Supervisor là gì? Những công việc và yêu cầu đối với một supervisor

1. Khái niệm supervisor là gì?

Supervisor, hay “Người giám sát” trong tiếng Việt, là một thuật ngữ chuyên ngành được sử dụng rộng rãi để chỉ những cá nhân thực hiện các công tác giám sát, điều phối và thúc đẩy những hoạt động trong công ty nói chung và trong các phòng ban nói riêng. Do đó, họ luôn được coi là “cánh tay phải”, trợ thủ đắc lực không thể thiếu của các nhà quản lý, hay còn gọi là các “manager”. Cụm từ này đã và đang được sử dụng ngày một phổ biến ở các công ty tại Việt Nam, cho thấy những sự chuyển mình, đổi mới và hội nhập với thế giới của các doanh nghiệp nước ta, nhất là những doanh nghiệp trẻ.

2. Tầm quan trọng của supervisor

Như đã nói đến ở trên, supervisor là cánh tay đắc lực của các manager. Họ có vai trò trung gian, hoạt động như một cầu nối trung gian, vừa tạo mạng lướt bao quát các nhân viên cấp dưới, giám sát và hướng dẫn, lắng nghe ý kiến của họ, vừa kết nối với cấp trên để họ nắm bắt được tình hình. Công việc và yêu cầu đối với supervisor thay đổi theo đặc thù từng ngành nghề, nhưng họ vẫn có những nhiệm vụ và yêu cầu về kỹ năng cơ bản sẽ được nói đến sau đây.

3. Nhiệm vụ và kỹ năng cần có của supervisor

3.1. Nhiệm vụ của một supervisor

3.1.1. Quản lý, giám sát những hoạt động của nhân viên

Nhiệm vụ đầu tiên và cơ bản nhất của một supervisor là giám sát cũng như quản lý chặt chẽ những hoạt động của các nhân viên cấp dưới. Supervisor sẽ tiến phân công công việc và chia ca làm việc của nhân viên sao cho phù hợp với tình hình hiện tại, đảm bảo đáp ứng nhu cầu sử dụng nhân lực, không bị thừa hay thiếu người. Ngoài ra, tích cực thúc đẩy nhân viên làm việc năng suất và hiệu quả cũng là một công việc nằm trong các hoạt động quản lý và giám sát của supervisor.

3.1.2. Giám sát, quản lý sản phẩm và hàng hóa đã cung cấp

Đối với các hàng hóa và sản phẩm mà công ty hay doanh nghiệp đã nhận được từ các nhà cung cấp, supervisor sẽ thực hiện việc kiểm kê số lượng và kiểm tra chất lượng, sau đó ghi chép lại số liệu cụ thể và báo cáo trực tiếp lên các manager tương ứng. Công tác này đặc biệt quan trọng đối với những supervisor thuộc các công ty làm trong lĩnh vực buôn bán, các ngành hàng tiêu dùng hoặc nhà hàng, khách sạn.

3.1.3. Giám sát, đảm bảo tiến độ kinh doanh

Một nhiệm vụ quan trọng khác dành cho supervisor là luôn phải đảm bảo các hoạt động kinh doanh của từng bộ phận, phòng ban được diễn ra theo đúng tiến độ và lịch trình đã đề trước. Đây cũng là một trong những trọng trách của supervisor khi nhiệm vụ này có thể tác động đến việc kinh doanh của công ty, gây ảnh hưởng lớn cho tình hình doanh thu, lợi nhuận và lời lỗ của doanh nghiệp.

3.1.4. Theo dõi sát sao mọi hoạt động của đối thủ

Bên cạnh các công tác trong công ty, supervisor cũng cùng lúc phải giám sát và theo dõi các đối thủ cạnh tranh trên thương trường và cập nhật tình hình thường xuyên để công ty có khả năng kịp thời đưa ra những chiến lược và kế hoạch đối phó tốt hơn. Trong một lĩnh vực kinh doanh mà số lượng công ty đối thủ rất lớn thì nhiệm vụ này lại càng cần thiết hơn bao giờ hết.

3.1.5. Điều phối và hỗ trợ khách hàng

Nhiệm vụ này đòi hỏi supervisor phải đàm phán và trao đổi với khách hàng về sản phẩm cũng như dịch vụ của công ty trong quá phục vụ nhằm tránh những tình huống và hậu quả không đáng có. Trong trường hợp xảy ra những vấn đề phát sinh, sự cố và phản hồi tiêu cực từ khách, supervisor sẽ là người có trách nhiệm đứng ra xử lý, giải quyết vấn đề để đạt được kết quả tốt nhất.

3.1.6. Đề xuất những phương án thúc đẩy kinh doanh

Song song với việc giám sát, supervisor cũng phải thực hiện việc đề xuất chiến lược và kế hoạch để nâng cao hiệu quả trong công tác kinh doanh của doanh nghiệp. Những phương án này sẽ đóng góp một phần không nhỏ vào sự phát triển của công ty, nhất là khi supervisor là người thực hiện nhiệm vụ theo dõi và giám sát đối thủ như đã nêu ở trên.

3.1.7. Báo cáo công việc lên cấp trên

Nhiệm vụ cuối cùng của supervisor là báo cáo các công việc một cách chính xác, nhanh chóng và kịp thời lên các cấp quản lý theo yêu cầu. Việc này đảm bảo các manager sẽ có những thông tin cập nhật mới nhất để có điều chỉnh phù hợp với định hướng và tầm nhìn đã đề ra. Supervisor do vậy cần phải chú ý thực hiện báo cáo với chất lượng tốt nhất, hỗ trợ tích cực cho manager nói riêng và công ty nói chung.

3.2. Những kỹ năng nào là cần có đối với supervisor? 

3.2.1. Cư xử với thái độ tôn trọng

Kỹ năng đầu tiên và cũng là bước đầu trong quá trình quản lý và quản trị con người là cư xử với mọi người một cách hòa nhã, lịch sự và tôn trọng. Khi các nhân viên thấy được sự tôn trọng đó thì supervisor cũng sẽ nhận lại sự tôn trọng từ họ. Tuy nhiên, để tránh việc đối xử có phần thiên vị thì supervisor không được phép mang tình cảm cá nhân vào công việc trong bất cứ tình huống nào.

3.2.2. Kỹ năng giao tiếp khéo léo

Song song với cách ứng xử nhã nhặn thì kỹ năng giao tiếp tốt cũng vô cùng quan trọng. Thông qua kỹ năng này, supervisor có thể truyền đạt được thông tin một cách rõ ràng và trơn tru đến nhân viên, đảm bảo rằng họ sẽ tiếp thu được tối đa lượng thông tin cần thiết, đồng thời tạo sự tin tưởng và làm bền đẹp mối quan hệ giữa supervisor và các nhân viên. Kỹ năng này còn phát huy được hiệu quả khi supervisor phải trực tiếp nói chuyện và giải quyết các vấn đề với khách hàng. Chỉ cần có một chút khéo léo trong cách nói chuyện, supervisor đã có thể thu xếp và giải quyết yêu cầu nhanh gọn và ổn thỏa.

3.2.3. Chuyên nghiệp trong phong thái công việc

Đây là một kỹ năng không chỉ cần thiết cho supervisor mà còn cho mọi ngành nghề khác. Khi mang trên mình quyền hạn giám sát những nhân viên cấp dưới, supervisor cũng phải thể hiện được mức độ chuyên nghiệp của công việc nhằm mục đích tránh tạo nên những ý kiến trái chiều hay mâu thuẫn nội bộ. Các ý kiến và mâu thuẫn này thường xảy ra khi nhân viên cảm thấy không phục cấp trên, ví dụ như thấy họ không có sự chuyên nghiệp trong phong cách làm việc. Vì thế, luôn giữ được tác phong chuyên nghiệp là một kỹ năng không thể thiếu đối với supervisor.

3.2.4. Kỹ năng quản lý thời gian

Với một khối lượng công việc nhiều và phải thường xuyên sát sao, đảm bảo các công việc được thực hiện đi theo đúng lịch trình có sẵn, supervisor phải biết sắp xếp công việc của các phòng ban liên quan và của bản thân một cách hợp lý, giúp các nhân viên biết được thứ tự hoàn thành công việc để đem lại hiệu suất tối đa, cũng như bản thân supervisor sẽ hoàn thành nhiệm vụ đúng deadline, không để cho “nước đến cổ mới nhảy”.

3.2.5. Khả năng đào tạo nhân viên

Khả năng đào tạo nhân viên là kỹ năng cần thiết cuối cùng của một supervisor. Mặc dù còn phụ thuộc vào đặc thù từng ngành nghề nhưng đa số nhân viên mới khi bắt đầu vào làm ở công ty sẽ được supervisor chỉ dạy và hướng dẫn, “cầm tay chỉ việc”. Cũng chính vì thế, nếu muốn trở thành một supervisor giỏi thì còn phải thành thạo khả năng đào tạo bên cạnh những kỹ năng khác.

Tựu chung lại, supervisor, hay giám sát viên, luôn luôn có vai trò quan trọng không kém các manager khi họ vừa phải bao quát, vừa hướng dẫn và vừa là cầu nối giữa nhân viên và các cấp lãnh đạo cao hơn. Mong rằng qua bài viết này, các bạn đã có thêm cái nhìn tổng quát hơn về khái niệm supervisor là gì, những nhiệm vụ và công việc của họ cùng với những kỹ năng thiết yếu nếu các bạn muốn thử sức bản thân trong vị trí là một supervisor.