1. Thư ký bếp là gì và những công việc cần phải làm?
1.1. Tìm hiểu khái niệm thư ký bếp là gì?
Chắc hẳn khái niệm công việc thư ký bếp đã quá quen thuộc đối với những ai hiện tại đang làm việc trong ngành quản trị nhà hàng khách sạn nhiều năm. Tên tiếng Anh của thư ký bếp đó là Coordinator, nó có ý nghĩa chỉ về một công việc thuộc trong khối ngành khách sạn nhà hàng và hiện nay nó cũng là một trong các công việc được nhiều người quan tâm.
Thư ký bếp được hiểu là một công việc giúp đỡ hỗ trợ những người xin vào vị trí công việc hành chính bằng CV bếp trưởng đối với khách sạn, nhà hàng hay resort, thư ký bếp khác hoàn toàn đối với vị trí đầu bép như chef de partie, sous chef, pastry chef, demi chef, commis chef,... hoặc làm một số công việc liên quan tới công việc hành chính nội trợ trong nhà bếp. Trong những resort, khách sạn, nhà hàng cao cấp có đẳng cấp 3 đến 5 sao thì mới xuất hiện vị trí thư ký bếp, trong bộ phận nhà bếp yêu cầu có sự chuyên nghiệp. Bếp trưởng cần có cánh tay phải đắc lực hỗ trợ đó là vị trí thư ký bếp, họ hỗ trợ bếp trưởng điều hành, quản lý, quán xuyến những công việc hành chính, những hoạt động đối với bộ phận nhà bếp sao cho hoạt động thuận lợi, trôi chảy nhất có thể.
1.2. Những công việc cần phải làm của một thư ký bếp?
Thư ký bếp có vai trò hỗ trợ những công việc hành chính cho bếp trưởng trong không gian bếp không liên quan gì tới việc nấu nướng. Sau đây, vieclam88.vn sẽ giúp bạn tìm hiểu kỹ hơn về bản mô tả công việc của thư lý bếp, nếu bạn muốn chinh phục công việc hấp dẫn này trong tương lai thì đây sẽ là một thông tin cực kỳ bổ ích, hãy cùng theo dõi.
1.2.1. Lên lịch trực và thực hiện công tác chấm công
- Thư ký bếp có khá nhiều nội dung công việc cụ thể trong nhiệm vụ này đều được vạch tên chi tiết gồm có:
- Tiến hành hỗ trợ việc sắp xếp lịch làm việc phù hợp cho những thành viên trong bộ phận bếp, công việc của khách sạn cần phải được bảo đảm mà công việc được sắp xếp.
- Tiến hành phân công lên lịch làm việc, trực, những công việc nhà hàng khách sạn người trong bộ phận bếp theo hàng tháng, hàng tuần. Theo tình hình cụ thể của bếp thì sẽ có sự thay đổi thường xuyên.
- Thư ký bếp có nhiệm vụ quan sát, theo dõi tiến hành chấm công đối với những thành viên nhân viên trong bộ phận bếp theo như quy định của mẫu chấm công trong khách sạn nhà hàng.
- Kiểm soát theo dõi giờ bắt đầu làm việc và giờ ra về để đánh giá thái độ năng lực làm việc của mỗi nhân viên như những vị trí nhân viên order, sommelier, runner,...
- Khi khách sạn nhà hàng có sự điều động đột xuất thì thư ký bếp trong quá trình theo dõi đã sắp xếp bố trí thêm các thay đổi kịp thời, báo cho bếp trưởng, nhân viên, những bộ phận liên quan khi thực hiện điều động.
1.2.2. Kiểm soát số lượng hàng hóa nhập xuất trong bộ phận bếp
Theo định kỳ thì thư ký bếp có nhiệm vụ phải theo dõi, kiểm soát trong ngày số lượng hàng hóa nhập và xuất, hỗ trợ bộ phận liên quan trong việc tham gia vào quá trình kiểm kê để kiểm soát số lượng sản phẩm và chất lượng thực phẩm nguyên liệu được đưa vào sử dụng. Yêu cầu nhập hay xuất hàng hóa chính xác theo quy định quy trình nhà hàng đảm bảo rằng thực phẩm an toàn đưa vào đã qua kiểm tra chính xác số lượng.
- Để lên được kế hoạch oder thêm và nhập thêm những dụng cụ, thiết bị và các trang thiết bị cần thiết theo nhân viện và bếp trưởng bộ phận bếp cần rà soát nguyên liệu còn thiếu sót.
- Để sửa đổi và cần đối bảng thu chi trong bộ phận bếp cần nắm được lượng nguyên liệu thừa thiếu mỗi ngày, lượng hàng tồn kho chi tiết qua việc theo dõi bảng thống kê.
1.2.3. Quản lý tài sản
Thư ký bếp không những thực hiện các công việc nguyên liệu mà còn làm các công việc liên quan đến tài sản thuộc trong không gian khu vực bếp như thiết bị nấu nướng, dụ cụ nhà bếp gồm có:
Kiểm kê cụ thể chi tiết số lượng xuất và nhập kèm theo những bộ phận liên quan, hỗ trợ phối h[ để tiến hành kiểm kê tất cả máy móc, tài sản, hàng hóa và các dụng cụ công cụ đối với phòng có liên quan, phòng bếp chứa công cụ bếp.
Người làm trong vị trí này còn có nhiệm vụ tiến hành những công việc theo dõi xử lý nguyên vật liệu, sử dụng thiết bị, quy trình bảo quản những dụng cụ công cụ trong khu vực bếp như nồi, niêu, dao, thớt,...bên cạnh đó còn có máy móc và những tài sản khác.
Lên kế hoạch sửa chữa hoặc mua mới sau khi theo dõi tình trạng thiết bị công cụ, dụng cụ. Lập yêu cầu và tổng hợp mới nếu như có nhu cầu sắm sửa thêm những trang thiết bị dụng cụ công cụ cần thiết để phục vụ cho công việc đun nấu trong không gian nhà bếp theo ý kiến nhân viên bộ phận bếp và yêu cầu của bếp trưởng đề xuất.
1.2.4. Tiến hành làm tất cả các công việc hành chính
Việc thống kế và ghi chép bảng biểu, bảng số thì bếp trưởng sẽ được thư ký bếp thực hiện thay để lập những đơn trình, lập báo cáo, những yêu cầu tuyển thêm nhân viên hay yêu cầu mua hàng theo yêu cầu đối với bếp trưởng.
Thư ký bếp cũng là người có nhiệm vụ đào tạo người mới khi có nhân viên mới giúp bếp trưởng. Để hỗ trợ nhân viên mới làm quen với công việc thì thư ký bếp sẽ cùng những bộ phận khác trong bếp có liên quan cùng bếp trường, lên kế hoạch giúp nhân viên đào tạo và những hoạt động gắn kết đối với nhân viên đó trong cùng một bộ phận.
Thư ký bếp cũng đảm nhận tiếp nhận thông tin từ email chung hay điện thoại chung của bộ phận bếp. Có trách nhiệm phải báo lại với bếp trưởng nội dung đã tiếp nhận, để điều phối sắp xếp nhân viên vào công việc phù hợp cần phối hợp với bếp trưởng. Bên cạnh đó email, điện thoại của bộ phận bếp cũng có thể là phản ánh về chất lượng nguyên liệu, đồ ăn hay sự thay đổi từ vật liệu, nguyên liệu từ cấp trên và khách hàng.
Để lên ý tưởng kế hoạch cho thực đơn set menu của bữa tiệc banquet, sự kiện hay ăn buffe công việc của một thư ký này còn có nghiệp vụ cao kiêm luôn việc phối hợp hỗ trợ đối với những nhân viên bộ phận có liên quan. Trong khu vực bếp nhận yêu cầu từ phía bếp trưởng và gửi lên việc tuyển dụng thêm vị trí tới bộ phận nhân sự khi cần thiết, khi được yêu cầu thì lên kế hoạch tăng cường công việc.
2. Tuyển dụng vị trí thư ký bếp cần có tiêu chí như thế nào?
Hiện nay có rất nhiều khách sạn nhà hàng cao cấp mọc lên do mức độ sống cao cho nên càng mở rộng thêm nhu cầu tuyển dụng đối với vị trí công việc này. Tuy nguồn tuyển dụng được mở rộng những muốn công việc được bảo đảm thì thư ký bếp cũng phải đáp ứng được một số tiêu chí nhất định sau đây trong yêu cầu tuyển dụng:
- Vị trí thư ký bếp yêu cầu người này có các kiến thức kỹ năng văn phòng cơ bản như soạn thảo văn bản, tin học văn phòng, excel,...
- Người ứng tuyển muốn vào vị trí này có có các kỹ năng tổng hợp phân tích tài liệu, quản lý tài liệu hồ sơ để trong quy trình làm việc có thể phục vụ công việc trong đó.
- Cần có kỹ năng xử lý tình huống vấn đề tốt, để trao đổi với những bộ phận, bên liên quan cần có kỹ năng giao tiếp.
- Cần phải có trình độ tiếng Anh nhất định vì làm việc tại môi trường khách sạn, nhà hàng chuyên nghiệp cao cấp, có khả năng truyền đạt, khả năng nói cần có sự thuyết phục.
Hiện nay khi tuyển dụng thì những khách sạn, nhà hàng cần ưu tiên thêm người tốt nghiệp ngành quản trị du lịch khách sạn, người có kinh nghiệm tại vị trí tương đương hay nằm trong khoa hành chính nhân sự.
Trên đây là những nội dung cơ bản về khái niệm thư ký bếp là gì và các nhiệm vụ cần thực hiện của vị trí này. Chúc mọi người sớm tìm được công việc phù hợp qua những thông tin cung cấp của chúng tôi. Đừng quên ghé thăm thường xuyên để cập nhật thêm nhiều bài viết mới mẻ khác đến từ vieclam88.vn nhé.
Tham gia bình luận ngay!