Để hiểu nhiều hơn về thẻ kho, chúng ta sẽ khám phá chi tiết bài viết này bạn nhé.
1. Thẻ kho là gì?
Thẻ kho là một loại chứng từ trong nghiệp vụ kế toán, dùng cho mục đích xác định số lượng xuất, nhập, tồn của các loại nguyên vật liệu, sản phẩm, dụng cụ,… trong kho.
Những thẻ tờ rời khi đã sử dụng xong mục đích chính thì sẽ được đóng lại thành một quyển sổ kho và cần được ký bởi giám đốc. Thẻ kho sẽ được phân loại theo cách riêng của đơn vị để đảm bảo các loại sản phẩm, đồ đạc không bị chồng chéo lại với nhau và không bị rối số liệu. Mỗi một loại thẻ kho chỉ dùng riêng cho một vật liệu, một dụng cụ hay một sản phẩm với điều kiện có cùng nhãn hiệu, cùng quy cách trong cùng kho.
Mỗi bộ phận quản lý đều có người theo dõi tất cả mọi thông số được trình bày trong thẻ kho cụ thể từng thời điểm để luôn nắm bắt tình hình, tình trạng của thẻ kho. Phòng kế toán sẽ tiến hành lập thẻ, xây dựng hệ thống các chỉ tiêu như tên, quy cách, nhãn hiệu, đơn vị, dụng cụ hàng hóa và sau đó giao lại thẻ kho cho thủ kho phục vụ cho việc ghi chép từng ngày.
Xem thêm: Tìm việc làm thủ kho công trình
2. Vai trò của thẻ kho là gì?
Thẻ kho sẽ là nơi để có kế toán viên ghi lại mọi số liệu kho hàng trong công ty tại một thời gian cụ thể (ngày, tuần, tháng, năm, quý). Nhân viên lưu khó sẽ ghi vào thẻ kho này số lượng cụ thể của nguyên vật liệu sản xuất như loại nhập là gì, số lượng bao nhiêu trong thời gian cụ thể như thế nào, tình trạng sử dụng hết bao nhiêu, còn dư bao nhiêu.
Bên cạnh đó, thẻ kho cũng được dùng để ghi chép chi tiết về tình trạng của thành phẩm, hàng hóa. Khi ghi chép đối với hàng hóa, thành phẩm thì còn có nhiều giá trị thông tin phức tạp hơn do chúng còn được đóng gói dựa vào các đơn vị tính, tại mỗi đơn vị ấy đều sẽ có số lượng cụ thể. Tất cả đều phải được ghi lại chính xác, rõ ràng trên thẻ kho.
Trong một thời gian nhất định, công ty sản xuất được số lượng, khối lượng hàng hóa là bao nhiêu, những loại hàng hóa đó là mặt hàng gì, có kiểu dáng, mẫu mã như thế nào, được lưu trữ khu vực nào, xuất ra bao nhiêu để bán và để tồn trong kho bao nhiêu nữa,… nhìn chung mọi thông tin này đều sẽ được trình bày ở trong thẻ kho một cách tỉ mỉ nhất và được trình lên lãnh đạo theo dõi và ký xác nhận.
3. Tham khảo mẫu thẻ kho mới nhất
Mẫu thẻ kho được Bộ Tài chính ban hành, là mẫu 12-DN, Thông tư số 200/2014/TT-BTC. Các doanh nghiệp khi lập thẻ kho cần phải đáp ứng đúng quy định mà thông tư đã đặt ra. Khi là một kế toán viên, bạn cần nắm bắt được mẫu thẻ kho tiêu chuẩn và cách lập ra chúng. Hãy tải biểu mẫu sau đây về máy để tham khảo đồng thời học cách lập mẫu thẻ kho đáp ứng yêu cầu theo gợi ý ở phía bên dưới nhé.
4. Hướng dẫn bạn cách lập thẻ kho
4.1. Xác định nội dung chi tiết của thẻ kho
Trong mỗi mẫu thẻ kho đều bao gồm những nội dung chính sau đây:
- Thông tin về số kho, người lập ra thẻ kho, số tờ in của thẻ kho.
- Tên cụ thể của sản phẩm, hàng hóa, nhãn hiệu.
- Thông tin về việc chi tiêu sản phẩm, yêu cầu về mặt chất lượng.
- Mã số của thẻ kho.
Thẻ kho không bắt buộc phải được lập theo một khuôn mẫu rập khuôn. Có nhiều cách lập thẻ kho khác nhau tùy từng cách đơn vị xuất – nhập hàng, dựa trên phương thức làm việc cụ thể mà doanh nghiệp sẽ đưa ra các biểu mẫu thẻ kho phù hợp với thực tế sử dụng, tiện lợi cho theo việc theo dõi.
Tuy nhiên người kế toán vẫn cần phải lập thẻ kho dựa trên những quy chuẩn nhất định theo tiêu chuẩn của biểu mẫu thẻ kho trên phương diện pháp luật. Để không bị lạc hướng so với quy chuẩn đó thì bạn đọc hãy theo dõi tiếp tục cách lập chi tiết mẫu thẻ kho dưới đây nhé.
4.2. Lập thẻ kho đúng chuẩn quy định về nội dung
Khi đã nắm rõ khái niệm thẻ kho là gì, được lập bởi ai và nguyên tắc lập thẻ kho như thế nào thì đã đến lúc bạn với trách nhiệm lập thẻ kho sẽ phải học cách lập nên mẫu thẻ kho hoàn chỉnh phục vụ cho công việc kế toán của mình.
* Hướng dẫn ghi tên thẻ kho
Trong phần tên của thẻ, bạn chú ý điền đầy đủ các thông tin sau đây:
- Ghi số kho rõ ràng, họ tên đầy đủ của người lập thẻ và số tờ thẻ kho.
- Tên của hàng hóa và nhãn hiệu.
- Nội dung về yêu cầu chất lượng, chỉ tiêu sản phẩm.
- Mã số của thẻ kho.
* Phần bảng thống kê số liệu
Bảng thống kê số liệu được chia thành những cột, trong mỗi cột đó đều chưa thông tin gồm:
- Cột A: số thứ tự của hàng hóa, dụng cụ, nguyên vật liệu.
- Cột B: ghi thời gian cụ thể (ngày/ tháng/ năm) dựa vào phiếu nhập kho - xuất kho.
- Cột C, cột D: ghi lần lượt những số hiệu của phiếu nhập kho, xuất kho.
- Cột E: ghi thêm thông tin của những sự kiện phát sinh.
- Cột F: ghi thời gian cụ thể ngày xuất kho và nhập kho sản phẩm, hàng hóa, nguyên vật liệu.
- Các cột ghi số cụ thể 1 – 2- 3 sẽ lần lượt là nơi để bạn trình bày thông tin về lượng hàng nhập kho – xuất kho – tồn kho.
- Cột G: Cột cuối cùng của bảng thống kê, sẽ là nơi để kế toán ký tên xác nhận sau mỗi lần kiểm tra thông tin trong thẻ kho.
Từ cột E đến cột G, ở phần cuối sẽ là thông tin thể hiện số liệu thống kê tổng cuối kỳ.
* Phần thông tin số trang: Bạn ghi chính xác số trang trình bày nội dung của thẻ kho.
* Phần thông tin xác nhận:
Phần này để dùng cho việc ký tên xác nhận của các bên liên quan. Cụ thể những người cần ký tên sẽ gồm người lập bảng, thủ kho, kế toán kho, giám đốc bộ phận. Nhân viên kế toán vật tư theo định kỳ sẽ xuống kho để nhận chứng từ, kiểm tra lại các công tác hoạt động bao gồm cả việc ghi thẻ kho. Sau khi đã kiểm tra thì kế toán vật tư sẽ ký xác nhận vào trong cột G.
Xem thêm: Trang vàng doanh nghiệp
4.3. Hình thức của mẫu thẻ kho
Thẻ kho vốn là loại thẻ tách rời, khi đã ghi chép xong thì được đóng lại cẩn thận thành một cuốn sổ lưu kho, được nộp cho bộ phận kế toán để phục vụ cho việc tiếp tục tổng hợp, đối chiếu với các số liệu khác. Những số liệu ghi chép cần phải chính xác với thực tế, rõ ràng, đầy đủ trong từng thời điểm để giúp đối chiếu dễ dàng hơn với những lần thực hiện tiếp theo, giúp cấp lãnh đạo dễ dàng xem xét, theo dõi thông tin.
Đến đây, chúng ta đã có được những hiểu biết cơ bản về thẻ kho. Thông tin thẻ kho là gì, cách lập thẻ kho ra sao chính là một trong những diều mà bất cứ người kế toán viên nào cũng cần hiểu biết để đáp ứng yêu cầu cơ bản trong công việc. Vậy thì bạn hoàn toàn có thể tham khảo bài viết này để có thể hoàn thiện mẫu thẻ kho đúng quy định.
Tham gia bình luận ngay!