1. Tại sao doanh nghiệp spa cần phần mềm quản lý
Có thể nói, kinh doanh spa làm đẹp là một lĩnh vực vô cùng khó khăn bởi gắn liền với con người. Trong quá trình vận hành, spa cần thực hiện rất nhiều công việc cũng như có những hoạt động đơn lẻ cùng nhiều sản phẩm với các mục đích khác nhau.
Song hành với đó, mỗi danh mục vận hành lại có một bảng giá riêng, nhân sự phụ trách riêng, việc kiểm soát hoạt động bằng hình thức sổ sách truyền thống sẽ gây ra nhiều rắc rối, hệ lụy cũng như kém khoa học minh bạch. Nhân viên trong spa sẽ phân thành nhiều mảng, từ nhân viên lễ tân, phục vụ đến thực hiện các hoạt động chuyên môn liên quan đến làm đẹp.
Việc sử dụng phần mềm quản lý spa là vô cùng cần thiết đặc biệt khi bước vào kỷ nguyên 4.0 tất cả các thao tác cần được tối giản hóa để mang lại hiệu quả cao nhất trong công việc cũng như tiết kiệm chi phí, thời gian tối ưu nhất.
Tham khảo: Thông tin về chứng chỉ hành nghề Spa mới nhất, đầy đủ nhất
2. Tiêu chí chọn phần mềm quản lý spa
Có những tiêu chí chính nào để chọn phần mềm quản lý spa? Hãy để phần tiếp theo của bài đọc giải mã cho bạn nhé,
2.1. Về giao diện phần mềm quản lý spa
Là ngành làm đẹp, chính vì vậy tính bắt mắt và hình thức phần mềm luôn cần được đề cao đầu tiên. Ngay từ những khâu nhập liệu nhỏ nhất cũng phải giữ được tính hình thức, sự chỉn chu tinh tế để người nhân viên spa luôn có thái độ, tác phong chuẩn mực và nguồn cảm hứng làm việc trong trạng thái tốt nhất.
Phần mềm nên thiên về hướng tối giản với thanh công cụ dễ sử dụng. Không nên chọn những phần mềm được thiết kế quá cầu kỳ dẫn đến khó thao tác, nắm bắt số liệu khi sử dụng. Font chữ trong phần mềm cần dễ đọc, cỡ chữ vừa phải, dễ thao tác và theo dõi trên cả thiết bị di động lãn máy tính, laptop.
Xem thêm: Danh sách việc làm quản lý điều hành
2.2. Về tính năng phần mềm quản lý spa
Một spa để đi vào vận hành sẽ cần rất nhiều hạng mục, tác vụ khác nhau. Trước tiên, người sử dụng cần đảm bảo ứng dụng có các tác vụ sau:
- Nhập liệu kho hàng: Các spa sẽ cần nhập những sản phẩm chăm sóc cơ thể, các loại dược mỹ phẩm chuyên dụng đối với từng nhu cầu khách hàng như chăm sóc tóc, chăm sóc móng, chăm sóc da mặt cùng với đó là các trang thiết bị phục vụ các hạng mục trên.
- Báo cáo xuất nhập tồn, dư: Mỗi hạng mục dịch vụ trong spa sẽ có từng định mức riêng về nguyên vật liệu sử dụng, cuối mỗi ca làm, ngày làm nhân viên sẽ phải báo cáo các mức tồn, dư theo định lượng.
- Báo cáo mua hàng: Phần báo cáo không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp nào, các doanh nghiệp spa sẽ cần báo cáo về nguyên vật liệu nhập, sản phẩm sử dụng.
- Báo cáo doanh thu chi phí dịch vụ: Mỗi dịch vụ làm đẹp được thực hiện trong ngày sẽ có biểu phí riêng, cần báo cáo rõ ràng để tổng kết doanh thu cuối ngày
- Xếp lịch hẹn cho khách hàng: Thông thường, các khách hàng đến spa sẽ hẹn trước để cân đối lịch làm việc, do đó phần mềm quản lý spa sẽ cần chức năng xếp lịch hẹn để hoạt động vận hành trơn tru, khách hàng không bị trùng lịch, chồng lịch.
- Quản lý nhân viên: Nhân viên trong từng ca làm, thái độ làm việc được phản ánh cũng sẽ cần người quản lý theo dõi sát sao.
- Quản lý hồ sơ khách hàng: Các spa sẽ không thể thiếu các chương trình quà tặng, tri ân khách hàng. Do đó, hồ sơ khách hàng về họ tên, địa chỉ, tần suất đến spa sẽ cần được theo dõi để đưa ra chương trình khuyến mãi phù hợp.
2.3. Các dịch vụ đi kèm phần mềm quản lý spa
Ngoài ra, phần mềm cũng cần tích hợp các tính năng như nhắn tin thông báo khuyến mãi tự động, xin ý kiến về chất lượng dịch vụ từ khách hàng. Cùng với đó, bên chăm sóc khách hàng của phần mềm cũng cần thường xuyên túc trực, hỗ trợ phía spa để giải quyết những vấn đề phát sinh, tồn đọng và gia hạn phần mềm định kỳ.
3. Top 5 phần mềm quản lý spa phổ biến nhất hiện nay
Dưới đây sẽ là 5 phần mềm quản lý spa được người dùng đánh giá cao.
3.1. Phần mềm Kiot Việt
Đây là phần mềm quen thuộc với không chỉ spa mà còn nhiều ngành nghề khác, đặc biệt là các cửa hàng, chuỗi cửa hàng trong lĩnh vực F&B. Kiot Việt với giao diện đơn giản, đội ngũ chăm sóc khách hàng luôn sẵn sàng giải đáp thắc mắc, chat live trực tuyến. Cùng với đó, người dùng có thể thay đổi giao diện màu sắc ứng dụng tùy theo nhu cầu, sở thích cá nhân.
Ứng dụng cũng giúp doanh nghiệp lọc nhóm khách hàng: từ tiềm năng, khách quen, đến khách VIP cần ưu đãi đặc biệt. Các hình thức khuyến mãi cùng sẽ được Kiot Việt hỗ trợ cập nhật để điều chỉnh giá tự động. Chủ spa có thể quản lý từ xa thông qua phần mềm trên điện thoại hiện khả dụng với cả hai hệ điều hành iOS và Android.
3.2. Phần mềm TimeSpa
Với nền tảng cloud của Time Soft, tận dụng nền tảng sẵn có cùng sự đổi mới của đội ngũ kỹ sư phần mềm, TimeSpa đã hội tụ các chức năng quản lý hiện đại. Đặc biệt với tính năng thiết lập lịch hẹn, hệ thống sẽ tự động báo hủy khi phát hiện lịch hẹn trùng lặp. Phần mềm quản lý chi tiết sẽ giúp chủ doanh nghiệp tránh thất thoát dược mỹ phẩm.
Quá trình thống kê doanh thu, so sánh doanh thu theo ngày, tuần, tháng, quý sẽ được diễn ra đơn giản, nhanh gọn đồng thời dễ dàng trích xuất bản mềm, in ấn bản cứng phục vụ cho các tác vụ khác.
3.3. Phần mềm Posapp
Posapp đã là cái tên quen thuộc với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Song hành với lĩnh vực F&B hiện nay phần mềm đã mở rộng đến ngành hành spa.
Cùng với đó, Posapp sử dụng ứng dụng công nghệ điện toán đám mây giúp dữ liệu được dễ dàng đồng bộ trên nhiều thiết bị, phù hợp với người quản lý thường xuyên phải di chuyển, thay đổi các thiết bị cầm tay. Với những nhân viên, chuyên viên được chia tiền hoa hồng, mức lương sẽ được tự động tính thêm theo cài đặt tùy chỉnh dựa trên hợp đồng với doanh nghiệp.
3.4. Phần mềm ERPViet
Phần mềm ERPViet được xây dựng dựa trên nền tảng Odoo. Giao diện tích hợp các platform mạng xã hội như facebook hỗ trợ doanh nghiệp tìm kiếm nguồn khách hàng tiềm năng, hỗ trợ khách hàng. Đặc biệt, đây là phần mềm có tính năng tích hợp tin nhắn marketing: chúc mừng sinh nhật, chúc mừng năm mới, thông báo khuyến mãi… Phần mềm đem đến cho khách hàng những giá trị trải nghiệm dịch vụ ưng ý nhất cũng như hỗ trợ doanh nghiệp spa trong quá trình hoạt động tối ưu.
3.5. Phần mềm Nano Spa
Nano Spa được đánh giá là phần mềm quản lý có giao diện sử dụng bắt mắt, tiện lợi khi sử dụng được cả khi ngoại tuyến lẫn trực tuyến.
Các thông tin về sản phẩm, khách hàng, lịch hẹn được lưu trữ và sắp xếp khoa học, minh bạch. Hỗ trợ doanh nghiệp tốt hơn trong quá trình điều trị, trị liệu cho khách hàng khi thống kê rõ từng buổi spa, thời gian, gói dịch vụ.
Hy vọng rằng với những thông tin trong bài viết trên, các bạn sẽ nắm được chi tiết các phần mềm quản lý spa hiện đại, hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình vận hành dịch vụ hiện nay. Cùng đón đọc và cập nhật thêm nhiều thông tin khác trên blog của vieclam88.vn nhé.
Tham gia bình luận ngay!