1. Một số điều bạn nên biết về thư ngỏ xin kinh phí
1.1. Thư ngỏ xin kinh phí là gì?
Thư ngỏ kinh phí hay thư ngỏ xin tài trợ là một lá thư bạn gửi đến một cơ quan, tổ chức hay một nhà tài trợ tiềm năng nào đó, mong muốn họ tài trợ một phần kinh phí cho chương trình, sự kiện của bạn.
Những chương trình bạn nên xin kinh phí hay tài trợ là những sự kiện có tính nhân đạo hoặc có ích cho xã hội hoặc mang tính phát triển giáo dục như các chương trình từ thiện, chương trình hỗ trợ cộng đồng, chương trình ca nhạc, chăm sóc sức khỏe cho bà con nông dân,…
Khi viết thư ngỏ xin kinh phí bạn cần viết trung thực các thông tin về chương trình và nghiêm túc trong khuôn khổ hành chính. Lá thư ngỏ này cũng không đặt nặng về vấn đề tiền bạc và không ép buộc nhà tài trợ hỗ trợ kinh phí cho bạn. Vì vậy, bạn cần thể hiện thái độ chân thành và không nên viết quá dài dòng cũng như lấy tình cảm làm lý do xin kinh phí. Bạn cần thể hiện chương trình của mình xứng đáng được hỗ trợ kinh phí và khiến nhà tài trợ quyết định đầu tư.
1.2. Tại sao thư ngỏ xin kinh phí của bạn không được hồi âm?
Có rất nhiều trường hợp thư ngỏ xin kinh phí của bạn không được đồng ý tài trợ thậm chí là không nhận được bất cứ hồi âm nào. Có thể bạn đã mắc một số lý do khiến thư ngỏ của bạn bị “bỏ xó”.
Thứ nhất, bạn không nêu được chương trình của bạn xứng đáng để họ tài trợ chỗ nào. Nhà tài trợ sẽ không biết được tại sao họ nên tài trợ chương trình này cho bạn, họ tài trợ cho chương trình này để làm gì,…
Thứ hai, bạn không nêu được lợi ích mà nhà tài trợ nhận được sau khi hỗ trợ kinh phí. Do đó, bạn cần nêu được lợi ích sau khi họ tài trợ chương trình của bạn.
Cuối cùng, thư ngỏ của bạn quá khô cứng và nặng nề trong việc hỗ trợ kinh phí. Bạn viết một lá thư ngỏ xin kinh phí nhưng lại sử dụng những lời lẽ, ngôn từ không hợp lý, mang tính ép buộc hoặc so sánh với nhà tài trợ khác cũng là nguyên nhân khiến thư ngỏ xin kinh phí của bạn không được hồi âm.
1.3. Những điều cần chuẩn bị khi viết thư ngỏ xin kinh phí
Trước khi viết thư ngỏ xin kinh phí thì bạn cần có sự chuẩn bị nghiêm trang và kỹ lưỡng.
1.3.1. Xác định rõ ràng mục đích
Đầu tiên, bạn cần xác định rõ ràng mục đích viết thư ngỏ xin kinh phí đến nhà tài trợ. Bạn mong muốn nhận được điều gì với lá thư ngỏ xin kinh phí này? Bạn muốn tài trợ cho chương trình gì và tại sao nó quan trọng? Lý do bạn xứng đáng nhận hỗ trợ là gì? Bạn cần trả lời các câu hỏi này trước khi bắt đầu viết một lá thư tài trợ.
Một lá thư ngỏ xin kinh phí bạn cần viết rõ ràng và đúng trọng tâm. Khi bạn xác định được mục đích và mục tiêu bạn cần gì và muốn gì sẽ giúp bạn có cơ hội xin tài trợ kinh phí thành công cao hơn và mang lại ý nghĩa, kết quả nhất định. Bạn có thể thuyết phục nhà tài trợ để họ thấy tại sao chương trình của bạn xứng đáng cho họ tài trợ tiền bạc. Ví dụ, bạn xin tài trợ chương trình cho trẻ mồ côi, bạn có thể kể cho họ một câu chuyện cảm động và một trường hợp nhờ tài trợ mà đã giúp được em bé có hoàn cảnh khó khăn nào đó.
Để nhà tài trợ hồi âm tốt đẹp thì lá thư ngỏ xin kinh phí của bạn cần có một diện mạo hoàn chỉnh, đầy đủ, chân thực và thuyết phục nhất có thể. Từ đó, nhà tài trợ sẽ cân nhắc lời đề nghị của bạn.
1.3.2. Tìm kiếm nhà tài trợ tiềm năng
Bạn cần xem xét những nhà tài trợ nào có thể giúp đỡ và hỗ trợ kinh phí cho bạn. Bạn có thể tìm kiếm những nhà tài trợ đã hỗ trợ cho các sự kiện tương tự để tìm hiểu kỹ càng nhất có thể.
Bạn đừng đánh giá thấp các mối quan hệ cá nhân. Vì đôi khi những người tài trợ lại đến từ những cá nhân, doanh nghiệp có mối liên quan đến bạn.
Những công ty, doanh nghiệp nhỏ bạn không nên bỏ qua vì có thể họ sẵn sàng hỗ trợ kinh phí cho bạn. Bạn có thể nhấn mạnh về địa điểm và bạn tổ chức sự kiện, vì các doanh nghiệp thường muốn duy trì tốt quan hệ với người dân.
Bạn cũng cần thể hiện cho nhà tài trợ thấy rõ điều mà bạn mong muốn, ví dụ bạn muốn xin kinh phí ra sao? Có thể sử dụng vật phẩm thay kinh phí được không?...
1.3.3. Chắc chắn về điều bạn đề nghị
Những lá thư ngỏ xin kinh phí thông thường có thể sẽ cho nhà tài trợ lựa chọn các mức khác nhau. Khi đó, các doanh nghiệp nhỏ và vừa hay các doanh nghiệp lớn đều có thể tham gia.
Khi những nhà hỗ trợ kinh phí tài trợ cho bạn nhiều hơn thì bạn cần đưa ra lợi ích nhiều hơn. Ví dụ, ai tài trợ nhiều nhất bạn sẽ để logo và thông tin nhà tài trợ ở vị trí nổi bật nhất trong băng rôn, áp phích, banner quảng cáo, công khai thông tin các nhà tài trợ, logo của nhà tài trợ cần đảm bảo xuất hiện trên website, mạng xã hội hoặc chương trình quảng cáo.
1.3.4. Xác định rõ thông tin người nhận thư
Bạn cần xác định được thông tin của người nhận thư ngỏ xin kinh phí mà bạn gửi, tránh nói quá chung như dành cho những ai quan tâm. Bạn viết như vậy sẽ chẳng được một nhà tài trợ nào hết.
Thường thì bạn sẽ gửi lá thư ngỏ đến giám đốc điều hành công ty hoặc trưởng phòng nhân sự. Bạn có thể lên website hoặc tìm trực tiếp tới công ty của họ để biết được người phụ trách nhận vấn đề tài trợ là ai. Lá thư ngỏ của bạn gửi đúng người và chức vụ thì mới có kết quả tốt nhất.
Bạn cũng nên tìm hiểu công ty mà bạn gửi thư đến có chính sách từ thiện hay không và có thể liên hệ với họ để yêu cầu chính sách từ thiện.
2. Cách viết thư ngỏ xin kinh phí ra sao?
2.1. Hiểu rõ cấu trúc của lá thư ngỏ xin kinh phí
Trước tiên, để có thể viết được thư ngỏ xin kinh phí, bạn có thể tham khảo trên mạng các mẫu thư ngỏ xin kinh phí, sau đó lựa chọn lá thư có nội dung và hình thức phù hợp với chương trình của bạn. Tuy nhiên, bạn không nên sao chép hoàn toàn lá thư mẫu đó, mà cần điều chỉnh để lá thư bớt cứng nhắc và thuyết phục hơn.
Bạn cũng cần lịch sự khi viết thư ngỏ và chọn lối diễn đạt sao cho phù hợp nhất. Bạn có thể thêm logo và tên tổ chức của bạn trong thư ngỏ xin kinh phí của mình để trông chuyên nghiệp hơn. Lời lẽ bạn cần sử dụng trang trọng và phù hợp hoàn cảnh.
Sử dụng đúng mẫu lá thư ngỏ kinh phí cũng là một điều bạn cần lưu ý. Bạn hãy bắt đầu lá thư với thứ, ngày tháng năm và sau đó đến tên và địa chỉ của nhà tài trợ. Tiếp đó, bạn bắt đầu lời chào với kính gửi tên của nhà tài trợ và kèm theo sau là dấu phẩy.
Bạn nên viết thư ngỏ xin kinh phí tài trợ của mình thật ngắn gọn, dài khoảng 1 trang A4 và nội dung cần rõ ràng, rành mạch. Việc bạn gửi thư ngỏ qua email khiến nhà tài trợ cảm thấy bạn là người không thật sự quan tâm đến họ, do đó bạn nên gửi thư ngỏ qua bưu điện.
Cuối cùng, thư ngỏ xin kinh phí của bạn nên kết thúc bằng lời cảm ơn và nên gửi kèm những thông tin về chương trình, sự kiện của bạn.
2.2. Nội dung thư ngỏ xin kinh phí thế nào?
2.2.1. Chuẩn bị thật kỹ phần mở đầu
Ngay đầu lá thư bạn cần giới thiệu về bản thân, tên công ty cũng như chương trình, sự kiện mà bạn định xin kinh phí. Giới thiệu trong phần mở đầu khá quan trọng, nhà tài trợ sẽ quyết định có nên đọc tiếp lá thư của bạn hay không thông qua phần này.
Bạn cần giới thiệu thật kỹ càng và chi tiết, cần nhấn mạnh rằng khi tài trợ kinh phí cho chương trình của bạn thì sẽ không có rủi ro nào xảy ra cũng như số tiền mà họ tài trợ bạn sẽ sử dụng thế nào và vào mục đích gì.
Đoạn tiếp theo bạn cần nêu ra yêu cầu của mình và mong muốn của bạn với số tiền đó ra sao?
2.2.2. Nêu cụ thể lợi ích cho nhà tài trợ
Muốn nhà tài trợ hỗ trợ kinh phí cho bạn thì bạn cần nêu rõ lợi ích mà họ sẽ nhận được khi tài trợ cho bạn, để họ hiểu rõ ràng lợi ích mà họ sẽ nhận được khi tài trợ cho bạn.
Bạn có thể nói rõ chương trình của bạn có quy mô ra sao, có bao nhiêu người tham dự, có khách mời nổi tiếng hay không, có phát lên tivi không,… Bạn cũng cần đưa ra các mức kinh phí khác nhau để nhà tài trợ có thể lựa chọn phù hợp với ngân sách của công ty họ.
2.2.3. Thuyết phục nhà tài trợ bằng những chứng cứ xác thực
Bạn có thể thống kê về quy mô của chương trình, số lượng người tham dự để nhà tài trợ cảm thấy thuyết phục. Giải thích cho nhà tài trợ, khán giả sẽ biết đến sự tài trợ của họ thông qua đâu.
Bạn cũng nên cung cấp những thông tin liên lạc và bằng chứng cần thiết để họ dễ dàng tin tưởng. Có thể đưa địa chỉ và số điện thoại vào phong bì đóng sẵn tem để họ hồi đáp thuận tiện. Bạn cũng nên nhớ ghi ngày bạn muốn nhà tài trợ phản hồi câu trả lời.
Ngoài ra, bạn nên hỏi rõ nhà tài trợ muốn quảng bá theo hình thức nào. Ví dụ như giới thiệu logo hay tên doanh nghiệp, công ty của họ trên website của chương trình bạn xin kinh phí,…
2.2.4. Cung cấp đầy đủ thông tin về sự kiện của bạn
Bạn cần cung cấp cho nhà tài trợ thấy rõ ràng các thông tin cơ bản về chương trình, sự kiện mà bạn dự định tổ chức. Ví dụ, bạn viết lá thư ngỏ xin kinh phí cho một tổ chức chất độc màu da cam, bạn cần nêu được tổ chức đó thành lập khi nào, người đứng đầu tổ chức là ai, tổ chức hoạt động thế nào và những khen thưởng về tổ chức đó,…
Bạn cần sử dụng các bằng chứng cụ thể, tránh nói suông và không có đủ bằng chứng thuyết phục. Bằng chứng cụ thể sẽ có tính thuyết phục cao cho nhà tài trợ, khiến họ dễ dàng tin tưởng hơn.
Để viết lá thư ngỏ xin kinh phí của bạn thật thuyết phục, bạn nên sử dụng lời lẽ lịch sự, thuyết phục, cung cấp các thông tin về chương trình của bạn và lợi ích mà nhà tài trợ nhận được khi họ hỗ trợ kinh phí. Ngoài ra, bạn cũng cần kiểm tra chính tả và dấu câu để lá thư ngỏ của mình hoàn hảo nhất nhé!
Tham gia bình luận ngay!