Mô tả chi tiết nhân viên theo dõi đơn hàng là gì? làm gì?

1. TÌm hiểu nhân viên theo dõi đơn hàng là gì?

Nhân viên theo dõi đơn hàng (Merchandisers) là cầu nối giữa cửa hàng với khách hàng của mình. Họ chịu trách nhiệm theo dõi các đơn hàng nhằm đảm bảo khách hàng nhận được sản phẩm có chất lượng, mẫu mã, số lượng đúng với những tiêu chí khi họ đặt hàng. Bên cạnh đó họ còn cần chắc chắn rằng khách hàng của họ sẽ nhận được sản phẩm đúng địa điểm và trong thời gian theo như khách hàng đã yêu cầu.

Ở mỗi doanh nghiệp khác nhau nhiệm vụ của nhân viên giao hàng sẽ khác nhau. Ở một số công ty, những người này còn được yêu cầu thực hiện các nhiệm vụ như lập kế hoạch bán hàng, phát triển chiến lược bán hàng bằng cách dựa trên những phân tích từ số liệu các đơn đặt hàng.

Xem thêm: Mô tả công việc của Nhân viên bán hàng online chi tiết

2. Mô tả công việc nhân viên theo dõi đơn hàng

Tùy theo loại hình sản xuất kinh doanh, mặt hàng kinh doanh của các doanh nghiệp thì sẽ có các yêu cầu khác nhau đối với nhân viên theo dõi đơn hàng. Về cơ bản, nhân viên theo dõi đơn hàng có thể đảm nhiệm các công việc sau đây:

- Là người thực hiện công việc lập kế hoạch và phạm vi sản xuất sau đó chuẩn bị kế hoạch bán hàng hóa của doanh nghiệp ra thị trường.

- Nhân viên theo dõi đơn hàng cần trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất các sản phẩm mẫu, họ cần đảm bảo rằng hàng hóa có chất lượng đạt tiêu chuẩn khi gửi tới tay người tiêu dùng.

- Nghiệm vụ tiếp theo của một nhân viên theo dõi đơn hàng là tiếp nhận đơn hàng, hỗ trợ, giải đáp những khó khăn, thắc mắc mà khách hàng gặp phải trong quá trình lên đơn hàng.

- Có nhiệm vụ phối hợp với các phòng ban khác như đội kỹ thuật, phòng sản xuất, phòng quản lý chất lượng để có thể chắc chắn rằng đơn hàng được giao kịp tiến độ và đảm bảo về chất lượng.

- Người theo dõi đơn hàng đóng vai trò trung gian giữa người mua hàng nhà phân phối, nhà sản xuất, nhà cung cấp sản phẩm.

- Lên kế hoạch cho việc bố trí các cửa hàng bán lẻ.

- Tham gia vào việc hỗ trợ dự báo lợi nhuận, doanh số bán hàng thu được.

- Nhiệm vụ tiếp theo mà các nhân viên theo dõi đơn hàng cần thực hiện đó là trình bày dự báo bán hàng, lập ngân sách cho việc bày bán hàng hóa.

- Nhân viên theo dõi đơn hàng cần nắm bắt được số lượng của các mặt hàng bị tồn kho, ngày hết hạn của các sản phẩm, kiểm soát mức tồn kho của các sản phẩm.

- Phân tích các mặt như mẫu mã, chất lượng, giá cả của sản phẩm bán chạy và không chạy để đưa ra các đề xuất.

- Theo dõi các hoạt động của đối thủ cạnh tranh với doanh nghiệp, từ đó phân tích thiết lập các mức giá, chương trình xúc tiến, khuyến mãi góp phần thúc đẩy hoạt động bán hàng, tăng doanh thu.

- Trình bày các báo cáo với nhà quản lý cấp trên.

- Xác định, dự đoán các khó khăn có thể gặp phải trong quá trình sản xuất, cung ứng sản phẩm và đưa ra phương hướng để giải quyết chúng.

- Tham gia vào quá trình quản lý, đào tạo, giám sát nhân viên cấp dưới trong quá trình làm việc.

3. Những kỹ năng mà một nhân viên theo dõi đơn hàng cần phải có

3.1. Các kỹ năng cơ bản mà một nhân viên theo dõi đơn hàng nhất định phải có

Hầu hết các doanh nghiệp tại Việt Nam hiện tại đều không có yêu cầu quá cao cho vị trí nhân viên theo dõi đơn hàng. Muốn trở thành một nhân viên theo dõi đơn hàng bạn chỉ cần có bằng tốt nghiệp trung học phổ thông hoặc bằng tốt nghiệp cao đẳng trở lên.

Nếu ứng viên đã có kinh nghiệm trong lĩnh vực tiếp thị hoặc là bán lẻ thì sẽ được nhà tuyển dụng ưu tiên tuyển dụng hơn là những ứng viên chưa có kinh nghiệm. Như bản mô tả chi tiết công việc của một nhân viên theo dõi đơn hàng đã được trình bày cụ thể ở trên, vieclam88.vn liệt kê tới quý đọc giả một số yếu tố cần thiết để trở thành một nhân viên theo dõi đơn hàng xuất sắc như sau:

- Có khả năng giao tiếp với khách hàng qua văn bản và giọng nói: Như đã mô tả ở phần nhiệm vụ. Nhân viên theo dõi đơn hàng đảm nhận vai trò là trung gian. Vì vậy một kỹ năng giao tiếp tốt là điều không thể thiếu. Bởi vì, nhiệm vụ hàng ngày của họ đều liên quan đến việc làm sao để có thể thông qua giao tiếp đi đến ký kết hợp đồng, thỏa thuận hợp tác giữa các bên.

- Người đảm nhận vai trò nhân viên quản lý đơn hàng ngoài nghĩa vụ kết nối với khách hàng họ còn có trách nghiệm làm việc với rất nhiều phòng ban, bộ phận trong công ty vì vậy họ cần phải có kỹ năng tạo dựng mối quan hệ tốt để đảm bảo việc xây dựng mối quan hệ tốt với những đối tượng này, đảm bảo quá trình làm việc diễn ra mượt mà, êm đẹp.

- Yếu tố bắt buộc nhân viên theo dõi đơn hàng phải có  đó là khả năng tính toán: Họ phải nắm bắt được tình trạng tồn kho của các mặt hàng sản phẩm từ đó đề xuất các phương án sản xuất cho nhà cung ứng. Dự đoán nhu cầu của khách hàng là bao nhiêu, đưa ra kế hoạch sản xuất cho kịp thời.Vì vậy, khả năng tính toán là rất cần thiết cho những ai muốn trở thành một nhân viên theo dõi đơn hàng. 

3.2. Những kỹ năng cần có để trở thành một nhân viên theo dõi đơn hàng xuất sắc

- Để trở thành một nhân viên theo dõi đơn hàng xuất sắc bạn cần có óc thẩm mỹ tốt và tư duy sáng tạo. Vì một trong các nhiệm vụ họ cần thực hiện là bài trí các kệ hàng của cửa hàng bán lẻ. Một bộ óc thẩm mỹ tốt sẽ là điều tạo nên một cửa hàng thu hút người mua. Người dùng sẽ phải tốn thật nhiều tiền khi vào cửa hàng có cách bài trí mà thấy gì họ cũng muốn cho vào giỏ hàng của mình. Điều này giúp doanh nghiệp tăng doanh thu một cách khá tốt so với chi phí mà họ cần bỏ ra. Nếu bạn làm được điều này thì chắc chắn bạn là một nhân viên theo dõi đơn hàng xuất sắc. Cơ hội thăng chức, tăng lương sẽ ở ngay trước mắt bạn thôi.

- Một yêu cầu tiếp theo cần phải có để tạo nên một nhân viên theo dõi đơn hàng xuất sắc là họ có thể nắm bắt đúng nhu cầu của người tiêu dùng và xu hướng phát triển của thị trường ngành hàng mà họ đang công tác. Việc nắm bắt được xu hướng này giúp họ có thể đề xuất được những phương án phù hợp trong việc đưa ra các chương trình xúc tiến, giảm giá, khuyến mãi bên cạnh việc bài trí cửa hàng tạo cho khách hàng những trải nghiệm mua sắm tốt, có một không hai.

- Cuối cùng là khả năng làm việc dưới áp lực công việc, thị trường bán lẻ luôn luôn biến đổi không ngừng, sự cạnh tranh ngày càng trở nên gay gắt.  Vì vậy, những yêu cầu đặt ra đối với nhân viên theo dõi đơn hàng ngày càng cao. Một người chịu áp lực tốt chắc chắn có thể trở thành một nhân viên theo dõi đơn hàng xuất sắc.

Xem thêm: Những kỹ năng chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp mà bạn cần biết

4. Cơ hội việc làm cho các nhân viên theo dõi đơn hàng có nhiều không?

Tại những công ty có quy mô vừa và lớn, doanh nghiệp có nhiều đơn hàng cần giải quyết, công đoạn liên hệ phức tạp sẽ có nhu cầu tuyển dụng số lượng lớn các nhân viên theo dõi đơn hàng tạo thành một bộ phận riêng để có thể giải quyết một cách chuyên nghiệp nhất những rắc rối xảy ra với các đơn hàng.

Thị trường bán lẻ Việt Nam ngày càng sôi động và phát triển. Vì lẽ đó, nhu cầu tuyển dụng vị trí nhân viên theo dõi đơn hàng ngày càng cao. Các doanh nghiệp ở rất nhiều lĩnh vực như may mặc, nội thất...đặc biệt là các công ty dịch vụ, vận chuyển, chuyển phát nhu cầu tuyển dụng vị trí này càng lớn. Bạn có thể tham khảo các ngành nghề trên để chọn ngành thích hợp với mình nhất.

Mức đãi ngộ của công việc nhân viên theo dõi đơn hàng cũng khác cao nó dao động từ khoảng 7 triệu đến 15 triệu đồng, ngoài mức lương trên thì người làm còn có thể nhận thêm các mức thưởng tùy thuộc vào hiệu suất công việc. 

Bên cạnh mức lương như trên, cơ hội thăng tiến cho vị trí nhân viên theo dõi đơn hàng cũng khá cao. Nếu làm tốt ở vị trí này bạn sẽ có thể được thăng chức lên vị trí quản lý hoặc là một số vị trí cao hơn trong doanh nghiệp.

Qua nội dung vừa trình bày vieclam88.vn đã trình bày tới quý bạn đọc khái niệm nhân viên theo dõi đơn hàng là gì. Những nghiệm vụ chi tiết mà một nhân viên theo dõi đơn hàng cần phải đảm nhiệm. Những tố chất bạn cần trau dồi học hỏi nếu muốn trở thành một nhân viên theo dõi đơn hàng nói chung, một nhân viên theo dõi đơn hàng nói riêng. Mong rằng những yếu tố mà chúng tôi liệt kê sẽ giúp ích được cho bạn.