1. Lập kế hoạch là gì?
Lập kế hoạch là việc bạn liệt kê tất cả các công việc cần làm trong ngày theo một danh sách nhất định, sắp xếp chúng theo trình tự thời gian, sự quan trọng, việc nào cần làm trước và việc nào cần làm sau.
2. Vai trò của việc lập kế hoạch
Lập kế hoạch có rất nhiều vai trò trong cuộc sống của mỗi chúng ta. Vậy vai trò đó là gì? Cùng vieclam88 tìm hiểu nhé:
2.1. Nêu ra phương thức và mục tiêu
Vai trò đầu tiên của việc lập kế hoạch là chỉ ra được mục tiêu và phương thức thực hiện được mục tiêu cần làm. Khi bạn liệt kê tất cả những mục tiêu cần làm thì việc bạn thực hiện nó đơn giản hơn rất nhiều. Bạn sẽ biết công việc nào quan trọng mà mình cần phải làm trước, việc nào không quan trọng thì mình để sau, biết được chỗ mình đang đứng và làm sao để giành chiến thắng.
2.2. Lập kế hoạch giúp bạn gắn mục tiêu với thời gian cố định
Bạn sẽ không thể thực hiện nhiều mục tiêu cùng một lúc. Do vậy, hằng ngày bạn nên ghi rõ ra thời gian mà mình có thể hoàn thành mục tiêu đó và cố gắng để hoàn thành nó trong thời gian xác định. Bạn cần làm sao để thực hiện công việc một cách tốt nhất mà vẫn đảm bảo thời gian bạn có thể hoàn thành việc cá nhân của mình. Việc lập kế hoạch sẽ giúp bạn thực hiện công việc một cách hiệu quả và đảm bảo không bị chồng chéo lên nhau.
2.3. Việc lập kế hoạch giúp bạn kiểm tra được tiến độ và có động lực hơn
Việc lập kế hoạch sẽ là tiêu chuẩn, điều kiện giúp bạn có thể kiểm tra được tiến độ công việc của mình từ đó có nhiều động lực để hoàn thiện hơn.
Việc lập kế hoạch sẽ đề ra được phương hướng và biết bản thân bạn cần gì, giúp bạn kiểm tra được mục tiêu và giải pháp điều chỉnh khi có sai sót xảy ra bất chợt.
Xem thêm: Lập kế hoạch cá nhân trong 1 năm như thế nào cho hiệu quả?
3. Ý nghĩa của việc lập kế hoạch
Việc lập kế hoạch giúp cho một cá nhân hoặc tập thể thực hiện được những công việc đã đề ra một cách hợp lý và hiệu quả nhất. Vậy ý nghĩa cụ thể của việc lập kế hoạch là gì? Chúng ta cùng tìm hiểu nhé!
3.1. Đạt được hiệu quả mà bạn mong muốn
Khi bạn vạch ra được kế hoạch cho bản thân, những công việc sẽ, đã và đang thực hiện, bạn sẽ cố gắng hoàn thành mục tiêu mà bạn đã đề ra trước đó. Việc lập kế hoạch giống như người giám sát của bạn, giám sát những công việc mà bạn đã thực hiện.
Càng giới hạn công việc cụ thể thì càng đạt hiệu quả cao trong công việc. Ví dụ cuối tháng bạn phải nộp hai bài tiểu luận nhưng khi gần đến hạn nộp thì bạn mới cuống cuồng lên làm, gây ảnh hưởng đến tiến độ cũng như chất lượng của bài tiểu luận. Nếu bạn thực hiện công việc theo đúng tiến độ và kế hoạch, bạn sẽ có thời gian chỉnh sửa bài tiểu luận của mình và đạt được hiệu quả như bạn mong muốn.
3.2. Kết quả bạn đạt được tốt hơn sự mong muốn của bản thân
Khi bạn lập kế hoạch và thực hiện đúng quy trình, tiến độ như tôi đã nói ở trên thì kết quả sẽ đạt được tốt hơn những gì mà bạn mong muốn.
Khi bạn đã dần quen với những công việc thực hiện theo kế hoạch, bạn sẽ thực hiện tốt hơn những gì mà bạn nghĩ như hoàn thành tiến độ sớm hơn thời gian trên kế hoạch, làm nhiều sẽ dẫn đến thành thạo, bạn sẽ không cần dùng hết khoảng thời gian như lúc đầu nữa.
Bạn sẽ đạt được chỉ tiêu cao hơn và làm được nhiều việc mình muốn hơn nữa, phát triển bản thân đúng theo hướng mà mình đã đặt ra. Lưu ý là bạn đừng nên đặt kế hoạch xa vời tầm với của mình, chỉ nên đặt kế hoạch lớn hơn mong muốn mà bản thân đề ra trước đó.
3.3. Tăng trách nhiệm trong công việc
Khi bạn đã làm theo kế hoạch mà bạn đã định sẵn, bạn sẽ đạt được kết quả ngày càng tốt, cố gắng giúp bạn giành được thành công.
Bạn hãy cố gắng hoàn thiện hết các công việc trong ngày theo kế hoạch làm bạn đưa ra, tránh “việc hôm nay chớ để ngày mai”. Khi bạn dồn công việc của hôm nay vào ngày hôm sau, bạn sẽ cảm thấy công việc của mình quá nhiều và khó thực hiện được theo kế hoạch đã đề ra. Hành động này giúp bạn tăng tính trách nhiệm trong công việc.
3.4. Tăng thêm ý chí cho bản thân
Mỗi ngày bạn đều cố gắng thực hiện tốt công việc theo kế hoạch, bạn sẽ thực hiện được công việc ngày một nhanh hơn và có thể hoàn thành tốt tiến độ đã đề ra trước đó.
Chỉ cần bạn cố gắng, mỗi ngày bạn đều có ý chí vươn lên như ngày mai mình sẽ hoàn thành tốt hơn hôm nay, làm được nhiều việc hơn hôm nay chẳng hạn, từ đó ý chí bản thân của bạn sẽ ngày một tăng cao.
4. Các bước lập kế hoạch thành công và hiệu quả
4.1. Xác định mục tiêu
Xác định mục tiêu trước khi làm việc sẽ giúp bạn định hình được thời gian và kết quả hoàn thành công việc đó. Khi có mục tiêu, bạn sẽ hoàn thành công việc một cách dễ dàng hơn. Có thể xác định mục tiêu như đặt ra các câu hỏi về vai trò khi bạn hoàn thành công việc này, tại sao bạn lại làm nó, nếu bạn không hoàn thành công việc đó thì sao? Từ đó, bạn sẽ có mục tiêu cho công việc hiện tại và không mất thời gian vào các công việc khác.
4.2. Xác định nội dung công việc
Bạn hãy đặt ra những câu hỏi như: Công việc này cần làm thế nào? Làm sao để hoàn thiện nó? Cần chuẩn bị những gì trước khi làm việc? Cần bao nhiêu thời gian và hỗ trợ gì cho công việc này? Sau khi đã xác định được nội dung công việc thì bạn sẽ thực hiện nó một cách trơn tru, dễ dàng và hiệu quả.
4.3. Xác định công việc do ai thực hiện, ở đâu, khi nào
Sau đã xác định được nội dung cho công việc thì bạn cần xác định được đối tượng, địa điểm, thời gian để hoàn thành công việc đó. Sau đó, bạn nên tổ chức và phân bổ thời gian sao cho hiệu quả, việc nào quan trọng trước thì làm trước.
4.4. Ưu tiên sắp xếp thứ tự các công việc
Việc sắp xếp công việc theo thứ tự quan trọng, thời gian hoàn thành, đối tượng,… cũng là một bước quan trọng trong việc lập kế hoạch. Sắp xếp thứ tự các công việc sẽ giúp bạn loại bỏ được những công việc không cần thiết, tiết kiệm tối đa thời gian cho bạn.
Xem thêm: Mẫu kế hoạch công việc bằng excel hằng ngày, tuần, tháng mới nhất
4.5. Tập trung thực hiện các kế hoạch
Sự tập trung thực hiện các kế hoạch cũng rất cần thiết, giúp bạn thực hiện các kế hoạch một cách hiệu quả và tiết kiệm được thời gian cho chính bản thân mình. Bạn nên tập trung để không sao nhãng và ảnh hưởng đến tiến độ làm việc, điều đó cũng không có nghĩa bạn chỉ chăm chăm làm một việc, hãy kết hợp các công việc bạn có thể làm cùng lúc nhé!
4.6. Linh hoạt trong việc thực hiện kế hoạch
Lý thuyết thường khác với thực tế, nên bạn cần chuẩn bị trước những tình huống có thể phát sinh cho kế hoạch của mình. Bạn có thể dành một khoảng thời gian trong kế hoạch cho những tình huống phát sinh, liệt kê những khó khăn và thách thức mà bạn có thể phải gặp trong công việc.
4.7. Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch
Sau khi đã lập kế hoạch, bạn cần kiểm tra xem tiến độ công việc của mình đến đâu, kiểm tra, theo dõi những kết quả mà bạn đã đạt được. Một kế hoạch được cập nhật thường xuyên sẽ giúp bạn đánh giá chính xác kết quả mà mình đã đạt được theo từng giai đoạn. Vì vậy, thường xuyên kiểm tra và rèn luyện sẽ giúp bạn thực hiện kế hoạch một cách dễ dàng và hiệu quả, giúp bạn thành công trong công việc.
Hy vọng qua bài viết này bạn sẽ hiểu được ý nghĩa của việc lập kế hoạch. Mong rằng thông tin này sẽ giúp bạn lập được bảng kế hoạch thành công và hiệu quả.
Tham gia bình luận ngay!