1. Workbook được hiểu là gì?
1.1. Tập tin
Bản chất của workbook là một tập tin, nên trước khi định nghĩa workbook là gì? Chúng ta hãy tìm hiểu qua khái niệm tập tin là gì?
Tập tin hay còn gọi là file (cách gọi thông dụng và thường được sử dụng), một đơn vị dùng để lưu trữ các thông tin có liên quan đến nhau trên máy tính. Một máy tính sẽ chứa được rất nhiều các tập tin, các tập tin có thể chứa các thông tin đa dạng khác nhau như: thông tin về một chương trình, phần mềm; một bộ phim; một list các bài hát; một văn bản hay một bảng tính kê khai lương,…
Các tập tin được phân biệt bằng cách đặt tên file khác nhau trong các thư mục khác nhau. Ngoài tên, các file còn được phân biệt với nhau bằng các định dạng hay loại tập tin nhờ phần mở rộng. Ví dụ, đối với các tập tin hình ảnh, nó sẽ có định dạng là .pnj hay .jpg; với file chương trình, định dạng .exe; file bảng tính .xlsx; file âm thanh .mp3 hoặc .wav;…
Các tập tin hoạt động được dựa trên các chương trình, phần mềm đi kèm nào đó trên máy tính. Ví dụ như bảng tính dùng trong phần mềm excel, văn bản được đánh trong word, hình ảnh được lưu trữ và chỉnh sửa bằng picture, âm thanh, các chương trình phần mềm, danh sách các bộ phim,…
1.2. Workbook
Vậy workbook là gì? Workbook là một tập tin bảng tính của phần mềm Excel, được sử dụng thông dụng trong các công ty, phục vụ mục đích làm việc. Nó có phần định dạng mở rộng là .xlsx hay .xlsm. Bản chất workbook là một tập tin.
Workbook được biết đến là đơn vị lưu trữ cơ bản nhất trong Excel. Nó có thể bao gồm nhiều worksheet, đồ thị và dữ liệu khác,… Một máy tính có thể chứa đến nhiều workbook khác nhau, miễn là máy bạn có đủ dung lượng để chứa.
Các workbook hoạt động độc lập, nên trong quá trình làm việc, bạn có thể cùng lúc mở nhiều workbook và thao tác trên đó. Mỗi cửa sổ excel sẽ chứa 1 workbook khác nhau, nên nếu bạn muốn đóng workbook đó, bạn chỉ cần nhấn phím tắt cửa số excel là được. Trong workbook có nhiều sheet, bạn dễ dàng di chuyển sang các sheet khác nhau để lấy thông tin và xử lý dữ liệu.
Một tập tin workbook chứa đầy đủ 2 thông tin. Đầu tiên, workbook chứa thông tin về chính bản thân nó như tên, định dạng file, đường dẫn link, thông tin bảo mật,… Thứ hai, chứa các thông tin về các file nằm trong nó do người dùng tạo ra như: worksheet, đồ thị, biểu đồ, bảng biểu và các nội dung thông tin khác,…
Xem thêm: Bộ tài liệu quản lý 4.0
2. Thao tác sử dụng workbook
2.1. Thao tác điều khiển
Sau khi mở phần mềm excel, bạn sẽ nhìn thấy hai cửa sổ riêng biệt. Nhấn vào biểu tượng trên cùng bên trái (menu điều khiển) với ký hiệu ba nút trên cùng góc bên phải, sẽ cung cấp cho bạn các phím tắt để thực hiện các lệnh.
Cửa sổ bên ngoài là thanh tiêu đề hay còn gọi là cửa sổ ứng dụng. Tại đây, bạn sẽ biết được các thông tin về tên phần mềm và tên cửa sổ đang hoạt động.
Giải nghĩa một số từ xuất hiện trong workbook khi bạn click chuột vào.
Thực hiện thao tác thu nhỏ - sẽ thu nhỏ cửa sổ excel, không ở trạng thái toàn màn hình; nếu bạn muốn mở lại trạng thái ban đầu toàn màn hình, chỉ cần nhấn khôi phục; ngoài ra, bạn sẽ dễ dàng điều chỉnh kích thước cửa sổ để phù hợp với nhu cầu sử dụng của cá nhân.
Cuối cùng, đóng cửa sổ trên thanh menu sau khi đã dùng xong.
2.2. Thanh chia tab trên workbook
Di chuyển thanh chia tab sang phía bên phải nếu bạn muốn tạo nhiều tab trang tính để xem; để trở lại như bình thường, nhấn phím đúp vào danh mục tách tab.
Để xem được tất cả danh sách trang tính(sheet) bạn cần thực hiện thao tác nhấp chuột vào các nút cuộn tab.
2.3. Sử dụng được bao nhiêu trang tính
Đối với một workbook, bạn có thể sử dụng rất nhiều trang tính, phục vụ cho nhu cầu và mục đích làm việc của mỗi cá nhân. Đặc biệt, bạn có thể sử dụng nhiều trang tính nhỏ, thay vì sử dụng một trang tính lớn để tận dụng triệt để các lợi thế như: dễ dàng phân chia, quản lý các loại thông tin dữ liệu khác nhau; dung lượng một sheet nhỏ khiến thao tác tính toán diễn ra nhanh chóng và dễ dàng hơn; dễ dàng tìm kiếm các thông tin theo các danh mục đã đặt.
Số lượng các trang tính trong workbook là không giới hạn, bạn hoàn toàn có thể tạo nhiều sheet để quản lý công việc một cách hiệu quả và nhanh chóng nhất, miễn PC của bạn có đủ dung lượng.
Xem thêm: Việc làm quản lý điều hành
2.4. Số trang tính được mặc định
Theo như được mặc định sẵn, mỗi workbook thông thường sẽ mở sẵn 3 sheet (trang tính). Tuy nhiên, nếu bạn cần nhiều hơn để sử dụng, bạn hoàn toàn có thể thay đổi và tạo ra các trang tính mới bằng cách nhấn phím + ở thanh công cụ phía dưới.
Để có thể phân biệt các trang tính, bạn có thể click chuột phải, nhấn xuống biểu tượng đặt tên và đặt lại tên cho bảng tính hay đánh dấu chúng bằng các màu sắc, biểu tượng khác nhau,… có rất nhiều tùy chọn để bạn có thể thay đổi, rất dễ dàng phải không?
Còn rất nhiều các chức năng khác, bạn có thể khám phá trên phần mềm excel, hãy mở ra và cho mình những trải nghiệm chân thật nhất nhé!
3. Làm sao để có thể sử dụng tốt workbook cũng như excel
Excel có vai trò vô cùng to lớn và góp phần rất nhiều cho việc giải quyết các vấn đề, giúp các công việc có khối lượng lớn nhỏ khác nhau trở nên dễ dàng hơn, đặc biệt là khả năng lưu trữ thông tin, tính toán chính xác số liệu với hàng nghìn con số khác nhau.
Đối với mỗi kiến thức hay kỹ năng mới, để có thể sử dụng tốt, trước hết, bạn cần nghiên cứu kỹ để hiểu rõ và nắm bắt sơ lược, vì vậy yếu tố chủ động và kiên trì trong việc tìm tòi, học hỏi, khám phá là vô cùng quan trọng.
Khi đã nắm được lý thuyết, bạn cần thường xuyên thao tác và thực hành để có thể hiểu rõ hơn lý thuyết mình đã nghiên cứu. Thường xuyên bổ sung các kiến thức chuyên môn thực hiện thành thạo các chức năng, công cụ.
Đối với việc học excel, nếu muốn tự nghiên cứu, tự học hỏi, bạn phải thật sự quyết tâm và cố gắng; chủ động tìm học các công thức, video trên mạng về các chức năng và cách sử dụng, để sử dụng tối đa hiệu quả cho công việc.
Ngoài ra, bạn có thể đăng ký các khóa học tại trung tâm, nơi bạn sẽ được học lý thuyết và thực hành trực tiếp sau mỗi buổi học; tuy nhiên, để có thể trở thành bậc thầy excel, thì không có lớp nào đào tạo được bạn ngoài chính sự cố gắng, chăm chỉ của bản thân bạn.
Trên đây là bài chia sẻ của vieclam88.vn về workbook là gì? Hy vọng rằng, với bài viết này, bạn sẽ có cho mình những tài liệu tham khảo hữu ích. Cảm ơn bạn đã quan tâm và theo dõi bài viết của tôi, chúc bạn luôn vui vẻ, thành công trong cuộc sống.
Tham gia bình luận ngay!