Webinars là gì? Sinh viên tổ chức webinars có khó không?

1. Webinars là gì?

1.1. Khái niệm của webinars

Theo Google - một trong những ông lớn của nền tảng số hóa thông tin và giao tiếp trực tuyến, webinars được coi là cuộc hội thảo trên những nền tảng trực tiếp với sự hỗ trợ của internet. Nhưng thực tế các webinars còn làm được nhiều hơn thế. Chúng ta hoàn toàn có thể tận dụng webinars để triển khai các loại hình kinh doanh, gây quỹ, phi lợi nhuận hoặc thậm chí là đào tạo nhận sự tùy vào mục đích sử dụng của cá nhân hay tổ chức.

1.2. Các loại webinars

Có 2 loại webinars mà chúng ta thường thấy đó chính là webinars trực tiếp và webinars được thu phát lại. Vậy khác biệt giữa 2 loại webinars là gì? 

Đối với webinars trực tiếp chúng ta cần một kịch bản hết sức chỉn chu trong đó bao gồm cả những phần dự trù rủi ro đã được tính toán trước một cách cẩn thận. Đồng thời cũng cần một cơ sở hạ tầng mạng đủ mạnh để đáp ứng các nhu cầu cơ bản của một webinars. Việc có danh sách các phần phụ để giao tiếp với các đối tượng tham gia nhằm tăng traffic là vô cùng cần thiết. Đối với doanh nghiệp việc tham gia webinars của họ sẽ mang lại cho chúng ta giá trị về kiến thức, kinh nghiệm hoặc thậm chí là cơ hội việc làm. Còn đối với các cấp độ thấp hơn như sinh viên thì nên chuẩn bị những phần thưởng phụ nhằm giữ chân, lôi kéo người tham gia.

Về phía các webinars được thu phát lại sẽ có thể lược bớt một vài rủi ro có thể sẽ xảy ra cũng như không cần quan tâm đến traffic trong suốt quá trình (với webinars quay thu phát). Tuy nhiên khi sử dụng phương pháp này cần một lượng seeding ổn định để bài viết có thể hiện lên trang cá nhân của nhiều đối tượng hơn. Tất nhiên hiệu quả tức thời của phương pháp này là không cao cũng như không thể tạo ấn tượng cho người tham gia ngay lập tức nhưng nó khá an toàn và hoàn toàn có thể tái sử dụng cho những lần sau nếu như muốn. 

1.3. Webinars có cần livestream trên nền tảng khác không?

Câu trả lời là có, webinars chỉ giới hạn trên một nền tảng và thường là Zoom, Ms teams, Google meet. chính vì vậy mà số người có điều kiện tham gia sẽ bị giới hạn. Có thể họ đang bận, hoặc không có thời gian nhưng điểm chung là họ đều không có khả năng đăng nhập vào nền tảng đang tổ chức webinars ngay lúc này. Chính vì vậy việc phát sóng webinars trên các nền tảng khác sẽ tạo cơ hội tiếp cận đối với nhiều người hơn.

2. Yếu tố hoạt động của webinars là gì?

2.1. Slide

Nếu đã sử dụng phương tiện trực tuyến thì slide là yếu tố nền móng cơ bản nhất. Người xem có thể đánh giá về chất lượng hoặc thậm chí chọn ở lại tiếp tục tham gia hay không phụ thuộc 25% vào slide. Dù phục vụ cho mục đích nào đi chăng nữa thì slide của webinars nên chọn những tông màu trang nhã, trung tính. Đồng thời phần họa tiết cũng nên đơn giản, tránh để những chi tiết ảnh hưởng vào nội dung chính của webinars đã được trình bày trên slide.

Đặc biệt nếu như có phần trình bày của các khách mời thì ban tổ chức nên chủ động gửi cho khách mời phần background trùng với chủ đề của buổi webinars. Việc làm này vừa sẽ giúp khách mời có cái nhìn chuyên nghiệp hơn với ban tổ chức đồng thời cũng tăng tính thẩm mỹ của buổi hội thảo nói chung.

2.2. Chia sẻ

Một webinars thông thường sẽ luôn có các hoạt động xung quanh chủ đề nhằm mục đích bóc tách nội dung, mang lại thông tin cho người tham gia theo cách dễ hiểu nhất. Tất cả những hoạt động này được gọi chung là chia sẻ, truyền đạt nội dung webinars. Có 2 hình thức chia sẻ thông tin thường thấy đó chính là dựa trên thông tin của diễn giả khách mời và tranh luận của người tham gia. Doanh nghiệp sẽ thường ưu tiên sử dụng diễn giả hơn vì rủi ro trong lịch trình chung sẽ thấp hơn. Còn đối với các cấp thấp hơn sẽ cố gắng cân bằng cả hai.

2.3. Giao tiếp

Đây được coi là yếu tối quan trọng nhất làm nên sự thành công của 1 webinars. Các webinars có khâu chuẩn bị, truyền thông, tổ chức bài bản sẽ thu hút được một lượng lớn người tham gia, nhưng làm sao để lấy được giá trị từ những người tham gia đó thì chúng ta cần có sự giao tiếp với họ, để họ có thể nhớ được một phần nội dung hoặc chỉ cần thương hiệu của doanh nghiệp là đã đạt được một mức thành công rồi.

2.4. Mục đích khi tổ chức webinars là gì?

Như đã nói ở phía trên, tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp, tổ chức mà đích đến của các webinars là khác nhau. Lấy ví dụ cụ thể như một công ty muốn thông qua webinars để tuyển dụng nhân sự họ sẽ cần đưa ra những thông tin hấp dẫn để thu hút ứng viên. Hoặc tận dụng vòng bạn bè của người tham gia để nâng cao tầm phủ sóng của thương hiệu. Còn đối với  một CLB, họ tổ chức webinars chủ yếu với mục đích tăng sự va chạm với các thành viên, xây dựng thương hiệu của CLB lâu dài. 

Vậy những điều CLB cần quan tâm khi tổ chức webinars là gì?, hãy cùng vieclam88.vn tìm hiểu nhé.

3. Sinh viên có thể tổ chức webinars không? 

Câu trả lời tất nhiên là có, sinh viên hoàn toàn có thể tổ chức một webinars hoàn chỉnh phù hợp với quy mô của CLB. Nhưng tuy nhiên cần chú ý những vấn đề sau đây:

3.1. Nhân sự

Có thể nói nhân sự chính là khâu quan trọng nhất và cần làm trước. Đối với những CLB đã được phân chia cơ cấu từ đầu thì quá trình này sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Bởi vì hầu hết mọi người đã nắm rõ về vai trò cũng như chuyên môn của mình. Do đó điều cần quan tâm phần lớn ở đây là chia đầu việc sao cho hợp lý, chọn những người chịu trách nhiệm cho từng mảng của sự kiện.

Vì là webinars nên phần lớn công việc sẽ do bên truyền thông đảm nhận, lúc này những bộ phận còn lại hãy cố gắng hỗ trợ sao cho bên truyền thông không bị quá tải. Việc này vừa giúp cho công việc thuận lợi mà đồng thời cũng khiến cho mối quan hệ giữa các nhóm trong CLB được cải thiện.

Bên phía tổ chức và kỹ thuật, cần phải chú ý tất cả từng tiết vì là kịch bản diễn ra trực tuyến và trực tiếp nên sẽ có rất nhiều những điều không thể lường trước được. 

3.2. Công tác hậu webinars

Để có thể khiến cho người tham gia thực sự được cảm thấy tôn trọng thì không phải chỉ đơn thuần cần một bài đăng cảm ơn và tri ân là hoàn thành. Mà phía CLB tổ chức nên có những phần quà mang giá trị tinh thần như những dạng tài liệu, nội dung giàu chất xám. Đồng thời cũng phải nắm bắt được thông tin của người tham gia để có thể thông báo cho họ về những sự kiện tiếp tới trong tương lai.

Chắc hẳn sau bài viết này của vieclam88.vn thì các bạn cũng đã nắm rõ được về webinars là gì, hiểu rõ hơn về bản chất của webinars cũng như những yếu tố cần thiết để một webinars có thể hoạt động. Đối với các bạn sinh viên thì vieclam88.vn mong rằng các bạn có thể dựa vào những chia sẻ của bọn mình để tổ chức các webinars mang lại giá trị và thành công.