Project scope là gì? Cách lập một Project scope nhanh và hiệu quả

1. Project scope là gì?

Thuật ngữ Project scope có nghĩa là phạm vi dự án. Phạm vi dự án là phạm vi công việc cần thiết để hoàn thành một dự án. Phạm vi dự án sẽ giúp xác định được công việc, thời gian, chi phí của dự án. Lập phạm vi dự án là một bước rất quan trọng tác động đến hiệu quả của dự án.

Phạm vi dự án sẽ nêu lên chi tiết chính xác những việc làm sẽ được giao khi kết thúc dự án, và các thông số của công việc được thực hiện. Mục đích của phạm vi dự án là thu hút các bên liên quan và nhóm làm việc. Nó cũng cung cấp một bản tóm tắt ngắn gọn về các cuộc họp, kết quả phân phối và các thỏa thuận công việc đang tiến hành để mọi người tham khảo lại.

Trong suốt dự án, việc thực hành quản lý phạm vi, bắt đầu bằng cách viết một tài liệu về phạm vi dự án kỹ lưỡng. Việc trình bày các yếu tố này bằng ngôn ngữ đơn giản đảm bảo phù hợp với mọi người. 

2. Lập một Project scope như thế nào?

Viết một phạm vi dự án không cần dài hay quá phức tạp. Sử dụng mẫu phạm vi dự án có thể đẩy nhanh quá trình. Những bước lập một Project scope dưới đây sẽ giúp bạn tạo một phạm vi dự án chi tiết để có thể theo dõi tiến độ, quản lý công việc và tập hợp chúng lại với nhau một cách đơn giản và hữu ích.

2.1. Thu thập tất cả thông tin quan trọng của Project

Viết phạm vi dự án bắt đầu bằng việc thu thập thông tin. Các yêu cầu của dự án đến từ nhiều nơi khác nhau. Thông tin sau sẽ đến từ nhiều nguồn khác nhau: các bên liên quan, nhóm đang làm việc và các nhà tài trợ dự án. 

2.1.1. Dự án có thể bàn giao khi nào

Đây là danh sách kết quả cuối cùng của một dự án sẽ được cung cấp khi kết thúc dự án . Bạn có thể đang tạo một tài liệu, trang web, chiến dịch tiếp thị, video, sự kiện, quy trình làm việc để có kết quả cuối cùng này. 
Các sản phẩm đầu tư một dự án phải được tất cả các bên liên quan đồng ý và phê duyệt, thể hiện một tầm nhìn thống nhất về dự án để cho ra kết quả cuối cùng. 

Mẹo chuyên nghiệp: khi bạn tìm hiểu kỹ các công việc được giao và bắt đầu xem xét các gói công việc được giao cho các cá nhân, đó là dấu hiệu bạn đang chuyển sang một tài liệu khác — cấu trúc phân tích công việc 

2.1.2. Tài nguyên có sẵn

Bố trí các nguồn lực của dự án như một phần của phạm vi dự án sẽ giúp thấy chính xác cách bạn sẽ hoàn thành công việc của mình. Việc quản lý tài nguyên liên tục  yêu cầu khả năng, trách nhiệm của các thành viên trong nhóm, ngân sách và năng lực. 

Khi bạn kiểm tra xem ai có thể làm việc trong dự án của bạn, hãy nhớ rằng thời gian của họ có thể được phân bổ một phần ở nơi khác — thông thường người lao động được giao cho nhiều dự án cùng một lúc. Hãy luôn đảm bảo kiểm tra với các nhà quản lý khác về cách phân bổ các nguồn lực để có thể đưa ra những bước đi hiệu quả nhất cho dự án của bạn. 

2.1.3. Bao gồm và loại trừ

Sau khi việc phân phối và các nguồn lực đã được thống nhất, bạn cần tập trung vào việc thiết lập các kỳ vọng về lượng công việc sẽ được thực hiện cho các sản phẩm được giao. 

Các bên liên quan cần biết bạn sẽ tạo ra những gì và làm như thế nào, phải liệt kê những gì sẽ và không được đưa vào dự án để tránh hiểu nhầm dựa trên các giả định. 

2.1.4. Hạn chế của dự án

Có một bộ tiêu chuẩn về các hạn chế của dự án . Bất kể dự án của bạn có bao nhiêu ràng buộc, hãy luôn phải nhớ rằng việc thay đổi bất kỳ khâu nào cũng có thể ảnh hưởng đến phần còn lại. Cân bằng tất cả các hạn chế của dự án với nhau là một kỹ năng quản lý dự án quan trọng, cũng như việc đặt ra tất cả các hạn chế trong phạm vi dự án của bạn. Người quản lý dự án nên làm rõ các hạn chế hoặc thông số của dự án để các bên liên quan và thành viên trong nhóm nhận thức đầy đủ về những gì có thể ảnh hưởng đến thời gian và ngân sách của dự án.

Liệt kê các mặt hạn chế của dự án trong phạm vi của bạn cũng có thể là một cách tốt để củng cố danh sách loại trừ. Ví dụ: Bạn có thể liệt kê rằng bạn không bao gồm hoạt ảnh trong dự án video do hạn chế về ngân sách hoặc do hạn chế về thời gian.

2.2. Xây dựng lịch trình Project

Khi bạn đã thu thập thông tin về bản thân dự án, bạn có thể xác định dự án sẽ tiến triển như thế nào để đến với thời hạn cuối cùng của nó. Bắt đầu với danh sách các sản phẩm được giao của bạn và xem chi tiết từ đó.

2.2.1. Các nhiệm vụ chính và các mốc quan trọng

Trong một Project scope bạn cần nêu được nhiệm vụ chính mình hay nhóm cần phải thực hiện ở dự án này là như thế nào. Việc xác định các nhiệm vụ chính sẽ giúp dự án có điểm nhìn bao quát hơn và dễ dàng hơn cho các nhân thực hiện dự án đó. 

Bên cạnh mục nhiệm vụ chính của dự án còn có mốc thời gian quan trọng. Mốc thời gian này để xác định tiến độ của dự án và tránh sự chậm trễ khi làm dự án. Xác định các mốc quan trọng trước khi tiến hành dự án rất quan trọng. Khi đã có mốc thời gian hoàn thành cũng như nhiệm vụ chính trong khoảng thời gian đó các thành viên trong dự án từ đó hiểu được mình cần phải làm gì trong dự án này để có thể hoàn tahnfh theo đúng kế hoạch. 

2.2.2. Các giai đoạn của dự án

Đối với các dự án có thời hạn đặc biệt dài hoặc nhiều ngày khởi chạy, có thể hữu ích nếu chia dự án thành các giai đoạn để giúp nhóm của bạn lập kế hoạch . Điều này không bắt buộc, nhưng nó có thể mang lại cảm giác hoàn thành trong suốt chặng đường và giúp ích cho tổ chức.

2.3. Điều chỉnh Project scope

Bởi vì các dự án, các bên liên quan, nhóm và tổ chức là duy nhất, có thể có thông tin bạn muốn đưa vào phạm vi dự án của mình mà chưa được đề cập ở đây. Ví dụ: bạn có thể xem xét phạm vi của mình phản ánh các cách thức thực hiện ưa thích của tổ chức như thế nào.

Nếu có điều gì đó quan trọng mà bạn cảm thấy cần được thêm vào, hãy đảm bảo rằng việc đưa sẽ giúp tài liệu của bạn đạt được mục đích của nó: bao gồm toàn bộ phạm vi của dự án để đảm bảo rằng thời gian và nguồn lực không dành cho những bổ sung không quan trọng.

2.4. Biên dịch và xem xét

Bây giờ bạn đã hoàn thành công việc, bạn đã sẵn sàng để viết phạm vi dự án của mình. Phạm vi dự án nên ngắn gọn và dễ đọc.  Một nguyên tắc nhỏ là giữ phạm vi của bạn trong một hoặc hai đoạn văn. Tự hỏi bản thân những câu hỏi sau sẽ giúp ích cho bạn khi bạn xem xét và hoàn thiện phạm vi của mình: 

- Có rõ tại sao dự án này lại cần thiết và quan trọng không?

- Có biết chính xác các bên liên quan của dự án là ai không?

- Liệu các bên liên quan có thấy giá trị và lợi ích trong dự án không?

- Các nguồn lực có đủ để hoàn thành dự án này không?

- Các mốc thời gian có thực tế cho các công việc được giao không?

- Có quá nhiều nhiệm vụ được thêm vào sau khi dự án bắt đầu không?

- Có bất kỳ hạn chế nào của dự án mà tôi chưa xem xét không?

Mẫu đơn xin việc cơ bản

2.5. Đặt phạm vi dự án của bạn để hoạt động

Phạm vi dự án của bạn sẽ đóng vai trò như một thỏa thuận cơ bản với các bên liên quan cũng như nền tảng cho một số tài liệu quan trọng khác, bao gồm kế hoạch dự án , cấu trúc phân tích công việc , kế hoạch truyền thông , ngân sách và hơn thế nữa. Bạn sẽ đề cập đến phạm vi của mình trong suốt thời gian của dự án và nó sẽ đóng vai trò như một hướng dẫn khi đưa ra quyết định hoặc thay đổi, làm cho nó trở thành một công cụ tuyệt vời để đứng vững khi mọi người muốn thực hiện những thay đổi đòi hỏi thời gian hoặc tiền bạc mà bạn không có.

Một phạm vi dự án cụ thể và kỹ lưỡng sẽ cung cấp cho bạn bức tranh toàn cảnh mà bạn cần để tạo và định hình một dự án. Thực hiện đúng, một phạm vi tốt cuối cùng sẽ giúp bạn lập kế hoạch, quản lý và thực hiện thành công dự án của mình dễ dàng hơn.

Trên đây là những thông tin Timviec365.com.vn đưa ra cho một Project scope. Chúng tôi hy vọng rằng với những thông tin hữu ích này sẽ giúp bạn hiểu được chính xác Project scope là gì và làm cách nào để tạo một Project scope thành công.