Văn phòng điện tử là gì? Lợi ích khi triển khai văn phòng điện tử

1. Giải đáp Văn phòng điện tử là gì?

Văn phòng điện tử trong tiếng Anh được gọi là E – Office, được biết chính là một trong những hình thức mà doanh nghiệp áp dụng để quản lý từ xa.

Trong thời đại này khi mà con người hướng lên sự tiện lợi hơn rất nhiều thì tất cả mọi thứ đều cần được tối giản.

Văn phòng điện tử là một trong những phần mềm đã được nghiên cứu và tạo ra rất kỹ để có thể tích hợp những ứng dụng có liên quan, phù hợp với nhu cầu trong công tác quản lý của doanh nghiệp.

Chúng ta cũng có thể hiểu chi tiết về “Văn phòng điện tử” chính là một trong những phần mềm được lập thành hệ thống để hỗ trợ tối đa cho những nghiệp vụ, thao tác thực hiện trong văn phòng có thể được tiến hành và xử lý một cách thuận lợi.

Hệ thống này được áp dụng dựa trên nền tảng của máy tính cùng với sự hỗ trợ tích cực của mạng internet. Theo đó, người dùng sẽ không cần phải thực hiện các hồ sơ lưu trữ bằng văn bản giấy tờ nữa mà tất cả sẽ được hệ thống hóa trên phần mềm văn phòng điện tử.

Thông qua những phân tích trên về văn phòng điện tử thì chúng ta có thể định nghĩa được văn phòng điện tử chính là một trong những phần mềm được sử dụng để tích hợp một cách đầy đủ, trong đó có nhiều ứng dụng được tạo ra để phục vụ tốt cho những nhu cầu về mặt quản lý cũng như là xử lý các loại hồ sơ, quản lý các loại văn bản, công văn, tài liệu hay làm các bản báo cáo trong công việc để từ đó có thể thay thế toàn bộ hình thức quản lý văn phòng theo cách truyền thống.

Với mô hình quản lý của văn phòng hiện đại thì được áp dụng vào trong các doanh nghiệp một cách từ từ để lược bỏ đi những thủ tục, hồ sơ và giấy tờ theo cách thức quản lý truyền thống. Nhờ vào mô hình quản lý của văn phòng điện tử mà các doanh nghiệp có thể đạt được hiệu quả làm việc nhiều hơn và đạt được rất nhiều lợi ích.

Xem thêm: Tổng hợp các loại mô hình tổ chức công ty thông dụng hiện nay

2. Những lợi ích của văn phòng điện tử

Các doanh nghiệp áp dụng văn phòng điện tử vào trong hoạt động tổ chức có lợi ích gì hay không? Tại sao mô hình văn phòng điện tử lại được áp dụng phổ biến hiện nay?

Lý giải cho những thắc mắc này thì vieclam88.vn sẽ giải đáp cho các bạn thông qua những thông tin bên dưới đây về những lợi ích mà văn phòng điện tử mang lại cho người dùng.

2.1. Tạo ra tính chuyên nghiệp, hiện đại cho môi trường làm việc

Các doanh nghiệp áp dụng hình thức quản lý hồ sơ bằng giấy tờ được cất trong các tủ tài liệu đã dần được thay thế bởi hình thức quản lý trên hệ thống phần mềm thông qua internet. Tất cả đều được lưu trữ trong môi trường mang tính số hóa hiện đại.

Những tương tác, tìm kiếm, quản lý giấy tờ, hồ sơ của doanh nghiệp đều được thực hiện và thao tác trên các phương tiện điện tử. Khi đó, người dùng sẽ truy cập vào một hệ thống gọn nhẹ bởi chiếc máy tính để tìm kiếm tất cả những gì cần thiết, từ các thông tin dữ liệu đến các văn bản hành chính cụ thể của doanh nghiệp ban hành.

Đặc biệt là thông qua văn phòng điện tử thì các phòng ban trong doanh nghiệp có thể tiến hành trao đổi và lấy ý kiến của từng người, có thể thực hiện các cuộc họp online để chia sẻ các ý kiến của từng cá nhân một cách vô cùng nhanh chóng.

Như thế, văn phòng điện tử mang đến cho văn phòng làm việc thực tế sự hoạt động hiện đại, nâng cao tính làm việc chuyên nghiệp để tạo ra được hiệu quả công việc, tối giản được những bước làm truyền thống mang tính rườm rà.

2.2. Hệ thống quản lý mang tính chất tập trung

Văn phòng điện tử được áp dụng, những cá nhân trong một tổ chức sẽ có thể dễ dàng để được phân cấp, các nhiệm vụ sẽ được tiến hành phân công rõ ràng. Tùy vào chính sách và hệ thống bộ máy nhân sự của mỗi doanh nghiệp mà sẽ áp dụng mô hình văn phòng điện tử theo cách riêng.

Người lãnh đạo cũng sẽ có thể dễ dàng quản lý hệ thống nhân viên, dễ dàng tìm kiếm những vấn đề có liên quan trong doanh nghiệp ở từng bộ phận. Bên cạnh đó, những phần công việc của các thành viên, các bộ phận đều được hệ thống hóa để ai cũng có thể theo dõi được tiến độ và năng suất làm việc của mình.

Từ đó mà nâng cao được công tác quản lý, đôn đốc, phân kế hoạch hàng ngày cho từng bộ phận, từng cá thể nhân viên.

Xem thêm: Erd​ là gì? Tìm hiểu về mô hình Erd và cách vẽ sơ đồ Erd chuẩn

2.3. Văn phòng điện tử giúp tiết kiệm nhiều chi phí và thời gian

Để duy trì hoạt động của một doanh nghiệp thì có vô số các loại chi phí khác nhau, trong đó chi phí dành cho những văn phòng phẩm phục vụ cho công việc một cách trực tiếp, truyền thống chiếm rất nhiều. Nếu như doanh nghiệp áp dụng hình thức văn phòng điện tử vào quá trình làm việc và quản lý doanh nghiệp thì sẽ tiết kiệm được rất nhiều về mặt chi phí và về mặt thời gian.

Đầu tiên phải kể tới chi phí cho việc đi lại của nhân viên trong doanh nghiệp, chi phí sử dụng các thiết bị điện tử phục vụ cho quá trình làm việc (máy in, bàn tủ, chi phí điện, giấy in,....).

Khi áp dụng mô hình văn phòng điện tử trong quản lý doanh nghiệp thì các doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được thời gian để có thể luân chuyển các loại giấy tờ, hồ sơ, sổ sách... đến các phòng ban, đồng thời tiết kiệm được khoản lớn chi phí văn phòng phẩm hàng năm.

2.4. Văn phòng điện tử giúp các cá nhân xử lý nhanh công việc

Nếu như thông thường các doanh nghiệp phải mất quá nhiều thời gian và tốn nhân lực cho việc quản lý công của từng nhân viên, quản lý hệ thống giữ liệu, thống kê số buổi đi muộn hay là về muộn của từng người, số ngày nghỉ trong tháng rồi đến tính toán tiền lương thưởng của mỗi nhân viên... những công đoạn này mất rất nhiều thời gian và tốn nhân lực.

Chưa kể là khi tính toán xong các file thì phải mang đi cho các bộ phận xem xét, trải quan chỉnh sửa, khiếu nại,... thì mới trình lên người có thẩm quyền cao nhất, đây là một quy trình rườm rà, phức tạp, mất nhiều thời gian.

Khi áp dụng văn phòng điện tử vào giải quyết tất cả những công đoạn này thì doanh nghiệp sẽ lược đi được rất nhiều công đoạn, tối giản được những quy trình rườm rà, văn phòng điện tử sẽ cung cấp cho doanh nghiệp cơ chế hiệu quả chính xác trong việc tính toán lương thưởng tự động gồm cả các khoản tiền hoa hồng, tiền lương cơ bản, tiền lương trách nhiệm, tiền thưởng... và các yếu tố có liên quan như là đi muộn, phạt, ngày nghỉ…

Như thế, trên đây là thông tin giải đáp văn phòng điện tử là gì giúp cho các bạn hiểu rõ hơn về những ưu điểm của mô hình này để có thể áp dụng tốt trong quá trình hoạt động doanh nghiệp.