Thư ứng tuyển là gì? Cách viết thư ứng tuyển gây ấn tượng?

1. Thư ứng tuyển là gì?

Thư ứng tuyển hay còn được gọi là thư ngỏ xin việc là bản mô tả chi tiết về ứng viên, thường được gửi kèm với CV xin việc. Nếu CV xin việc được biết đến là bản mô tả về thông tin ứng viên một cách khái quát thì thư xin việc chính là phần đào sâu vào thế mạnh hay ưu điểm của ứng viên, các kinh nghiệm làm việc và nguyện vọng được làm việc tại vị trí ứng tuyển.

Thư xin việc có vai trò quan trọng trong quá trình tuyển dụng; nó hỗ trợ nhà tuyển dụng trong quá trình đánh giá thông tin và năng lực ứng viên; đánh giá độ phù hợp của ứng viên với triết lý kinh doanh và văn hóa doanh nghiệp; từ đó đưa ra quyết định tuyển dụng. Nó có thể thúc đẩy, nhưng đồng thời cũng là hạn chế cản trở; vì vậy, khi gửi thư ứng tuyển, ứng viên phải thực sự nghiên cứu kỹ về công ty cũng như vị trí ứng tuyển.

Một lá thư ứng tuyển cơ bản phải gồm đầy đủ bốn phần: lời mở đầu; đoạn mở đầu; nội dung chính và đoạn kết thúc. Đối với lời mở đầu; tối ưu nhất là bạn có thể gửi đến chính xác phòng ban hay cá nhân tuyển dụng; tuy nhiên, nếu không thể lấy được thông tin đó, bạn có thể gửi đến công ty. Ví dụ: Dear Mrs Phuong; Dear Thành Đạt Company;…

Đoạn mở đầu là phần để bạn trình bày lý do bạn muốn ứng tuyển cho vị trí này, chú ý; ngắn gọn, tập trung ý chính; chỉ nên viết trong khoảng từ 2 – 3 dòng; không nên trình bày quá dài.

Nội dung chính là phần để bạn thể hiện về các thế mạnh, kinh nghiệm và kỹ năng của bản thân; chứng minh đến nhà tuyển dụng về sự phù hợp của bạn đối với công việc này. Bạn có thể đưa một vài điểm mạnh nổi bật của bản thân hay kinh nghiệm làm việc cụ thể; chú ý, phân tích sâu và cụ thể trong từng yếu tố; làm nổi bật tính liên quan và độ phù hợp đối với vị trí công việc đang ứng tuyển.

Tránh lối viết dài dòng, lan man; tối ưu nhất trong phần nội dung là trình bày các ý thành 2 đoạn văn; tạo hình thức dễ nhìn, nội dung cũng được triển khai mạch lạc, rõ ràng.

Đoạn kết thư: gửi lời cảm ơn đến nhà tuyển dụng và bày tỏ mong muốn được làm việc cho quý công ty; bạn có thể để lại thông tin liên lạc để nhà tuyển dụng dễ dàng liên lạc với bạn.

2. Thư ứng tuyển được dùng khi nào?

Như có đề cập ở trên; thư ứng tuyển được dùng đi kèm với CV xin việc khi bạn muốn ứng tuyển vào đội ngũ nhân sự cho phòng ban của một công ty nào đó. Thư ứng tuyển thường được dùng với các công việc có yêu cầu cao; thường được nhà tuyển dụng yêu cầu trong hồ sơ xin việc; còn thông thường thì không có.

Thư xin việc có vai trò thúc đẩy, tạo điểm nhấn cho CV, tăng khả năng thành công trong quá trình bạn ứng tuyển. Hầu hết; nội dung trong CV thường được trình bày ngắn gọn và cô đọng tối đa; vì vậy nhà tuyển dụng rất khó đánh giá được tính thực tế cũng như khó có thể hiểu sâu về năng lực ứng viên.

Thư xin việc chính là bản mô tả chi tiết, cụ thể về các luận điểm trong CV; nó triển khai thành các ý cụ thể, rõ ràng; giúp nhà tuyển dụng có thể hình dung chính xác về năng lực ứng viên; theo như khảo sát; có đến 85% nhà tuyển dụng đánh giá rằng; thư xin việc có vai trò quan trọng, là cơ sở để ra quyết định tuyển dụng.

Đối với nhà tuyển dụng, thư xin việc được đánh giá như một bài test nhỏ về sự quan tâm của ứng viên đến công ty cũng như vị trí công việc ứng tuyển; đối với ứng viên, đây là một cơ hội lớn để bạn “khoe ra” kỹ năng, kinh nghiệm làm việc cũng như thế mạnh của mình đối với công việc ứng tuyển.

Tuy nhiên, không phải vị trí công việc nào cũng cần thư ứng tuyển. Bạn chỉ nên viết thư ứng tuyển khi nó được yêu cầu trong hồ sơ xin việc hay bạn thực sự mong muốn làm việc tại công ty này, bạn hiểu rõ về mong muốn và thế mạnh của bản thân, hiểu rõ về tính chất công việc.

Nếu không thực sự hiểu về công ty, công việc hay chính bản thân mình, thư xin việc có thể là cơ sở để nhà tuyển dụng loại bỏ hồ sơ của bạn. Đừng nghĩ nó là giấy tờ đi kèm mà qua loa; nếu thực sự có dùng đến thư xin việc; hãy viết một cách tâm huyết, có sự đầu tư và chỉn chu nhất.

3. Một số cách viết thư ứng tuyển gây ấn tượng đến nhà tuyển dụng

Để có thể gây ấn tượng đến nhà tuyển dụng thông qua thư ứng tuyển; bạn cần lưu ý một số đặc điểm về nội dung và hình thức trình bày như sau:

Một lá thư ứng tuyển chỉ nên được trình bày ngắn gọn trong 1 trang A4, tối đa là 2 trang; sử dụng font chữ chuẩn; kiểm tra cẩn thận trước khi gửi đến nhà tuyển dụng, tránh các lỗi chính tả hay gạch xóa; trong phần mở đầu, hãy đề cập đến lý do bạn ứng tuyển vào vị trí này; bạn nhận được thông báo tuyển dụng này tại đâu.

Trong phần nội dung, nên trình bày cụ thể sự hiểu biết của bạn về công việc cũng như công ty; không nên đưa các thông tin như lịch sử hình thành và phát triển công ty (quá dài); nên đưa các nội dung như thành tựu nổi bật, lĩnh vực hoạt động, triết lý kinh doanh, định hướng phát triển và văn hóa công ty.

Điều này cho nhà tuyển dụng thấy rằng; bạn thực sự hiểu rõ về môi trường hay định hướng trong công việc tại công ty mình ứng tuyển. Nên sử dụng lối viết mạch lạc; tránh các câu giải thích quá dài, tạo cảm giác mệt mỏi khi đọc.

Trình bày kinh nghiệm và thế mạnh của bản thân thành 2 đoạn văn chính; mỗi đoạn văn gồm 1 luận điểm cụ thể, các luận cứ được triển khai để làm rõ luận điểm đó. Bạn có thể có kinh nghiệm làm việc khá dày dặn hay nhiều điểm mạnh khác nhau; tuy nhiên, hãy chọn lọc và lựa chọn các yếu tố có liên quan đến công việc.

Bạn có thể trình bày nội dung dựa trên các câu hỏi như sau: Công ty này có đặc điểm gì? Bạn có khả năng hay thế mạnh gì để phù hợp với vị trí công việc này? Tại sao bạn muốn làm việc tại vị trí này? Tại sao muốn làm việc tại công ty này?

Trong phần cuối thư; đừng quên gửi một lời cảm ơn sâu sắc đến nhà tuyển dụng, những người đã dành thời gian để đọc, xem xét và đánh giá hồ sơ của bạn; hãy nhấn mạnh lại về mong muốn được làm việc của bạn; gợi ý nhà tuyển dụng về thông tin CV. Bạn có thể để lại thông tin liên lạc và một yêu cầu lịch sự về lịch hẹn phỏng vấn với nhà tuyển dụng.

Tuy nhiên, dù nhà tuyển dụng có yêu cầu bạn chuẩn bị một lá thư ứng tuyển hay không, bạn cũng nên tìm hiểu thật kỹ về thông tin công ty và vị trí ứng tuyển; bởi đây là một trong các nội dung chính được đề cập trong cuộc phỏng vấn trực tiếp.

Trên đây là bài chia sẻ về thư ứng tuyển là gì? Cách viết thư ứng tuyển gây ấn tượng? mà mình muốn giới thiệu đến các bạn, hy vọng bài viết mang đến bạn tài liệu tham khảo hữu ích trong quá trình bạn hoàn thành thư ứng tuyển. Chúc bạn nhanh chóng tìm được công việc phù hợp với năng lực và mong muốn của cá nhân.