Tổng hợp trọn bộ thông tin mô tả công việc nhân viên nhân sự

1. Mô tả công việc nhân viên nhân sự chi tiết

Nhân viên nhân sự là người chịu trách nhiệm tuyển dụng và phát triển nguồn nhân lực trong công ty. Nhân viên nhân sự sẽ quản lý, giải thích các chính sách, quyền lợi của nhân viên trong công ty cho nhân viên như lương thưởng, hoa hồng,...

Ngoài ra nhân viên nhân sự cũng phải thực hiện thêm nhiều công việc hành chính văn phòng khác, để hiểu rõ hơn về công việc của nhân viên nhân sự bạn hãy xem bản mô tả chi tiết dưới đây:

1.1. Thực hiện nhiệm vụ tuyển dụng và phát triển nguồn nhân lực

- Lập bản mô tả công việc cho vị trí đang cần tuyển.

- Tuyển dụng và sàng lọc ứng viên chất lượng cho doanh nghiệp.

- Thông báo với các ứng viên về trách nhiệm công việc, phúc lợi, lịch làm việc, điều kiện làm việc và cơ hội thăng tiến... của vị trí tuyển dụng.

- Đảm bảo hoàn giấy tờ và hồ sơ cho nhân sự mới

- Giám sát quy trình tuyển dụng đảm bảo các công việc tuyển dụng diễn ra thuận lợi.

- Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực trong công ty

- Lập kế hoạch cải tiến chương trình đào tạo nhân viên nhân sự chịu trách nhiệm thực hiện các cải tiến đó.

- Đề xuất với giám đốc ngân sách, chương trình, nhân sự và những thay đổi khác sẽ nâng cao chương trình.

- Tư vấn cho tổng giám đốc về tác động của các chính sách được đề xuất hoặc các hành động hành chính khác đối với chương trình mà nhân viên nhân sự chịu trách nhiệm.

- Đánh giá kết quả hoạt động của những nhân viên báo cáo trực tiếp cho nhân viên ấy.

- Hỗ trợ cấp dưới cải thiện hiệu suất của họ. 

 

1.2. Quản lý các chính sách khen thưởng

Nhân viên nhân sự sẽ là người trực tiếp quản lý các chính sách khen thưởng trong công ty và có trách nhiệm giải đáp thắc mắc cho nhân viên về những chính sách đó. Phòng nhân sự cần phân tích chi tiết để đưa ra mức lương thưởng hợp lý nhất cho người lao động qua việc phân tích đánh giá công việc của từng nhân viên.

1.3. Thực hiện các công việc hành chính

Nhân viên nhân sự có trách nhiệm hỗ trợ các công việc văn phòng, hoạt động hành chính, chuẩn bị thủ tục họp, … Cụ thể mô tả công việc hỗ trợ văn phòng của họ đó là:

- Xử lý và phản hồi kịp thời các thông tin liên lạc đến (bưu điện, điện thoại, fax, email, mặt đối mặt), lấy tin nhắn chính xác, sao chép và phân phối thông tin khi cần thiết.

- Tra cứu thông tin để trả lời các truy vấn phức tạp, bao gồm cả các yêu cầu thông tin thống kê từ khách hàng nội bộ và bên ngoài. Điều này có thể liên quan đến việc sử dụng internet/ mạng nội bộ cũng như các hệ thống nội bộ.

- Tạo ra nhiều loại tài liệu bao gồm thư/ email và bản trình bày theo tiêu chuẩn tốt trước thời hạn yêu cầu.

- Thu thập, xử lý và nhập dữ liệu vào hệ thống quản lý thông tin và cơ sở dữ liệu của Hội đồng Quận (ví dụ: Framework-I, One, Swift, SAP) đảm bảo tính chính xác và bảo mật của dữ liệu cũng như tuân thủ các yêu cầu luật định.

- Sử dụng các hệ thống nộp hồ sơ điện tử và thủ công liên quan đến an ninh và bí mật.

- Các công ty con, hệ thống đặt lịch hẹn, lập lịch trình và sắp xếp các cuộc họp bao gồm quản lý hệ thống chuyển tiếp hàng ngày.

- Tổ chức các cuộc họp và các sự kiện theo luật định (ví dụ như Hội thảo và Hội nghị tình huống), đảm bảo rằng các cuộc hẹn được lên kế hoạch thực tế liên quan đến thời gian và địa điểm; địa điểm, dịch vụ ăn uống và các nguồn lực được đặt trước một cách thích hợp; và chuẩn bị tài liệu để hỗ trợ sự kiện.

- Duy trì hệ thống lưu trữ hồ sơ để ghi lại và giám sát các quá trình dịch vụ và cung cấp báo cáo tóm tắt thường xuyên cho Nhân viên vận hành và Người quản lý để đảm bảo rằng các cập nhật và đánh giá liên quan diễn ra kịp thời.

- Phát triển và duy trì thông tin cập nhật về dịch vụ bao gồm trên mạng nội bộ, internet, văn phòng phẩm và các ấn phẩm nội bộ và bên ngoài.

- Thực hiện các công việc văn thư và hành chính chung để hỗ trợ dịch vụ theo yêu cầu (ví dụ: quy trình đăng bài, sao chụp, quét).

1.4. Thực hiện các nhiệm vụ hỗ trợ tài chính

Ngoài các nhiệm hành chính cần thực hiện, nhân viên nhân sự còn giải quyết một số vấn đề tài chính cơ bản, ví dụ như cấp kinh phí hóa đơn, ứng tiền, … nổi bật trong số đó là các nhiệm vụ sau:

- Xử lý các nhiệm vụ tài chính trong nhóm bao gồm mua sắm điện tử, nhận hàng hóa.

- Điều tra các biến thể và thực hiện nghiên cứu để cung cấp thông tin thống kê và ngân sách bằng cách sử dụng các hệ thống có sẵn.

- Trợ cấp, thanh toán và giao dịch của nhà quản lý (ví dụ: mẫu đơn yêu cầu của nhân viên, giấy bảo lãnh đi du lịch).

- Lãnh đạo và Làm việc theo nhóm: trở thành một thành viên trong nhóm hiệu quả bằng cách.

- Hỗ trợ việc tuyển dụng, giới thiệu, giám sát và học hỏi những người khác như cần thiết.

- Bao che cho đồng nghiệp trong thời gian nghỉ phép hàng năm và vắng mặt tại văn phòng.

- Áp dụng kiến ​​thức của bạn và phản hồi từ những người khác để góp phần cải thiện dịch vụ.

-Tham gia và tham gia các cuộc họp theo yêu cầu để hỗ trợ các nhu cầu của dịch vụ, bao gồm cả việc đảm nhận vai trò dẫn dắt các quy trình dịch vụ, hệ thống hoặc khu vực phát triển

- Thực hiện các nhiệm vụ khác có thể được yêu cầu một cách hợp lý đối với bạn tương ứng với cấp lớp của bạn và theo yêu cầu để hỗ trợ doanh nghiệp bao gồm duy trì tính liên tục của doanh nghiệp và trong các trường hợp khẩn cấp dân sự.

- Hoạt động với tư cách là nhà quản lý cấp cao cho các hệ thống quản lý thông tin và cơ sở dữ liệu của Hội đồng Quận (ví dụ: Framework-I, One, Swift, SAP) tức là cung cấp đào tạo và hỗ trợ, phát triển kiến ​​thức chuyên sâu không chỉ liên quan đến chức năng của đội riêng, hỗ trợ phát triển hệ thống và triển khai

- Tuân thủ các trách nhiệm cá nhân về sức khỏe và an toàn tại nơi làm việc bao gồm hành động để giảm thiểu rủi ro cho bản thân và những người khác và góp phần duy trì một môi trường làm việc lành mạnh và an toàn

- Hỗ trợ Quản trị viên Cấp cao và Quản lý trong việc đảm bảo sức khỏe, sự an toàn và phúc lợi của nhân viên và du khách.

- Đảm bảo rằng tất cả các nhiệm vụ và dịch vụ được cung cấp theo các tiêu chuẩn, chính sách và thủ tục của chính phủ.

- Tìm hiểu hoạt động kinh doanh cốt lõi của văn phòng / giám đốc và đóng góp vào sự phát triển của văn phòng/ giám đốc

- Phát triển các kỹ năng và kiến ​​thức cần thiết để có thể linh hoạt hỗ trợ sự phát triển của Ban Giám đốc và tổ chức rộng lớn hơn.

1.5. Một số nhiệm vụ khác

Ngoài các nhiệm vụ trên, nhân viên nhân sự còn thực hiện một số nhiệm vụ khác trong quá trình làm việc của mình như:

- Sử dụng kiến ​​thức chuyên môn bao gồm kiến ​​thức về các cơ quan và đối tác bên ngoài để trả lời các thắc mắc và yêu cầu thông tin của khách hàng và đồng nghiệp bằng cách sử dụng kiến ​​thức chuyên môn về lĩnh vực dịch vụ của bạn

- Lập hồ sơ bằng văn bản về các cuộc họp phức tạp và xúc động đảm bảo các điểm chính được rút gọn chính xác theo tiêu chuẩn cao về độ chính xác và cách trình bày, đồng thời các giấy tờ đã được phê duyệt được phân phối đến thời hạn đã định.

- Thực hiện các cuộc tìm kiếm của chuyên gia về quản lý thông tin và các hệ thống khác để cung cấp thông tin thống kê chi tiết và tạo tệp khách hàng điện tử (hoặc thủ công nếu thích hợp)

Bản chất của mô tả công việc này sẽ đòi hỏi sự linh hoạt để đáp ứng các nhu cầu công việc khẩn cấp khi chúng phát sinh.  Điều này có thể đòi hỏi một số công việc ngoài giờ hành chính bình thường. Do đó, bản mô tả công việc không nhằm mục đích đầy đủ. Người giữ bài sẽ có thái độ linh hoạt đối với các nhiệm vụ có thể phải thay đổi sau khi thảo luận, tùy theo nhu cầu của Dịch vụ và phù hợp với hồ sơ chung của bài đăng.

2. Yêu cầu tuyển dụng nhân viên nhân sự cần đáp ứng

Để ứng tuyển nhân viên nhân sự trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ bạn sẽ cần đáp ứng các yêu cầu tuyển dụng sau:

- Hai năm kinh nghiệm hành chính đã được chứng minh tốt nhất là trong một lĩnh vực dịch vụ chuyên môn.

- Trải nghiệm dịch vụ tuyến trước (khách/ điện thoại) đã được chứng minh

- Đã được chứng minh khả năng làm việc hiệu quả theo đúng thời hạn

- Có kinh nghiệm và sử dụng thường xuyên các ứng dụng Microsoft Office và Internet bao gồm Word, Excel, Outlook và PowerPoint, ít nhất là trình độ Trung cấp

- Kinh nghiệm nhập và truy xuất dữ liệu từ hệ thống hồ sơ dựa trên CNTT-TT

- Nghiên cứu, truy xuất và đối chiếu thông tin bằng hệ thống dựa trên internet web.

- Khả năng giao tiếp các vấn đề phức tạp một cách hiệu quả qua điện thoại, bằng văn bản, e-mail và gặp trực tiếp

- Khả năng xử lý các tình huống thách thức và đôi khi là tình cảm và khách hàng 

- Cách tiếp cận công việc có phương pháp và có tổ chức, chú ý đến từng chi tiết

- Khả năng làm việc bình tĩnh dưới áp lực, ưu tiên các nhu cầu cạnh tranh một cách hiệu quả.

Danh sách: việc làm nhân sự 

- Sáng kiến, linh hoạt và khả năng xử lý thay đổi

- Khả năng đưa ra các bản tóm tắt chính xác về các cuộc họp, sự kiện và cuộc trò chuyện 

- Có khả năng đi làm thường xuyên và đúng giờ

- Sử dụng Microsoft Publisher và PowerPoint

- Kinh nghiệm xử lý các yêu cầu và giao dịch tài chính

- Kinh nghiệm giám sát

- Kinh nghiệm sử dụng các quy trình tư vấn để cải thiện các thủ tục và dịch vụ

- Kỹ năng giải quyết vấn đề tốt và khả năng sử dụng sáng kiến

- Kỹ năng gây ảnh hưởng và đàm phán tốt với khả năng thu hút người khác một cách tích cực và đảm bảo cam kết và thời gian

Trên đây là trọn bộ mô tả công việc nhân viên nhân sự chi tiết cho bạn. Hy vọng rằng, thông qua bài viết này bạn đã nắm trọn vẹn các thông tin hữu ích nhất cho mình.