1. Thư mời hợp tác nói chung là gì? Mẫu thư mời hợp tác bằng tiếng anh có gì đặc biệt.
Thư mời hợp tác nói chung là những mẫu thư từ được tạo ra nhằm kêu gọi sự hợp tác giữa hai bên hoặc các bên với nhau về một dự án hay một công việc gì đó, đem lại lợi ích công bằng giữa các bên.
Thư mời hợp tác bằng tiếng anh ngày càng có tầm quan trọng và cần thiết trong thời buổi kinh tế thị trường như hiện nay. Nó được coi là văn bản thỏa thuận giữa các bên hoặc hai bên với nhau. Thông thường các bên này là những người trực tiếp tham gia vào các thỏa thuận và dự án hoặc hoạt động thường yêu cầu tập hợp các nguồn lực chất lượng tốt để hoàn thành mục tiêu được đưa ra một cách cụ thể và chính xác nhất.
.jpg)
Ví dụ như hai giám đốc điều hành của hai công ty khác nhau sẵn sàng bắt tay cùng làm việc chung với nhau trong một kế hoạch để cùng đưa công ty phát triển vững mạnh. Hoặc các đối thủ trong tranh chấp lao động có thể chấm dứt tranh chấp và để hợp tác làm ăn cùng đạt được thỏa thuận. Dù mục đích sau cùng là gì đi chăng nữa thì việc tạo ra các thư mời hợp tác cũng đều phải tuân theo những định dạng chung.
Tuy nhiên những mẫu thư mời hợp tác bằng tiếng việt đã sớm trở nên thông dụng và không tạo được điểm nhấn so với các mẫu thư mời hợp tác bằng tiếng anh bởi độ chính xác và câu từ hoa mỹ cũng như tính chất quốc tế của thư mời được nêu cao.
Sử dụng thư mời hợp tác bằng tiếng anh còn đem lại cho các bên những đồng đều và hiểu nhau hơn. Nhất là đối với các đối tác là công ty nước ngoài. Việc sử dụng các thư mời hợp tác bằng tiếng anh còn cho thấy sự chuyên nghiệp và uy tín nhiều hơn.
2. Cách viết thư mời hợp tác bằng tiếng anh
Trước khi bước vào việc viết thư mời hợp tác cần đảm bảo rằng hãy xem qua về dự án hoặc hoạt động đề xuất để được xác nhận rằng bạn hoàn toàn hiểu hết về nó và những gì mà các bên đang tìm cách để hoàn thành và xây dựng lên những thỏa thuận chung, đôi bên cùng có lợi.
Viết thư mời hợp tác bằng cách sử dụng tiêu đề kinh doanh của ít nhất một bên liên quan ví dụ như Vietnam Electrical Equipment Joint Stock Corporation. Phần tiêu đề của bức thư mời cần ghi bằng chữ in đậm to hơn cỡ chữ thông thường như sau: “INVITATION FOR COOPERATION”.
Tiếp theo là phần mở đầu của thư mời cần có những nội dung chính sau đây. Những trước tiên cần đảm bảo được rằng cả bạn và những người đọc được bức thư đều hiểu rằng đây là thư mời hợp tác. Xác định các bên tham gia vào dự án. Giải thích các sáng kiến và cho biết lý do hợp tác, tại sao các bên cần ủng hộ sự hợp tác này. Hay nói khác đi là cách để thuyết phục hợp tác.
.jpg)
Phần kính gửi đối tượng tham gia dự án sẽ được viết chung là Dear Sir/ Madam. Nếu xác định viết đúng và biết rõ tên của người đối tác kia thì bạn hãy ghi rõ tên của họ. Còn nếu không nhớ rõ thì hãy ghi chung Sir/Madam. Tránh trường hợp viết sai tên của đối tác, đây là điều tốt kỵ trong thư mời hợp tác tiếng anh.
Sau khi đã đi hết phần mở đầu của thư mời chúng ta sẽ cùng tìm hiểu phần nội dung của thư như sau.
Phần nội dung của thư mở đầu bằng câu chào hoặc lời chúc từ công ty hoặc tổ chức gửi thư hợp tác. Ví dụ như “May we have the honor to introduce ourselves that X is the leading group of enterprises in Vietnam, specializing in manufacturing and trading of electrical equipment”. Thông qua việc chào đón đối tác cũng là cách để bạn giới thiệu về công ty của mình.
Sau đó sẽ đến phần nội dung thư mời hợp tác đi thẳng vào vấn đề chính ở đây là yêu cầu hợp tác, tránh vòng vo. Thông thường thư mời hợp tác giữa các doanh nghiệp công ty sẽ là một bên là cung cấp nguyên vật liệu với một bên là bán các sản phẩm đó.
Sau khi đã nêu ra được lý do hợp tác để làm gì. Hãy cung cấp cho đối tác thấy được những tiềm năng mà công ty bạn có được để họ chắc chắn về sự lớn mạnh của công ty bạn. Từ đó sẵn sàng chi mạnh tay và kết quả của hợp tác là thu về lợi nhuận và hiệu suất cao. Ví dụ như sau:
“We are now organizing concentrated procurement of raw materials & services for annual production plans of all manufacturers- X member companies under our management. With that goal, we are looking forward to establishing strategic partnership with qualified and reputable materials suppliers.”
Đồng thời ở phần này bạn cũng cần nêu ra được các chiến dịch và chiến lược sơ qua để đối tác thấy được sự chỉnh chu và có sự chuẩn bị kỹ càng cho thương vụ hợp tác này. Từ đó sẽ làm nền tảng để họ xem xét và hợp tác với mình.
Khi đã chắc chắn được rằng những yếu tố trên được đảm bảo thì chúng ta sẽ đi đến phần dẫn dắt đối tác và mong muốn được hợp tác như sau:
“Having learned about your company as a manufacturer/ supplier of materials/ goods/ services in our range of demand, we would like to invite you to express your interest in cooperation with us for supply & delivery of aforementioned goods/ services.” Như vậy, đến đây nhà hợp tác đã có thể nắm bắt được tình hình và vấn đề mà cả hai bên đang quan tâm.
Phần kết thúc của thư mời hợp tác bằng tiếng anh sẽ đưa ra những thông tin liên hệ của công ty và lời cam kết chung. Ở phần này cần ghi rõ tên công ty và địa chỉ chính xác trụ sở của công ty. Số điện thoại và số fax liên hệ chính thức của công ty. Cùng với đó là những thông tin về người trực tiếp gửi thư để tránh bị spam hay coi là thư nặc danh.
Xem thêm: Tải mẫu giấy mời và một số lưu ý khi viết giấy mời chuẩn nhất!
3. Những lưu ý khi viết thư mời hợp tác bằng tiếng anh.
Hãy đảm bảo rằng bạn viết với giọng văn trang trọng, đầy niềm tin và có tính kinh doanh hợp tác cao.
Sử dụng các gạch đầu dòng để liệt kê các mục tiêu chính của nỗ lực hợp tác. Đồng thời liệt kê một số lợi ích mà các bên hy vọng đạt được từ quan hệ đối tác.
Thêm thông tin liên quan khác: thông tin bổ sung có thể bao gồm thảo luận về tiến trình hoàn thành mục tiêu, trách nhiệm của mỗi bên và đóng góp tài chính mà các bên đóng góp cho dự án.
Có được chữ ký trên bức thư từ tất cả các bên liên quan. Bao gồm chức danh của người tham gia và tên công ty nếu có. Cần đảm bảo những yếu tố này được viết một cách chính xác và có đầy đủ những thông tin cần thiết cho đối tác hiểu và nắm bắt rõ hơn về công ty bạn.
Hãy chắc chắn rằng bạn có đủ trình độ để viết thư mời hợp tác bằng tiếng anh trôi chảy và lưu loát, cách hành văn trang trọng và có mục đích câu văn rõ ràng, không viết theo lối hàm ý.
Đối với bất cứ một bức thư hợp tác nào bằng tiếng việt hay tiếng anh thì đều cần tránh viết sai chính tả. Đặc biệt là với thư mời hợp tác bằng tiếng anh thì yếu tố đúng ngữ nghĩa và chính tả là điều hết sức cần lưu ý. Vì đây là một trong những lĩnh vực yêu cầu sự chuyên nghiệp từ những điều nhỏ nhất. Thông qua đó, đối tác thấy được sự tận tâm và tha thiết muốn hợp tác của công ty bạn.
So với những thư mời hợp tác bằng tiếng việt thì thư mời hợp tác bằng tiếng anh có sự trang trọng và dễ có được cơ hội hợp tác lớn hơn với các doanh nghiệp nước ngoài. Tuy nhiên mức độ để được chấp nhận sự hợp tác sẽ khó khăn hơn do nhu cầu và tính chất của loại hình hợp tác rộng hơn và sự cẩn trọng, tỉ mỉ từ các đối tác nước ngoài. Chính vì vậy, thư mời hợp tác bằng tiếng anh cần có nhiều yếu tố đáng để quan tâm và rà soát kỹ lại trước khi gửi cho đối tác.
Bài viết trên đây đã đề cập đến cách viết thư mời hợp tác bằng tiếng anh và cách thức viết cùng như những lưu ý trong quá trình viết sao cho ấn tượng và tỷ lệ hợp tác cao nhất. Nếu bạn đang băn khoăn không viết viết thư mời hợp tác như thế nào thì hãy đọc ngay bài viết này nhé.
Xem thêm: Việc làm nhân viên kinh doanh
Tham gia bình luận ngay!