1. Bản mô tả công việc trợ lý giám đốc chi tiết
Trợ lý giám đốc là những người hỗ trợ công việc cho các giám đốc tại doanh nghiệp. Những người trợ lý cũng được biết đến với vai trò là cánh tay đắc lực, giúp cho giám đốc hoàn thành những công việc. Bởi thực tế, giám đốc là người quản lý, điều hành rất nhiều bộ phận, hoạt động của doanh nghiệp. Do đó khối lượng công việc rất nhiều và cần có người hỗ trợ.
Trợ lý giám đốc thường làm các công việc sau:
1.1. Hỗ trợ xác lập các mục tiêu và lên kế hoạch hoạt động cho các phòng ban
Trợ lý giám đốc là người sẽ luôn theo sát và giúp cho giám đốc thực hiện mọi công việc khi cần thiết. Cụ thể đó là cùng với giám đốc đánh giá tình hình hoạt động chung của doanh nghiệp, báo cáo cho giám đốc các vấn đề của từng phòng ban để từ đó có cơ sở xác lập các mục tiêu cho từng bộ phận đó.
Công việc của trợ lý giám đốc là hỗ trợ đưa ra các phương án để giải quyết các vấn đề tồn đọng trong doanh nghiệp, cùng giám đốc lên kế hoạch để cải thiện tình hình và thúc đẩy các bộ phận phát triển mạnh mẽ. Mặc dù quyết định chính vẫn là ở giám đốc nhưng trợ lý vẫn có quyền được tham gia để đưa ý kiến, thảo luận và đề xuất những phương án hợp lý cho các hoạt động của doanh nghiệp.
1.2. Triển khai các kế hoạch xuống các bộ phận
Sau khi đã có sự thống nhất về mục tiêu, kế hoạch thực hiện từ giám đốc thì trợ ký sẽ có nhiệm vụ thay mặt đưa các công văn xuống từng bộ phận, đứng ra triển khai thực hiện những kế hoạch đã đặt ra.
Cụ thể đó là phân công công việc cho các bộ phận, hướng dẫn những người quản lý bộ phận và thông báo về các định hướng, mục tiêu hoạt động, phát triển từng mảng trong kế hoạch, chiến lược dự án. Theo đó, trợ lý giám đốc sẽ phải làm việc và hỗ trợ cho rất nhiều bộ phận, phòng ban tại doanh nghiệp.
1.3. Hỗ trợ giám sát quá trình thực hiện kế hoạch ở các bộ phận
Khi đã triển khai thực hiện những kế hoạch, trợ lý còn cần phải thay mặt giám đốc thường xuyên theo dõi, giám sát quá trình thực hiện như thế nào? Công việc ở các bộ phận có đảm bảo theo đúng kế hoạch đã đề ra hay không và có cần điều chỉnh gì so với kế hoạch không?,…
Toàn bộ những vấn đề trên sẽ do trợ lý giám đốc đảm nhận và thông báo lại cho giám đốc để họ nắm bắt và xử lý các vấn đề khi cần thiết. Trợ lý giám đốc cũng sẽ thực hiện công việc nghiệm thu kết quả, đánh giá về quá trình làm việc ở các bộ phận đó, tiếp nhận các báo cáo để tổng hợp và gửi lên giám đốc theo quy định.
Xem thêm: mẫu cv thư ký trợ lý
1.4. Thực hiện một số công việc liên quan đến nhân sự
Không chỉ phụ trách về vấn đề chuyên môn hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp mà đôi khi, trợ lý giám đốc cũng sẽ đảm nhận các công việc liên quan đến nhân sự. Thường thì phạm vi quản lý vấn đề này chỉ là một số vị trí làm việc riêng cho giám đốc như là tuyển dụng thư ký hoặc các vấn đề chỉ đạo tuyển dụng và quản lý tác phong làm việc của nhân sự trong các bộ phận, đánh giá năng lực của nhân viên,…
Thường thì công việc này trợ lý giám đốc sẽ chỉ hỗ trợ mà không can thiệp quá sâu. Chỉ trừ một số trường hợp giám đốc có yêu cầu thì mới cần phải thực hiện.
1.5. Hỗ trợ lập dự toán ngân sách, giám sát thực hiện
Trợ lý giám đốc cũng đảm nhiệm công việc hỗ trợ công việc theo dõi, lên kế hoạch và lập dự toán ngân sách cho các hoạt động trong doanh nghiệp. Thường thì ở các doanh nghiệp sẽ phải diễn ra các hoạt động về sản xuất, kinh doanh và cần nguồn ngân sách lớn. Do đó, trợ lý giám đốc sẽ cần tiếp nhận các đề xuất, báo cáo từ các bộ phận để thống kê tình hình hoạt động, từ đó đưa ra dự toán về ngân sách cho phù hợp và gửi lên giám đốc xem xét.
Không chỉ vậy, trợ lý giám đốc cũng cần theo sát quá trình sử dụng nguồn ngân sách đó vào công việc như thế nào và có các điều chỉnh, xử lý khi cần thiết.
1.6. Một số nhiệm vụ khác của trợ lý giám đốc
Ngoài những công việc chính trên thì trợ lý giám đốc cũng sẽ cần thực hiện một số công việc liên quan khác như sau:
- Cùng giám đốc đi công tác ở các khu vực theo yêu cầu công việc.
- Hỗ trợ đi kiểm tra, theo dõi quá trình hoạt động của doanh nghiệp ở các chi nhánh theo yêu cầu.
- Liên hệ và có thể gặp gỡ khách hàng trong một số trường hợp nhất định.
- Thay mặt giám đốc đưa ra các quyết định trong trường hợp khẩn cấp và đã có sự cân nhắc, đồng ý từ ban lãnh đạo cấp trên.
- Tổng hợp các báo cáo về tình hình hoạt động của doanh nghiệp và gửi lên giám đốc xem xét.
- Hỗ trợ các bộ phận, phòng ban khi cần thiết để thúc đẩy hoạt động chung của doanh nghiệp.
2. Để trở thành trợ lý giám đốc cần đáp ứng những tiêu chí gì?
Đối với vị trí trợ lý giám đốc, nghe qua thì có vẻ là đơn giản và không yêu cầu quá cao về các tiêu chí. Nhiều người nghĩ rằng trợ lý thì chỉ đi theo, cầm tài liệu, báo cáo các vấn đề, thực hiện các nhiệm vụ văn thư bình thường. Tuy nhiên, thực tế công việc này khó khăn và vất vả hơn nhiều, đòi hỏi trình độ, kỹ năng cao chứ không đơn thuần chỉ là các nhiệm vụ văn phòng cơ bản.
Cụ thể để trở thành trợ lý giám đốc trong doanh nghiệp, bạn cần phải đảm bảo đáp ứng được một số yêu cầu như sau:
- Tốt nghiệp từ cao đẳng trở lên theo các chuyên ngành liên quan đến kinh tế, kinh doanh, hành chính nhân sự,…, ưu tiên những ai có trên 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.
- Có trình độ ngoại ngữ tốt như là Anh, Nhật, Hàn, Trung,… tùy vào từng yêu cầu của các doanh nghiệp.
- Có kiến thức chuyên môn về lĩnh vực mà doanh nghiệp hoạt động.
- Có khả năng giao tiếp, thuyết trình tốt, có thể làm việc được với các đối tác, khách hàng, báo cáo công việc trong các cuộc họp ban lãnh đạo.
- Trợ lý giám đốc cần có khả năng tổ chức, lập kế hoạch, lập báo cáo, sắp xếp công việc khoa học.
- Thành thạo các kỹ năng về tin học văn phòng, một số công cụ, phần mềm quan trọng phục vụ cho công việc.
- Có năng lực quản lý, lãnh đạo tốt để có thể hỗ trợ giám đốc chỉ đạo thực hiện các công việc.
- Trợ lý giám đốc cần là người năng động, nhanh nhẹn, linh hoạt trong quá trình làm việc, xử lý vấn đề tốt, có khả năng chịu áp lực công việc.
- Có sức khỏe tốt, có thể đi công tác xa, thậm chí làm việc liên tục ngày đêm trong trường hợp cần thiết.
3. Thu nhập của trợ lý giám đốc hiện nay là bao nhiêu?
Có thể thấy, các yêu cầu đặt ra cho trợ lý giám đốc là khá cao, điều đó cũng đồng nghĩa với việc họ đảm nhiệm những công việc rất quan trọng. Chắc chắn một điều rằng khi bạn làm những công việc quan trọng, khối lượng nhiều thì mức lương cũng sẽ xứng đáng với công sức đã bỏ ra.
Thực tế, khi làm việc ở vị trí trợ lý giám đốc, mức lương bạn nhận được là khá tốt. Tùy vào kinh nghiệm, năng lực của mỗi người mà sẽ được hưởng mức lương khác nhau. Mức lương phổ biến dành cho trợ lý giám đốc hiện nay từ 10 – 20 triệu đồng/tháng.
Không chỉ vậy, bạn cũng sẽ có cơ hội nhận được các mức thưởng hậu hĩnh nếu làm tốt, hoàn thành xuất sắc công việc, giúp giám đốc ký kết được nhiều hợp đồng lớn,… Mức thưởng này cũng tùy từng thời điểm mà có sự khác nhau, cao nhất cũng có thể lên đến vài chục triệu đồng/tháng. Do đó, tổng thu nhập của trợ lý giám đốc là rất cao, có thể đạt đến 25 – 30 triệu đồng/tháng hoặc hơn nữa.
Xem thêm: Việc làm thư ký trợ lý
4. Quyền lợi hấp dẫn dành cho trợ lý giám đốc trong doanh nghiệp
Ngoài mức thu nhập cao thì các quyền lợi mà trợ lý giám đốc có thể nhận được cũng rất hấp dẫn. Đây là vị trí thường xuyên làm việc với giám đốc, do đó các quyền lợi, chính sách đãi ngộ cũng được đánh giá là tốt hơn so với nhiều vị trí khác. Cụ thể các quyền lợi đó bao gồm như sau:
- Môi trường làm việc rất năng động, chuyên nghiệp, trợ lý giám đốc sẽ không làm việc cố định trong văn phòng mà còn thường xuyên cần ra ngoài gặp gỡ khách hàng, đối tác cùng giám đốc hoặc thay mặt họ. Do đó, tính chất công việc là khá thoải mái, tự do.
- Có cơ hội được học hỏi, tiếp thu nhiều kiến thức, kinh nghiệm, rèn luyện các kỹ năng khi được ra ngoài làm việc, tiếp xúc với nhiều đối tượng khách hàng,… thậm chí còn có thể được thăng chức lên đảm nhiệm vị trí cao hơn trong doanh nghiệp nếu làm tốt và có năng lực.
- Làm trợ lý giám đốc, bạn sẽ có cơ hội được đi công tác thường xuyên, có thể đi du lịch ở nhiều nơi trên cả nước, thậm chí còn ra cả nước ngoài, mở mang tầm hiểu biết, hoàn thiện bản thân hơn.
- Được hỗ trợ đầy đủ các trang thiết bị làm việc cần thiết như là máy tính, điện thoại, phương tiện đi lại,….
- Hưởng các quyền lợi theo quy định của nhà nước bao gồm chế độ bảo hiểm, thăm khám sức khỏe, thăm hỏi ốm đau, hiếu hỉ, có các ngày nghỉ theo quy định, được thưởng các ngày lễ, Tết, lương tháng 13, thưởng hiệu suất làm việc – dự án, tham gia các sự kiện, party, du lịch hàng năm,…
Trên đây là trọn bộ thông tin về bản mô tả công việc trợ lý giám đốc. Mong rằng bài viết sẽ hữu ích và là cơ sở quan trọng giúp các bạn tìm kiếm được cho mình một công việc phù hợp.
Tải ngay bản mô tả công việc trợ lý giám đốc mẫu dưới đây!
Tham gia bình luận ngay!