1. Khái niệm thông cáo báo chí
Thông cáo báo chí là một tuyên bố chính thức cung cấp cho các thành viên của giới truyền thông với mục đích cung cấp thông tin, một tuyên bố chính thức, hoặc làm một thông báo. Một thông cáo báo chí theo truyền thống bao gồm chín yếu tố cấu trúc. Thông cáo báo chí có thể được gửi đến các thành viên của phương tiện truyền thông cả về thể chất và điện tử.
Tài liệu phát hành báo chí có thể mang lại lợi ích cho các tập đoàn truyền thông vì chúng giúp giảm chi phí và cải thiện lượng nguyên liệu mà một công ty có thể sản xuất trong một khoảng thời gian nhất định. Do các tài liệu được đóng gói sẵn, các thông cáo báo chí giúp tiết kiệm thời gian của các nhà báo không chỉ bằng cách viết một câu chuyện, mà còn cả thời gian và tiền bạc cần có để nắm bắt tin tức.
Mặc dù sử dụng thông cáo báo chí có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc của công ty, nhưng nó hạn chế định dạng và phong cách của phương tiện phân phối. Trong thời đại kỹ thuật số , người tiêu dùng muốn có được thông tin của họ ngay lập tức, điều này gây áp lực lên các phương tiện truyền thông để xuất ra càng nhiều tài liệu càng tốt. Điều này có thể khiến các công ty truyền thông tin cậy rất nhiều vào các thông cáo báo chí để tạo ra các câu chuyện.
Xem thêm: Việc làm Báo chí - Truyền hình
2. Thông cáo báo chí đề cập đến những nội dung gì?
Sau khi đã đọc nhiều bản thông cáo báo chí, chúng ta sẽ thấy chúng nói chung thuộc một trong các loại chính sau đây:
2.1. Thông tin nhằm củng cố hình ảnh của một cá nhân hay tổ chức.
Nhiều tổ chức sử dụng phương tiện truyền thông để cho các thành viên và công chúng biết những thông tin như vậy. Mặc dù thông báo này có tính quảng bá nhưng nó cũng phục vụ cộng đồng. (Ví dụ dạng thông báo liên quan đến các chuyện nhân sự như: bổ nhiệm, thăng chức, tuyển dụng và về hưu)
2.2. Thông cáo nhằm quảng bá mục đích (cho PR )
Một thông cáo báo chí đưa ra là nguồn muốn cho công chúng biết đến tên chủ thể và tạo nên thiện chí trong tâm trí. Một cơ sở khác đưa thông điệp dưới dạng một thông cáo báo chí, với ý đồ muốn quảng cáo tầm rộng. Thông cáo báo chí loại này nhằm thúc đẩy một động cơ, phần lớn phát xuất từ những tổ chức đang có nhu cầu để thực thi những sự nghiệp quan trọng. Những người đứng đầu các tổ chức như thế luôn muốn làm công chúng chú ý đến các thông điệp của họ bằng mọi cách có thể.
2.3. Thông cáo nhằm xây dựng hình ảnh
Một kiểu thông cáo báo chí khác nhằm củng cố hình ảnh của các cá nhân hay tổ chức. Ví dụ: các chính khách thường muốn đắc cử và tái đắc cử nên họ khao khát được quảng bá không công càng nhiều càng tốt. Câu trích dẫn đôi khi chỉ là một cách tự đánh bóng uy tín. Hay các cơ quan và tổ chức chính quyền mọi cấp thường cố tạo dựng những hình ảnh đẹp trước công chúng bằng những tuyên bố của những vị lãnh đạo…
Bất kể loại thông cáo báo chí nào, cũng phải lưu ý đến chuỗi thông tin mang tính thông tin và hướng dẫn như:
- Nơi phát hành thông cáo báo chí (nguồn).
- Tên và địa chỉ của người cần liên hệ để có thông tin.
- Tên của người quản lý thông tin PR.
- Thời gian công bố thông cáo báo chí để quảng bá.
Một thông cáo đơn giản có thể phải viết lại để tránh trùng nội dung với một nhật báo nào đó. Việc viết lại thông cáo chính là để đảm bảo tính nhất quán và chuyên nghiệp trong văn phong báo chí. Với thông cáo, phải kiểm tra lại các danh tính cho thật chính xác. Báo chí cần khắt khe hơn với những thông cáo chỉ nhằm phục vụ cho mục tiêu cá nhân và phải chú ý tới phương diện bản quyền (sở hữu trí tuệ)
Mỗi cơ quan thông tấn, báo chí hàng ngày nhận được nhiều thông cáo báo chí. Người gửi cần chú ý để thông điệp để đến được với đối tượng công chúng (các nhóm đối tượng đích). Phải biết cái gì có giá trị tin tức và biết cách viết nó. Là biên tập viên một cơ quan ngôn luận, cụ thể là một tờ báo, khi có trong tay một diễn ngôn TCBC thì cần chú ý:
- Đọc những thông tin xuất hiện ngay trên đầu bản thông cáo.
- Kiểm tra ngôn từ và văn phong. Đặt những câu hỏi về các thông tin còn thiếu. Kiểm tra lỗi chính tả và cách dùng từ ngữ.
- Kiểm tra chặt chẽ logic trong thông điệp.
- Hạn chế những thông tin và lời trích dẫn có tính chất phô trương, những lời tuyên bố ồn ào quan tâm đến việc đánh bóng hình ảnh trước công chúng.
- Phải biết cách viết thông cáo báo chí phù hợp với từng loại hình truyền thông.
Tìm hiểu thêm: Truyền thông là gì?
3. Ngôn từ Thông cáo báo chí có đặc điểm gì?
Chức năng ngôn từ tạo ra thông điệp kết dính cho TCBC
3.1. Tính thời sự và dạng ngắn gọn
Cũng như tin tức, TCBC cần phải nhanh chóng và kịp thời. Ngày phát hành TCBC phải là ngày sớm hơn hoặc đồng thời với thời điểm xảy ra sự kiện. TCBC phát hành đúng thời điểm sẽ phát huy hiệu quả , tránh các biến cố , khủng hoảng do việc thông tin chậm trễ gây nên. Chính vì đặc trưng này, yếu tố thời gian trong một văn bản TCBC đóng vai trò quan trọng hàng đầu, quyết định việc thông tin trên TCBC có được sử dụng hay không. Nếu các thông tin đó đã lỗi thời, toà soạn sẽ không sử dụng hay đăng tải trên báo chí .
Chính vì phải mang các đặc điểm của tính thời sự nên một yêu cầu nữa đặt ra với thông cáo báo chí là tính ngắn gọn . Do văn bản thông cáo báo chí cần phải nhanh chóng và kịp thời nên tính ngắn gọn cũng là đặc điểm hết sức quan trọng .Văn bản thông cáo báo chí không nên dài quá hai trang mà càng ngắn gọn , súc tích càng tốt. Tuy nhiên ngắn gọn nhưng vẫn phải đủ ý và nêu bật được điều quan trọng mà tổ chức muốn hướng tới. Tính thời sự và tính ngắn gọn của thông cáo báo chí là hai đặc điểm thường đi cùng với nhau. Hơn nữa thông cáo báo chí ngắn gọn, rõ ràng sẽ gây được thiện cảm tốt hơn với người biên tập so với thông cáo báo chí dài dòng.
3.2. Tính nhất quán và chính danh
TCBC được phát hành phải đảm bảo tính nhất quán và chính danh của thông tin. Đây là yếu tố rất quan trọng, phản ánh quan điểm đồng nhất của tổ chức trước một vấn đề, sự kiện. Đối với các tổ chức chính phủ, việc phát hành TCBC là một hình thức của các công tác vận động và tuyên truyền. Đối với các tổ chức nước ngoài tại Việt Nam, TCBC sẽ giúp truyền thông một cách hiệu quả về hoạt động của tổ chức, công bố các kết quả nghiên cứu cũng như các thông tin về tổ chức đến một số đối tượng .TCBC được chịu trách nhiệm bởi (nhóm ) người có tiếng nói đại diện cho quan điểm của tổ chức đó.
Đối với các cơ quan, tổ chức nhà nước, TCBC thường được soạn thảo và phê duyệt bởi các đơn vị có tên gọi khác nhau như Vụ Báo chí, phòng Thông tin, phòng Tuyên truyền, phòng Truyền thông, phòng Quan hệ công chúng…
Đọc thêm: Họp báo là gì?
3.3. Tính chuẩn mực cao của thông tin
Một TCBC hiệu quả trước hết phải cung cấp được những thông tin xác thực cho báo chí . Xét cho cùng giá trị của thông tin nằm ở tính chính xác và trung thực của nó. Văn bản TCBC cần được đảm bảo tất cả những thông tin cung cấp là sự thật. Và phóng viên , biên tập viên có nhiệm vụ kiểm chứng thông tin trước khi đưa vào bài viết.
Đây chính là một trong những điểm khác biệt lớn nhất giữa TCBC và văn bản quảng cáo, tuy chúng gần như có chung mục đích . Trên thực tế, một số tổ chức đã không tuân thủ theo đặc điểm này mà đưa ra những TCBC thiếu trung thực, phóng đại sự việc. Những TCBC như thế này khi gửi đến các tòa soạn chuyên nghiệp sẽ bị từ chối ngay.
Khi xảy ra việc đưa tin thiếu chính xác , tổ chức phát hành TCBC cần có hành động đính chính ngay để tránh sự hiểu nhầm của báo chí và dư luận. Ví dụ : đặc biệt trong TCBC ngoại giao, yêu cầu về tính chính xác gần như là tuyệt đối, bởi hậu quả của một thông tin sai trong ngoại giao là không thể lường trước được và nó có tầm ảnh hưởng lớn hơn nhiều so với các loại TCBC khác.
3.4. Tính quan yếu và lôi cuốn
TCBC chỉ ra đời khi có thông tin quan trọng liên quan đến một sự kiện nào đó mà tổ chức nhận thấy cần phải công bố trước công chúng thông qua phương tiện truyền thông . Tuy nhiên không phải sự kiện nào cũng có thể hay cần phải phát hành TCBC. Thông thường, mức độ quan trọng của thông tin trong TCBC được đánh giá bởi hai tiêu chí là sự quan tâm của cơ quan truyền thông/công chúng đối với các thông tin này và mức độ tác động, tầm ảnh hưởng của thông tin này đối với công chúng .
Và cũng chính vì thông tin trong TCBC có tính quan trọng thì nó mới có thể có tính hấp dẫn đối với cơ quan truyền thông và công chúng được. Chính vì vậy, một TCBC muốn thu hút sự quan tâm của biên tập viên cần phải được viết rõ ràng, mạch lạc, chuẩn xác với văn phong của báo chí với mô hình phù hợp và kích thích được sự tò mò.
Mong rằng, qua những chia sẻ của vieclam88.vn trên đây sẽ giúp bạn đọc hiểu thông cáo báo chí là gì? Từ đó, nâng cao kiến thức về ngành truyền thông nói chung và ngành báo chí nói riêng. Chỉ cần bạn có tri thức, kỹ năng, nhất định sẽ hoàn thành công việc một cách tốt nhất.
Tham gia bình luận ngay!