1. Quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu được hiểu như thế nào?
1.1. Chứng từ xuất nhập khẩu là gì?
Chứng từ xuất nhập khẩu là một phần không thể thiếu trong hoạt động logistics, nó đóng vai trò quyết định liên quan đến mua bán, vận chuyển, thanh toán,…Chính vì thế, người làm trong ngành hoặc có liên quan đến công việc này thì cần nắm rõ quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu để thực hiện chính xác nhất.
Tùy vào vào điều kiện mua bán hàng hóa, các bên cần chịu trách nhiệm và chuẩn bị bộ chứng từ xuất nhập khẩu khác nhau. Dưới đây là một số những bộ chứng từ quan trọng mà bạn cần biết.
1.1.1. Hợp đồng mua bán là gì?
Đây là chứng từ quan trọng nhất trong thanh toán quốc tế, nó được ký kết bởi người mua - người bán sau khi một thời gian trao đổi, thương lượng và đàm phán.
Chủ thể của hợp đồng thường là các tổ chức hay doanh nghiệp, họ phải có tư cách pháp nhân rõ ràng. Hợp đồng mua bán nhằm xác định rõ trách nhiệm và nghĩa vụ của các bên của cuộc giao dịch.
1.1.2. Hóa đơn thương mại là gì? (Commercial invoice)
Hoá đơn được làm thành nhiều bản, dùng trong nhiều việc khác nhau: hoá đơn được xuất trình cho ngân hàng để đòi tiền hàng, cho công ty bảo hiểm để tính phí khi mua bảo hiểm hàng hóa, cho hải quan để tính tiền thuế, cho cơ quan quản lý ngoại hối của nước nhập khẩu mới có thể xin cấp ngoại tệ,….
1.1.3. Phiếu đóng gói (Packing list)
Phiếu đóng gói là bảng kê khai tất cả các hàng hóa đựng trong một kiện hàng (hòm, hộp, Container).v.v… Phiếu này được đặt trong bao bì để cho người mua có thể dễ dàng tìm thấy, đôi khi nó được để trong một túi gắn ở bên ngoài bao bì.
Phiếu đóng gói có rất nhiều dạng, có thể là dạng thông thường, có thể là đóng gói chi tiết (Detailed packing list), cũng có thể là phiếu đóng gói trung lập (Neutral packing list) nếu nội dung không chỉ ra tên người bán. Cũng có khi, nhà sản xuất lại phát hành phiếu đóng gói bản kê trọng lượng (Packing and Weight list).
1.1.4. Vận đơn (Bill of lading)
Vận đơn là chứng từ được lập bởi đơn vị vận chuyển nhằm xác định quyền sở hữu đối với hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển. Nó cũng còn được coi là hợp đồng vận chuyển để xác định quyền lợi, nghĩa vụ giữa nhà vận chuyển và người tham gia vào quá trình xuất nhập khẩu.
1.1.5. Tờ khai hải quan
Sau khi hàng hóa được cập cảng thì nhà nhập khẩu tiến hành làm thủ tục khai báo hải quan và các thủ tục khác để có thể nhận hàng. Đây là bộ chứng từ rất quan trọng, bắt buộc trong thanh toán quốc tế, bởi nó xác định được chính xác số tiền cần và được thanh toán cũng như chứng minh nhà nhập khẩu đã nhập khẩu một lô hàng. Ở góc độ quản lý nhà nước thì quốc gia cần tránh việc chuyển tiền ra nước ngoài với mục đích khác….
1.2. Quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu và thủ tục hải quan diễn ra như nào?
1.2.1. Chuẩn bị bộ chứng từ hàng hóa
Trước khi làm thủ tục hải quan để xuất khẩu hoặc nhập khẩu hàng hóa, bạn cần chuẩn bị trước những loại chứng từ bằng cách in các mẫu đơn, sau đó điền đầy đủ thông tin (có thể điền trực tiếp trên máy).
Có một điều cần đặc biệt lưu ý là khi điền thông tin, nên kiểm tra kỹ, chỉnh sửa về hình thức, lỗi đánh máy, font chữ,… để văn bản thực thi và có giá trị với pháp luật.
Khi internet ngày một phát triển, chúng ta có thể có cách làm thuận tiện hơn rất nhiều khi không cần phải in ra và gửi chuyển phát gây tốn nhiều chi phí không cần thiết, đó là sử dụng hình thức trực tuyến để gửi các chứng từ, thông tin cần thiết đến nơi nhận. Để có thể sử dụng được hình thức này, đơn vị của bạn cần đăng ký và mua chữ ký số. Tuy nhiên, việc này đôi khi khá rườm rà và mất nhiều thời gian, nếu bạn không muốn gặp rắc rối về loại chữ ký này thì có thể sử dụng dịch vụ thủ tục hải quan hoặc xuất nhập khẩu trọn gói. Những dịch vụ này thường sẽ đăng ký miễn phí, nhanh chóng cho bạn.
1.2.2. Sử dụng phần mềm để khai báo hải quan
Để khai báo hải quan một cách dễ dàng và thuận tiện, có thể cài đặt phần mềm này của một số công ty công nghệ nổi tiếng tại Việt Nam như Công ty TNHH Hệ thống thông tin FPS FPT, Công ty Cổ phần TS24, Công ty TNHH phát triển Công nghệ Thái Sơn,…
1.2.3. Thủ tục Đăng ký kiểm tra chuyên ngành hàng hóa
Đối với hàng hóa cần phải kiểm tra chuyên ngành, bạn cần làm hồ sơ và khai báo với cơ quan kiểm tra theo quy định. Ngược lại, nếu không có quy định về việc kiểm tra này, bước này có thể được bỏ qua.
1.2.4. Khai và truyền tờ khai hải quan như thế nào?
Vẫn tiếp tục là những ứng dụng công nghệ hiện đại, chúng sử dụng phần mềm khai hải quan đã cài đặt để nhập các thông tin và số liệu của lô hàng. Sau đó sẽ có hướng dẫn cách lên tờ khai trên phần mềm của Công ty cung cấp phần mềm để thực hiện.
1.2.5. Lấy lệnh giao hàng
Lấy lệnh giao hàng là loại chứng từ mà công ty vận chuyển phát hành mục đích là lưu giữ hàng hóa và giao hàng cho người nhận. Đây là chứng từ quan trọng khi làm thủ tục ở cảng khi kiểm hóa, chuyển hàng và lấy mẫu kiểm tra chuyên ngành.
1.2.6. Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan
Trước khi đến hải quan, bạn cần lưu ý xem tờ khai luồng nào để thực hiện đúng thủ tục hải quan theo quy định.
Tờ khai luồng xanh: đây là loại tờ khai hệ thống đã thông quan, cần nộp thuế sau đó đến hải quan giám sát làm những thủ tục khác.
Tờ khai luồng vàng: bên hải quan sẽ kiểm tra bộ hồ sơ giấy này.
Tờ khai luồng đỏ: hải quan kiểm tra bộ hồ sơ giấy và kiểm tra hàng hóa thực tế.
1.2.7. Làm một số thủ tục tại Chi cục Hải quan
Đây là công việc vô cùng phức tạp và tốn nhiều thời gian, do đó, để tiết kiệm, bạn có thể nhờ các dịch vụ khai báo hải quan, xuất nhập khẩu để thực hiện. Nó vừa tiết kiệm chi phí và các thủ tục hoàn thiện nhanh chóng.
2. Một số bộ chứng từ xuất nhập khẩu khác
2.1. Chứng từ xuất nhập khẩu thường có những gì?
Các chứng từ dưới đây có thể có, có thể không tùy thuộc vào tình huống nhất định:
- Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice): đây là chứng từ xác nhận thông tin của lô hàng và số tiền cần thanh toán.
- Tín dụng thư (L/C): theo yêu cầu của người nhập khẩu thu này sẽ được ngân hàng viết, cam kết trả tiền cho người xuất khẩu trong một thời gian nhất định khi trình được bộ chứng từ hợp lệ.
- Chứng từ bảo hiểm (Insurance Certificate): bao gồm đơn bảo hiểm cùng giấy chứng nhận bảo hiểm. Việc mua bảo hiểm do người bán hoặc người mua đảm nhiệm phải căn cứ theo điều kiện cơ sở giao hàng. Nhưng trên thực tế, để tiết kiệm chi phí, chủ hàng thường không mua bảo hiểm.
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O): cho biết nguồn gốc của hàng hóa, hàng hóa này được sản xuất ở quốc gia hoặc vùng lãnh thổ nào. Điều này khá quan trọng với chủ hàng hóa trong một số trường hợp, nó có thể giúp họ được hưởng ưu đãi về thuế suất hoặc giảm thuế.
- Chứng thư kiểm dịch: đây là chứng nhận được cấp bởi cơ quan kiểm dịch (thường là động vật, thực vật). Mục đích của công việc này là để ngăn sự lây lan dịch bệnh khi hàng hóa có sự di chuyển giữa nhiều quốc gia khác nhau.
2.2. Một số chứng từ xuất nhập khẩu bắt buộc khác phải cso
Ngoài các chứng từ trên, còn xuất hiện một số chứng từ xuất nhập khẩu sau:
- Giấy chứng nhận chất lượng
- Giấy chứng nhận kiểm định
- Giấy chứng nhận vệ sinh
- Chứng thư hun trùng
Bộ chứng từ và quy trình làm chứng từ xuất nhập khẩu mà vieclam88.vn đã gửi đến bạn hy vọng có thể đưa ra một bức tranh tổng quát để bạn có thể hiểu được vấn đề này.
Tham gia bình luận ngay!