Mẫu thư từ chối ứng viên khéo léo, chuyên nghiệp

1. Tại sao cần thư từ chối ứng viên

Thư từ chối ứng viên được lập nên bởi các nhà tuyển dụng gửi tới đối tượng ứng viên chưa đạt yêu cầu đáp ứng công việc theo đánh giá của các chuyên gia quản lý nhân sự trong quá trình phỏng vấn. Với các những nhà tuyển dụng chuyên nghiệp hành động ứng xử với ứng viên phải được tiến hành song song với cả đối tượng ứng viên trung tuyển và cả ứng viên chưa may mắn “bén duyên” với doanh nghiệp mình. Do đó sau thời gian phỏng vấn, nhà tuyển dùng cần tiến hành đồng thời hai hành động: Gửi thư chúc mừng trúng tuyển tới ứng viên đạt yêu cầu và thư từ chối ứng viên chưa đủ yêu cầu. Điều này không chỉ thể hiện bạn là người biết ứng xử mà còn thể hiện phong cách làm việc chuyên nghiệp của một chuyên gia trong ngành tuyển dụng.

Là một chuyên gia tuyển dụng, thường xuyên có những cuộc tiếp đón ứng viên, bạn là người hiểu và nắm bắt tâm lý của ứng viên rõ nhất vì thế không lẽ nào bạn không nhận ra bất cứ ứng viên nào đến tham dự buổi phỏng vấn đều xứng đáng được nhận phản hồi từ nhà tuyển dụng. Và dĩ nhiên sẽ là điều tồi tệ với ứng viên sau khi buổi phỏng vấn diễn ra mà vẫn không có hồi âm từ nhà tuyển dụng. Với ứng viên thực sự yêu thích, đam mê với công việc họ sẽ dành thời gian chờ đợi trong lúc này họ đã đánh đổi biết bao cơ hội làm việc tại doanh nghiệp khác. Chính điều này đã gián tiếp làm ảnh hưởng tới chính sách giảm tỷ lệ thất nghiệp của chính phủ.

Sẽ không quá mất thời gian cho nhà tuyển dụng khi soạn một lá thư trả lời kết quả phỏng vấn không trúng tuyển gửi tới ứng viên. Hãy thể hiện cách ứng xử chuyên nghiệp cùng sự tôn trọng ứng viên bằng một lá thư từ chối. Bức thư có thể cho ứng viên kinh nghiệm phỏng vấn tích cực để họ cải thiện bản thân, nắm bắt cơ hội việc làm tại những doanh nghiệp hoặc cũng chính ở doanh nghiệp của bạn trong tương lai. Một hành động nhỏ nhưng lại có ý nghĩa với nhiều đối tượng, trước hết là củng cố kỹ năng bản thân nhà tuyển dụng, tiếp đó là cho ứng viên cơ hội học hỏi điều bổ ích, cải thiện kinh nghiệm phỏng vấn, kỹ năng làm việc và cuối cùng là đóng góp cho xã hội, giảm thiểu tỷ lệ thất nghiệp.

Với ứng viên, lời từ chối không hoàn toàn là sự thất bại cũng không phải là cơ sở để đánh giá thấp bản thân mà ở một cách nghĩ tích cực, lời từ chối là để ứng viên củng cố năng lực bản thân mở ra con đường “hoa hồng” trong tương lai. Biết đâu trên con đường “đầy gai” ở hiện tại lại là nơi để ứng rèn rũa bản thân.

Xem thêm: Việc làm chuyên viên nhân sự

2. Cách từ chối ứng viên khéo léo của một nhà tuyển dụng chuyên nghiệp

Nếu phỏng vấn ứng viên là chuyên môn thì cách từ chối ứng viên là một “nghệ thuật”. Người có chuyên môn trong lĩnh vực tuyển dụng nhân sự không chỉ cần kỹ năng đánh giá, nắm bắt tâm lý ứng viên mà còn cần cả kỹ năng giao tiếp, ứng xử với ứng viên đặc biệt là khi đưa ra lời từ chối với ứng viên có năng lực hạn chế ở hiện tại. Vậy với vai trò là một chuyên gia tuyển dụng bạn sẽ từ chối ứng viên ra sao? Với chuyên gia nhân sự tại Timviec365.com.vn sau thời gian nghiên cứu, kết hợp với kiến thức chuyên môn đã áp dụng cách từ chối ứng viên qua 04 phương pháp sau đây:

2.1. Lời từ chối không nên được đưa ra ngay trong buổi phỏng vấn

Kết thúc buổi phỏng vấn là lúc nhà tuyển dụng đã tìm ra ứng viên phù hợp với vị trí công việc đang tuyển dụng tuy nhiên việc thông báo trúng tuyển hay không trúng tuyến cho ứng viên chưa cần quá vội vàng đưa ra ngay sau buổi phỏng vấn. Hãy đặt mình vào tâm trạng cảu họ lúc này để nhận ra sự chưa sẵn sàng ở họ. Đặc biệt với ứng viên khá hài lòng với những câu trả lời trong buổi phỏng vấn nhưng với bạn, họ chưa có khả năng bằng ứng viên khác và việc đưa ra lời từ chối ngay tức khắc sẽ khiến “cái tôi” của ứng viên bị tác động dẫn tới những suy nghĩ tiêu cực với doanh nghiệp. Không những vậy, điều khiến ứng viên bị từ chối thất vọng nhất chính là bản thân bị đánh giá thấp.

Thay vì từ chối ứng viên bằng lời nói tức thì, nhà tuyển dụng hãy gửi tới họ một bức thư từ chối sau đó ngẫm nghĩ, hướng điều tiêu cực tới những điều tích cực hơn.

2.2. Không nên gián tiếp từ chối bằng một “khoảng lặng” dài trong thời gian phỏng vấn

Là một nhà tuyển dụng, bạn không được phép “ngại” trước ứng viên của mình bởi bạn đang là người đánh giá năng lực làm việc của họ. Việc ngại sẽ khiến bạn thiếu tự tin trong việc tìm hiểu năng lực ứng viên cũng như không biết cách từ chối ứng viên mà để buổi phỏng vấn chìm trong “khoảng lặng” dài nhằm gián tiếp để ứng viên hiểu mình đã bị từ chối.

Trước khi đến phỏng vấn, ứng viên đã có thời gian tìm hiểu thông tin về công việc, về doanh nghiệp của bạn, và việc quyết định ứng tuyển làm việc tại công ty bạn là bởi họ yêu thích công việc, có đầu tư thời gian, công sức để chuẩn bị hồ sơ ứng tuyển. Vì thế nếu năng lực và chuyên môn hiện tại mà họ đang sửo hữu chưa làm bạn thuyết phục xin đừng khiến họ bối dối trong buổi phỏng vấn bởi bạn chính là người cần đặt câu hỏi để khái thác thông tin từ họ chứ không phải họ hoàn toàn là người chủ động trong buổi phỏng vấn.

Việc từ chối có thể được thực hiện bằng cách gửi mail từ chối ứng viên sau đó thật rõ ràng, để họ tìm công việc khác trong một doanh nghiệp mới phù hợp hơn với bản thân.

2.3. Gửi email từ chối ứng viên kèm thư từ chối

Trong bối cảnh công nghệ trở thành một phần không thể thiếu của xã hội, mọi hoạt động, công việc đều nhận được sự hỗ trợ từ công nghệ và phương thức gửi thư từ chối ứng viên cũng không ngoại lệ. Nhà tuyển dụng hoàn toàn có thể tận dụng tiện ích của mạng Internet thông qua họp thư email để soạn một email từ chối ứng viên phù hợp, cách viết email từ chối ứng viên có thể theo gợi ý sau:

Tiêu đề email: Thông báo kết quả phỏng vấn của Công ty….

[Tên ứng viên] thân mến

Trước hết, chúng tôi rất cảm ơn bạn đã tới tham dự buổi phỏng vấn của Công ty…. Dù năng lực của bạn rất tốt nhưng vẫn còn nhiều hạn chế so với những yêu cầu công việc tại vị trí…. trong Công ty. Vậy nên chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng ứng viên khác phù hơn đã được chúng tôi lựa chọn làm việc tại vị trí…

Chúc bạn gặp nhiều may mắn và tất nhiên chúng tôi vẫn luôn chào đón ứng viên như bạn trong những buổi phỏng vấn sau đó!

Trân trọng,

Thay mặt Công ty

[Tên người soạn email]

Nếu bạn đang làm công việc tuyển dụng tại một công ty nước ngoài hoặc một công ty làm việc với đối tác nước ngoài,… việc soạn một email từ chối ứng viên bằng tiếng anh được ưu tiên hơn để thể hiện tính cá biệt của Công ty. Bên cạnh đó, khi gửi nội dung email tới ứng viên, nhà tuyển dụng nên viết thư từ chối ứng viên bằng tiếng anh đính kèm trong email để ứng viên hiểu cụ thể lý do bị từ chối và quan trọng là nhận được lời khuyên hữu ích từ bạn.

2.4. Cho ứng viên lời khuyên hữu ích

Vì mục tiêu phát triển chung của tổ chức/ doanh nghiệp, nhà tuyển dụng phải chọn ứng viên có năng lực đáp ứng được tối đa yêu cầu công việc và tất nhiên bạn sẽ không tránh khỏi nhưng lời từ chối gửi tới một số ứng viên. Trong thư bạn có thể dành cho ứng viên một vài lời khuyên về những thiếu sót ở bản thân khiến họ không đủ điều kiện đáp ứng công việc. Điều này rất hữu ích với họ và dù không trúng tuyển ở hiện tại nhưng nhờ đó họ lại có thời gian hoàn thiện bản thân, phát triển sự nghiệp trong tương lai.

Tìm hiểu thêm: Cách viết mẫu thư mời phỏng vấn

3. Cách viết thư từ chối ứng viên

3.1. Những lưu ý nên trách để bức thư từ chối ứng viên hay hơn

Một lá thư từ chối ứng viên sau khi phỏng vấn được lập cần khéo léo trong câu chữ để không gây tâm trạng không tốt tới ứng viên. Một lá tưh từ chối khéo léo có thể để lại ấn tượng cho ứng viên để họ có động lực trau luyện bản thân tiếp tục quay lại với công ty trong những đợt tuyển dụng sau. Đây được coi là việc đào tạo gián tiếp nhân viên mà không gây tốn thời gian cho doanh nghiệp.

Lời văn, câu từ khi trả lời thư từ chối ứng viên phải được thể hiện lịch sự để họ cảm thấy dù mình không được chọn thì khi nộp vào công ty khác họ cũng không tiếc nối. Hãy dành cho họ cơ hội đến với những công việc khác phù hợp hơn.

3.2. Một số mẫu thư từ chối ứng viên của nhà tuyển dụng

Để nhà tuyển dụng tiết kiệm thời gian gửi thư từ chối ứng viên, Timviec365.com.vn xin chia sẻ một số mẫu thư từ chối ứng viên không đạt yêu cầu bằng tiếng anh, và thư từ chố bằng tiếng việt cùng mẫu thư cảm ơn đã tham dự phỏng vấn file doc để nhà tuyển dụng dễ dàng tải về sử dụng dưới đây:

- Mẫu thư từ chối ứng viên bằng tiếng việt

File docx tải về: mau-thu-tu-choi-ung-vien-bang-tieng-viet.docx

- Mẫu thư từ chối ứng viên bằng tiếng anh

File docx tải về: Mau-thu-tu-choi-bang-tieng-anh.docx

- Mẫu thư cảm ơn ứng viên đến phỏng vấn

File docx tải về: mau-thu-cam-on-ung-vien-den-phong-van.docx

Điều tồi tệ nhất với ứng viên không phải việc nhận được thư từ chối ứng viên từ nhà tuyển dụng mà đó là việc sau đó ứng viên không biết tiếp thu lời khuyên hữu ích trong thư từ các chuyên gia tuyển dụng để cải thiện trình độ bản thân hướng tới tương lai sự nghiệp sáng lạng hơn. “Thất bại hôm nay chính là cơ hội thành công mai sau” hãy tận dụng nó để làm bậc thang chinh phục đỉnh núi thành công nhé các ứng viên!