1. Bản mô tả công việc văn thư đầy đủ nhất
Không chỉ gắn bó với những tập tài liệu hay sổ sách, một văn thư thời hiện đại sẽ phải kiêm nhiều thứ hơn nữa để có thể đáp ứng hết những nhu cầu từ phía doanh nghiệp đưa ra.
Sau đây sẽ là bản mô tả chi tiết các công việc cần làm của nhân viên văn thư:
1.1. Lưu trữ và quản lý sổ sách, giấy tờ
Là người được giao trọng trách chuyên quản lý các giấy tờ và sổ sách của công ty nên văn thư hàng ngày sẽ phải tiếp nhận những công văn hay những văn bản, giấy tờ quan trọng từ cấp trên ban xuống hoặc nhận được từ phía đối tác, sau đó sẽ chuyển đi tới những địa chỉ cần thiết và có liên quan.
Với mỗi một loại công văn hay quyết định quan trọng nào đó nhận được, văn thư cần phải tiến hành ghi chép vào sổ theo dõi để xác nhận mình đã nhận được loại giấy tờ đó và quản lý chúng.
Bên cạnh đó, mỗi công văn được gửi đến đó, sau khi xác nhận văn thư sẽ tiến hành đóng dấu rồi mới vận chuyển đi những nơi khác, điều đó cũng để chứng minh giấy tờ này đã được nhận để giải quyết cho những sự cố sau này.
Các công văn của các đơn vị trực thuộc cũng cần phải được quản lý chặt chẽ và rõ ràng, cho tới khi nó hết hiệu lực thì văn thư mới dừng lại việc theo dõi và áp dụng nó đối với các bộ phận khác và phải được báo cáo rõ ràng.
Không chỉ như vậy, văn thư còn thực hiện công việc soạn thảo văn bản và các tài liệu quan trọng của công ty. Sau đó in ấn theo yêu cầu của các phòng ban liên quan.
Với văn thư, việc quản lý con dấu cũng là một trong những đầu việc quan trọng. Tất cả các văn bản sau khi được thông qua đều phải đóng dấu đỏ để chứng tỏ nó có hiệu lực thi hành, bản gốc giữ và lưu lại để làm bằng chứng đối chiếu nếu sau này có xảy ra kiện tụng.
1.2. Quản lý tài sản, thiết bị của công ty
Nhiệm vụ của văn thư không chỉ dừng lại ở đó, họ còn phải thực hiện thêm nhiều đầu việc khác nữa. Cụ thể như sau:
Thứ nhất, kiểm soát các đồ dùng văn phòng phẩm được sử dụng của mỗi phòng ban. Đây là công việc tương đối quan trọng bởi vì hàng tháng nhân viên văn thư cần phải kiểm kê và duyệt các kế hoạch mua sắm của các bộ phận trong công ty. Việc nắm rõ tên các tài sản cần thiết cùng với kiểm soát được tình trạng hoạt động của chúng sẽ giúp họ kiểm duyệt nhanh hơn.
Thứ hai, văn thư phải theo dõi tình hình hoạt động của các máy móc thiết bị tại văn phòng để lên kế hoạch sửa chữa hay bảo dưỡng định kỳ. Chắc chắn máy móc thiết bị sẽ phải được kiểm tra thường xuyên để đảm bảo chúng được hoạt động bình thường, không gây ra bất kỳ sự gián đoạn nào ảnh hưởng tới tiến độ công việc. Bảo trì bảo dưỡng giúp tăng cường tuổi thọ của máy móc, đó cũng là một biện pháp tiết kiệm tiền của cho công ty.
Thứ ba, thực hiện việc mua sắm và thay thế các thiết bị mới cho những bộ phận có yêu cầu. Ngay sau khi kiểm duyệt những thiết bị hỏng hóc và yêu cầu được sửa chữa, thay thế thì nhân viên văn thư cần tiến hành mua sắm ngay để kịp thời thay thế nếu không sẽ ảnh hưởng tới hiệu quả của công việc.
1.3. Kiêm luôn nhiệm vụ lễ tân
Nghiệp vụ hành chính văn thư không chỉ có vậy, ở nhiều doanh nghiệp nhân viên văn thư sẽ đảm nhận luôn cả nhiệm vụ của lễ tân. Họ phải trực điện thoại, sau đó trao đổi và chuyển máy tới các bộ phận liên quan.
Khi có khách hàng, nhân viên văn thư cần tiến hành tiếp đón chu đáo, có thể tư vấn trực tiếp hoặc dẫn khách hàng tới gặp người mà họ yêu cầu để trao đổi về công việc.
Trong quá trình làm việc, công ty sẽ tổ chức rất nhiều cuộc hội thảo, các cuộc họp nội bộ hay cuộc gặp gỡ với khách hàng,... không ai khác văn thư sẽ là người chuẩn bị.
Như vậy những thông tin vừa rồi đã giải đáp cho tất cả những ai thắc mắc về công việc của văn thư. Qua đó bạn cũng thấy được tính chất quan trọng của công việc này như thế nào và có định hướng đúng đắn hơn. Nếu đã xác định đây là nghề mình sẽ theo đuổi vậy thì hãy cùng tôi khám phá xem văn thư hành chính cần yêu cầu những gì nhé.
2. Những yêu cầu cần có của văn thư
Bất kể một ngành nghề nào cũng sẽ có những tiêu chí riêng, việc thiết lập nên những tiêu chí đó giúp chính nhà tuyển dụng và những nhà quản lý dễ dàng kiểm soát, dễ dàng lãnh đạo và đánh giá năng lực của nhân viên cấp dưới.
Văn thư được coi là một công việc nhẹ nhàng, vậy liệu rằng những yêu cầu đặt ra với vị trí này có nhẹ nhàng như cái mác của nó? Hãy theo dõi để biết kết quả bạn nhé.
2.1. Trình độ bằng cấp đúng chuyên ngành
Được biết, tất cả các ứng viên khi sở hữu trình độ từ cao đẳng trở lên với các chuyên ngành thuộc khối kinh tế thì đều có thể ứng tuyển vào vị trí văn thư. Nhà tuyển dụng cần ứng viên chứng minh năng lực và trình độ của mình thông qua tấm bằng tốt nghiệp với chuyên ngành liên quan. Thường thì họ sẽ nhận hồ sơ của các ứng viên tốt nghiệp chuyên ngành hành chính văn phòng, nhân sự, quản trị nhân lực,...
Tiếp theo, yếu tố vô cùng quan trọng được nhà tuyển dụng coi trọng hơn chính là kinh nghiệm. Thực chất nhà tuyển dụng muốn tuyển dụng những nhân viên đã biết việc, có kinh nghiệm làm việc sẽ nhanh chóng tiếp thu công việc mới và hạn chế sai sót hơn là những người mới.
Tuy nhiên đó chỉ là sự ưu tiên chứ không phải yêu cầu bắt buộc, vậy nên nếu như bạn chưa từng đi làm ở đâu thì cũng đừng quá lo lắng, nếu thực sự có năng lực thì nhà tuyển dụng sẽ nhanh chóng nhận ra điều đó và trao cho bạn 1 cơ hội mà thôi.
Về cơ bản nếu ứng viên đáp ứng được yêu cầu về bằng cấp và kinh nghiệm thì đồng nghĩa với việc họ đã có cơ hội để nộp hồ sơ ứng tuyển với vị trí nhân viên văn thư rồi. Vậy làm thế nào để trở thành một nhân viên chuyên nghiệp, bạn cần phải theo dõi phần sau để biết thêm chi tiết.
2.2. Kỹ năng chuyên môn của một văn thư chuyên nghiệp
Công việc văn thư không chỉ xuất hiện ở những đơn vị doanh nghiệp tư nhân mà họ còn là đối tượng không thể thiếu tại các cơ quan hành chính Nhà nước. Để đảm bảo rằng mình có thể làm việc ở bất kỳ môi trường nào, ngoài những điều kiện nêu trên thì ứng viên cần phải đáp ứng cả những kỹ năng chuyên môn cần thiết. Đó là những kỹ năng nào hãy theo dõi nội dung bên dưới:
Thứ nhất, tinh thần trách nhiệm luôn được đặt lên hàng đầu. Với doanh nghiệp tư nhân có thể sẽ dễ dàng hơn nhưng nếu bạn làm việc trong môi trường Nhà nước thì tác phong của bạn cần phải thay đổi ngay lập tức. Mọi thứ đều quy ra trách nhiệm và hình ảnh về 1 tấm gương luôn gắn liền với mỗi một cán bộ Nhà nước. Cần phải nghiêm chỉnh chấp hành những kỷ luật được ban hành trong đó đáp ứng những tiêu chí về cần, kiệm, liêm, chính đồng thời chấp hành nhiệm vụ bảo mật thông tin tuyệt đối.
Thứ hai, chăm chỉ học tập và rèn luyện bản thân. Điều này được diễn ra thường xuyên sẽ khiến bạn hoàn thiện hơn mỗi ngày. Công việc nào cũng cần có sự phấn đấu không ngừng và học tập chính là con đường giúp bạn thăng tiến nhanh nhất để thành đạt hơn.
Thứ ba, cần sở hữu khả năng giao tiếp giỏi. Bạn biết đấy, văn thư là vị trí phải tiếp xúc với rất nhiều người, khi làm việc với họ hiệu quả đạt được cao hay thấp là do kỹ năng giao tiếp của bạn. Nếu bạn chưa có được điều này vậy thì việc theo học 1 khoá đào tạo nâng cao giao tiếp sẽ là rất cần thiết, nó giúp bạn tự tin hơn và tỏa sáng trên con đường sự nghiệp của mình.
Đó là những yêu cầu cũng như kỹ năng cần thiết để trở thành một văn thư giỏi, hãy đảm bảo rằng mình đang sở hữu tất cả chúng nếu bạn đang quyết tâm theo đuổi nghề nghiệp này.
Xem thêm: Tìm việc làm hành chính văn phòng
3. Quyền lợi cụ thể của văn thư
3.1. Thu nhập của văn thư là cao hay thấp?
Với cái mác việc làm nhàn hạ thì không ít người lại nghĩ công việc văn thư có một mức lương thấp. Điều này có đúng hay không chúng ta cùng nhau đi tìm hiểu nhé.
Theo thực tế, các nhân viên văn thư đang làm việc tại các doanh nghiệp tư nhân họ thu về từ 5 - 7 triệu đồng/tháng. Trong đó có tính cả mức lương của người mới và những người đã biết việc, có những người làm việc lâu năm thì có thể nhận về con số cao hơn một chút tuy nhiên chênh lệch cũng không đáng kể.
Vậy theo bạn với một công việc văn phòng chỉ làm giờ hành chính, tính chất công việc lại không mấy áp lực nhận về số tiền ấy có thực sự thấp?
Với tôi đây là mức lương vô cùng hợp lý bởi lẽ họ có nhiều thời gian dành cho gia đình và người thân mà vẫn được hưởng số tiền hấp dẫn đủ để chi tiêu cho cuộc sống hàng ngày, đây cũng là ước mơ của rất nhiều người.
Như vậy, có thể nói văn thư là công việc đem về cho bạn một thu nhập cực kỳ hấp dẫn, nếu muốn tăng thêm thu nhập thì bạn có thể tìm kiếm việc làm thêm khác và làm vào khoảng thời gian rảnh rỗi của mình.
3.2. Chế độ và quyền lợi của công việc văn thư là gì?
Về cơ bản, vị trí văn thư sẽ giống như những lao động bình thường khác, họ sẽ được hưởng những chính sách về chế độ ưu đãi nhất theo quy định của Nhà nước.
Cụ thể doanh nghiệp sẽ đóng bảo hiểm cho họ với tỷ lệ được quy định tại luật lao động được ban hành mới nhất, chế độ nghỉ sẽ được áp dụng theo từng năm và theo lịch nghỉ của Nhà nước, ngoài ra còn có chế độ nghỉ thai sản, ốm đau, tai nạn nghề nghiệp được hỗ trợ,...
4. Tìm việc văn thư bằng cách nào?
Nhiều ứng viên đang tìm việc bằng công cụ vieclam88.vn và đạt được những thành công nhất định.
Thương hiệu vieclam88.vn đã xuất hiện nhiều năm trên thị trường và chiếm được niềm tin của nhiều ứng viên khi tìm việc. Tại đây họ có thể tìm được cho mình rất nhiều tin tuyển dụng chất lượng và uy tín đến từ những doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam.
Có một điều tuyệt vời có thể ít người biết đó là bên cạnh việc tìm kiếm công việc văn thư, người tìm việc còn có thể sử dụng ngay những mẫu CV được thiết kế chuyên biệt cho ngành nghề này để ứng tuyển. Việc của bạn phải làm chỉ là tải mẫu CV mình yêu thích về, sau đó điền tất cả những thông tin quan trọng theo gợi ý và gửi nó tới nhà tuyển dụng. Với sự tiện lợi này, bạn sẽ nhanh chóng tiếp cận nhà tuyển dụng và mẫu CV chuyên nghiệp giúp bạn nhanh chóng thuyết phục nhà tuyển dụng để có cơ hội lọt vào vòng tiếp theo.
Đăng ký thông tin ứng viên vieclam88.vn giúp bạn nhanh chóng kết nối và trao đổi với nhà tuyển dụng, đồng thời còn được trải nghiệm nhiều tiện ích tuyệt vời hơn thế nữa. Nếu bạn là ứng viên đừng bỏ qua kênh tìm việc hiệu quả này nhé.
Như vậy, bản mô tả công việc văn thư vừa được cập nhật đầy đủ ở bài viết trên, hy vọng những thông tin vừa được cung cấp bởi vieclam88.vn sẽ hữu ích tới tất cả các bạn nhất là những ai chuẩn bị ứng tuyển cho vị trí này.
Dưới đây là bảng mô tả công việc nhân viên văn thư đầy đủ và chi tiết, bấm trực tiếp vào file để xem và tải về nhé:
Tham gia bình luận ngay!