1. Phiếu giao việc là gì? Khi nào thì sử dụng phiếu giao việc?
Để đảm bảo được hiệu quả thực hiện nhiệm vụ cho từng cá nhân trong tổ chức, Leader - người đứng đầu hội nhóm, phòng ban ngoài năng lực giám sát tình hình thực hiện và góp ý về nội dung công việc cho từng thành viên sẽ phải đảm nhiệm thêm chức năng phân công công việc. Mẫu phiếu giao việc chính là tài liệu thường xuyên nhất để hỗ trợ những người đứng đầu hoàn thành chức năng này một cách hiệu quả nhất.
Phiếu giao việc hay phiếu phân công công việc là một mẫu văn bản chứa toàn bộ những thông tin liên quan đến công việc được người quan lý bàn giao cho nhân viên dưới quyền của mình thực hiện trong một đơn vị thời gian nhất định. Vì là tài liệu nội bộ, cho nên tùy vào quy định về văn bản của từng công ty mà hình thức của một phiếu giao việc có thể khác nhau ít nhiều. Tuy vậy, về nội dung cơ bản, để thể hiện rõ được tính chất của công việc, một số nội dung cần đề cập đến trong tài liệu này bao gồm: Tên người thực hiện công việc, thời gian thực hiện công việc và địa điểm thực hiện.
Thông qua một mẫu phiếu giao việc được soạn thảo chuẩn chỉnh sẽ giúp người quản lý theo dõi được chi tiết về số đầu việc được hoàn thành bởi các thành viên, từ đó dễ dàng kiểm soát, thúc đẩy hay nghiệm thu công việc đúng thời hạn.
.jpg)
Qua phiếu giao việc, các leader có thể dễ dàng đánh giá được năng lực của nhân viên dưới quyền hay thế mạnh, điểm yếu của từng người để dễ dàng bàn giao và phân công những công việc phù hợp hơn. Ở phía người thực hiện công việc, phiếu giao việc của cấp trên chính là căn cứ để chứng minh năng lực thực tế của mình. Với vai trò quan trọng như vậy, phiếu giao việc là một trong những tài liệu quan trọng và được các cấp quản lý trong doanh nghiệp sử dụng một cách phổ biến.
Xem thêm: Đơn xin việc làm
2. Hướng dẫn soạn thảo phiếu giao việc một cách chuẩn chỉnh nhất!
Là một trong những tài liệu thông dụng như các loại đơn từ, giấy đề nghị hay các mẫu hợp đồng, phiếu giao việc có tần suất sử dụng rất thường xuyên.
Dù có sự khác nhau ít nhiều về hình thức giữa các phòng ban, doanh nghiệp, song một số nội dung cần thiết xuất hiện trong một mẫu phiếu giao việc chuẩn phải bao gồm: Quốc hiệu tiêu ngữ, Tên công ty, tên phiếu giao việc, người yêu cầu thực hiện công việc, cá nhân - tổ chức thực hiện công việc được giao phó, nội dung công việc cụ thể, địa điểm, thời gian thực hiện công việc, những lưu ý khi thực hiện công việc. Chi tiết, những nội dung này sẽ được trình bày một cách cụ thể sau đây:
Quốc hiệu tiêu ngữ là nội dung đầu tiên xuất hiện trong phiếu giao việc. Như nhiều văn bản hành chính nội bộ, quốc hiệu sẽ được viết bằng chữ in hoa bôi đậm và cách mép trên của văn bản khoảng 1,5 - 2cm. Tiêu ngữ sẽ được viết lùi vào bằng chữ thứ 2 của quốc hiệu và viết bằng chữ thường. Cả 2 nội dung này sẽ được căn phải.
Cùng dòng với quốc hiệu, nhưng nằm ở phía bên cánh trái, sẽ là tên phòng ban, công ty và số văn bản.
Nội dung tiếp theo là tên phiếu giao việc, sẽ được viết in hoa, bôi đậm và căn giữa.
Ngay bên dưới tên phiếu là không gian để quản lý trình bày những nội dung chính bao gồm:
- Thời gian ngày tháng giao việc: Người quản lý ghi rõ ngày tháng giao việc ngày chính thức ký phiếu giao việc và phát hành xuống nhân viên vào nội dung này.
- Tên người giao việc: ghi rõ chức vụ và họ,tên người giao việc
- Người nhận: Trình bày rõ tên cá nhân nhân, tổ chức thực hiện công việc được bàn giao.
- Bộ phận: Mỗi công ty có nhiều phòng ban khác nhau, người lập biểu mẫu này cần xác nhận của cấp trên để ấn định bộ phận cụ thể thực hiện công việc một cách chính xác.
- Nội dung công việc cụ thể: Tại trường thông tin này, người lập biểu mẫu sẽ đề cập đến những đầu việc cụ thể người nhân viên cần thực hiện, trách nhiệm mà nhân viên cần phải thực hiện. Nội dung công việc cụ thể được chia chia thành các hạng mục nhỏ hơn gồm mô tả công việc cụ thể, thời gian hoàn thành công việc, kết quả cần đạt, những ghi chú liên quan đến công việc.
Thông qua những nội dung này mà người được bàn giao công việc sẽ nắm rõ được những công việc mình phải triển khai là gì trước khi bắt tay vào làm việc và hoàn thành Deadline.
Một số lưu ý khi thực hiện công việc cần phải được ghi chú rõ để tránh trường hợp nhân viên bị nhầm hoặc thực hiện không đúng quy trình. Một số lưu ý nổi bật mà người soạn thảo mẫu phiếu giao việc cần chú ý, đó chính là những tài liệu đính kèm cần nộp lại cùng với phiếu giao việc.
Xem thêm: Việc làm hành chính văn phòng
.jpg)
Nội dung cuối văn bản là chữ ký, họ tên và xác nhận của người giao việc giao việc. Với những nhiệm vụ quan trọng và được giao bởi lãnh đạo cao cấp của phòng hoặc phục vụ mục đích làm tài liệu bàn giao cho khách hàng, nhất thiết cần đánh dấu của doanh nghiệp.
Cùng với đó, người nhận công việc cũng sẽ sẽ ký tên và ghi rõ họ tên.
Đây chính là một số nội dung cơ bản bắt buộc có trong phiếu giao việc cũng như cách trình bày những nội dung này một cách chuẩn nhất. Bên cạnh đó, căn cứ vào vào quy định về trình bày văn bản của từng đơn vị , công ty mà sẽ có cách hình thức khác nhau, song bắt buộc phải đảm bảo được một hình thức khoa học, rõ ràng, dễ nhìn.
.jpg)
Vì là văn bản hành chính, cho nên, ngoài chuẩn về nội dung, người soạn thảo cũng cần đảm bảo phiếu giao việc bàn giao đến nhân viên đúng chuẩn mực, văn phong. Không sử dụng các từ ngữ giàu tính biểu cảm, tình thái từ, sáo rỗng. Trong lúc soạn thảo và trước khi gửi phiếu giao việc cũng cần soát lại để đảm đúng chính tả.
Xem thêm: Mẫu phiếu khảo sát ý kiến khách hàng
3. Tải về mẫu phiếu giao việc chuẩn cho bạn!
Bên cạnh những hướng dẫn cơ bản về cách viết phiếu giao việc chuẩn theo hướng dẫn, để có một cái nhìn tổng quát và sử dụng ngay mẫu phiếu giao việc, bạn có thể tham khảo và tải về một số mẫu phiếu giao việc chuẩn ngay bên dưới đây nhé.
mau-phieu-phan-cong-cong-viec.pdf
Hi vọng rằng, những thông tin trên đây hướng dẫn chi tiết cách soạn thảo mẫu phiếu giao việc chuẩn chỉnh sẽ thực sự hữu ích với bạn trong quá trình chuẩn bị biểu mẫu phục vụ công việc hiệu quả nhất.
Tham gia bình luận ngay!