Gợi ý những sáng kiến hay trong công việc giúp cải thiện hiệu suất

1. Những nguyên tắc giúp cải thiện hiệu suất làm việc

1.1. Hạn chế tối đa sự mất tập trung

Theo chu kỳ hoạt động của não bộ con người, trung bình cứ sau mỗi khoảng thời gian 30 phút thì não bộ của bạn sẽ “mệt” cần nghỉ ngơi trong một khoảng thời gian ngắn. Khi não bộ “mệt” bạn sẽ khó mà tập trung được vào công việc. Sự xao nhãng sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả và kết quả công việc của bạn. Bạn cũng sẽ không thể phát huy hết khả năng của mình và thường sẽ phải mất nhiều thời gian hơn bình thường để thực hiện một số thao tác. Tệ hơn nữa là bạn còn mất thêm cả thời gian để sửa chữa những lỗi sai của bản thân. Do đó, có thể thấy rằng việc duy trì tốt sự tập trung khi làm việc là điều rất quan trọng.

Có rất nhiều nguyên nhân khiến bạn mất tập trung khi làm việc. Sự cám dỗ từ internet và những thông báo từ điện thoại là những nguyên nhân khiến bạn xao nhãng nhiều nhất. Mặc dù nhiều người nói rằng họ vẫn có thể hạn chế tốt được tình trạng đó, tuy nhiên, trong điều kiện bạn đang rất căng thẳng khi phải chạy deadline hay gặp một vài khó khăn trong công việc, thông báo từ điện thoại có thể như “giọt nước tràn ly” gây ảnh hưởng rất lớn đến công việc.

Một số mẹo hữu ích giúp bạn tập trung hơn vào công việc:

- Khi làm việc, hãy tắt điện thoại hoặc để ở chế độ không làm phiền. Bên cạnh đó, hãy thiết lập những khoảng thời gian nghỉ nhất định. Chẳng hạn, bạn sẽ dành ra 10 phút để nghỉ ngơi sau khi dành 1 tiếng để làm việc. Lúc này bạn có thể kiểm tra điện thoại hay làm bất cứ điều gì khác bạn muốn. Sau khi đã tạo cho mình được thói quen như vậy, bạn sẽ có thể “cai nghiện” được điện thoại chỉ sau một vài tuần.

- Nếu địa điểm làm việc quá ồn ào, bạn có thể sử dụng tai nghe và nghe những giai điệu nhạc không lời nhằm giúp bản thân tập trung tốt hơn vào công việc. Một số người có thói quen vừa làm việc vừa nghe nhạc và điều này tỏ ra khá hiệu quả. Nếu bạn ưa thích sự yên tĩnh tuyệt đối khi làm việc, hãy chuyển đến một nơi không có tiếng ồn để làm việc hiệu quả hơn.

- Tự đưa ra cho mình những phần thưởng ngẫu nhiên. Chẳng hạn, bạn đặt mục tiêu sẽ hoàn thành một khối lượng công việc nhất định trong ngày, và sau khi làm xong bạn có thể thư giãn và đi ăn một món yêu thích, hay đi mua một món đồ nào đó. Bạn cũng có thể đặt ra những phần thưởng nhỏ hơn mang giá trị khích lệ tinh thần sau khi hoàn thành mỗi một giai đoạn của công việc trong ngày. Như vậy sẽ giúp bạn gia tăng động lực làm việc hơn.

Ngoài ra, nếu bạn đang làm việc online tại nhà thì hãy cải tạo không gian trong nhà thành một không gian làm việc lý tưởng. Một số người có thể làm việc tốt hơn nếu tự tạo cho mình cảm giác như đang ngồi làm việc tại văn phòng. Hoặc bạn cũng có thể bài trí không gian một cách thoải mái nhất giúp bạn tập trung tốt hơn để làm việc.

1.2. Phân chia công việc thành nhiều phần nhỏ

Nếu bạn nhìn vào “núi” công việc mà bạn cần hoàn thành, bạn sẽ dễ nảy sinh cảm giác chán nản. Những lúc như vậy, cách tốt nhất để có động lực làm việc đó là chia công việc thành từng nhiệm vụ nhỏ hơn.

Bạn sẽ có động lực hơn để hoàn thành từng nhiệm vụ nhỏ trong khoảng thời gian thích hợp và đảm bảo mình sẽ không bị chậm tiến độ công việc. Chia công việc thành từng giai đoạn hoặc nhiệm vụ nhỏ hơn cũng giúp bạn xác định được chính xác những nhiệm vụ cần thực hiện và tránh được sự mệt mỏi khi phải làm việc liên tục.

Để làm được điều này, bạn cần hiểu rõ bản chất công việc để có thể phân chia các mốc công việc nhỏ hơn cũng như phân bổ thời gian hợp lý để hoàn thành mỗi mốc công việc.

1.3. Không làm nhiều việc cùng lúc

Mặc dù trong một vài trường hợp, người ta sẽ đánh giá cao những người có thể làm nhiều việc cùng lúc. Tuy nhiên, điều đó chưa hẳn đã tốt. Khi bạn làm nhiều việc cùng một lúc, bạn sẽ khó mà đạt được kết quả tốt nhất cho từng công việc.

Mặc dù khi làm nhiều việc cùng lúc, nếu làm tốt bạn có thể hoàn thành được khối lượng nhiều công việc hơn. Tuy nhiên, nếu không cẩn thận, bạn sẽ làm hỏng hết tất cả mọi thứ. Cần phải có khả năng xử lý rất tốt mới có thể làm nhiều công việc cùng lúc. Và thường thì bạn sẽ phải phân chia trí lực cho nhiều đầu việc, vì vậy không thể đòi hỏi chất lượng tốt nhất ở từng đầu việc. Chắc chắn năng suất làm việc sẽ giảm đi không ít.

Bạn nên tập trung cho một công việc cần hòa thành trước dựa trên mức độ ưu tiên và sau đó tiếp tục hoàn thành từng công việc còn lại. Cách làm này có vẻ sẽ hiệu quả hơn so với việc làm nhiều thứ cùng một lúc mà không thể đạt được kết quả tốt nhất. Với nhiều công việc, chất lượng đầu ra mới là phương diện mà cần quan tâm tới.

2. Một số biện pháp cụ thể giúp cải thiện hiệu suất làm việc

2.1. Cải thiện khả năng quản lý thời gian

Khi bạn bắt đầu một dự án hoặc một ngày làm việc, hãy dành thời gian để kiểm kê các công việc cần làm và phân chia thời gian cho mỗi công việc một cách hợp lý nhất. Bạn chỉ có 8 tiếng làm việc mỗi ngày, hoặc nhiều hơn nếu bạn tăng ca, vì vậy sẽ không có chỗ cho bất kỳ khoảng thời gian lãng phí nào cả.

Chính vì vậy, phân bổ thời gian hợp lý cho từng đầu việc sẽ giúp bạn làm việc một cách khoa học và năng suất hơn rất nhiều so với cách làm việc theo cảm hứng và không có kế hoạch cụ thể.

2.2. Hoàn thành những công việc quan trọng trước

Bạn sẽ có nhiều nhiệm vụ cần hoàn thành trong một ngày. Trong số đó sẽ luôn có những nhiệm vụ với mức độ ưu tiên cao hơn cần hoàn thành trước tiên. Bên cạnh đó, sẽ chẳng có gì lạ nếu bạn có nhiều đầu việc hơn khả năng xử lý của mình. Bởi vậy, để có thể hoàn thành tốt các công việc, bạn nên sắp xếp các đầu việc theo thứ tự quan trọng. Những đầu việc quan trọng hơn nên được hoàn thành trước, khi mà bạn vẫn giữ được sự tập trung và hiệu suất làm việc. Đến cuối ngày, bạn sẽ cảm thấy uể oải hơn và chắc chắn sẽ không thể xử lý công việc một cách hiệu quả như đầu ngày.

2.3. Đừng cố gắng ôm đồm tất cả mọi thứ

Bạn có biết tại sao những người lãnh đạo không bao giờ giao một dự án cho riêng một cá nhân không? Bởi vì thông thường một cá nhân không thể làm tốt tất cả mọi việc. Mỗi người sẽ chỉ làm tốt nhất những công việc thuộc về chuyên môn của bản thân.

Chẳng có công việc nào siêu đơn giản và siêu dễ hiểu đến mức một người có thể đảm nhiệm tốt tất cả mọi công đoạn cả. Đừng ôm đồm tất cả mọi thứ mà hãy phân chia công việc cho những người khác để tăng cường hiệu quả và hiệu suất của công việc chung.

2.4. Cho bản thân thời gian nghỉ ngơi

Để có kết quả tốt nhất trong công việc, bạn cần có được trạng thái tốt nhất khi làm việc. Vì vậy, hãy cho bản thân những khoảng thời gian trống để nghỉ ngơi. Bạn không cần thiết phải làm việc liên tục 8 tiếng mỗi ngày hay tăng ca điên cuồng. Bạn cần có thời gian để cho cơ thể nghỉ ngơi, hồi phục và nạp lại năng lượng. Những khoảng thời gian nghỉ ngơi ngắn xen kẽ thời gian làm việc sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn rất nhiều.

Bạn có thể đứng dậy đi lại, vận động hay ra ngoài hít thở không khí. Bạn cũng có thể thưởng thức một chút cafe để giúp cho cơ thể tỉnh táo hơn. Bất cứ khi nào cảm thấy mệt mỏi, bạn nên cho phép cơ thể nghỉ ngơi trong một khoảng thời gian ngắn rồi mời quay trở lại làm việc.

Trên đây là những sáng kiến hay trong công việc mà bạn có thể áp dụng để làm việc một cách hiệu quả hơn. Sự phân tâm, xao nhãng và tình trạng cơ thể không tốt là những nguyên nhân chính khiến hiệu quả và năng suất làm việc của bạn bị giảm sút. Hãy áp dụng nhiều giải pháp để cải thiện sự tập trung và giúp bản thân đạt được trạng thái thoải mái nhất khi làm việc, miễn là những giải pháp đó phù hợp với bạn và đạt được hiệu quả.