1. Hướng dẫn viết thư xin dời lịch phỏng vấn khéo léo và hiệu quả
Thông thường các ứng viên đều cố gắng thu xếp công việc và thời gian để đến tham gia buổi phỏng vấn với hy vọng có thể được nhận vào làm công việc mà mình ưng ý. Tuy vậy, vẫn có nhiều trường hợp vài lý do bất khả kháng mà ứng viên bắt buộc phải thông báo với nhà tuyển dụng về việc dời lịch phỏng vấn.
Vậy, nếu bạn không thông báo cho nhà tuyển dụng về nguyện vọng xin dời lịch phỏng vấn thì điều gì sẽ xảy ra?
1.1. Vì sao cần phải viết thư xin dời lịch phỏng vấn
Khi nhà tuyển dụng hẹn bạn đến tham gia buổi phỏng vấn có nghĩa là họ ưng ý với hồ sơ của bạn, họ công nhận kiến thức chuyên môn, kỹ năng và kinh nghiệm làm việc của bạn và họ muốn tạo ra một cơ hội để đôi bên hiểu rõ về nhau hơn. Trong trường hợp mọi chuyện đều thuận lợi thì bạn sẽ đến tham gia phỏng vấn và có cơ hội nhận được sự tán thành của họ cho vị trí công việc đang tuyển dụng.
Tuy nhiên nếu lịch hẹn phỏng vấn của bạn trùng với một lịch hẹn khác từ trước hoặc giả dụ có một sự kiện phát sinh đột xuất và bạn bắt buộc phải xử lý chuyện đó, lúc này hãy bình tĩnh và gửi một email xin dời lịch phỏng vấn cho phía nhà tuyển dụng. Điều này không chỉ chứng tỏ được sự tôn trọng của bạn với nhà tuyển dụng mà còn cho thấy rằng bạn rất quan tâm đến công việc và thực sự mong muốn được phỏng vấn.
Vậy nếu bạn không gửi email xin dời lịch phỏng vấn cho nhà tuyển dụng thì hậu quả sẽ như thế nào?
Chắc chắn rằng bạn sẽ bị “out” thẳng ra khỏi cuộc phỏng vấn vì thiếu đi sự tôn trọng với công việc và với những người đã công nhận năng lực của bạn. Chính bạn đã tự tay đánh mất cơ hội của mình.
Không chỉ vậy, bạn sẽ nằm trong “danh sách đen” của nhà tuyển dụng và chắc chắn sẽ không có cơ hội được gọi phỏng vấn thêm bất cứ một lần nào nữa cho vị trí công việc khác ở cùng một công ty đó.
Thay vì vậy hãy viết thư cho nhà tuyển dụng và nói rằng bạn muốn xin dời lịch phỏng vấn đồng thời đưa ra lý do chính đáng. Nhà tuyển dụng sẽ hiểu và thông cảm cho bạn. Họ cũng sẵn sàng sắp xếp một lịch hẹn phỏng vấn khác nếu cảm thấy bạn có đủ thiện chí.
1.2. Trước khi viết thư xin dời lịch phỏng vấn
Cả nhà tuyển dụng và ứng viên đều mong muốn và cố gắng sắp xếp để có một cuộc phỏng vấn thuận lợi. Ứng viên muốn được nhận vào làm việc ở vị trí công việc mà mình mơ ước. Còn nhà tuyển dụng thì mong muốn tìm được một ứng viên phù hợp và có thể mang lại những giá trị thiết thực cho công ty. Cả hai bên đều mong chờ đến cuộc phỏng vấn. Bởi vậy nếu bạn gặp phải một vấn đề nào đó mà có thể sẽ phải dời lịch phỏng vấn thì hãy cân nhắc lại một lần nữa xem có thực sự cần phải dời lịch phỏng vấn hay không. Cơ hội là không dễ dàng có được và cần phải được trân trọng. Trong nhiều trường hợp nhà tuyển dụng đang cần gấp nhân sự cho vị trí công việc ứng tuyển. Nếu bạn không thể tham gia phỏng vấn đúng hẹn thì họ sẽ tìm kiếm một giải pháp nhân sự khác để thay thế bạn.
1.3. Cách viết thư xin dời lịch phỏng vấn
1.3.1. Bố cục của một bức thư xin dời lịch phỏng vấn
Khi bạn có ý định dời lịch phỏng vấn, chúng tôi khuyên bạn nên thông báo của mình đến nhà tuyển dụng qua email vì đây là hình thức lịch sự và chuyên nghiệp nhất.
Cấu trúc của một email xin dời lịch phỏng vấn bao gồm 3 phần: phần đầu, phần nội dung chính và phần kết thúc. Mỗi phần sẽ có nhiệm vụ riêng và bạn cần đảm bảo viết đúng nội dung của từng phần.
- Tiêu đề email
Phần này bạn chỉ cần ghi đơn giản, ngắn gọn để khi nhìn vào tiêu đề nhà tuyển dụng sẽ biết được nội dung chính trong email và ai là người gửi email. Hãy ghi tiêu đề theo công thức sau: Thư xin dời lịch phỏng vấn_[Họ tên]_[Vị trí ứng tuyển]
- Phần nội dung chính
Trong phần này, trước tiên hãy gửi lời chào đến nhà tuyển dụng và giới thiệu bản thân mình là ai, ứng tuyển cho vị trí nào vào thời gian và địa điểm nào. Nhớ nói lời cảm ơn nhà tuyển dụng vì đã công nhận và trao cho bạn cơ hội phỏng vấn.
Ví dụ:
“Kính gửi Ms. Hướng Dương – Trưởng phòng Hành chính Nhân sự – phụ trách công tác tuyển dụng cho Công ty TNHH Hoa Màu Nắng,
Tôi tên là An Thủy Tiên, ứng viên gửi hồ sơ ứng tuyển cho vị trí Phó phòng Kinh doanh và đã vinh dự được Quý công ty hẹn lịch phỏng vấn vào hồi 15h ngày 08 tháng 08 năm 2022. Tôi rất cảm ơn Quý công ty đã tin tưởng và trao cho tôi cơ hội phỏng vấn, đồng thời cũng đã có sự chuẩn bị tốt nhất và rất mong chờ đến buổi phỏng vấn”.
Tiếp theo bạn hãy đề cập đến lý do không thể tham gia phỏng vấn đúng hẹn và nguyện vọng xin dời lịch phỏng vấn, kèm với đó là bày tỏ sự áy náy vì không thể tham gia phỏng vấn đúng hẹn và phải xin dời lịch phỏng vấn.
Ví dụ:
“Tuy vậy, hôm nay tôi rất áy náy khi phải viết email này để thông báo đến Quý công ty nguyện vọng xin dời lịch phỏng vấn. Tôi đã cố gắng thu xếp công việc nhưng vẫn phải xin dời lịch phỏng vấn vì lý do bất khả kháng như sau:
[Nêu rõ lý do dẫn đến quyết định xin dời lịch phỏng vấn]
Vì thế tôi kính mong Quý công ty xem xét và sắp xếp cho tôi tham gia phỏng vấn vào một thời gian khác.”
- Phần kết thúc email
Một lần nữa bày tỏ sự áy náy của bản thân và hy vọng được sắp xếp tham gia phỏng vấn vào một ngày khác.
Ví dụ:
“Một lần nữa tôi xin được bày tỏ sự áy náy và xin lỗi vì sự bất tiện này. Hy vọng chị thông cảm và sắp xếp giúp tôi một cuộc phỏng vấn vào thời gian khác.
Rất mong sẽ sớm nhận được sự phản hồi từ chị!
Trân trọng,
[Ký tên]”
Như vậy là bạn đã hoàn thành xong thư xin dời lịch phỏng vấn. Việc còn lại là gửi đến đúng địa chỉ email của nhà tuyển dụng.
1.3.2. Những điều cần chú ý khi có ý định dời lịch phỏng vấn
Việc gửi thư xin dời lịch phỏng vấn trong trường hợp bất khả kháng là không có gì sai và nhà tuyển dụng sẽ thông cảm với vấn đề của bạn. Tuy nhiên, vẫn cần chú ý những điều sau đây khi bạn có ý định dời lịch phỏng vấn.
- Về thời gian gửi thư xin dời lịch phỏng vấn
Nhà tuyển dụng hẹn lịch phỏng vấn đồng thời họ cũng thực hiện những sự chuẩn bị cho buổi phỏng vấn. Vì vậy nếu bạn có ý định dời lịch phỏng vấn thì hãy thông báo sớm cho nhà tuyển dụng biết để họ thay đổi phương án và sắp xếp lại một lịch hẹn phỏng vấn khác.
Nếu lịch hẹn của nhà tuyển dụng trùng với lịch hẹn cá nhân từ trước thì bạn nên thông báo cho họ trong vòng 24h kể từ khi nhận được email thông báo lịch phỏng vấn.
Trong trường hợp bạn gặp sự cố đột ngột phát sinh thì phải thông báo ngay lập tức cho nhà tuyển dụng để họ có thể sắp xếp lại kế hoạch.
Không nên để đến sát ngày phỏng vấn rồi mới thông báo thay đổi lịch hẹn vì như thế sẽ làm lỡ kế hoạch của nhà tuyển dụng và bạn có khả năng sẽ bị cho
“out” ngay lập tức vì thái độ làm việc không chuyên nghiệp.
- Ghi lý do đầy đủ và ngắn gọn, súc tích
Để nhận được sự thông cảm của nhà tuyển dụng thì hãy đưa ra những lý do chính đáng và bất khả kháng.
Chẳng hạn như lý do sức khỏe (bạn bị ốm, lịch hẹn phỏng vấn trùng với lịch hẹn tái khám…), có việc gia đình đột xuất… Đừng bao giờ đưa ra những lý do “ngớ ngẩn” như bạn quên lịch hay bạn chưa chuẩn bị kỹ càng… Bạn sẽ bị đánh giá là không tôn trọng nhà tuyển dụng và làm việc thiếu đi sự chuyên nghiệp.
- Nên chủ động đưa ra thời gian bạn có thể tham gia phỏng vấn
Thực tế thì nhà tuyển dụng không thể biết được khi nào bạn thu xếp được thời gian để mà sắp xếp lại lịch phỏng vấn phù hợp. Bởi vậy hãy chủ động đưa ra thời gian bạn có thể tham gia cuộc phỏng vấn. Điều này cũng chứng minh rằng bạn thực sự tôn trọng nhà tuyển dụng và coi trọng cơ hội lần này.
2. Viết thư xin dời lịch phỏng vấn bằng tiếng Anh
Trong nhiều trường hợp ứng viên cần phải viết thư xin dời lịch phỏng vấn bằng tiếng Anh. Một bức thư xin dời lịch phỏng vấn bằng tiếng Anh sẽ được viết theo bố cục 4 phần.
- Lời chào
Để mở đầu ức thư, bạn nên dùng mẫu câu chào cơ bản: “Dear Mr./Ms. + Tên nhà tuyển dụng”
Trong trường hợp không thể tìm thấy thông tin về nhà tuyển dụng, bạn có thể dùng mẫu câu chung chung như “Dear + Recruiting Team/ Hiring Team/ Recruiting Manager”.
- Nhắc lại thông tin về lịch hẹn
Để nhà tuyển dụng nắm bắt thông tin nhanh hơn thì hãy đề cập tới thông tin của buổi phỏng vấn ngay sau lời chào.
Ví dụ:
“I’m really looking forward to meeting you and discussing my candidature for the BD position. We were due to meet on 3:00 PM August 6th at 6D2B Hoang Hoa Tham Street.”
- Trình bày nguyện vọng xin dời lịch phỏng vấn và lý do
Hãy trình bày một cách cụ thể và ngắn gọn nhất về lý do bạn mong muốn được dời lịch phỏng vấn. Lưu ý sử dụng các cấu trúc đơn giản và chú ý cách diễn đạt bày tỏ thái độ áy náy của bạn vì không thể tham gia phỏng vấn đúng hẹn.
- Kết thư và ký tên
Cuối bức thư hãy cảm ơn nhà tuyển dụng một lần nữa đồng thời thể hiện sự mong muốn được chấp nhận lời đề nghị cũng như mong chờ sự phản hồi của họ.
Trên đây là những chia sẻ về cách viết thư xin dời lịch phỏng vấn và những điều ứng viên cần lưu ý khi muốn dời lịch phỏng vấn. Hãy trân trọng cơ hội mà nhà tuyển dụng trao cho bạn và chỉ xin dời lịch phỏng vấn trong trường hợp bất khả kháng và thực sự cần thiết thôi nhé!
Tham gia bình luận ngay!