1. Thư xin lỗi và những điều bạn nên biết
1.1. Tại sao việc viết thư xin lỗi lại trở nên khó khăn như vậy?
Nhiều người có vẻ cảm thấy khó chịu khi phải viết thư xin lỗi người khác. Nhiều người thì lại e ngại khi phải thừa nhận những sai lầm của bản thân. Nhìn chung thì hầu hết mọi người đều không muốn thẳng thắn đối diện với những sai lầm của bản thân.
Tuy nhiên, từ chối xin lỗi hoặc đưa ra một lời xin lỗi không chân thành thậm chí còn tệ hơn! Dưới đây là nhiều lý do tại sao việc soạn một bức thư xin lỗi có vẻ như là một nhiệm vụ khó khăn như vậy:
- Xuất phát từ quan niệm sai lầm: Nếu ai đó mắc sai lầm đồng nghĩa với việc họ đã làm việc xấu.
- Cảm thấy xấu hổ về những gì bản thân đã làm, vì vậy không dám và cũng không muốn đối diện với sai lầm của bản thân.
- Mặc cảm và thiếu tự tin khi mắc sai lầm.
- Xuất phát từ sự lo lắng rằng xin lỗi có nghĩa là hoàn toàn chịu trách nhiệm về những gì đã xảy ra, và sẽ nhận lại những lời buộc tội hoặc chỉ trích về những lỗi lầm của bản thân.
Tuy nhiên, thư xin lỗi không hề mang những ý nghĩa tiêu cực như vậy. Khi chúng ta viết một lá thư xin lỗi cho khách hàng hoặc cho những người khác về những lỗi lầm của bản thân, đồng nghĩa với việc chúng ta đang gửi đi một thông điệp thiện chí rằng bản thân đã thẳng thắn đối diện với những sai lầm đó và quyết tâm sửa đổi hoặc khắc phục hậu quả.
1.2. Tại sao cần viết thư xin lỗi?
Viết thư xin lỗi chính là một cách thể hiện ăn năn, hối lỗi và bày tỏ thiện chí muốn được khắc phục những hậu quả của lỗi lầm đã xảy ra.
.jpg)
Ngược lại, nếu không đưa ra lời xin lỗi chân thành có nghĩa là bạn đang thể hiện sự thiếu tôn trọng đối với một hay một vài người đã bị tổn thương bởi những hành động của bạn. Ngoài việc bày tỏ sự tôn trọng và đồng cảm, có một số lý do khác khiến việc viết thư xin lỗi lại quan trọng như vậy:
+ Việc viết thư xin lỗi cho thấy rằng bạn đang rất quan tâm đến cảm xúc của đối phương.
+ Việc viết thư xin lỗi cho thấy bạn có tinh thần chịu trách nhiệm về hành động của mình..
+ Một lời xin lỗi chân thành sẽ giúp xoa dịu đi sự tức giận của đối phương.
1.3. Các loại thư xin lỗi
Trước khi bắt đầu viết thư xin lỗi, hãy nhớ rằng có nhiều loại khác nhau mà bạn có thể sử dụng. Cho dù bạn chọn kiểu nào, hãy đảm bảo giữ cho bức thư ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề. Bạn không cần phải nhớ lại mọi thứ đã xảy ra và kể lể chi tiết trong bức thư. Đối phương có thể sẽ không kiên nhẫn đọc hết một bức thư quá dài đâu.
Dưới đây là các loại thư xin lỗi cơ bản mà bạn có thể cân nhắc sử dụng:
- Thư xin lỗi mang tính chất cá nhân
Có những lúc bạn đã làm điều gì sai trái với một người bạn hoặc một thành viên trong gia đình của bạn. Trong trường hợp như vậy, bạn cần viết một bức thư xin lỗi mang tính chất cá nhân. Bạn không cần phải đưa ra bất kỳ lời bào chữa nào trong thư. Hãy viết ra lời xin lỗi của bạn và cho người đó thấy được sự chân thành cũng như bạn muốn cải thiện bản thân.
- Thư xin lỗi từ công ty hoặc doanh nghiệp
Đây là một hình thức thư xin lỗi chính thức trang trọng và thường được sử dụng bởi những đối tượng làm kinh doanh như: các công ty, người lao động, chủ doanh nghiệp, chủ cửa hàng…
Thông thường, một người giám sát hoặc một người quản lý sẽ viết loại thư này.
- Gửi thư xin lỗi một nhóm người
Mặc dù bạn có thể “co rúm người” khi nghĩ đến việc phải xin lỗi toàn bộ hoặc một nhóm người, tuy nhiên bạn không thể ngăn chặn được thực tế rằng đôi khi điều này vẫn có thể xảy ra. Nếu bạn phải viết một bức thư như vậy, hãy sử dụng ngôn ngữ chung chung để đề cập đến các thành viên của nhóm thay vì chỉ đề cập đến một cá nhân duy nhất.
- Những loại khác
Có nhiều loại thư xin lỗi khác mà bạn có thể viết, hoặc sẽ không bao giờ phải viết. Đơn giản là vì những loại này sẽ phụ thuộc vào mục đích của bức thư.
2. Hướng dẫn viết thư xin lỗi bằng tiếng Anh đúng chuẩn
Một bức thư xin lỗi đúng chuẩn và thể hiện được thành ý của người viết phải đạt được tiêu chuẩn cả về hình thức và nội dung.
2.1. Bố cục thư xin lỗi bằng tiếng Anh
Đối với nhiều người, xin lỗi là từ khó thốt ra nhất. Nhưng khi bạn viết thành văn bản, việc xin lỗi có thể trở nên dễ dàng hơn một chút.
Cho dù bạn đang soạn thảo một lời xin lỗi thân mật với bạn bè hoặc thành viên trong gia đình hay một lá thư xin lỗi trang trọng gửi cho đồng nghiệp hoặc khách hàng, thì bạn cũng có thể viết theo một định dạng gồm bốn phần cơ bản sau đây.
2.1.1. Bày tỏ sự ăn năn, hối hận
Để thể hiện sự chân thành và thái độ hối lỗi của bản thân, bạn nên viết phần đầu thư một cách ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề. Bạn có thể bắt đầu bằng “Tôi xin lỗi…” hoặc “Tôi xin lỗi vì…”, sau đó ghi chính xác và rõ ràng lời xin lỗi của mình.
Ví dụ:
“I apologize for speaking out against the ideas you proposed in yesterday's meeting with the executive team. You spent a lot of time and effort crafting a well-prepared presentation, which I made negative comments about in a setting where doing so was not appropriate.”
Nếu bạn không thực sự cảm thấy hối lỗi vì hành động của mình, thì hoàn toàn không cần đọc tiếp bài viết.
2.1.2. Chịu trách nhiệm với lỗi lầm của mình
Chịu trách nhiệm về hành động của mình không có nghĩa là bao biện. Bạn không nên bao biện về những gì đã xảy ra vì người đọc sẽ cảm thấy bị xúc phạm và không muốn đọc tiếp.
Ví dụ:
“I know that I should not have spoken up like that without first discussing my concerns with you privately in a more tactful manner. Now that we have had time to discuss the suggestions you made, I understand them better and support your ideas.”
Bạn cần thừa nhận trách nhiệm với những lỗi lầm của mình
Nhận trách nhiệm có nghĩa là thừa nhận những gì bạn đã làm sai. Hãy đặt mình vào vị trí của đối phương để có thể hiểu rằng tại sao hành động hoặc lời nói của mình lại gây tổn thương cho người khác.
2.1.3. Đưa ra phương án sửa chữa sai lầm
Nếu đã nhận ra những sai lầm của mình thì bước tiếp theo là bạn hãy suy nghĩ về những phương án nhằm loại bỏ hoặc làm giảm đi tác động của những sai lầm lúc trước. Điều quan trọng là đưa ra đề xuất về những điều bạn có thể làm được để bù và sửa chữa cho sai lầm hoặc tình huống khác khiến bạn cần phải đưa ra lời xin lỗi.
Ví dụ:
“You put a lot of work into that presentation and really delivered it effectively. I'd like to follow-up with the others who were in that meeting and let them know that my comments were out of line while also showing support for the intended meaning of your presentation.”
2.1.4. Cung cấp một lời cam kết
Cuối cùng, hãy đảm bảo với bên kia rằng lỗi lầm này sẽ không xảy ra nữa. Bất cứ khi nào bạn phạm sai lầm hoặc xúc phạm ai đó, bạn sẽ vô tình tạo ra một “vết nứt nhỏ" trong lòng tin của họ. Họ có thể tin rằng bạn hối tiếc về lỗi lầm, nhưng vẫn lo ngại rằng nó có thể xảy ra một lần nữa. Đây là lý do tại sao bạn phải nên đưa ra một lời cam đoan khi kết thúc bức thư.
Ví dụ:
“I assure you that I will never again question your suggestions in front of upper management without first discussing any concerns with you privately. I will take every measure to ensure I never put you in an uncomfortable situation like that again.”
2.2. Những mẹo để bức thư xin lỗi của bạn đạt hiệu quả hơn
Bây giờ thì chắc hẳn bạn biết những gì cần đưa vào trong thư xin lỗi của mình rồi đúng không? Dù khó khăn nhưng một bức thư xin lỗi có thể giúp cứu vãn mối quan hệ cá nhân hoặc nghề nghiệp của bạn. Dưới đây là một số mẹo giúp lá thư xin lỗi của bạn đạt được mục đích và hiệu quả như mong muốn:
- Đi thẳng vào mục đích ngày từ đầu thư
Hãy nói cho đối phương biết rằng mình viết thức thu này với mục đích xin lỗi. Việc thể hiện ngay mục đích của mình ở phần đầu sẽ giúp người đọc có sự chuẩn bị trước về mặt tâm lý để tiếp nhận những nội dung phía sau.
- Nên giải thích ngắn gọn về việc bạn đã làm sai và bất kỳ điều gì khác mà bạn cảm thấy hối hận. Đây là một bước quan trọng vì người nhận sẽ tiếp cận với sự việc từ chính góc nhìn của bạn. Sau đó hãy viết ra các dữ kiện về sự việc và nêu lý do tại sao nó lại xảy ra. Hãy liệt kê các sự kiện theo thứ tự thời gian mà không cần phải thêm quá nhiều chi tiết, đặc biệt nếu chúng không liên quan gì đến nhau.
- Hãy cho người đọc biết rằng bạn biết và bạn hiểu rằng bạn đã làm họ thất vọng hoặc tổn thương. Bước này sẽ giúp bạn kết nối lại với người đọc và cho thấy rằng bạn muốn hàn gắn mọi thứ giữa hai người.
- Nếu bạn có thể, hãy đề xuất giải pháp cho vấn đề. Việc cung cấp các đề xuất sẽ rất hữu ích, đặc biệt nếu bạn biết thực tế rằng bạn chính là nguyên nhân của mọi vấn đề.
- Đừng kết thúc bức thư của bạn bằng một lời xin lỗi đơn giản. Đặc biệt trong trường hợp thư xin lỗi kinh doanh, hãy thêm tuyên bố rằng bạn muốn tiếp tục giữ mối liên hệ với người nhận thư.
- Khi nói về lý do xin lỗi, hãy nói thật cụ thể và trung thực. Không đánh lừa người nhận hoặc gây ra bất kỳ sự nhầm lẫn nào bằng cách thêm các chi tiết hoặc dữ kiện không cần thiết.
- Kết thúc bức thư bằng cách nhận trách nhiệm về những sai lầm của mình trong sự việc đã xảy ra. Bạn nên tránh đưa ra những lời bào chữa. Người đọc có xu hướng sẽ chấp nhận lời xin lỗi của bạn tốt hơn nếu bạn luôn khiêm tốn và tránh đổ lỗi cho người khác về những gì bạn đã làm.
- Đừng đưa ra bất kỳ lời hứa nào trong lá thư của bạn. Bạn có thể không thực hiện được những lời hứa đó, và bạn có thể phải viết một lá thư xin lỗi khác. Tuy nhiên, lần này người nhận có thể sẽ không tin bạn nữa.
- Cuối cùng, hãy chọn và sử dụng ngôn từ một cách cẩn thận trong suốt bức thư. Hãy chắc chắn rằng bạn bày tỏ thái độ chân thành và chuyên nghiệp để người nhận sẽ tha thứ cho bạn về những gì đã xảy ra.
Thư xin lỗi bằng tiếng Anh sẽ giúp bạn thể hiện được sự chân thành của bản thân cũng như nói ra được những điều khó nói trực tiếp. Có nhiều loại thư xin lỗi có thể được sử dụng trong nhiều hoàn cảnh khác nhau. Bởi vậy hãy hiểu rõ hoàn cảnh của mình và tìm hiểu thật kỹ vấn đề trước khi viết thư viết thư xin lỗi nhé.
Tham gia bình luận ngay!