1. Giới thiệu về tin học văn phòng
Tin học văn phòng được xem là mẩu nhánh của ngành công nghệ thông tin, gồm những phần mềm có khả năng xử lý các công việc thường ngày như: thao tác đánh văn bản, bảng tính, phần mềm trình chiếu. Những phần mềm liên quan đến tin học văn phòng thường dùng là những phần mềm Microsoft Office thường được cài sẵn ở trên máy tính như: Word, Excel, Powerpoint, Access, Outlook, Onedrive,..
Đúng như tên gọi của mình, các phần mềm của Microsoft Office thường sử dụng cho các mục đích làm việc trong văn phòng như là viết báo cáo, thống kê số liệu, làm thuyết trình, xây dựng dự án,... Microsoft Office hiện nay là bộ công cụ làm việc chủ yếu được sử dụng ở hầu hết các công ty văn phòng của Việt Nam và được sử dụng phổ biến và rộng rãi ở các công ty của các quốc gia trên toàn thế giới.
2. Tin học văn phòng gồm những gì?
2.1. Word
Với những người tiếp xúc với máy tính ở thời đại ngày nay, không ai là không biết đến phần mềm Microsoft Word. Đây là công cụ soạn thảo văn bản được sử dụng phổ biến hiện nay. Nó cho phép người dùng soạn thảo văn bản, cài đặt được hiệu ứng như phông chữ, màu sắc, kích thước. cùng với việc chèn hình ảnh đồ họa và rất nhiều hiệu ứng có thể chèn như âm thanh và Video khiến cho việc soạn thảo thêm phần thuận tiện hơn và phong phú hơn. Bên cạnh đó, Word còn có nhiều công cụ như kiểm tra chính tả, kiểm tra lỗi ngữ pháp, hỗ trợ căn lề, chỉnh sửa văn văn bản,...
Chi tiết những kỹ năng cơ bản bạn cần nắm vững trong Word là:
- Đánh văn bản, định dạng văn bản, đổi font, cỡ chữ, màu chữ
- Lập, chèn định dạng văn bản: Bullet, numbering, căn đoạn, line- spacing, tab. thêm dòng, thêm cột, hợp nhất cột, tách, thay đổi đường viền văn bản..
- Chèn, chỉnh sửa hình ảnh, tạo hình khối, sơ đồ: Shape, smartart, clip art,..
- Chèn ký tự: Symbol, thêm ghi chú, thiết lập in, header, đánh số trang,..
- Hỗ trợ thiết lập bảo mật file trong word
2.2. Excel
Excel là chương trình xử lí bảng tính, nhập số liệu, tính toán số liệu theo bảng kéo dài. Bảng tính của Excel bao gồm nhiều ô và cột, việc nhập dữ liệu và tính toán số liệu đều có công thức trong Excel. Ngoài ra, Excel cũng có những tính năng ưu việt trong việc sử dụng tạo ra những danh sách thống kê, những bản tính, xử lý số liệu. Đặc biệt đây là phần mềm tính toán được các hàm, và việc thống kê bằng biểu đồ.
Những kỹ năng cơ bản của bộ công cụ trên Excel là:
- Tạo ra bảng tính, Định dạng bản tính, Định dạng theo số thứ tự, định dạng bảng, hợp nhất bảng, xóa bảng cột, định dạng tự động,...
- Sử dụng các hàm số thông dụng: Even, IF, FACT, GCD, INT, MOD, RAND, SUM, SUMIF, AVERAGE, COUNTIF, MIN,MAX,...
- Sử dụng số liệu (Filter): lọc theo yêu cầu,...
- Vẽ biểu đồ : Chart, tạo link
- Thiết lập in, bảo mật file: Page setup, Đặt Password cho file
2.3. PowerPoint
PowerPoint là phần mềm hỗ trợ những buổi thuyết trình, những bài giảng của các thầy cô. PowerPoint là hệ trình chiếu được thiết lập bao gồm:
- Hệ chỉnh sửa, vẽ hình khối, biểu đồ: Shapes. Smart Art, Chart…
- Tạo link, liên kết link,...
- Sử dụng các hiệu ứng dành cho trình chiếu, thiết kế : Transition, Themes design, hiệu ứng Animation,,...
Sử dụng Slide master, bảo mật file, xuất file sang PDF
2.4. Access
Access là phần mềm cơ sở quản lý cơ sở dữ liệu, thường được đóng gói cùng cá phần mềm khác do Microsoft giữ bản quyền. Công cụ quản lý cơ sỏ dữ liệu của Access bao gồm: Tables (Bảng), Queries ( truy vấn), Forms (mẫu), Report (báo cáo), Macro (các lệnh macro), Modules ( các lệnh khai báo).
Tables là được coi là công cụ rất quan trọng trong Access, vì nó có nhiệm vụ là xây dựng cơ sở dữ liệu. Đây là đối tượng cơ bản tạo nên các bảng. Mỗi bảng gồm tên bảng, trường dữ liệu (field) nhận các giá trị khác nhau (như text, number,…), bản ghi (records), trường khóa (primary key). Giữa các table có sự liên hệ với nhau.
Queries là một công cụ quan trọng khác. Đây là công cụ xử lý dữ liệu trong Access. Có bảy loại queries tương ứng với bảy loại xử lý dữ liệu mà Access có thể thực hiện. Đó là:
- Select Queries: dùng để trích, lọc, kết xuất dữ liệu.
- Total Queries: dùng để tổng hợp dữ liệu.
- Crosstab Queries: dùng để tổng hợp dữ liệu theo tiêu đề dòng và cột dữ liệu
- Make Tables Queries: dùng để lưu kết quả truy vấn, tìm kiếm ra bảng phục vụ công tác lưu trữ lâu dài.
- Delete Queries: dùng để loại bỏ các dữ liệu hết hạn.
- Update Queries: dùng để cập nhật dữ liệu.
2.5. Outlook
Outlook là phần mềm quản lý thông tin cá nhân của Microsoft, bao gồm các công cụ như email, công việc quản lý, quản lý liên lạc, ghi chú, tạp chí và duyệt web,...
Outlook được sử dụng như một ứng dụng độc lậ có thể làm việc với nhiều ứng dụng khác kết hợp với nhiều người trong một tổ chức, ví dụ như có thể chia sẻ những hộp thu, trao đổi thư mục công cộng, lên danh sách Sharepoint hoặc lên lịch trình cuộc họp.
Những ưu điểm của Outlook có thể kể đến như:
2.5.1. Tốc độ truy cập nhanh, không gian lưu trữ rộng
Đa số những người sử dụng email trên Outlook vì tốc độ truy cập của phần mềm này rất nhanh, không giới hạn lưu trữ, email được sắp xếp theo dung lượng và thời gian gửi rõ ràng để dễ dàng trong việc tra cứu
Hỗ trợ đính kèm những tệp tin có dung lượng lớn kết hợp với Onedrive, Skydrive và khôi phục được email đã xóa (trong phạm vi cho phép) ngay cả khi bạn đã xóa email vào thùng rác.
2.5.2. Tính bảo mật và khả năng chống spam cao
Outlook có tính bảo mật và khả năng chống spam với các thao tác chặn email hoặc tên miền cụ thể. Khởi tạo địa chỉ email ( dùng cho các hoạt động gửi email hoặc những Email Marketing) giúp bạn tránh khỏi các bộ máy spam. Hơn nữa, bạn cũng có thể tạo, xóa, thay đổi các địa chỉ email hoặc đăng nhập bằng mật khẩu tạm thời một cách dễ dàng.
2.5.3. Đa dạng kết nối
Outlook cũng tích hợp với các trang mạng xã hội đang chiếm ưu thế hiện nay như Facebook, Twitter hay LinkedIn… Điều này giúp người dùng email có thể dễ dàng vừa check mail vừa lướt các kênh mạng xã hội này.Ngoài ra, Outlook còn tích hợp Skype để cho phép trò chuyện thông qua Skype.
Ngoài ra, Outlook còn cho phép sử dụng HTML và CSS. Cụ thể, người dùng có thể thỏa sức sáng tạo để làm cho bức thư của mình thêm sinh động hơn khi có thể soạn thảo theo chế độ HTML. Phân nhóm thư đến, lọc thư riêng của cá nhân hoặc doanh nghiệp.
2.6. OneDrive
OneDrive là một dịch vụ lưu trữ đám mây của hãng Microsoft cho phép người dùng lưu trữ tất cả các tập tin quan trọng an toàn và có thể truy cập chúng ở bất cứ nơi đâu. OneDrive giống như một ổ đĩa flash USB cho phép lưu trữ dữ liệu một cách trực tuyến. Đối với OneDrive, người dùng có thể:
- Xem, chỉnh sửa phần mềm lưu trữ tài liệu một cách dễ dàng trên mọi thiết bị kết nối mạng Internet như: PC, laptop, Macbook, điện thoại thông minh.
- Chia sẻ các dữ liệu nhanh chóng và tiện lợi
- Dung lượng lưu trữ cho phép lên đến 1000 GB.
- Kết quả tìm kiếm nhanh chóng, chính xác
- Đoạn trích dẫn nổi bật từ website
Qua bài viết này, hy vọng các bạn đã phần nào nắm rõ về những gì mà tin học văn phòng sở hữu, cụ thể là các phần mềm trong Microsoft Office. Đây là nhũng phần mềm uy tín trên toàn thế giới và được sủ dụng rất nhiều bởi các công ty và doanh nghiệp của Việt Nam. Nếu bạn là một tín đồ của tin học văn phòng thì đừng nên bỏ qua những phần mềm này nhé!
Tham gia bình luận ngay!