1. Những quy định về lưu trữ hồ sơ nhân sự
1.1. Hồ sơ nhân sự gồm những gì?
1.1.1. Khái niệm hồ sơ nhân sự
Hồ sơ nhân sự là nơi lưu trữ tất cả các thông tin về lý lịch, hay hợp đồng, bảo hiểm, và cả quá trình làm việc, lương thưởng, vấn đề nghỉ phép của người lao động trong các tổ chức, công ty, doanh nghiệp. Dựa trên hồ sơ nhân sự, bộ phận nhân sự có thể sử dụng các bản ghi này để tính bảng lương hoặc bảng chấm công,... Mọi thông tin về hồ sơ nhân sự đóng vai trò vô cùng quan trọng trong công tác quản lý nhân sự. Vì vậy, cần phải bảo quản cẩn thận hồ sơ nhân sự trong doanh nghiệp.
1.1.2. Bộ hồ sơ nhân sự với lao động trong thời gian thử việc, học việc
Trong các công ty, xí nghiệp, đối với những người lao động trong thời gian thử việc, học việc thì bộ hồ sơ nhân sự sẽ bao gồm các loại giấy tờ sau:
+ Đơn xin việc (hoặc là CV ứng tuyển vị trí tuyển dụng)
+ Sơ yếu lý lịch của bản thân nhân sự
+ Chứng minh thư hay CCCD (photo công chứng)
+ Các bằng cấp (photo công chứng) (tùy từng vị trí mà phía tuyển dụng yêu cầu)
Bên cạnh đó, trong hồ sơ nhân sự cần phải có visa lưu trú và giấy phép lao động tại Việt Nam với trường hợp người lao động là người nước ngoài. Ngoài ra, với những lao động trong độ tuổi từ 15 đến 18 thì phía công ty tuyển dụng cần có thêm văn bản đồng ý giao kết hợp đồng lao động. Đặc biệt với lao động dưới 15 tuổi, trong hồ sơ nhân sự của người lao động còn có bản chứng minh nhân dân hay là CCCD của người đại diện theo pháp luật của người lao động (photo công chứng) và văn bản mà người lao động dưới 15 tuổi đồng ý để người đại diện của mình ký kết hợp đồng lao động với bên phía công ty.
1.1.3. Bộ hồ sơ nhân sự với lao động chính thức
Lao động chính thức là những lao động đã qua vòng học việc, thử việc, thì trong hồ sơ nhân sự cần phải bổ sung thêm một vài giấy tờ nữa. Đó là hợp đồng lao động, yêu cầu có chữ ký của 2 bên là người sử dụng lao động và người lao động. Tiếp đến là về bảo hiểm lao động, tùy vào mức lương trên hợp đồng, doanh nghiệp sẽ đóng bảo hiểm cho người lao động. Hay các giấy tờ, phụ lục hợp đồng. Tức là nếu người sử dụng lao động trả lương cao hơn mức phí bảo hiểm phải đóng hay các quyết định tăng lương, thăng cấp,...
Lưu ý công ty, doanh nghiệp cần làm thành 2 bản những giấy tờ phát sinh có chữ ký của người lao động.
1.2. Quy định về lưu trữ hồ sơ nhân sự
Để tổ chức hay sắp xếp hồ sơ nhân sự của doanh nghiệp một cách hệ thống và khoa học thì việc bảo quản hồ sơ trước hết phải tuân theo những quy định nhất định. Hiện nay, để lưu giữ hồ sơ nhân sự thì phổ biến nhất là lưu trữ thủ công các văn bản, giấy tờ, bản cứng trong văn phòng (hay kho lưu trữ) và lưu trữ các bản mềm trên máy tính.
Về thời hạn lưu trữ hồ sơ nhân sự, căn cứ theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ quy định thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình làm và ký kết hợp đồng sẽ bằng phương thức thủ công. Cụ thể: Lưu trữ vĩnh viễn hồ sơ gốc của cán bộ, công viên chức. Và với từng trường hợp hợp đồng lao động (sơ yếu lý lịch, hợp đồng lao động, biên bản thôi việc,...) thì thời hạn lưu giữ là 5 năm kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động.
Về quy định lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự điện tử, Điều 13 Khoản 3 Luật Lưu trữ đã quy định tất cả các hồ sơ đều được số hóa bởi các tệp trên vật mang thông tin, và các tệp được số hóa là không thay thế được. Thông tin lưu trong kho lưu trữ điện tử được hình thành do số hóa tài liệu trên các phương tiện thông tin khác phải phù hợp với tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào.
Ngoài ra, sau khi số hóa hồ sơ lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn, các đơn vị không được tiêu hủy (Khoản 1, Điều 5 Nghị định 01/201/NĐ-CP). Vì vậy, khi đã số hóa thành hồ sơ điện tử và được lưu trữ trên các phần mềm quản lý thì doanh nghiệp vẫn phải giữ lại hồ sơ giấy đó và không được phép tiêu hủy trước hạn. Bởi vì, bất kể quy mô của một doanh nghiệp như thế nào thì việc lưu trữ hồ sơ gốc của nhân viên là điều rất cần thiết.
2. Hướng dẫn lưu trữ hồ sơ nhân sự hiệu quả
Để có thể lưu trữ hồ sơ nhân sự một cách khoa học, hiệu quả, trước hết, cần phải phân loại hồ sơ.
Để lưu trữ hồ sơ dễ dàng hơn, bạn có thể phân loại chúng theo chủ đề, ví dụ: hồ sơ sơ yếu lý lịch, hồ sơ bảo hiểm, hồ sơ công việc,… Từ các nhóm này, bạn có thể sắp xếp chúng thành các nhánh nhỏ hơn như: chức danh hay phòng ban,... Trong mỗi nhóm này, bạn cũng có thể tiếp tục phân ra nhiều nhóm hơn để tìm kiếm hồ sơ dễ dàng và nhanh chóng. Một số tập đoàn đa quốc gia cũng đã áp dụng cách phân loại hồ sơ theo bảng chữ cái, theo khu vực, hay theo địa lý,... Tùy theo tính chất và số lượng lao động mà bạn có thể lựa chọn cách phân loại hồ sơ sao cho phù hợp, dễ tìm.
Thứ hai, lựa chọn nơi lưu trữ hồ sơ nhân sự.
Nơi lưu trữ tài liệu, hồ sơ thì cần phải đáp ứng các quy định về lưu trữ hồ sơ cán bộ. Đó là phải đảm bảo các tài liệu giấy được lưu giữ nguyên vẹn trong thời gian dài. Hồ sơ nhân sự phải được lưu trữ tại nơi khô ráo, thoáng mát, không dễ nấm mốc, côn trùng dễ vào; đặc biệt, nơi lưu trữ cần có không gian rộng.
Thứ ba, về lưu trữ hồ sơ nhân sự.
Sau khi đã sắp xếp, phân loại và chọn được vị trí lưu trữ thích hợp, bạn tiến hành lưu chúng thành từng mục. Đặt các tập tin cá nhân của mỗi nhân viên vào một bìa lưu trữ riêng và sắp xếp tên của họ theo thứ tự dễ quản lý nhất, có thể theo bảng chữ cái. Lưu ý trước khi lưu trữ file gốc (bản cứng), bạn nên nhập đúng file mềm trên máy tính để tiện truy cập thông tin khi cần.
Cuối cùng, là kiểm tra hồ sơ được lưu trữ và truy cập thường xuyên.
Mọi thông tin đều có thể có sự thay đổi. Và việc kiểm tra, cập nhật thường xuyên sẽ giúp bạn phát hiện được lỗi sai hay thậm chí là những thiếu sót, thất lạc hồ sơ nhân sự. Từ đó, bạn có thể điều chỉnh, sửa chữa và bổ sung trong quá trình lưu trữ hồ sơ nhân sự. Đặc biệt, bạn nên lên kế hoạch kiểm tra định kỳ hồ sơ để đảm bảo được chất lượng của nó.
Trên đây là một số thông tin về quy định về lưu trữ hồ sơ nhân sự mà chúng tôi muốn cung cấp cho bạn. Mong rằng sau khi tham khảo bạn có thể lưu trữ hồ sơ một cách khoa học và hiệu quả và dễ dàng tìm kiếm nhất.
Tham gia bình luận ngay!