1. Bí quyết viết thư từ chối hợp tác kinh doanh bằng tiếng Anh
Thư từ chối hợp tác kinh doanh bằng tiếng Anh, hay bất cứ loại thư từ chối nào khác, đều phải được viết rất cẩn thận để không làm cho đối phương thất vọng và vẫn giữ được mối quan hệ giữa đôi bên.
1.1. Tại sao cần phải viết thư từ chối?
Thư từ chối – hay “Rejection letter” trong tiếng Anh – là một văn bản không hề dễ viết. Cho dù đó là từ chối một cuộc phỏng vấn, từ chối một ứng viên hay thông báo với một nhà cung cấp rằng bạn không còn cần đến dịch vụ của họ nữa thì nhìn chung chúng ta vẫn e ngại khi phải đưa ra lời từ chối. Nhiều người thường chọn cách im lặng và để đối phương tự hiểu ra vấn đề. Tuy nhiên, im lặng chắc chắn không phải là một biện pháp tốt. Đôi khi sự im lặng có thể làm mất hòa khí giữa hai bên. Hoặc bạn có thể sẽ bỏ lỡ một cơ hội, một hướng giải quyết thông minh hơn nếu lựa chọn im lặng thay vì ngồi lại nói chuyện với nhau.
Viết thư từ chối ban đầu sẽ khá mất thời gian, nhất là khi bạn chưa quen với việc này. Tuy nhiên việc viết thư từ chối vẫn mang đến những lợi ích nhất định đối với những người kiên trì. Để viết thư từ chối bạn sẽ cần phải suy nghĩ lại một cách cẩn thận về những gì bạn muốn từ người khác và những gì công ty của bạn đang thực sự cần.
1.2. Những nội dung cần có trong thư từ chối
Thực tế thì một bức thư từ chối – Rejection letter – không cần viết quá dài, bạn cũng không cần giải thích quá chi tiết về lý do cho sự từ chối. Thông thường một bức thư từ chối chỉ cần có đầy đủ những nội dung sau đây:
+ Bày tỏ sự cảm ơn về thiện chí hợp tác của đối phương
+ Cung cấp một vài tin tức về hoạt động có liên quan của công ty
+ Đưa ra lý do từ chối hợp lý
+ Đưa ra một lời đề nghị hợp tác trong tương lai
Chẳng hạn:
“Thanks for your patience while I reviewed this proposal. I'm afraid I’m going to have to pass. We’ve published a lot on cybersecurity lately, and unfortunately the proposed piece overlaps a bit too much with other articles we’ve published. I hope you find a good home for it in another publication.
All the best,”
Bản dịch:
“Trước hết chúng tôi rất cảm ơn vì bạn đã kiên nhẫn chờ đợi trong khi chúng tôi xem xét đề xuất này. Tuy vậy tôi rất tiếc phải thông báo rằng chúng tôi không thể hợp tác với bạn. Gần đây chúng tôi đã xuất bản khá nhiều bài báo nói về vấn đề an ninh mạng và rất tiếc là phần tài liệu mà bạn gửi cho chúng tôi có sự trùng lặp khá nhiều với những bài báo trên. Hy vọng bạn có thể tìm được một cơ hội tốt hơn ở một tòa soạn khác.
Chúc bạn sẽ gặp nhiều may mắn hơn!”
Nếu bạn đã suy xét kỹ và vẫn không có ý định hợp tác với đối phương thì nên thẳng thắn đưa ra lời từ chối. Bạn có thể e ngại rằng điều này sẽ làm phật lòng đối phương, tuy nhiên việc gieo một hy vọng phù phiếm còn tàn nhẫn hơn là để họ đối diện với thực tế. Nếu vẫn cảm thấy e ngại thì bạn có thể sử dụng các cách nói giảm nói tránh để không làm ảnh hưởng đến hòa khí của đôi bên. Bạn cũng có thể viết kèm một lời cảm ơn ở cuối thư để vẫn giữ được thái độ lịch sự.
1.3. Những lưu ý khi viết thư từ chối hợp tác bằng tiếng Anh
Có lẽ đến đây bạn đã nhận thức được tầm quan trọng của một lá thư từ chối hợp tác rồi đúng không? Vấn đề còn lại là bạn nên viết như thế nào để vừa đạt được mục đích của mình mà lại không làm cho đối phương phật lòng.
Sau đây là một vài chú ý bạn nên áp dụng khi viết thư từ chối.
1.3.1. Sử dụng ngôn ngữ trang trọng
Đây là điều cơ bản nhất mà bạn cần ghi nhớ khi viết thư từ chối hợp tác. Dù sao thì đối phương cũng đã thiện chí đưa ra lời đề nghị hợp tác, chỉ là lời đề nghị đó chưa thực sự phù hợp với những gì bạn đang tìm kiếm. Việc giữ thái độ hòa nhã với các doanh nghiệp khác là việc bạn nên làm vì biết đâu sẽ có một cơ hội hợp tác khác trong tương lai. Bởi vậy, hãy cố gắng lịch sự và hòa nhã hết sức có thể để tránh gây ấn tượng xấu cho đối phương.
Hãy từ chối một cách khéo léo và đừng dùng những cách diễn đạt tiêu cực, ví dụ như nói với đối phương rằng họ không có thứ mà bạn đang tìm kiếm. Dĩ nhiên bản chất của vấn đề đúng là như vậy, nhưng hãy chọn một cách diễn đạt khác sao cho đối phương cảm nhận được thiện chí của mình.
Ví dụ:
“Thanks for your detailed proposal. Taking a look at the materials, it seems like your firm’s key strengths don’t quite overlap with what we need for this project. Thanks again for taking the time to put this proposal together for us.
Best wishes,”
Bản dịch:
“Trước tiên tôi muốn bày tỏ sự cảm ơn về phương án hợp tác rất chi tiết mà anh đã đề xuất.Tuy nhiên, khi xem xét kỹ hơn các tài liệu thì có vẻ như thế mạnh của công ty anh không thực sự phù hợp với những gì chúng tôi cần cho sự án lần này.
Một lần nữa xin được cảm ơn vì đã dành thời gian cho dự án của chúng tôi!
Trân trọng!”
1.3.2. Viết ngắn gọn, súc tích
Rõ ràng thì việc từ chối ai đó là không hề dễ dàng, và người bị từ chối chắc chắn cũng sẽ không cảm thấy dễ chịu. Bởi vậy bạn hãy cố gắng viết ngắn gọn, súc tích và đủ ý là được. Nhiều người không quá quan tâm đến nguyên nhân chi tiết của lời từ chối. Họ chỉ cần biết rằng bạn đã từ chối lời đề nghị hợp tác với một lý do có thể chấp nhận được.
1.3.3. Thẳng thắn nhưng lịch sự
Mục đích duy nhất của bạn là từ chối lời đề nghị hợp tác kinh doanh của đối phương, vì vậy không cần vòng vo mà hãy đi trực tiếp vào vấn đề để đôi bên có thể hiểu rõ quan điểm của nhau hơn.
Tuy vậy bạn cũng cần giữ thái độ lịch sự. Đôi khi bạn cũng cần nói rõ hơn về lý do bạn từ chối lời đề nghị của đối phương. Đây cũng là hành động thể hiện thái độ tôn trọng và biết ơn của bạn khi đối phương đã tin tưởng và đưa ra lời đề nghị hợp tác.
1.3.4. Lý do từ chối chính đáng
Lý do từ chối chính là phần quan trọng nhất trong một bức thư từ chối hợp tác kinh doanh. Hãy đưa ra một lý do chính đáng để đối phương có thể hiểu rõ hơn về quyết định của bạn. Một lý do chính đáng cũng thể hiện sự tôn trọng đối phương của bạn, rằng bạn đã tìm hiểu, nghiên cứu và cân nhắc nhiều lần sau đó mới đưa ra quyết định từ chối hợp tác.
Một lý do từ chối chính đáng cũng giúp bạn dễ dàng hơn trong việc giữ hòa khí giữa đôi bên và đưa ra lời đề nghị lịch sự cho một sự hợp tác vào một dịp nào đó khác trong tương lai.
1.4. Template thư từ chối hợp tác kinh doanh bằng tiếng Anh
Khi viết thư từ chối hợp tác kinh doanh bằng tiếng Anh, điều đầu tiên bạn cần chú ý là hình thức của lá thư. Hãy tỏ ra tôn trọng người sẽ tiếp nhận thư của mình bằng cách sử dụng đúng mẫu quy định khi viết nhé.
Sau đây là một mẫu thư từ chối hợp tác kinh doanh cho các bạn tham khảo:
“The District Emergency Officer.
Punjab Emergency Service,
Lahore.
Dear Sir,
We regret to inform you that your proposal to start a business partnership with our company has not been approved by the board of directors. You may be provided with another opportunity at some other occasion.
It is pertinent to mention here that the company requires an overall safety and security for smooth working whereas you have launched your organization recently and nobody gives assurance in this regard.
In the light of above circumstances, we feel remorse to acquaint you that your proposal for initiating business with our company cannot be made possible in the current scenario and you are suggested to establish your name and gain trust in the market before offering your services or partnership.
Wishing you best of luck for next time.
With regards,
Adeel Ahmad”
Bản dịch:
“Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng đề xuất hợp tác của Quý công ty với công ty chúng tôi đã không được Ban Giám đốc thông qua. Chúng tôi hy vọng sẽ có thể hợp tác cùng Quý công ty vào một dịp khác.
Chúng tôi đang hướng tới việc tìm kiếm những giải pháp đảm bảo sự an toàn và bảo mật để mọi hoạt động có thể diễn ra một cách thuận lợi, trong khi đó Quý công ty mới chỉ bước chân vào trong ngành một vài năm trở lại đây và chúng tôi không tìm thấy mức độ chắc chắn khi cân nhắc đến những vấn đề trên.
Vì lý do trên chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng đề xuất hợp tác kinh doanh giữa hai bên không thể thực hiện được ở thời điểm hiện tại. Chúng tôi đánh giá cao những giải pháp mà Quý công ty đề xuất, nhưng có lẽ chúng ta nên hợp tác vào một dịp khác trong tương lai khi Quý công ty đã tạo dựng đc tên tuổi và đạt được một số thành tựu nhất định trong ngành.
Trân trọng!”
2. Một số cách diễn đạt hiệu quả trong thư từ chối
Không có quy định cụ thể nào về câu từ bạn sử dụng trong thư từ chối hợp tác kinh doanh. Tuy nhiên dù sử dụng cách diễn đạt nào thì cũng nên tuân thủ nguyên tắc trang nhã và lịch sự.
Sau đây là một số cách diễn đạt khá hữu hiệu khi viết thư từ chối.
+ Thank you for your enquiry about… (Rất cảm ơn vì những yêu cầu của bạn…)
+ Unfortunately, we are currently not in need of… (Rất tiếc hiện tại chúng tôi đang không có nhu cầu…)
+ After careful consideration (Sau khi đã xem xét một cách cẩn thận)
+ I regret to inform you that (Chúng tôi rất tiếc phải thông báo rằng)
+ Although your proposal was… (Mặc dù đề xuất của quý công ty….)
+ If you require any further feedback, please contact me by... (Nếu cần thêm bất kỳ phản hồi nào vui lòng liên hệ với chúng tôi qua...)
Việc từ chối người khác luôn khiến chúng ta phải suy nghĩ rất nhiều, điều này cũng tương tự như khi bạn quyết định gửi một bức thư từ chối hợp tác kinh doanh bằng tiếng Anh cho đối tác. Dù sao thì cũng hãy tỏ thái độ thân thiện và lịch sự vì có thể đôi bên vẫn còn cơ hội hợp tác vào một dịp khác trong tương lai.
Tham gia bình luận ngay!