1. Scan hồ sơ xin việc là gì?
Để hiểu Scan hồ sơ xin việc là gì thì trước hết ta phải đi tìm hiểu thuật ngữ “scan”. Scan được hiểu là việc chuyển giấy tờ, dữ liệu, tài liệu (tạp chí, hợp đồng, văn bản,…) hay cả những hình ảnh trên giấy thành hình ảnh, dữ liệu, file lưu trữ trên máy tính hoặc điện thoại thông qua công cụ hỗ trợ là chiếc máy scan, máy in hoặc các tính nặng scan qua ứng dụng trên điện thoại thông minh.
Đặc biệt khi tài liệu scan có chứa dạng văn bản thì bạn có thể dùng phần mềm dạng ký tự bằng quang học để chuyến chúng thành văn bản có thể chỉnh sửa được.
Do vậy, hồ sơ xin việc chính là việc bạn đưa những thông tin, dữ liệu từ các giấy tờ bản cứng có sẵn như đơn xin việc, thư xin việc, sơ yếu lý lịch,… đưa chúng thành những dữ liệu “ảo” trên mày tính để có hồ sơ gửi online cho các nhà tuyển dụng.
2. Công dụng của việc scan hồ sơ xin việc
- Lưu trữ các dữ liệu, giấy tờ quan trọng
Những tài liệu trong bộ hồ sơ xin việc cần được bảo quản một cách cẩn thận và dễ dàng tìm kiếm để phòng trường hợp khi bị mất dữ liệu bản gốc bạn vẫn có thể khôi phục lại tài liệu. Đối với hồ sơ xin việc thì bạn cần phải lưu thông tin cho các lần sử dụng sau hoặc khi công ty yêu cầu bạn giấy tờ gốc mà bạn không còn giữ thì vẫn giữ được các thông tin quan trọng. Thêm vào đó phía nhà tuyển dụng cũng có thể quản lý hồ sơ điện tử của bạn một cách thuận tiện mà lại tiết kiệm chi phí.
- Độ bảo mật thông tin an toàn tuyệt đối
Việc lưu trữ thông tin hồ sơ xin việc qua scan hoặc vài đặt mã truy cập bảo mật với các nội dung quan trọng giúp đảm bảo thông tin cho người dùng. Các hình ảnh sẽ được quét và lưu trữ ở dạng tài liệu PDF với hình thức chữ ký số cực kỳ bảo mật.
- Tìm kiếm thông tin và tài liệu hồ sơ một cách dễ dàng
Bạn có thể sắp xếp thông tin một cách dễ dàng, thuận tiện và hiện đại hơn với việc chuyển tài liệu từ bản mềm sang bản file trong máy tính.
Xem thêm: Tại sao không trả lại hồ sơ xin việc? Quy định trả lại hồ sơ xin việc
3. Cách scan hồ sơ xin việc
Thông thường bạn có thể ra các quán photo để scan nhưng nếu nhà bạn đã có sẵn máy scan mà chưa cài đặt phần mềm để in thì các bạn có thể làm theo các bước sau:
- Tải phần mềm softi Scan to PDF và ở để chọn chuẩn scan ở ô select Scanner. Sau đó chọn 200 ở ô DPI và chọn color ngay sau ô DPI và đánh dấu chọn trước hàng chức Show Scanner Dialog. Cuối cùng là ấn nút Scan, bấm Preview và quét chọn hoặc đều chỉnh vùng tài liệu scan. Bấm nút xoay tài liệu hồ sơ xin việc theo hướng thẳng đứng (dọc từ trên xuống). Thực hiện scan trang tài liệu và bấm nút Save PDF để lưu file.
- Tạo file hình: đối với tài liệu là hình ảnh thì các bạn có thể scan để tạo file hình bằng chương trình Photoshop hoặc chia theo từng chủ đề rồi scan để lưu lại trong file PDF theo cách bên trên. Để chạy photoshop bạn hãy ấn file, chọn import, chọn WIA, chọn chế ộ scan màu và giữ nguyên độ phân giải 200 hoặc có thể tăng lên.
4. Những điều cần thiết trong scan hồ sơ cho hình thức xin việc thông qua Email
Để tạo được ấn tượng tốt cũng như nhận được sự đánh giá của nhà tuyển dụng thì các ứng viên phải chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo những yêu cầu mà nhà tuyển dụng đưa ra. Tuy nhiên, các ứng viên xin việc nên nhớ chuẩn bị hồ sơ bằng cách scan hồ sơ xin việc. Do vây, các bạn cần phải có những thông tin cơ bản sau:
- CV xin việc và thư xin việc: Cách scan cv xin việc và thư xin việc cũng tương tự với bản chính. Nội dung được trình bày một cách ngắn gọn, súc tích nhưng vẫn đầy đủ các thông tin cá nhân, kinh nghiệm làm việc, trình độ học vấn, các chứng chỉ đạt được,… Tất cả nội dung nên thể hiện qua khoảng 2 mặt trang giấy A4 để nhà tuyển dụng dễ dàng theo dõi.
- Thư xin việc (cove letter): Cũng như bản bản CV xin việc thì thư xin việc chính là một trong những thông tin cần thiết trong hồ sơ xin việc yêu cầu các ứng viên cần chuẩn bị. Cách scan hồ sơ xin việc yêu cầu ứng viên phải biết cách trình bày cũng như theo tác scan thông tin để đem lại hiệu quả tốt nhất.
Đây được coi là 2 thông tin cơ bản nhất trong bộ hồ sơ online mà ứng viên nhất định cần phải có. Ngoài ra, tùy theo yêu cầu của nhà tuyển dụng mà các ứng viên có thể chuẩn bị thêm những thông tin như sau:
- Scan các bằng cấp, chứng chỉ đã đạt được trong thời gian qua.
- Bảng điểm và kết quả học tập trong một quá trình.
Lưu ý rằng, để thể hiện tính chuyên nghiệp và tránh mặc phải các lỗi trong các scan hồ sơ xin việc hay trong quá trình gửi mail thì trước khi gửi các ững viên nên chuyển file thông tin cần scan sang dạng PDF và sau đó giải nén rồi đặt theo tên riêng mủa mình. Qua các hình thức này thì nhà tuyển dụng sẽ không phải mất quá nhiều thời gian trong việc tìm kiếm thông tin của các ứng viên.
Xem thêm: Tìm hiểu hồ sơ xin việc cần mấy tấm ảnh và các vị trí cần dán ảnh
5. Khi nộp hồ sơ xin việc qua Email cần lưu ý điều gì?
Để tạo ấn tượng ngay từ ban đầu đối với nhà tuyển dụng thì việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ xin việc là những điều quan trọng và cần thiết. Bên cạnh đó cũng có những điều đáng quan tâm khá như là cách trình bày và thể hiện. Nhà tuyển dụng đương nhiễn sẽ đánh giá cao thông qua cách scan hồ sơ xin việc. Cụ thể những lưu ý khi nộp hồ sơ xin việc qua email là:
- Tiêu đề Email: đây là yếu tố đầu tiên nhà tuyển dụng đánh giá bạn. Một tiêu đề ngắn gọn, chuyên nghiệp được trình bày theo một cú pháp cụ thể thì nhất định sẽ có thể là được đánh giá ứng viên là con người làm việc nguyên tắc, trách nhiệm khi đến với nhà tuyển dụng.
- Nội dung Email: đương nhiên bạn không thể gửi Email trống rỗng không có sự thưa gửi mà chỉ đính kèm tập tin hồ sơ xin việc. Bởi nhà tuyển dụng sẽ không bao giờ để tâm tới và dĩ nhiên là cơ hội nhận phỏng vấn sẽ bằng không.
Cách tốt nhất là bạn hãy điên nội dung thông tin ngắn gọn và với những nội dung có liên quan đến vị trí công việc cần ứng tuyển. Điều đó giúp nhà tuyển dụng có thể dễ dàng nắm bắt được nội dung thư xin việc của các ứng viên mà không cần mở các tệp đính kèm.
- Gửi hồ sơ xin việc theo định dạng (PDF): Như vieclam88.vn đã nói ở trên thì tránh mắc phải những lỗi không đáng có để nhà tuyển dụng đánh giá bạn là người thiếu chuyên nghiệp khi gửi hồ sơ đi bằng file word. Một hồ sơ xin việc online bằng định dạng PDF sẽ giúp nội dung thông tin trong hồ sơ xin việc của bạn không bị xê dịch. Dù chỉ là thao tác đơn giản những cũng có thể chứng tỏ được bạn là một ứng viên rất chi tiết và nghiêm túc, quan tâm vào từng chi tiết trong các công việc bạn làm.
Trên đây là bộ thông tin mình chia sẻ về scan hồ sơ xin việc để làm gì? Và những giấy tờ cần scan. Mong rằng với những thông tin mình đưa ra sẽ có thể giúp các bạn chuẩn bị giấy tờ và scan hồ sơ xin việc một cách thuận lợi nhất nhé!
Tham gia bình luận ngay!