác.
- Các nhà cung cấp: Sẽ phân chia thành các khu vực hoặc mức độ để quản lý bởi vì mỗi doanh nghiệp đều có những nhà cung cấp khác nhau.
- Kênh mua hàng: Thường có 2 kênh chính là kênh online, kênh truyền thống.
- Khu vực địa lý: Chia theo khu vực địa lý hoặc chia theo nhân viên quản lý trực tiếp khách hàng để thuận lợi hơn có việc quản lý.
5. Mô tả công việc của Accounts payable
- Quản lí các khoản phải chi: Lập kế hoạch thanh toán với nhà cung cấp, phân phối theo định kỳ như hàng tháng, hàng tuần. Thực hiện các nghiệp vụ chi nội bộ như trả lương, thanh toán tiền mua hàng bên ngoài…
Kế hoạch thanh toán không đảm bảo hoặc liên quan đến công nợ thì liên hệ với nhà cung cấp, nhà phần phối.
Theo dõi nghiệp vụ tạm ứng, hoàn ứng, làm bảng kê theo dõi các khoản chi phát sinh ( hoa hồng,... ) và lương thời vụ của đội ngũ nhân viên trong công ty.
- Công tác khác: Đối chiếu với công ty mẹ các tài khoản nội bộ theo tháng; kiểm kê cuối tháng và khi có yêu cầu.
- Báo cáo và lưu trữ hồ sơ: Lưu trữ và theo dõi hồ sơ đã thanh toán và chứng từ ngân hàng. Lưu và cập nhật, theo dõi các hợp đồng nhà cung cấp và đối tác theo định kỳ (tháng); lập các file để lưu và kiểm soát hóa đơn của nhà cung cấp theo tháng đồng thời lưu trữ file giấy. In, trình kí và đóng sổ các tài khoản chi tiết/ tổng hợp theo tháng. Lập báo cáo dòng tiền chi tiết , Báo cáo Doanh thu Vận chuyển –Chi phí vận chuyển khách theo tháng. Lập báo cáo hàng ngày theo dõi về dòng tiền ngân hàng bảng kê nợ phát sinh và lịch thanh toán.
6. Các vị trí kế toán có liên quan đến account payable
6.1. Payable accountant
Là bộ phận chịu trách nhiệm thanh toán các khoản phải trả cho doanh nghiệp, thực hiện các công việc chủ yếu như:
- Quản lý các khoản thu: Theo dõi tiền gửi ngân hàng. Theo dõi các công nợ thuộc phạm vi quản lý trong tổ chức và đôn đốc thu hồi. Thực hiện thu tiền và theo dõi việc thanh toán qua nhiều phương tiện khác nhau của khách hàng.
- Quản lý các khoản chi: Lập kế hoạch cho việc thanh toán theo định kỳ (tuần/ tháng/...). Thực hiện nghiệp vụ thanh toán cho các nhà cung cấp. Thực hiện nghiệp vụ chi nội bộ liên quan đến khoản chi đặc trưng như: thanh toán tiền mua hàng hóa, trả lương; dịch vụ bên ngoài…
- Theo dõi nghiệp vụ tạm ứng: Với những kế hoạch thanh toán không được đảm bảo thì chủ động liên hệ với các nhà cung cấp. Kiểm soát các hoạt động thu ngân, tiếp nhận chứng từ từ bộ phận thu ngân, kiểm tra sự hợp lệ của các chứng từ đó. Theo dõi quản lý quỹ tiền mặt, kết hợp với thủ quỹ kiểm tra, đối chiếu.
Với những khối lượng công việc như vậy thì các bạn cũng có thể thấy rằng đây là một trong những vị trí vô cùng quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức. Để tham khảo tin tức tuyển dụng việc làm kế toán thanh toán thì các bạn có thể tham khảo trực tiếp tại vieclam88.vn nhé.
6.2. Receivable accountant
Sau khi bạn đã hiểu được phần nào về account payable là gì? Thì các bạn cũng đã phần nào thấy được rằng, các cơ hội việc làm thường sẽ được gắn liền với khoản phải trả của doanh nghiệp. Và vị trí này cũng vậy, nhiệm vụ công việc đều có liên quan đến các khoản phải thu, phải trả của doanh nghiệp.
Để bạn hiểu rõ hơn thì dưới đây sẽ là một vài chia sẻ về nhiệm vụ công việc eceivable accountant:
Nhận hợp đồng kinh tế; kiểm tra nội dung, điều khoản liên quan đến điều khoản thanh toán trong hợp đồng. Thêm mã khách hàng mới vào phần mềm quản lý của doanh nghiệp đối với khách hàng mới; sửa nếu sự chuyển nhượng hoặc thay đổi. Vào mã hợp đồng để theo dõi theo từng hợp đồng tương ứng của từng khách hàng trên hệ thống phần mềm quản lý mỗi khi cần.
Nhận đề nghị, xác nhận hoá đơn bán hàng, chứng từ thanh toán.
Kiểm tra công nợ, cụ thể là kiểm tra giá trị hàng mà khách hàng muốn mua, và thời hạn thanh toán cho từng khách hàng mà có thể chấp nhận được.
Bên cạnh đó các chuyên viên đảm nhận vị trí này cũng sẽ phải chịu trách nhiệm kiểm tra chi tiết công nợ của doanh nghiệp dựa theo từng chứng từ kế toán phát sinh công nợ của từng khách hàng tương ứng của bộ phận bán hàng. Đồng thời sẽ thực hiện nhiệm vụ báo cho cán bộ quản lý cấp trên hoặc bộ phận liên quan đế đảm bảo được hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức.
Theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng, để đôn đốc và trực tiếp tham gia thu hồi nợ, đảm bảo được hiệu quả của hoạt động thu – chi của doanh nghiệp.
Cuối cùng là lập bút toán kết chuyển công nợ theo nghiệp vụ phát sinh.
Tóm lại, đây cũng là một trong những công việc có nhu cầu tuyển dụng thường xuyên và bạn có thể tham khảo vieclam88.vn để cập nhật thông tin việc làm kế toán công nợ nhanh chóng và kịp thời.
Trên đây là những thông tin liên quan đến Account Payable là gì? Hy vọng đã mang lại nhiều hữu ích đến bạn!
Tham gia bình luận ngay!