Tìm hiểu trích lục khai sinh là gì? Những điều bạn ít biết

1. Trích lục giấy khai sinh là gì?

Trước tiên chúng ta hiểu đó là một văn bản được cấp bởi cơ quan có thẩm quyền, đồng thời đó cũng là một thủ tục hành chính sẽ được thực hiện ngay sau khi công dân hoàn tất thủ tục đăng ký khai sinh. Lý do đơn giản của việc được cấp trích lục khai sinh kèm theo khai sinh là để sao in lại mọi thông tin như bản gốc của giấy khai sinh để phòng các trường hợp giấy khai sinh bị mất, bị rách.

Hiểu một cách đơn giản thì trích lục khai sinh là lấy lại toàn bộ thông tin một cách chính xác từ giấy khai sinh bản gốc đã được cấp bởi cơ quan Nhà nước. Bản trích lục không phải do cơ quan nhà nước tạo ra mà chính công dân sẽ là người soạn ra nó với bản chất là một thủ tục, một căn cứ để yêu cầu các cơ quan nhà nước thẩm quyền cấp lại cho người công dân đó những thông tin có trong giấy khai sinh đã được đăng ký trước đó tại bản gốc. Với một hồ sơ trích lục đầy đủ và hợp lệ thì công dân yêu cầu trích lục sẽ được cấp lại giấy tờ hộ tịch và được lưu lại hồ sơ gốc.

Như vậy, với thủ tục trích lục giấy khai sinh sẽ mang đến lợi ích lớn cho công dân trong những trường hợp bị thất lạc, mất giấy khai sinh hoặc giấy khai sinh bị hỏng, rách. Thủ tục này được tiến hành qua hai khâu: ghi sổ hộ tịch và giữ hồ sơ gốc. Khi tiến hành trích lục, cơ quan Nhà nước sẽ tra soát các thông tin và đối chứng với thông tin được ghi trong sổ hộ tịch và hồ sơ gốc để xem xét tính chính xác. Tiếp đến quá trình xác nhận thông sẽ diễn ra và được trình bày rõ ràng bằng văn bản, có dấu đỏ xác nhận kèm chữ ký của Chủ tịch Ủy ban Nhân dân tại địa phương công dân có đăng ký trích lục.

Xem thêm: Mẫu đơn đề nghị giúp đỡ nên viết như thế nào để thuyết phục?

2. Trích lục khai sinh và giá trị pháp lý của văn bản này

Trích lục khai sinh bản sao mang giá trị pháp lý, được dùng như bản chính. Điều này đã được công nhận và quy định rõ ràng tại Điều 3 (Khoản 1) của Nghị định ban hành số 23 vào năm 2015: "Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác".

Dựa vào quy định, một bản sao trích lục có tính pháp lý và có giá trị sử dụng khi nó được cấp từ giấy khai sinh gốc được lưu trữ lại bởi cơ quan nhà nước, được công nhận. Khi đi xin trích lục khai sinh tại các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì bạn có thể xin một lần nhiều bản phục vụ cho các mục đích sử dụng khác nhau trong quá trình xử lý các khâu hành chính, không cần phải xin cấp lại giấy khai sinh.

Vậy để trích lục khai sinh thuận lợi, bạn cần chuẩn bị những gì và tiến hành theo quy trình ra sao?

3. Chi tiết cách trích lục giấy khai sinh theo đúng quy định của Nhà nước

3.1. Chuẩn bị hồ sơ trích lục khai sinh

Bộ hồ sơ cần chuẩn bị cho mục đích xin trích lục khai sinh không hề phức tạp, cầu kỳ. Bạn chỉ cần chuẩn bị những giấy tờ cơ bản sau đây:

Nếu yêu cầu xin trích lục là cá nhân thì cần chuẩn bị Tờ khai theo mẫu quy định về việc cấp bản sao trích lục hộ tịch. Nếu yêu cầu đến từ các tổ chức, cơ quan thì cần chuẩn bị Văn bản yêu cầu cấp cho bản sao trích lục hộ tịch. Do đó, tùy vào trường hợp cụ thể là gì để xin cấp trích lục với sự chuẩn bị giấy tờ đầu tiên đúng quy định bạn nhé.

Tờ mẫu xin trích lục khai sinh bạn có thể tham khảo ở bên dưới để có thể chuẩn bị sẵn các nội dung thông tin hoặc có thể sử dụng ngay:

Mau-To-khai-xin-trich-luc-khai-sinh_Phavila.doc

Thứ hai, bạn chuẩn bị căn cước công dân, đúng căn cước công dân của chủ thể, đối tượng đang cần trích lục khai sinh. Căn cước này không phải là thẻ gốc mà sẽ là bản sao có công chứng.

Thứ ba, chuẩn bị sổ hộ khẩu. Tương tự, sổ không phải sổ gốc mà là bản sao có công chứng.

Thứ tư, hãy lưu ý đến trường hợp đặc biệt  khi bạn nhờ một người khác xin trích lục thay thì cần thêm vào hồ sơ này văn bản ủy quyền và thực hiện theo quy định như sau:

- Nếu là người thân thích ruột thịt đại diện đi xin trích lục thì giấy ủy quyền sẽ không cần có dấu công chứng nhưng buộc phải mang theo giấy tờ chứng minh mối quan hệ thân thích ruột thịt với người yêu cầu ủy quyền, chẳng hạn như giấy khai sinh nếu là cha mẹ ruột thay mặt, sổ hộ khẩu nếu là ông bà, cha mẹ ruột, giấy đăng ký kết hôn nếu là vợ/chồng.

- Nếu người đại diện ở mối quan hệ khác thì cần phải mang theo giấy ủy quyền có dấu công chứng đúng quy định.

3.2. Xin trích lục khai sinh ở đâu đúng quy định?

Dựa theo những quy định được ban hành bởi Luật Hộ tịch hiện hành, công dân có thể xin trích lục tại những cơ quan có thẩm quyền theo danh sách dưới đây:

- Ủy ban Nhân dân cấp xã phường tại khu vực bạn đăng ký làm khai sinh.

- Ủy ban Nhân dân quận huyện tại nơi bạn đăng ký khai sinh.

- Cơ quan Lãnh sự tại nơi bạn đăng ký khai sinh.

- Những trường hợp khác trích lục ở Sở Tư pháp.

Trên địa bàn cả nước hiện nay đã có một số khu vực tỉnh thành triển khai việc cho phép người công dân được trích lục bản sao khai sinh bằng hình thức online mà không cần đến nơi đăng ký trước đây nữa. Tuy nhiên, việc xin trích lục online vẫn chưa được phổ biến rộng rãi, đa số mọi người vẫn xin trích lục tại các cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền. Chính vì vậy, vẫn rất cần thiết để nắm bắt quy trình xin trích lục khai sinh tại cơ quan Nhà nước.

Khi có nhu cầu xin trích lục, bạn hãy thực hiện đúng các quy trình dưới đây.

Xem thêm: Hướng dẫn cách viết mẫu đơn xin trợ cấp ốm đau hợp lệ nhất

4. Quy trình xin trích lục giấy khai sinh

Để đảm bảo việc xin trích lục khai sinh tuân thủ luật pháp thì mọi công dân khi cần xin trích lục sẽ phải thực hiện đầy đủ, đúng trình tự ba bước vieclam88 hướng dẫn sau đây:

Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ xin trích lục, nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền tại nơi đăng ký khai sinh.

Bước 2: Gửi hồ sơ đến cơ quan phụ trách, tại đây hồ sơ cần được cán bộ phụ trách kiểm tra, đối chiếu kỹ lưỡng các thông tin, giấy tờ đảm bảo hợp lệ về mặt hình thức. Các trường hợp sau đây sẽ xảy ra tại bước thứ 2 này:

+ Nếu như hồ sơ xin trích lục đã hợp lý thì công dân sẽ nhận được phiếu hẹn trả kết quả có ghi rõ yếu tố thời gian.

+ Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, người cán bộ sẽ yêu cầu công dân bổ sung lại theo hướng dẫn.

+ Hồ sơ có thể bị từ chối tiếp nhận nếu như đã có hướng dẫn cụ thể bổ sung nhưng công dân vẫn chưa thực hiện đúng. Việc từ chối này cũng cần được cán bộ trình bày và gửi bằng văn bản với đầy đủ nội dung thông tin bao gồm lý do vì sao lại từ chối tiếp nhận hồ sơ, họ và tên đầy đủ của người xử lý.

Bước 3: Với hồ sơ hợp lệ sẽ được phép tiếp tục xử lý ở bước 3. Người công chức phụ trách xử lý sẽ dựa trên căn cứ là dữ liệu hộ tịch để ghi lại nội dung của bản sao trích lục, đồng thời báo cáo lên Thủ trưởng của cơ quan trực tiếp quản lý hộ tịch để xin chữ ký cho văn bản xin cấp trích lục khai sinh.

Như vậy, với bài viết này, bạn đã có được những kiến thức cơ bản cần thiết để hiểu trích lục khai sinh là gì và cần chuẩn bị những gì, quy trình thực hiện xin trích lục tiến hành ra sao. Bài viết chắc chắn rất có ích cho những ai đang có nhu cầu xin trích lục khai sinh nhưng lại chưa biết phải làm thế nào.