Cùng khám phá Purchasing là gì? Bật mí tất cả thông tin về Purchasing

1. Tổng quát về Purchasing là gì?

1.1. Định nghĩa Purchasing là gì?

Purchasing được dịch sang Tiếng Việt là thu mua. Purchasing chính là một nghề mà sẽ thực hiện các hoạt động công việc không thể thiếu trong doanh nghiệp. Hoạt động của purchasing là đảm bảo cung cấp đầy đủ và kịp thời các nguyên vật liệu cho sản xuất, hàng hóa, hoạt động thương mại và đảm bảo rằng doanh nghiệp có đầy đủ các trang thiết bị, vật tư, nhu yếu phẩm cần thiết cho hoạt động thường ngày.

Công việc Purchasing yêu cầu người làm phải chịu trách nhiệm trong các công việc xây dựng kế hoạch thu mua, chọn lựa nguồn cung cấp, xác định và nghiên cứu các nguồn cung ứng, phân tích tài chính giá trị mua hàng, quản lý các hợp đồng thu mua và cung ứng, kiểm soát số lượng hàng tồn kho và thanh toán.

1.2. Các bộ phận có trong Purchasing là gì?

Lượng công việc của Purchasing không hề ít, vậy nên cũng như một phòng ban của công ty, Purchasing cũng được chia thành các bộ phận gồm giám đốc thu mua, nhân viên phụ trách thu mua và nhân viên hành chính. Công việc của giám đốc thu mua là người đứng ra chịu trách nhiệm với những hoạt động, quản lý và giám việc thu mua hàng hoá. 

Nhân viên thu mua có công việc chủ yếu là liên hệ và làm việc với các nhà cung ứng về việc bàn giao tài sản và sản phẩm sao cho phù hợp với nhu cầu của từng doanh nghiệp. Bên cạnh đó, nhân viên thu mua còn phụ trách làm các thủ tục, văn bản và giấy tờ chứng nhận trong quá trình thu mua, đảm bảo mọi hoạt động hợp lệ theo đúng điều khoản trong hợp đồng đã thương lượng giữa hai hoặc các bên liên quan. Đối với một nhân viên hành chính nhiệm vụ chính sẽ là thực hiện xử lý tất cả các loại văn bản và xử lý hồ sơ theo yêu cầu sao cho hợp lệ, chuẩn bị các cuộc họp và hỗ trợ các vấn đề trong hoạt động thu mua, đánh giá sản phẩm và chất lượng, tạo bảng liệt kê hàng tồn trữ,..

1.3. Nguyên tắc trong Purchasing là gì?

1.3.1. Nguyên tắc 1: Mua và nhập hàng từ nhiều nhà cung cấp

Một purchasing nên lựa chọn cho doanh nghiệp của mình một số lượng nhà cung cấp cụ thể. Điều này sẽ giúp phân tán và giảm thiểu được rủi ro bởi lẽ hoạt động mua hàng gặp khá nhiều rủi ro từ phía các nhà cung cấp. 

Nếu doanh nghiệp chỉ mua hàng từ một nhà cung cấp duy nhất thì khi xảy ra rủi ro, doanh nghiệp sẽ phải gánh chịu tất cả và rất khó khắc phục những rủi ro đó. Những rủi ro xảy ra trong mua hàng tiêu biểu như nó có thể do thất bại trong kinh doanh hoặc rủi ro thiếu nguyên vật liệu, công nhân đình công, chiến tranh, hoặc do những vấn đề xảy ra trong quá trình vận chuyển hoặc do sự lừa đảo của các nhà cung cấp.

Ngoài ra nguyên tắc đầu tiên này còn tạo ra sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp với nhau. Nếu hàng hóa nhập vào doanh nghiệp chỉ đư­ợc mua từ một nhà cung cấp thì nhà cung cấp duy nhất đó có thể ép giá sản phẩm cao, áp đặt các điều kiện mua bán hàng hoá gây bất lợi cho doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp có nhiều sự lựa chọn mua hàng của nhiều nhà cung cấp thì các nhà cung cấp sẽ tự đ­ưa ra những điều kiện và ưu đãi hấp dẫn về giá cả cũng như khuyến mãi giao nhận, thanh toán để thu hút doanh nghiệp mua hàng từ mình.

1.3.2. Nguyên tắc 2: Doanh nghiệp cần luôn giữ thế chủ động với các nhà cung cấp

Nếu ngư­ời bán hàng cần phải đáp ứng nhu cầu về sản phẩm, dịch vụ theo một hệ thống nhất định và phải tìm cách để phát triển nhu cầu đó ở các khách hàng, thì ngư­ời mua hàng lại làm điều trái ngược lại. Tức là doanh nghiệp cần phủ nhận hoặc trì hoãn nhu cầu mua hàng một cách có chủ đích đến khi tìm đư­ợc nhà cung cấp phù hợp và có những điều kiện mua hàng ưu đãi tốt hơn. 

Đi mua hàng có những ràng buộc khác nhau phải nhớ là những “ ràng buộc chặt ” là những điều kiện không thể nhân nh­ượng và có những “ ràng buộc lỏng ” là những điều kiện có thể nhân nh­ượng đ­ược. Khi các nhà cung cấp đưa ra những thông tin hấp dẫn về giá cả cũng như chất l­ượng, thanh toán, điều kiện vận chuyển hay các dịch vụ sau bán… 

Doanh nghiệp cần phải tỉnh táo nếu không muốn mất đi dần quyền chủ động của tư cách người mua hàng và sẽ tự nguyện trở thành “nô lệ” cho nhà cung cấp để rồi sẽ phải đối phó với rất nhiều các rủi ro. Vì vậy cách đơn giản nhất để hạn chế những rủi ro là ghi nhớ đầy đủ tất cả các lời hứa hẹn của ngư­ời bán hàng, sau đó tổng hợp và ghi chúng vào trong bản hợp đồng có chữ ký cả 2 bên người mua và người bán. Khi đó, doanh nghiệp sẽ khiến các nhà cung cấp buộc phải thương l­ượng với những điều kiện có lợi cho doanh nghiệp.

1.3.3. Nguyên tắc 3: Cần đảm bảo sự hợp lý về quyền lợi giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp

Nếu doanh nghiệp khi mua hàng từ các nhà cung cấp mà chấp nhận chịu những điều kiện gây bất lợi cho mình thì chắc chắn sẽ ảnh hư­ởng xấu đến hiệu quả mua hàng và có thể có nguy cơ lợi nhuận kinh doanh sẽ giảm đáng kể. Và ngư­ợc lại, nếu doanh nghiệp cố giữ thế chủ động với nhà cung cấp, bất chấp để đạt đ­ược lợi ích của riêng doanh nghiệp mình mà không để tâm đến lợi ích và quyền lợi của nhà cung cấp thì sẽ dễ gặp trục những vấn đề nảy sinh trong việc thỏa thuận, không đạt đư­ợc sự thỏa thuận đôi bên và hợp đồng có nguy cơ không được thực hiện. Đảm bảo sự hợp lý và quyền lợi bình đẳng là điều kiện cơ bản để doanh nghiệp và nhà cung cấp cùng nhau hợp tác, thực hiện hợp đồng, tạo quan hệ làm ăn lâu dài, giúp cho doanh nghiệp luôn giữ đ­ược sự tỉnh táo, sáng suốt trong hoạt động kinh doanh, tránh những rủi ro đáng tiếc có thể xảy ra.

2. Công việc cần làm của nghề Purchasing là gì?

Với những chia sẻ trên, chắc hẳn nhiều người đã hiểu được nhiệm vụ chính của một Purchasing là gì. Ở nhiều công ty, bộ phận thu mua thường sẽ được phân chia ra làm hai nhóm khác nhau gọi là Purchasing và Procurement. V trí Purchasing sẽ chịu trách nhiệm đảm nhận việc mua sắm các đồ vật dụng như máy vi tính, bàn ghế, đồ văn phòng phẩm và nhiều vật dụng khác phục vụ cho hoạt động trong văn phòng công ty.

Những đầu việc mà bảo đảm một purchasing ở bất kể công ty nào cũng sẽ phải thực hiện như là nhận danh sách hàng hóa phải được mua cho các bộ phận khác trong công ty, tìm các nhà phân phối tiềm năng và cung cấp đầy đủ các yêu cầu tiêu chuẩn đối với tài sản công ty cung cấp. Gửi thư triển vọng nhà cung cấp và yêu cầu họ gửi  thông tin về hàng hóa để chọn giải pháp. 

Tạo một kế hoạch cung cấp để xem xét các sản phẩm và  đánh giá trực tiếp cho các hội chợ, siêu thị và trung tâm để tìm kiếm hàng hóa kết hợp với các thử nghiệm có liên quan để thực hiện các bài kiểm tra, mức độ  có thể cung cấp đầy đủ các yêu cầu của hàng hóa. Chọn và so sánh các nguồn cung cấp,  chọn các sản phẩm phù hợp nhất. Kết hợp hoàn toàn với Cục Logistics để tổ chức đầy đủ các quy trình làm việc để nhận hàng nếu hàng hóa có lỗi, việc mua hàng có thể phàn nàn hoặc yêu cầu tiền lao động của đơn vị.

Bài viết trên là những nội dung cơ bản để bạn hiểu khái niệm Purchasing là gì. Hy vọng với những chia sẻ trên, bạn đã có những kiến thức hữu ích, và định hướng được nghề nghiệp phù hợp với bản thân.