Tại sao cần có một người trưởng nhóm? Vai trò của người trưởng nhóm?

1. Tại sao chúng ta cần một người trưởng nhóm?

Trong quá trình làm việc, có những công việc hoặc dự án được đánh giá là quá sức đối với một cá nhân. Vì vậy, để hoàn thành dự án hay công việc đó cần đến sự phối hợp của một nhóm. Nhóm làm việc là tập hợp của nhiều cá nhân với năng lực, tính cách và thái độ làm việc khác nhau. Trưởng nhóm là người có thể kết hợp năng lực, chuyên môn và dung hòa tính cách của từng thành viên để công việc chung của cả nhóm được hoàn thành đúng tiến độ với kết quả tốt nhất.

Trách nhiệm của trưởng nhóm và người quản lý là không giống nhau. Không giống như những người quản lý, trưởng nhóm không có quyền thay đổi kế hoạch công việc hay chỉ đạo công việc. Người trưởng nhóm thường là người tạo động lực và truyền cảm hứng. Họ đóng vai trò là cầu nối giữa nhân viên và cấp quản lý.

2. Bàn luận về vai trò của người trưởng nhóm

2.1. Bạn đã biết vai trò của người trưởng nhóm là gì chưa?

Trưởng nhóm luôn là người chịu trách nhiệm giám sát tất cả mọi hoạt động chung của nhóm thông qua những hướng dẫn hoặc mệnh lệnh. Trưởng nhóm có thể đảm nhiệm nhiều vai trò khác nhau, tùy thuộc vào quy mô, cấu trúc và mục đích của nhóm. Vai trò của người trưởng nhóm đôi khi có thể rất khó khăn và phức tạp, nhưng nếu hoàn thành tốt, bạn có thể sẽ ngạc nhiên về những gì mình và đội nhóm của mình làm được.

2.1.1. Quản lý và giám sát

Người trưởng nhóm chịu trách nhiệm giám sát tất cả các thành viên trong nhóm của mình. Người trưởng nhóm cần theo dõi công việc của mỗi thành viên, thái độ làm việc, thái độ hợp tác với các thành viên khác trong nhóm và ý thức khi làm việc nhóm.

2.1.2. Đưa ra chỉ dẫn và hướng dẫn công việc

Trưởng nhóm có vai trò đầu tàu trong một đội nhóm, là người trực tiếp nhận chỉ thị của cấp trên và phổ biến lại cho các thành viên trong nhóm. Đồng thời, người trưởng nhóm cũng đưa ra phương hướng tiếp cận các nhiệm vụ và xây dựng kế hoạch để hoàn thành các nhiệm vụ ấy. Đôi khi trưởng nhóm có thể tham khảo ý kiến đóng góp của các thành viên, tuy nhiên hướng đi chủ đạo vẫn phải do người trưởng nhóm quyết định.

2.1.3. Cập nhật thông tin và giải đáp thắc mắc

Trưởng nhóm cũng là người theo dõi và cập nhật những thông tin mới nhất về công việc cho tất cả các thành viên trong đội nhóm của mình. Người trưởng nhóm cũng phải luôn luôn sẵn sàng giải đáp thắc mắc của các thành viên trong nhóm về công việc, chế độ, các hoạt động chung…

2.1.4. Tổ chức và phân chia công việc

Người trưởng nhóm phải là người hiểu rõ về năng lực chuyên môn và khả năng hoàn thành công việc của các thành viên, từ đó sắp xếp và phân chia công việc phù hợp với khả năng của mỗi người. Một người trưởng nhóm tài giỏi có thể giúp các thành viên phát huy hết năng lực của bản thân khi làm việc để đem lại kết quả tốt nhất.

2.1.5. Cổ vũ, khuyến khích và đốc thúc các thành viên

Người trưởng nhóm thường xuyên phải quan tâm đến tiến độ làm việc chung và tiến độ làm việc riêng của từng thành viên. Họ cũng là những người cổ vũ, khuyến khích hoặc đốc thúc mỗi thành viên hoàn thành công việc được giao đúng thời hạn với kết quả tốt nhất.

Nhìn chung, vai trò của người trưởng nhóm có liên quan đến toàn bộ các thành viên và công việc của cả nhóm. Người trưởng nhóm có thực hiện tốt vai trò của mình hay không đều ảnh hưởng đến kết quả làm việc chung của cả nhóm.

Mỗi vai trò của người trưởng nhóm có thể chồng chéo lên những người khác trong nhóm. Tuy nhiên, quyết định sau cùng sẽ luôn là quyết định của người trưởng nhóm dựa trên cơ sở tham khảo ý kiến của tất cả các thành viên. Trưởng nhóm cũng là người “đứng mũi chịu sào” cho mọi quyết định và kết quả công việc chung của cả nhóm.

2.2. Người trưởng nhóm cần có những kỹ năng gì?

Như vậy là bạn đã hiểu được những vai trò của người trưởng nhóm. Để hoàn thành tốt vai trò của mình, người trưởng nhóm cần có những phẩm chất, kỹ năng nào? Cùng tìm hiểu những đặc điểm, phẩm chất, năng lực cụ thể làm nên thành công của một người trưởng nhóm nhé!

2.2.1. Kỹ năng giao tiếp

Người trưởng nhóm cần có kỹ năng giao tiếp bằng ngôn ngữ và phi ngôn ngữ hiệu quả. Giao tiếp là một trong những yếu tố tối quan trọng khi làm việc nhóm. Là một người trưởng nhóm, bạn sẽ phải thường xuyên giao tiếp với các thành viên trong nhóm và với cấp trên.

Để làm tốt vai trò của mình, bạn phải học được cách giao tiếp rõ ràng và hiệu quả. Điều quan trọng nhất là bạn phải đi đúng hướng và đạt được mục đích giao tiếp.

2.2.2. Kỹ năng tổ chức

Một nhóm bao gồm nhiều thành viên làm việc cùng nhau, nếu không được quản lý và tổ chức thì chắc chắn không thể làm việc hiệu quả. Trưởng nhóm chính là người đảm nhiệm trọng trách này. Người trưởng nhóm có trách nhiệm gắn kết các thành viên, giúp cho họ phát huy tối đa năng lực của bản thân và phối hợp với các thành viên khác.

Kỹ năng tổ chức sẽ giúp người trưởng nhóm theo dõi và đảm bảo công việc chung của nhóm được hoàn thành đúng tiến độ trên cơ sở mỗi thành viên đều hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Đồng thời, một người trưởng nhóm có kỹ năng tổ chức tốt sẽ luôn biết cách tạo động lực cho mỗi thành viên.

2.2.3. Khả năng truyền cảm hứng

Cách làm việc của người trưởng nhóm có thể truyền cảm hứng làm việc cho tất cả các thành viên trong nhóm. Bạn không thể lười biếng và về ngủ sớm trong khi nhóm trưởng của mình vẫn còn đang tăng ca. Bạn ũng sẽ không muốn bỏ cuộc trong khi nhóm trưởng của mình vẫn đang nỗ lực tìm kiếm giải pháp.

Chính vì vậy, mỗi thành viên trong nhóm đều sẽ nhìn vào người trưởng nhóm mà cố gắng, nỗ lực hơn. Đây chính là tín hiệu của một đội nhóm làm việc hiệu quả. người trưởng nhóm phải là người làm gương và là người truyền cảm hứng cho mỗi thành viên trong nhóm.

Trên đây là những chia sẻ về vai trò của người trưởng nhóm và những phẩm chất, kỹ năng cần thiết để một cá nhân có thể hoàn thành tốt những vai trò đó. Ngoài ra, người trưởng nhóm còn chịu trách nhiệm chăm sóc sức khỏe và tinh thần cho các thành viên trong nhóm. Điều này được thể hiện thông qua môi trường làm việc, bầu không khí giữa các thành viên trong nhóm và sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân.