1. Thông báo tiếng Anh là gì?
Thông báo tiếng Anh được biết tới với rất nhiều những từ khác nhau với chức năng danh từ hoặc động từ ứng với mỗi mẫu câu và mỗi trường hợp. Nhưng hầu hết từ thông báo mà chúng ta hay gặp nhất đó chính là Announcement. Một số từ đồng nghĩa khác như: notice, inform, message, notification, communique,…Thông báo ở đây mang tính chất là những tin nhắn hay những văn bản mang tính chất bắt buộc để bạn chú ý tới nó
Thông báo được hiểu là một văn bản hành chính thông thường, dùng để truyền đạt nội dung của một quyết định, tin tức cho cơ quan, các cá nhân có thể biết và giới thiệu một chủ trương hay chính sách chưa được thể chế hóa bằng văn bản
Do thông báo cũng chính là một văn bản hành chính nên nó cũng có những tính chất quy phạm Nhà nước, cụ thể hóa những việc thi hành văn bản pháp quy, thực hiện giải quyết những công việc cụ thể trong khâu quản lý
Qua những điều trên ta cũng có thể rút ra, thông báo Tiếng Anh đó sẽ là một văn bản hành chính, được thể hiện bằng ngôn ngữ tiếng Anh. Việc ngày nay thời đại hội nhập, khiến cho không ít những doanh nghiệp nước ngoài đã chọn Việt Nam làm một thị trường tiềm năng để xây dựng cơ sở phát triển đã khiến cho những thông báo tiếng Anh trở nên phổ biến hơn bao giờ hết.
Tham khảo: Việc làm Hành chính - Văn phòng
2. Lợi ích của việc sử dụng thông báo
Thông qua thông báo ở bất kỳ hình thức nào thì đó cũng chính là những thông tin quan trọng mà mỗi người cần phải nắm bắt. Ví dụ như trong công ty sẽ có những văn bản thông báo về mức độ thưởng phạt cho nhân viên mỗi bộ phận khác nhau. Nếu như bạn không nắm rõ được những thông tin này thì bạn sẽ rất dễ bị thiệt.
Bên cạnh đó, nó còn là cách mà nơi bạn làm việc có những thay đổi và thông qua những văn bản thông báo mà bạn có thể biết được sự thay đổi trong công ty là thế nào để có sự điều chỉnh sao cho phù hợp hay ở bất cứ môi trường nào
3. Phân loại hình thức văn bản thông báo
- Văn bản thông báo cá biệt (văn bản hành chính cá biệt): là những quyết định quản lý của cơ quan quản lý hành chính Nhà nước có thẩm quyền dựa trên những cơ sở quy định chung, quyết định những quy phạm của cơ quan Nhà nước cấp trên hoặc những quy định của cơ quan nhằm giải quyết những vấn đề như: quyết định cá biệt, chỉ thị cá biệt, nghị quyết cá biệt,…
- Văn bản thông báo thông thường (văn bản hành chính thông thường): là những văn bản mang tính thông tin điều hành với mục đích thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác hoặc giải quyết những công việc cụ thể, văn bản quy phạm pháp luật khác, phản ánh tình hình , ghi chép trong công việc của các cơ quan, tổ chức. Tuy nhiên, loại văn bản này lại có tính chất phức tạp hơn và bao gồm hai loại:
+ Văn bản không có tên gọi: Hay còn gọi là công văn - những văn bản dùng để trao đổi về công việc giữa các cơ quan đoàn thể. Ở phần đầu của văn bản này sẽ không thể hiện tên văn bản.
+ Văn bản có tên gọi: thông cáo, báo cáo, biên bản hay tờ trình,… các loại giấy tờ (giấy giới thiệu, giấy ủy nhiệm,…) các loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo,…)
Đọc thêm: Công văn tiếng Anh là gì? Cách xây dựng công văn đúng chuẩn
4. Cấu trúc của một văn bản thông báo
Hầu hết bất cứ một văn bản nào cũng đều có cấu trúc gồm ba phần: mở đầu,nội dung và kết văn bản
4.1. Phần mở đầu
Phần này sẽ bao gồm những phần sau:
- Quốc hiệu và tiêu ngữ
- Ngày tháng và nơi viết thông báo
- Cơ quan thông báo
- Sổ và ký hiệu
- Trích yếu nội dung và tên văn bản
4.2. Phần nội dung
- Giới thiệu trực tiếp phần nội dung cần thông báo ngay ở phần mở đầu
- Văn phong ngắn gọn, cụ thể và dễ hiểu
- Không yêu cầu lập luận hay bộc lộ những tình cảm riêng trong văn bản
- Phần kết thúc không cần mang tính xã giao, cảm ơn hoặc không cần phần giao nhiệm vụ
- Viết thành nhiều đoạn văn khác nhau hoặc chia thông báo với nhiều nội dung hình thức thành các mục hay các điều cho dễ nhớ
Tuy nhiên cần chú ý, nếu như thông báo dùng để giới thiệu một quyết định được thông qua tại các cuộc họp hay Hội nghị thì cần nhắc lại tên Hội nghị, tên văn bản
4.3. Phần kết thúc
- Nhấn mạnh nội dung cần thông báo
- Xác định thời gian có hiệu lực của văn bản thông báo
- Những quy tắc xử sự được áp dụng nếu có vi phạm
- Ký và đóng dấu cơ quan. Không bắt buộc phải là người đứng đầu cơ quan ký
- Nơi nhận
Xem thêm: Việc làm nhân viên hành chính văn phòng
5. Các dạng thông báo
5.1. Thông báo với mục đích truyền đạt một văn bản mới ban hành, một chủ trương hay chính sách mới
Nội dung cần thể hiện:
- Nhắc lại tên văn bản cần được truyền đạt
- Tóm tắt nội dung cơ bản của văn bản cần truyền đạt
- Yêu cầu quán triệt nội dung, triển khai thực hiện những nội dung thông báo đó
5.2. Thông báo nhằm mục đích thông báo một sự việc hay tin tức
Nội dung cần thể hiện:
- Nêu rõ ngày, giờ họp và thành phần tham dự cũng như người chủ trì
- Tóm tắt các quyết định của Hội nghị, cuộc họp
- Đưa ra các quyết định của Hội nghị nếu có
5.3. Thông báo nhằm mục đích thông báo về nhiệm vụ được giao
Nội dung cần thể hiện:
- Viết ngắn gọn, đầy đủ những nhiệm vụ được giao
- Những yêu cầu khi thực hiện nhiệm vụ đó
- Đưa ra những biện pháp áp dụng để triển khai nhiệm vụ đó.
Tìm hiểu ngay: Tờ trình tiếng anh là gì?
6. Mẫu thông báo tiếng Anh cho người mới đi làm
Ví dụ mẫu thông báo với sếp khi gặp trường hợp xảy ra tranh cãi với đồng nghiệp trong Công ty
Đối với những người đi làm thì việc xích mích với đồng nghiệp trong Công ty là không thể tránh khỏi. Tuy nhiên bạn thật bình tĩnh, uống chén trà và ngồi đồng điệu cùng với họ đã. Nếu như việc xung đột là ngoài tầm kiểm soát thì bạn có thể thông báo với cấp trên bằng một email ngắn. Đương nhiên, chỉ viết khi phần lỗi là không phải từ phía bạn nhé
“Dear [manager’s name],
Thank you for agreeing to read my email.
You know I don’t want to add anything more to your plate, but I’d like to discuss something to you. I’m sure it won’t take a worthy few minutes of you.
I hope you know that I’m not here to complain anything, but that situation is coming up, I’m a part of and I’m here to find a solution with your help.
Here’s what’s happening:
Whenever [person’s name who you want he/she to know] [describe which is causing the conflict], I feel [describe how you are feeling now ].
I really respect [person’s name who you want he/she to know] and I like being a member of this team, but my feeling now is actually making it harder for me to do my work. I am not sure about this feeling but I’d have to guess that this situation affects[person’s name who you want he/she to know] well.
I’ve tried to resolve it on my own way by [describe something you’ve tried], but that was different from everything I was hoping for.
Although It maybe a good solution I’m not seeing it clearly, which is why I’m here to seek some help.
I hope that you could be willing to offer and hold a conversation with the two of us.
Thank you for your listening.”
7. Những lưu ý về nội dung của thông báo
- Thông báo cần phải có tính mục đích: Đây là văn bản được đưa ra nhằm giải quyết các vấn đề, sự việc cụ thể, rõ ràng thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đó. Vì vậy, khi tiến hành soạn thảo phải hướng tới một mục đích rõ ràng, thể hiện được mục tiêu và giới hạn của nó
- Cần có tính khoa học: Viết ngắn gọn, đủ ý, rõ ràng và dễ hiểu, tuân thủ theo quy định của Nhà nước và có nội dung xuyên suốt văn bản phải nhất quán với nhau, cần đảm bảo thông tin quy phạm và thông tin thực tế cần thiết, thông tin cần được xử lý và đảm bảo chính xác, bố cục chặt chẽ, đảm bảo tính hệ thống của văn bản
- Có tính đại chúng: Văn bản cần được viết phù hợp với mọi hình thức tầng lớp khác nhau để đối tượng cần phải thi hành có thể nắm rõ những vấn đề đó và hiểu được toàn bộ nội dung. Nếu là văn bản liên quan trực tiếp tới nhiều người thì cần có nội dung dễ hiểu, dễ nhớ, phù hợp với trình độ dân trí
- Có tính bắt buộc thực hiện: Tùy theo tính chất nội dung, văn bản sẽ phản ánh và thể hiện được quyền lực của cơ quan cao nhất với những mức độ khác nhau, đảm bảo những cơ ở pháp lý của Nhà nước Việt Nam, truyền đạt được ý của cấp trên tới những chủ thể khác
Qua những chia sẻ không phải quá nhiều về bài viết Thông báo tiếng Anh là gì? Những loại thông báo tiếng Anh mà bạn nên biết, Timviec365.com.vn hi vọng bạn đã có được những thông tin cần thiết và hữu ích để lưu trữ lại trong bộ nhớ với hàng tỷ nơ ron của mình rồi. Kiến thức thì chẳng bao giờ là thừa cả nên bạn hãy luôn trau dồi cho mình bằng khả năng đọc cũng như tìm hiểu để nâng cao kỹ năng tư duy cũng như có những cách làm việc khoa học hơn. Hãy tham khảo những thông tin trên bởi biết đâu có lúc nào đó bạn sẽ rất cần tới chúng đó nhé. Chúc các bạn thành công và có một ngày làm việc, học tập thật hiệu quả!
Tham gia bình luận ngay!