Trao quyền là gì? Những điều bạn nên biết về trao quyền

1. Tại sao lại là trao quyền?

1.1. Khái niệm trao quyền

Trong cuộc sống, chúng ta có rất nhiều việc mình cần phải làm. Nhưng thời gian và sức lực không phải lúc nào cũng cho phép chúng ta thực hiện điều đó. Những lúc như thế này, chúng ta cần thực hiện trao quyền cho người khác. Vậy, chính xác trao quyền cho người khác là gì?

Trao quyền là một hành động cho phép người khác có quyền được làm và ra quyết định trong một phạm vi nào đó. Nói một cách đơn giản, trao quyền chính là giao phó cho người khác làm thay mình nhưng chỉ trong một số việc cụ thể nào đó.

Khi chúng ta trao quyền, chúng ta cần chú ý trao quyền hạn và trách nhiệm trong một kế hoạch được lập từ trước đó và cần chú ý thực hiện một cách thận trọng trong một giới hạn của người trao quyền và người được trao quyền.

Trách nhiệm chỉ ở trong một phạm vi công việc và nhiệm vụ được trao quyền. Còn quyền hạn chính là quyền lực để đưa ra quyết định trong phạm vi quản trị để đạt được những kết quả cần mong đợi và giao việc cho cấp dưới có quyền hạn thực hiện nhiệm vụ.

1.2. Ưa điểm và nhược điểm của trao quyền

1.2.1. Ưu điểm

Việc trao quyền cho nhân viên sẽ đem lại nhiều lợi ích trong công việc và trong các mối quan hệ. Chúng ta có thể kể một số ưu điểm sau:

Đầu tiên, việc trao quyền giúp giảm nhẹ khối lượng công việc của những nhà quản lý. Các giám đốc và nhà lãnh đạo thường có một khối lượng công việc khổng lồ cần phải xử lý và dễ xảy ra tình trạng quá tải. Việc trao quyền cho nhân viên sẽ giúp họ giảm bớt các gánh nặng, để từ đó tập trung vào các kế hoạch, tương lai lâu dài cho công ty.

Thứ hai, việc trao quyền chính là trao cơ hội cho nhân viên. Việc trao quyền cho nhân viên chính trao cơ hội  và thử thách để nhân viên thể hiện năng lực của bản thân mình. Chính những lúc này, nhân viên sẽ có cơ hội học hỏi những điều mới, kiến thức và kỹ năng trong công việc.

Chính những lúc trao quyền, nó sẽ giúp nhân viên có động lực và tự tin để thể hiện những tiềm năng của bản thân mình. Đây cũng chính là một bài kiểm tra năng lực mà quản lý có thể áp dụng cho mỗi nhân viên.

1.2.2. Nhược điểm

Ngoài những ưu điểm ở trên, việc trao quyền cũng là một nước đi mạo hiểm mà các nhà quản lý cần phải cân nhắc. Sau đây là những mặt hạn chế của trao quyền:

Thứ nhất, nhân viên dễ bị áp lực. Ta có thể thấy rằng việc trao quyền cho nhân viên những quyết định mà trước đây thuộc phạm vi quản lý sẽ là một áp lực tâm lý mà nhân viên cần phải chịu đựng khi công việc đạt kết quả không mong muốn.

Cách thức trao quyền cho nhân viên là cực kỳ quan trọng. Công việc cần được giao phù hợp với năng lực và khả năng của từng nhân viên. Nếu chúng ta trao quyền sai người, nó sẽ trở thành trách nhiệm vô hình mà nhân viên phải chịu khi không hoàn thành được công việc.

Thứ hai, chính các nhà quản lý bị thiếu tự tin. Các nhà quản lý thường lo ngại khi trao quyền các nhân viên sẽ không hoàn tốt công việc dẫn tời việc họ thường xuyên tự làm hết mọi việc

Ngoài ra, khi nhân viên cấp dưới hoàn thành quá tốt công việc sẽ khiến một số nhà quản lý lo ngại các cấp lãnh đạo đánh giá nhân viên tốt hơn mình. Đây cũng là lý do khiến họ không muốn trao quyền cho nhân viên.

2. Kỹ năng trao quyền

Cũng giống như mọi kỹ năng mềm khác, trao quyền cũng là một kỹ năng chúng ta hoàn toàn có thể học được để công việc trở nên hiệu quả hơn.

2.1. Công khai trao quyền

Khi trao quyền công khai trước tập thể nhiều người sẽ khiến các cá nhân liên quan biết được nhiệm vụ và công việc của người được trao quyền. Để từ đó không xảy ra các mẫu thuẫn, tranh chấp, ghen tỵ trong một công ty, đồng thời cũng dễ dàng nhận ra các nhân viên, cá nhân không chịu hợp tác.

Ngoài ra, khi trao quyền một ai đó trước tập thể nhiều người sẽ giúp người đó thêm phần tự tin, sự tôn trọng, trách nhiệm đến từ cấp trên và cảm thấy giá trị đối với trong một tập thể. Để từ đó, các cá nhân sẽ làm việc hiệu quả, phát huy được khả năng của mình.

2.2. Trao quyền cần có căn cứ

Khi bạn trao quyền cho người khác cần có căn cứ và bằng chứng để trao quyền trở nên có giá trị và dễ dàng xem lại khi có chuyện không hay xảy ra. Cách tốt nhất để làm bằng chứng trao quyền chính là các văn bản. Thông thường, một văn bản trao quyền sẽ có các hình thức như thư tay, công văn, thư ủy quyền,…

Khi trao quyền bằng văn bản sẽ những ưu điểm vô cùng hữu ích. Đầu tiên, nó giúp xác định rõ ràng phạm vị, quyền hạn để cấp dưới biết chính xác công việc mình cần phải làm. Thứ hai, khi có người không chấp nhận sẽ lấy đó làm bằng chứng. Cuối cùng, nó giúp các nhà quản lý khi đã trao quyền những vẫn phải thực hiện những công việc đã giao.

2.3. Không được tùy tiện thu hồi trao quyền

Việc thay đổi liên tục quyết định trao quyền sẽ có những tác hại đối với người quản lý và công việc được giao. Đầu tiên, việc thay đổi trao quyền sẽ khiến nhà quản lý mất uy tín và trách nhiệm đối với các nhân viên cấp dưới. Thứ hai, việc thu lại trao quyền sẽ khiến các nhân viên mất tự tin, dễ gây nhiều xung đột, bất mãn với lãnh đạo. Thứ ba, việc thu hồi lại rồi tự mình thực hiện sẽ tiếp tục khiến công việc trì tuệ, kém hiệu quả.

Như vậy, khi trao quyền cho nhân viên, người quản lý cần chuẩn bị tâm lý khi nhân viên thực hiện không tốt công việc được giao. Để từ đó, khéo léo khiến cho nhân viên có cơ hội sửa sai, chịu trách nhiệm và sửa đổi những việc mình đã làm. Tuyệt đối không được thu lại quyền lực đã trao khi thấy nhân viên làm việc không tốt.

3. Làm thế nào để trao quyền trở nên hiệu quả

Mục đích chính của trao quyền cho nhân viên chính là công việc trở nên hiệu quả giúp doanh nghiệp trở nên phát triển. Để trao quyền trở nên hiệu quả, cần đạt mục tiêu sau:

3.1. Trao quyền là cùng nhau phát triển

Thật sai lầm khi nghĩ rằng trao quyền cho nhân viên là san sẻ bớt gánh nặng công việc của mình. Việc này dễ khiến nhân viên làm việc trở nên đối phó, không có trách nhiệm được giao.

Mục đích thật sự của trao quyền chính là cho nhân viên có cơ hội phát triển, phát huy được tài năng, khả năng sáng tạo, có những quyết định quan trọng để từ đó tạo động lực phát triển cho họ.

Khi trao quyền thực hiện đúng phạm vi và quyền hạn, nó sẽ giúp nhân viên và quản lý cùng nhau phát triển.

3.2. Thiết lập phạm vi

Để công việc thực hiện một cách hiệu quả, quản lý cần thiết lập một giới hạn và phạm vị mà nhân viên bắt buộc phải tuân theo.

Điều này sẽ giúp người được trao quyền biết rõ phạm vi, hoạt động mà mình cần phải thực hiện, không có sự thực hiện công viên trong mơ hồ. Từ đó, các công việc vẫn nằm trong tầm quyền soát của lãnh đạo.

3.3. Loại bỏ quản lý vĩ mô

Quản lý vi mô sẽ giúp kiểm soát sát sao từng hoạt động công việc của nhân viên. Nhưng đồng thời, nó cũng khiến kìm hãm sự phát triển của nhân viên khi nhân viên không được tự do sáng tạo, bị buộc phải gò bó trong cách thức làm việc mà quản lý đưa ra.

Việc trao quyền cho nhân viên sẽ khiến họ tự do hành động, tự do sáng tạo các công việc, tạo động lực để họ phát triển. Khi nhà lãnh đạo có sự cởi mở, nhân viên cũng làm việc một cách thoải mái hơn.

3.4. Cung cấp nguồn lực cần thiết

Để nhân viên không quá phụ thuộc vào lãnh đạo, khi trao quyền, bạn cần chú ý cung cấp đủ nguồn lực và tài nguyên để nhân viên dễ dàng thực thi công việc. Đầu tiên, bạn hãy có một quy trình hướng dẫn cho nhân viên những quy định, những công việc mình có thể làm.

Thứ hai, bạn hãy giúp nhân viên, chỉ dạy các các tài liệu tham khảo, những kinh nghiệm mà bạn đã trải qua và tự đúc rút. Bên cạnh đó, bạn cần xác định các nguồn lực và các công cụ cần thiết nhân viên có thể dễ dàng thực hiện.

Người lãnh đạo giỏi là người trao cho nhân viên những quyền hạn của bản thân mình, giúp họ phát huy hết khả năng của họ, góp phần phát triển cho công ty.

Đọc đến đây, chắc hẳn bạn đã hiểu trao quyền là gì và nó được sử dụng như thế nào trong một tổ chức doanh nghiệp. Chúng tôi mong rằng sẽ tiếp tục đóng góp cho bạn trong các bài viết tiếp theo.