Thư từ chối công việc bằng tiếng Anh viết sao cho chuẩn?

1. Hướng dẫn chi tiết cách viết thư từ chối công việc bằng tiếng Anh

Ngày nay, mỗi ứng viên đều cần trang bị cho mình những kiến thức và sự chuẩn bị tốt nhất trước khi tham gia những cuộc phỏng vấn. Đó không chỉ là những lưu ý khi chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn, những điều cần ghi nhớ để phỏng vấn trực tiếp hiệu quả, mà còn là cả những cách ứng xử sau cuộc phỏng vấn. Một trong số những điều ứng viên cần phải thành thạo đó là cách viết thư từ chối công việc bằng tiếng Anh.

Vậy tại sao ứng viên cần thành thạo thao tác viết thư từ chối công việc bằng tiếng Anh?

Hãy cùng tìm hiểu rõ hơn trong mục thông tin dưới đây nhé!

1.1. Vai trò của thư từ chối công việc bằng tiếng Anh

Hiển nhiên thư từ chối công việc bằng tiếng Anh chỉ được sử dụng khi bạn từ chối nhận việc tại một doanh nghiệp sử dụng tiếng Anh làm ngôn ngữ giao tiếp chính.

Có nhiều lý do để một ứng viên từ chối công việc. Thực tế việc ứng viên từ chối nhận việc là không hề hiếm và đây cũng không phải là một hành động khiếm nhã hay không được khuyến khích. Hợp đồng lao động được thành lập dựa trên cơ sở sự thống nhất giữa yêu cầu của ứng viên và lợi ích của phía doanh nghiệp. Vì vậy nếu không thể dàn xếp ổn thỏa thì ứng viên hoàn toàn có quyền từ chối nhận việc.

Thư từ chối công việc thể hiện thái độ lịch sự, có trách nhiệm và sự tôn trọng của ứng viên đối với nhà tuyển dụng. Khi nhà tuyển dụng mời bạn đến nhận công việc có nghĩa là họ coi trọng thái độ kỹ năng chuyên môn và những kinh nghiệm làm việc của bạn. Vì vậy, kể cả khi không đi đến thống nhất cuối cùng được thì ứng viên cũng nên dành sự tôn trọng cho những người đã công nhận giá trị của bạn.

Thư từ chối công việc cũng giúp nhà tuyển dụng chủ động nắm bắt thông tin và có phương án tuyển dụng thay thế phù hợp để không làm ảnh hưởng tới hoạt động chung của công ty.

1.2. Hướng dẫn cách từ chối công việc bằng tiếng Anh qua email

Hiện này mọi sự liên lạc chính thức giữa ứng viên và nhà tuyển dụng đều được tiến hành thông qua email, trong đó cũng bao gồm cả thư từ chối công việc bằng tiếng Anh.

Vậy là thế nào để viết email từ chối công việc bằng tiếng Anh đúng chuẩn, lịch sự và khéo léo?

1.2.1. Đặt tiêu đề email

Bất kỳ một email nào cũng cần có tiêu đề. Mỗi ngày nhà tuyển dụng có thể nhận rất nhiều email. Bởi vậy nếu không có tiêu đề được ghi rõ ràng thì có thể email của bạn sẽ đi vào quên lãng đấy nhé.

Bạn có thể đặt tiêu đề cho email theo công thức sau: “[Họ tên] – [Vị trí ứng tuyển]” hoặc “Job Offer – [Họ tên]” hoặc dài hơn một chút như “Job Refusal Letter – [Vị trí ứng tuyển] – [Họ tên]”.

Ví dụ:

"Job Offer – Ted Gonzalez"

1.2.2. Nội dung trong email

Việc bạn từ chối công việc vì bất kỳ lý do nào đó không có ảnh hưởng quá nhiều đến nhà tuyển dụng. Đơn giản là họ nhận được email thông báo về quyết định của bạn và lại tìm kiếm một ứng viên khác phù hợp. Tuy vậy giữ lại ấn tượng tốt đẹp và mối quan hệ với nhà tuyển dụng biết đâu có thể trợ giúp bạn trong tương lai. Bởi vậy bạn cần biết cách viết một email từ chối công việc bằng tiếng Anh một cách lịch sự và khéo léo.

Để làm được điều này bạn cần viết đầy đủ những nội dung cần thiết trong một email từ chối công việc.

- Lời chào đến người nhận email

Thông thường bạn chỉ cần hồi âm lại người đã gửi thư mời nhận việc thông qua địa chỉ email sẵn có. Nếu người gửi sử dụng email chung của công ty thì bạn có thể xử lý bằng cách để địa chỉ người nhận là Bộ phận tuyển dụng của công ty.

Viết lời chào ngắn gọn theo cú pháp sau: Dear Mr./ Ms. [Tên người nhận]

Ví dụ:

"Dear Mr. Owen,"

- Lời cảm ơn nhà tuyển dụng

Trước tiên bạn nên bày tỏ thái độ biết ơn vì nhà tuyển dụng đã dành cho bạn cơ hội được làm việc tại công ty. Điều này nhằm tạo thiện cảm với nhà tuyển dụng và khiến những  nội dung phía sau trở nên dễ tiếp thu hơn.

Ví dụ:

“Thank you very much for offering me the opportunity to work at Owen & Owen, LLC. I appreciate the time you spent meeting with me to discuss the job”.

Tạm dịch:

“Trước hết tôi muốn bày tỏ sự biết ơn của mình khi đã được công ty tin tưởng và trao cho cơ hội làm việc tại Owen & Owen, LLC. Qua quá trình trao đổi, thảo luận với ông tôi đã học hỏi được thêm nhiều điều thú vị  và tôi thực sự trận trọng điều đó”.

- Xin lỗi vì bạn đã từ chối công việc

Nhà tuyển dụng đã công nhận năng lực và kinh nghiệm làm việc của bạn, và bạn cần trân trọng điều này. Hãy gửi một lời xin lỗi chân thành và bày tỏ thái độ áy náy để thể hiện sự tôn trọng của bạn với những người đã công nhận khả năng của mình. Đây cũng là một phép lịch sự tối thiểu.

Ví dụ:

“ It was a difficult decision to make, but I regretfully decline the position at the current compensation.”

Tạm dịch:

“Đây là một quyết định khó khăn, nhưng tôi rất tiếc khi không thể tới công ty nhận việc theo lịch hẹn.”

- Đưa ra lý do từ chối công việc

Đây là phần quan trọng nhất trong email từ chối công việc bằng tiếng Anh. Bạn cần phải đưa ra một lý do hợp lý và viết sao cho khéo léo để không làm ảnh hưởng đến hòa khí giữa hai bên. Mặc dù sau khi từ chối nhận việc thì ứng viên cũng không cần tương tác gì thêm với nhà tuyển dụng, tuy nhiên một mối quan hệ tốt biết đâu lại có thể trợ giúp bạn vào một thời điểm nào đó trong tương lai.

Cũng cần lưu ý thêm là nhà tuyển dụng chỉ cần xác định rằng ứng viên có lý do chính đáng để từ chối nhận việc. Họ sẽ không quá quan tâm chi tiết về lý do bạn đưa ra. Bởi vậy ở đây bạn cũng không cần giải thích quá nhiều về lý do từ chối công việc.

Ví dụ:

“Thank you very much for offering me the opportunity to work at Bronson Associates. Unfortunately, I will not be accepting the position as it does not fit the path I am taking to achieve my career goals”.

Tạm dịch:

“Tôi rất biết ơn quý công ty vì đã trao cho tôi cơ hội được làm việc tại Bronson Associates. Tuy vậy tôi rất tiếc phải thông báo rằng mình sẽ không tới nhận việc vì công việc này không thực sự phù hợp với lộ trình phát triển mà tôi đã đặt ra cho bản thân”.

- Lời kết thúc email

Cuối cùng để kết thúc email một cách khéo léo bạn đừng quên để lại lời chào, lời chúc công ty sớm tìm được nhân sự phù hợp và hy vọng có cơ hội được hợp tác trong tương lai.

Ví dụ:

“Once again, I'd like to express my gratitude for the offer and my regrets that it didn't work out. You have my best wishes in finding someone suitable for the position.

Sincerely,”

Tạm dịch:

“Một lần nữa tôi muốn bày tỏ sự biết ơn vì quy công ty đã tin tưởng và trao cho tôi cơ hội được làm việc. Tuy vậy tôi rất tiếc vì không thể làm việc và cống hiến cho công ty. Chúc quý công ty sẽ nhanh chóng tìm được một ứng viên  phù hợp hơn cho vị trí công việc này.

Trân trọng!”.

1.3. Những lưu ý khi viết thư từ chối công việc bằng tiếng Anh

Thư từ chối là phương tiện trao đổi cuối cùng giữa bạn và công ty. Tuy rằng sẽ không làm việc với nhau, nhưng như đã đề cập đến ở trên, việc giữ lại một mối quan hệ tốt có thể sẽ hữu ích với bạn vào một dịp nào đó trong tương lai.

Tham khảo một số điều cần lưu ý khi viết thư từ chối sau đây:

- Thời gian gửi thư

Thông thường, các nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu ứng viên phản hồi thư mời nhận việc trong một khoảng thời gian ngắn sau khi đọc thư. Điều này cũng tương tự khi bạn không có ý định làm việc và viết thư từ chối công việc. Bạn nên gửi email cho nhà tuyển dụng càng sớm càng tốt để họ có thời gian sắp xếp và phỏng vấn bổ sung ứng viên khác.

- Không trình bày quá chi tiết về lý do

Bạn cần đưa ra lý do ngắn gọn cho quyết định từ chối công việc. Tuy nhiên chỉ nên viết ngắn gọn và đủ ý là được. Với những lý do cá nhân và không liên quan gì đến phía công ty thì bạn chỉ cần ghi ngắn gọn và không giải thích gì thêm. Đối với những lý do bắt nguồn từ chính công ty như mức lương, chế độ đãi ngộ… thì bạn có thể đề cập chi tiết hơn, tuy nhiên cũng không được viết quá dài dòng. Bạn cũng cần giữ thái độ lịch sự khi đề cập đến lý do.

- Xem xét đến việc giữ liên lạc nếu cần thiết

Nếu bạn cảm thấy có ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng thì nên giữ liên lạc. Có thể bạn thực sự thích cách làm việc của công ty nhưng vì lý do cá nhân mà không thể nhận việc. Có thể nhà tuyển dụng sẽ cân nhắc và xem xét lại nếu họ cảm thấy bạn có đủ điều kiện để họ cân nhắc. Hay có thể trong tương lai công ty tuyển dụng một vị trí khác họ sẽ dành sự ưu tiên cho bạn.

2. Template thư từ chối công việc bằng tiếng Anh

Dưới đây là một mẫu email từ chối công việc bằng tiếng Anh chuẩn chỉnh cho các bạn tham khảo.

"Subject line: Job offer – Join Hiddleston

Dear Mr. Robert,

Thank you very much for offering me the role of Data Analyst with Cloud Cleanwater. Though it was a difficult decision, I have accepted a position with another company.

I sincerely enjoyed our conversations and very much appreciate your taking time to interview me over the course of the past few weeks.

Again, thank you for your time and consideration; best wishes for your continued success, and I hope our paths cross again in the future.

Sincerely,”

Tạm dịch:

"Tiêu đề: Job offer – Join Hiddleston

Kính gửi ông Robert,

Trước tiên tôi muốn bày tỏ sự biết ơn vì đã được lựa chọn cho vị trí Chuyên gia phân tích dữ liệu tại Cloud Cleanwater. Mặc dù rất khó khăn để đưa ra quyết định, nhưng tôi đã nhận việc cho một vị trí công việc khác ở một công ty khác.

Rất cảm ơn ông đã dành bớt một chút thời gian quý báu của mình để trao đổi với tôi trong quá trình phỏng vấn.

Một lần nữa tôi xin bày tỏ sự cảm ơn vì ông đã tin tưởng và trao cho tôi cơ hội được trở thành nhân viên của quý công ty. Hy vọng chúng ra ta sẽ có cơ hội hợp tác vào một ngày nào đó trong tương lai.

Trân trọng!”.

Trên đây là hướng dẫn cách viết thư từ chối công việc bằng tiếng Anh sao cho khéo léo và không làm mất hòa khí giữa hai bên. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích đối với bạn đọc. Chúc các bạn tìm được một công việc ưng ý và thành công trên con đường bản thân đã lựa chọn.