1. Recommendation letter là gì và những điều bạn cần biết
1.1. Recommendation letter là gì?
Recommendation letter còn được hiểu là thư giới thiệu. Recommendation letter đề cập đến trình độ và kỹ năng, có thể là cả thành tích, của một cá nhân và thường được sử dụng cho các mục đích liên quan đến học tập, tìm kiếm việc làm.
Trong học tập, recommendation letter được gửi đến trường học và và thông thường chỉ các vị giáo sư mới thường xuyên tiếp xúc với loại tài liệu này bởi họ là người hướng dẫn chương trình học đại học hoặc cao học.
Trong phỏng vấn và tìm kiếm việc làm, recommendation letter được gửi đến nhà tuyển dụng như một sự bảo đảm về kinh nghiệm làm việc, chuyên môn và kỹ năng của một ứng viên.
1.2. Tiêu chí lựa chọn người viết recommendation letter
Như vậy bạn đã hiểu được recommendation letter là gì và recommendation letter được sử dụng cho mục đích gì. Việc lựa chọn người sẽ viết recommendation letter cho bạn cần được cân nhắc kỹ lưỡng bởi điều này liên quan đến mức độ tin tưởng và chất lượng của bức thư. Vậy đâu là những điều kiện bạn cần phải cân nhắc để lựa chọn ra người thích hợp nhất sẽ viết recommendation letter cho bạn?
Sau đây là những tiêu chí giúp bạn lựa chọn ra người thích hợp nhất để viết recommendation letter.
- Tiêu chí đầu tiên đó là người ấy phải quen thuộc với công việc của bạn và thực sự đánh giá cao thái độ làm việc, kinh nghiệm, kỹ năng và những thành tích bạn đã từng đạt được trong công việc. Theo tiêu chí này, đối tượng thích hợp nhất có thể là đồng nghiệp cũ, cấp trên trước đây, hoặc giáo viên đã từng đào tạo và tiếp xúc thường xuyên với bạn.
- Hãy tìm kiếm một người có tâm và có thời gian đủ để hoàn thành recommendation letter chứ không phải là viết một cách nửa vời. Việc gửi kèm theo hồ sơ xin việc một thư giới thiệu được viết một cách nửa vời thậm chí còn tệ hơn cả không có thư giới thiệu. Bạn cần một lá thư có thể gây ấn tượng với người đọc từ đó mang lại những sự nhìn nhận hoặc cơ hội cho bạn.
- Tiêu chí cuối cùng và cũng là lưu ý cho bạn đó là hãy lựa chọn những người có chức vụ cao hoặc có danh tiếng. Chẳng hạn như sếp cũ hoặc một vị giáo sư nào đó. Như vậy recommendation letter của bạn sẽ đáng tin cậy hơn.
Bạn cũng có thể “rào trước” về nội dung recommendation letter. Hãy đọc kỹ tin tuyển dụng để chọn lọc ra những phẩm chất mà nhà tuyển dụng mong muốn nhìn thấy ở một ứng viên tiềm năng, sau đó đề cập chúng với người sẽ viết thư giới thiệu cho bạn.
Ngoài ra, bạn cũng cần lưu ý trước về cách viết tên của công ty hoặc tên người tuyển dụng để người sẽ viết recommendation letter không bị nhầm lẫn. Nếu có thể, hãy kiểm tra lại trước khi đính kèm recommendation letter vào hồ sơ để có thể chỉnh sửa lại những lỗi sai còn sót. Một số công ty sẽ cung cấp sẵn mẫu và định dạng recommendation letter. Trong trường hợp đó thì đừng bỏ qua recommendation letter mẫu được cung cấp sẵn nhé!
1.3. Phân loại recommendation letter
Có hai loại recommendation letter phổ biến nhất hiện nay đó là: Academic recommendation letter (Thư giới thiệu được sử dụng khi học đại học hoặc cao học) và Employment recommendation letter (Thư giới thiệu sử dụng khi phỏng vấn xin việc).
1.3.1. Academic recommendation letter
Có nhiều trường đại học yêu cầu sinh viên hoặc du học sinh nộp kèm thư giới thiệu trong hồ sơ nhập học. Lúc này recommendation letter sẽ được viết bởi giáo viên đã từng giảng dạy cho sinh viên.
Academic recommendation letter có thể được sử dụng với mục đích giới thiệu sinh viên cho chương trình đại học hoặc chương trình cao học, giới thiệu sinh viên cho chương trình nghiên cứu sinh hoặc chương trình học bổng.
1.3.2. Employment recommendation letter
Đây là loại được sử dụng phổ biến nhất. Mặc dù trên lý thuyết đây là tài liệu không bắt buộc, tuy nhiên vẫn có nhiều nhà tuyển dụng yêu cầu ứng viên gửi recommendation letter như một phần tất yếu của hồ sơ xin việc.
Bên cạnh đó, nếu một nhà tuyển dụng yêu cầu bạn gửi recommendation letter sau khi đã xem xét hồ sơ xin việc của bạn thì điều này đồng nghĩa với việc bạn đã “lọt vào mắt xanh” của họ.
2. Định dạng chung của recommendation letter
2.1. Recommendation letter bao gồm những nội dung gì?
- Salutation: Đây là phần lời chào ở đầu thư giới thiệu, tương tự như phần mở đầu của cover letter. Nếu bạn biết ai sẽ là người tiếp nhận thì có thể sử dụng “Dear Mr./ Mrs./ Dr. + Name. Trong trường hợp bạn không biết rõ người tiếp nhận thư là ai thì có thể sử dụng “To whom it may concern”.
- Introduction: Đây là phần người viết sẽ giới thiệu về người sẽ được đề cập đến chi tiết hơn trong những phần sau. Người viết cũng cần tự giới thiệu về bản thân, chuyên môn, vị trí công việc và mối quan hệ với người sẽ được giới thiệu trong thư.
- Overview: Phần này mô tả về chuyên môn, kỹ năng, thành tích hoặc những ưu điểm lớn nhất của người được giới thiệu.
- Personal story: Mô tả chi tiết hơn về chuyên môn và kỹ năng của người được giới thiệu.
- Closing statement: Phần này còn được gọi với tên khác là lời kêu gọi hành động. Đây là phần bạn khuyến khích nhà tuyển dụng liên hệ để tìm hiểu thêm thông tin.
- Signature: Đơn giản là phần ký tên và kết thúc recommendation letter.
2.2. Một số lưu ý khi viết recommendation letter
Đầu tiên, bạn chỉ nên gói gọn nội dung của recommendation letter trong phạm vi 1 trang giấy A4. Nguyên nhân là bởi vì nhà tuyển dụng luôn phải tiếp xúc và xử lý rất nhiều hồ sơ xin việc, bởi vậy họ sẽ không thích recommendation letter quá dài. Recommendation letter nên đi vào trọng tâm và tránh làm lãng phí thời gian của nhà tuyển dụng.
Bên cạnh đó, bạn cũng nên chưa recommendation letter thành những đoạn ngắn, như vậy sẽ khiến bức thư trông thoáng hơn và cũng tạo ra chỗ ngắt nghỉ cho người đọc. Thêm vào đó, hãy sử dụng những font chữ truyền thống và dễ đọc, chẳng hạn như Times New Roman, Arial…
Qua những thông tin được tổng hợp và chia sẻ trong bài viết, tin rằng bạn đã hiểu được recommendation letter là gì và những tiêu chí để lựa chọn người viết recommendation letter. Đây là tài liệu quan trọng giúp đỡ bạn vượt qua những đối thủ khác, vì vậy kể cả nhà tuyển dụng không yêu cầu, bạn nên đính kèm thêm recommendation letter trong hồ sơ xin việc.
Tham gia bình luận ngay!