1. Thông tin chung về payroll
1.1. Khái niệm payroll là gì?
Đối với những ai đang làm việc trong ngành nghề nhân sự, chắc hẳn đã không còn quá xa lạ khi nghe đến khái niệm payroll. Vậy payroll là gì?
Payroll được hiểu đơn giản là một thuật ngữ dùng để chỉ những vấn đề liên quan đến bảng lương, tổng quỹ lương cũng như số lương mà nhân viên nhân sự cần tính toán và quan tâm. Mỗi một hoàn cảnh nhất định thì payroll sẽ mang những ý nghĩa khác nhau và phụ thuộc vào từng trường hợp sử dụng.
Trên thực tế, đây là một khái niệm rất quen thuộc và được dùng rộng rãi trong lĩnh vực nhân sự nói riêng cũng như môi trường công sở nói chung. Trong quá trình ứng dụng thì bảng lương là nghĩa hiểu thông dụng nhất khi nhắc đến payroll. Vậy những thông tin có trong payroll là gì?
1.2. Những thông tin có trong payroll
Trên mỗi một bảng lương mà người thực hiện cần tạo lập sẽ cần cố đầy đủ những thông tin cần thiết cụ thể như sau:
Đầu tiên đó là danh sách nhân viên. Những thông tin này sẽ bao gồm họ tên, vị trí làm việc, bộ phận đang làm việc. Tiếp đến là mức lương của từng nhân viên tương ứng cùng với các khoản thu nhập liên quan như lương vị trí, lương cơ bản, thưởng doanh số, thưởng hiệu quả là việc, tiền lương trợ cấp, phụ cấp kèm theo,...
Ngoài ra bảng lương còn có những thông tin liên quan đến Bảo hiểm xã hội, khoản tiền phạt hoặc khấu trừ khác, tiền thuế thu nhập cá nhân,... Nhà quản lý khi nhìn vào payroll thì sẽ nắm bắt được tổng số tiền lương cần trả trong kỳ đó cho toàn bộ nhân viên và tiền lương cần trả cho cụ thể từng cá nhân nhân viên.
2. Chức năng và những căn cứ tạo nên payroll là gì?
2.1. Chức năng của bảng lương
Một trong những chi phí cần thanh toán chiếm phần lớn đối với các doanh nghiệp đó chính là tiền lương. Việc kiểm soát và xây dựng tốt hệ thống thanh toán này sẽ giúp các doanh nghiệp hạn chế được những khoản lãng phí không cần thiết cùng với việc đảm bảo các quy định chính sách về tiền lương có trong Luật Lao Động.
Bên cạnh đó, lương thưởng cũng là yếu tố quyết định rất nhiều đến tinh thần và hiệu suất làm việc của hệ thống nhân viên. Nếu một bảng lương nói riêng và quy trình thanh toán tiền lương của một doanh nghiệp nói chung mà không đảm bảo thỏa mãn nhân viên hoặc chưa đủ xứng đáng với những gì mà người lao động bỏ ra thì việc nhân sự rời khỏi vị trí công việc là một điều sớm muộn.
Có thể nói rằng, payroll là một yếu tố cần thiết cũng như mang một ý nghĩa quan trọng trong quy trình thanh toán lương. Vậy những chức năng của payroll là gì?
Đầu tiên, payroll giúp doanh nghiệp kiểm soát được những khoản lương chi trả cùng các chi phí liên quan đến nguồn nhân lực trong hoạt động. Bảng lương cũng thực hiện chức năng tối ưu hiệu quả sử dụng nhân sự và góp phần thúc đẩy hiệu suất làm việc, tạo động lực từ chính sách thu nhập cho nhân viên của mình.
Tiếp theo, payroll còn có chức năng giúp doanh nghiệp đảm bảo các vấn đề trong việc tuân thủ theo các quy định, chính sách của Luật Lao Động cùng những luật pháp liên quan đến mức lương tối thiểu, các khoản trích từ lương như thuế TNCN, BHXH hoặc các khoản khấu trừ khác,.. Ngoài ra còn có các quy định cho các bậc lương của từng vị trí cũng như chức danh khác nhau hoặc những quy định ở các ngành nghề và lĩnh vực có đặc điểm đặc biệt.
2.2. Những căn cứ để tạo nên một Payroll là gì?
Nhắc đến căn cứ để tạo nên một hệ thống bảng lương thì những nhân viên thực hiện cần dựa vào nhiều yếu tố khác nhau. Những yếu tố đó có thể kể đến như là mức lương trung bình, quy chế tiền lương, mức lương tối thiểu vùng,... Đối với những bản lương được thực hiện hàng kỳ thì nhân sự còn cần đối chiếu thêm với kết quả của bảng chấm công, kết quả của tình hình kinh doanh,... với mong muốn sau cùng là đạt được kết quả chính xác nhất trong bảng lương của mình.
2.2.1. Căn cứ vào quy chế tiền lương trong Payroll
Căn cứ đầu tiên mà một payroll cần dựa vào để xây dựng đó chính là quy chế lương. Yếu tố này được thể hiện dưới dạng văn bản với chức năng xác định các vấn đề liên quan đến lương, tiền thưởng, phạt cần thanh toán cho người lao động và hạn chế tối đa những vấn đề tranh chấp không đáng có trong tổ chức.
Quy chế lương trong bảng lương sẽ gồm có quy định về các loại lương theo năng suất, lương chức danh, thưởng doanh số, nguyên tắc phân phối cũng như sử dụng quỹ lương. Ngoài ra còn có những nội dung về nguồn hình thành quỹ lương, quy định về tiền thưởng đối với từng vị trí công việc, quy định về công thức tính, hình thức trả lương, vấn đề tăng giảm cùng với những chế độ bảo hiểm như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.
2.2.2. Căn cứ vào mức lương tối thiểu vùng trong Payroll
Cơ sở tiếp theo giúp bảng lương được hoàn thành đó là mức lương tối thiểu vùng. Những căn cứ thực hiện cần được nhân viên nhân sự dựa vào quy định của Pháp luật về mức lương tối thiểu cụ thể như sau:
Đối với các doanh nghiệp hoạt động tại khu vực địa bàn vùng I, mức lương tối thiểu là 4.420.000. Doanh nghiệp thuộc vùng II là 3.920.000, vùng III là 3.430.000 và cuối cùng là vùng IV với mức lương tối thiểu là 3.070.000 đồng/tháng. Bên cạnh đó, đối với đối tượng người lao động thực hiện những công việc đòi hỏi đã qua đào tạo hoặc học nghề thì lương tối thiểu được trả phải cao hơn so với mức lương tối thiểu ít nhất là 7%.
2.2.3. Căn cứ vào mức lương trên trung bình trong Payroll
Trên thực tế tại các doanh nghiệp hiện nay, mức lương nhân viên được trả đều cao hơn mức lương tối thiểu vùng. Điều này cũng là dễ hiểu bởi việc xây dựng bảng lương cũng cần căn cứ vào thực tế với những yếu tố khác như năng lực, kinh nghiệm của người lao động cũng như mức lương trung bình của công việc đó trên thị trường tuyển dụng.
2.2.4. Căn cứ vào quy định về những khoản theo lương
Ngoài những yếu tố về quy chế, mức lương thì trong payroll vẫn còn một yếu tố khác liên quan đến những khoản được trích theo mức lương của nhân viên. Đó là các khoản bao gồm tiền Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn,...
Theo quy định thì những khoản tiền bảo hiểm cùng công đoàn sẽ được trích vào chi phí của doanh nghiệp tương ứng với 23,5% và trích từ lương của nhân viên là 10,5%. Bên cạnh đó, mỗi công ty, doanh nghiệp sẽ có những chính sách về lương, chính sách phụ cấp, trợ cấp được điều chỉnh theo từng vị trí, nhóm ngành nhất định để tạo ra một bảng lương hoàn chỉnh và hiệu quả.
2.2.5. Căn cứ vào bảng chấm công
Để tính toán chính xác total payroll mỗi tháng, người làm vị trí nhân sự cần dựa vào bảng chấm công và công thực tế. Trong bảng chấm công hàng tháng này, số công thực, số ngày nghỉ,... của người lao động sẽ được dữ liệu ghi lại để từ đó người tạo bảng lương sẽ tính toán được những khoản thu mà nhân viên ấy được nhận trong kỳ lương đó.
Trên đây là những thông tin về câu hỏi payroll là gì dành cho bạn. Hy vọng với những giá trị nhận được từ bài viết này, bạn đọc đã có cho mình được câu trả lời xứng đáng. Chúc bạn đọc luôn có nhiều sức khỏe, sự vui tươi tích cực ừa đừng quên thường xuyên theo dõi timviec365..com.vn để đón đọc những bài viết khác nhé!
Tham gia bình luận ngay!