1. Tìm hiểu về thư báo giá
1.1. Thư báo giá là gì?
Thư báo giá là một loại văn bản thư tín thương mại do đối tượng là khách hàng viết nhằm mục đích hỏi về giá bán của một dịch vụ hoặc hàng hoá do nhà cung cấp cung cấp. Nhà cung cấp có trách nhiệm phản hồi lại thư báo giá của khách hàng bằng một mẫu báo giá. Trong đó có bao gồm các chi tiết về giá niêm yết và các điều khoản và điều kiện của việc cung cấp dịch vụ hoặc hàng hóa cho khách hàng.Thư báo giá thường được sử dụng phổ biến trong các tổ chức kinh doanh khi có ý định mua bất kỳ sản phẩm hoặc hàng hóa nào.
.jpg)
Một nhà cung cấp có thể tạo mối quan hệ kinh doanh tốt với khách hàng bằng cách chủ động viết một mẫu báo giá và gửi cho các khách hàng. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức của khách hàng trong việc hỏi về giá cả của vật liệu.
1.2. Khi nào thì cần viết thư báo giá?
Các doanh nghiệp sản xuất luôn muốn tìm cách để hạ giá thành sản xuất và tăng thêm lợi nhuận thu về. Một trong những phương pháp hạ giá thành sản xuất hiệu quả đó là hạ chi phí thu mua nguyên liệu. Bởi vậy các doanh nghiệp sản xuất luôn tìm kiếm những nguồn nguyên liệu thay thế có giá thành thấp hơn hoặc những nhà cung cấp nguyên vật liệu với mức giá cả cạnh tranh hơn. Khi đó doanh nghiệp sản xuất sẽ gửi thư báo giá đến các nhà cung cấp nguyên vật liệu để hỏi thăm thông tin về giá cả và các điều khoản dịch vụ kèm theo.
Thư báo giá cũng được sử dụng khi doanh nghiệp sản xuất muốn hỏi thông tin giá cả của một loại nguyên liệu mới. Sử dụng nguyên liệu mới với giá thành rẻ hơn để thay thế cho nguyên liệu đang sử dụng cũng là một cách hiệu quả để hạ giá thành sản xuất.
Thư báo giá giúp người mua tiếp cận được những thông tin chi tiết về chi phí của hàng hóa hoặc dịch vụ để họ có phương án phân bổ ngân sách. Đây cũng là một loại văn bản có giá trị pháp lý để đảm bảo rằng không có bất cứ sự hiểu lầm nào xảy ra trong hoạt động mua bán hàng hóa và dịch vụ.
1.3. Hướng dẫn viết thư báo giá đúng cách
1.3.1. Cấu trúc của thư báo giá
Thư báo giá có vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh và hợp tác giữa doanh nghiệp sản xuất và nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ. Bởi vậy khi soạn thư báo giá doanh nghiệp cần lưu ý ghi đầy đủ những thành phần sau đây:
- Thông tin khách hàng
- Mã số thư báo giá
- Danh mục các sản phẩm hoặc dịch vụ
- Thông tin điều khoản và dịch vụ
- Những ghi chú nếu có
- Những thông tin khác
1.3.2. Các bước soạn thư báo giá
Thư báo giá thường có nhiều mẫu sẵn và doanh nghiệp có thể soạn thư báo giá theo thứ tự sau đây:
- Chọn mẫu thư báo giá phù hợp
Các doanh nghiệp luôn muốn hợp tác với những đối tác có cách làm việc chuyên nghiệp và điều này được thể hiện một phần qua hoạt động báo giá. Việc soạn và gửi đi một mẫu thư báo giá chuyên nghiệp sẽ giúp mối quan hệ hợp tác giữa đôi bên thuận lợi hơn.
Có rất nhiều mẫu thư báo giá có sẵn. Việc chọn mẫu thư báo giá kinh doanh phù hợp với bạn sẽ phụ thuộc vào loại phần mềm bạn sử dụng. Bạn có thể soạn mẫu báo giá trên Word, Excel, PDF hay Google Documents. Microsoft Word hoặc Microsoft Excel là những lựa chọn tuyệt vời để soạn thư báo giá. Ưu điểm của những phần mềm này là dễ tùy chỉnh và dễ sử dụng đối với hầu hết người dùng. Bạn còn có thể lưu thư báo giá ở định dạng PDF để dễ dàng gửi cho khách hàng.
- Thêm thông tin khách hàng
Hãy chắc chắn rằng trong thư báo giá của bạn có địa chỉ người nhận. Các thông tin của đối tác bạn cần ghi trong thư báo giá bao gồm:
+ Tên doanh nghiệp
+ Địa chỉ của doanh nghiệp
+ Số điện thoại
+ Số fax (nếu có)
+ Địa chỉ email
+ Tên liên hệ và chức danh
Và đừng quên đính kèm thông tin liên hệ của bạn.
.jpg)
- Nhập mã số thư báo giá
Phần mềm kế toán của doanh nghiệp sẽ tự động tạo một mã số báo giá cho bạn và thêm mã số báo giá đó vào mỗi mẫu báo giá mới. Tuy nhiên, bạn có thể chỉnh sửa số báo giá nếu muốn.
Nếu báo giá có mà bạn gửi đi bao gồm nhiều trang thì bạn cũng nên đánh số chân trang để đảm bảo thông tin được liền mạch và chính xác.
- Ghi kèm ngày gửi thư báo giá
Ngày gửi thư báo giá rất quan trọng bởi vì báo giá thường là những ưu đãi có thời hạn. Để tránh xảy ra những tranh chấp hay sự cố khi thanh toán bạn nên ghi rõ ngày gửi thư báo giá.
- Liệt kê danh mục các sản phẩm hoặc dịch vụ
Thêm thông tin về các sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn đang báo giá dưới dạng danh mục hàng hóa. Mỗi danh mục bao gồm mô tả về các mặt hàng cũng như số lượng, số sản phẩm, đơn giá và tổng giá mỗi mặt hàng (nếu có).
- Thêm các thông tin điều khoản và dịch vụ
Người soạn báo cáo cần gửi thêm thông tin về các điều khoản và dịch vụ kèm theo.
.jpg)
Bạn cũng nên thêm vào các thông tin về cách bạn muốn được thanh toán và khi nào thanh toán. Bạn thích thanh toán qua hình thức chuyển khoản hay tiền gửi trực tiếp? Doanh nghiệp có chấp nhận thẻ tín dụng? Bạn sẽ lập hóa đơn một lần sau khi hoàn thành? Doanh nghiệp có chấp nhận thanh toán một nửa trước và một nửa sau?...
- Những ghi chú nếu có
- Những thông tin khác
Bạn cũng có thể thêm những thông tin khác vào thư báo giá như: Số đơn đặt hàng, thông tin giảm giá...
2. Những lưu ý khi viết thư báo giá
Thư báo giá đòi hỏi tính chính xác cao. Mặc dù để khắc phục sự nhầm lẫn doanh nghiệp hoàn toàn có thể gửi lại thư báo giá để đính chính. Tuy vậy việc để những sai sót tồn tại trong thư báo giá sẽ khiến cho doanh nghiệp mất uy tín.
Sau đây là những lưu ý khi biên soạn một bức thư báo giá:
- Thư báo giá phải được viết đúng định dạng của một văn bản thư tín thương mại với lối hành văn trang trọng nhằm bày tỏ sự tôn trọng của doanh nghiệp với đối tác.
- Trong thư báo giá phải ghi rõ thông tin của nhà cung cấp nguyên vật liệu và doanh nghiệp sản xuất, cũng như ngày tháng bức thư được gửi đi.
- Trong thư báo giá phải đề cập đến các nội dung xoay quanh giá cả vật liệu, phương thức thanh toán, những điều khoản và điều kiện giao hàng…
- Trong trường hợp thư báo giá được gửi đi bởi nhà cung cấp dịch vụ, hàng hóa thì trong thư báo giá cũng cần giải thích lý do vì sao khách hàng nên lựa chọn dịch vụ hoặc hàng hóa đó.
- Viết ngắn gọn và đủ ý.
- Đảm bảo cung cấp thông tin liên lạc của hai bên để thuận tiện hơn cho việc trao đổi thông tin.
Trên đây là những thông tin xoay quanh thư báo giá và cách soạn mẫu thư báo giá đúng quy chuẩn. Sau khi hoàn tất việc soạn thảo hãy kiểm tra lại nhiều lần để soát lỗi chính tả và đảm bảo tính chính xác của những thông tin trong thư báo giá nhé!
Tham gia bình luận ngay!