Minh bạch là gì? Cách để tối ưu sự minh bạch trong một tổ chức

1. Hiểu đúng bản chất minh bạch là gì?

Minh bạch là một giá trị nhắm đến sự công khai và bình đẳng trong quá trình tiếp cận những dữ liệu thông tin quan trọng của tất cả những người liên quan đến kết quả cuối cùng. Chúng hướng đến một giá trị cụ thể, rõ ràng, chi tiết và khách quan. Thế nhưng, bản thân minh bạch là một định nghĩa rất trừu tượng.

Trên thực tế, khái niệm minh bạch thường được phần lớn chúng ta hiểu lầm sang giá trị bạch hóa và công khai. Thế nhưng, thuật ngữ này là một khái niệm có tính bao hàm và quy mô lớn hơn. Chúng nhấn mạnh để sự bình đẳng về cơ hội, nghĩa là không có sự phân biệt trong quá trình tiếp nhận những dữ liệu thông tin. Tất cả đều phải mang tính khách quan, đáng tin, đồng nhất,....

Xem thêm: Công ty trách nhiệm hữu hạn

2. Tầm quan trọng của sự minh bạch trong doanh nghiệp

Minh bạch là một trong những giá trị để một tổ chức có thể phát triển và vận hành linh hoạt, hướng đến mục tiêu tối ưu về hiệu suất.

Đặt vị trí từ người tiêu dùng, chắc chắn họ sẽ sẵn sàng chi tiêu nhiều hơn để mua sắm các dịch vụ và sản phẩm đến từ một thương hiệu minh bạch. Đó không phải là một nhận định phiến diện, mà rất nhiều cuộc nghiên cứu trên khắp các quốc gia đã chỉ ra điều đó. Trong một nghiên cứu thuộc lĩnh vực thực phẩm của Label Insight, đã nhận định những kết quả như sau:

- Thứ nhất, tỷ lệ khách hàng cho rằng họ sẽ trung thành một một thương hiệu, nhãn hàng minh bạch lên đến 94%.

- Thứ hai, xác xuất khách hàng cho rằng họ sẽ sẵn sàng chi tiêu ngân sách nhiều hơn cho những dịch vụ và sản phẩm được minh bạch trên nhiều khía cạnh lên đến 3 - 4 người.

Song song với đó, sự minh bạch luôn có tác dụng thúc đẩy niềm tin, duy trì mối quan hệ tích cực với các nhân viên và thúc đẩy sự sáng tạo. Một tổ chức tồn tại sự minh bạch, nhân sự sẽ nhận thức rõ ràng và đúng đắn hơn về sứ mệnh của họ cũng như cảm nhận được bản thân là một mảnh ghép có góp phần không nhỏ để xây dựng những ý tưởng, hoàn thiện và nâng cao năng suất liên tục. Giá trị này được thể hiện ở nhiều khía cạnh trong một tổ chức. Từ khía cạnh giao tiếp, cho đến văn hóa, ứng xử,... và không chỉ là tổ chức đến nhân sự, mà còn là từ nhân sự đến tổ chức.

Trang vàng doanh nghiệp

3. Xây dựng sự minh bạch trong một tổ chức

Minh bạch là gì? Đó là khái niệm gắn liền đến văn hóa của một tổ chức nhiều hơn là công cụ hay quy trình, nguyên tắc,...

Giá trị của nó nằm ở việc văn hóa được tùy chỉnh và xây dựng như thế nào cho mỗi cá nhân trong một tổ chức có thể sẵn sàng chịu thiệt nhằm chia sẻ kiến thức, quy trình, hay một số rủi rõ tiềm ẩn trong quá trình làm việc một cách thực tâm nhất. Nếu đã liên quan đến giá trị văn hóa, thì trong từng khía cạnh và sự sống của một tổ chức, chúng ta đều cảm nhận rõ ràng về tính minh bạch. Trong một tổ chức nhất định, sẽ có khoảng năm nấc thang về tính minh bạch mà bạn có thể nhận diện được.

Đó là các nấc thang bao gồm: Minh bạch trong giao tiếp, minh bạch trong kết quả, minh bạch trong tài chính và minh bạch trong chế độ đãi ngộ.

3.1. Minh bạch trong định hướng và giao tiếp

Để triển khai giá trị minh bạch trong quá trình định hướng và giao tiếp liên tục, chú trọng ở các hoạt động phi trực tuyến, giúp các dữ liệu được kết nối liên tục trong một bối cảnh phi vật lý của một tổ chức, có thể áp dụng những cách thực như sau:

- Thứ nhất, thể hiện những hành động, mục tiêu, chương trình, kế hoạch cụ thể của tổ chức lên bảng hoặc tường làm việc.

- Thứ hai, triển khai các buổi họp định kỳ từng thời điểm để tạo không gian cho các nhân viên sẵn sàng chia sẻ về công việc, nhiệm vụ mà họ đã, đang thực hiện, những thách thức hay vấn đề mà họ đang phải đối mặt.

- Thứ ba, triển khai những buổi họp riêng của tổ chức để thông báo về hoạt động của các nhóm nhân viên, bộ phận liên tục hơn. Đó là thời điểm mà mọi người đều cam kết những gì diễn biến ở tương lai và giải pháp để đi đến mục tiêu đó ở tương lai.

- Thứ tư, dùng những công cụ gần gũi để truyền tải các thông tin, thông điệp đi đến từng nhân sự trong tổ chức.

- Thứ năm, thúc đẩy và tạo động lực liên tục cho ban lãnh đạo để họ có thể kết nối với toàn bộ nhân sự trong tổ chức thông qua những buổi gặp mặt và những sự kiện cho bản chất gần giống thế.

- Thứ sáu, trong các buổi họp chung của tổ chức, nên kết hợp linh hoạt các hình thức vấn đáp một cách trực tiếp để gia tăng sự minh bạch, cũng như tạo thêm cơ hội để tổ chức có thể giải trình những mong muốn, quy định, quy chế, kế hoạch trong tương lai của mình.

3.2. Minh bạch trong kết quả và nhìn nhận

Cấp độ minh bạch tiếp theo trong một tổ chức chính là việc sẵn sàng chia sẻ kết quả của những nhiệm vụ lần nhau, đôi khi bao gồm cả những nhìn nhận về mức độ hiệu quả của công việc giữa các nhân sự. Đó cũng là một cơ sở cốt lõi để thiết lập được những đội nhóm làm việc mang tính tự chủ.

- Đảm bảo nhóm và các thành viên trong nhóm của họ có quyền được tham gia để tiếp nhận thông tin, báo cáo kết quả của các nhiệm vụ từ những bộ phận và các thành viên khác. Điều này có thể giúp họ làm việc chung hiệu quả hơn, và đôi khi đó còn là cách để họ học hỏi lẫn nhau.

- Trong khen thưởng lại cần phải có sự minh bạch. Đừng bao giờ kéo ai đó ra phía sau và khen thưởng một cách thập thò, lén lút. Hãy tạo ra những cơ hội và điều kiện để thực hiện điều này một cách trực tiếp ở tổ chức.

- Minh bạch ở dữ liệu, thông tin về kết quả sau cùng không đơn thuần là việc thể hiện ở những con số cụ thể. Mỗi con số cụ thể mà bạn đưa ra nên đảm bảo chúng gắn liền với một sứ mệnh về việc minh chứng cho tiến độ giai đoạn mà tất cả thành viên đang đi trên con đường chinh phục mục tiêu chính.

Xem thêm: Việc làm hành chính văn phòng

3.3. Minh bạch trong chi tiêu tài chính

Cấp độ cao hơn của sự minh bạch trong một tổ chức nữa chính là quá trình chia sẻ các dữ liệu nhạy cảm về chi tiêu, tài chính, ngân sách của một doanh nghiệp cho nhân sự của mình. Bất kể khi tổ chức của bạn có được nhà đầu tư nào không, giá trị minh bạch sẽ giúp những nhân sự đang cống hiến cho bạn thực sự nhận thức và nắm bắt được hiện trạng của công ty. Trên cơ sở đó, họ nhận thức được sự nỗ lực từ chính bản thân họ.

Tất nhiên, hãy biết cách nhắc nhở họ không nên tiết lộ những thông tin nào ra bên ngoài.

3.4. Minh bạch trong chế độ lương thưởng

Minh bạch trong chế độ lương thưởng chính là nấc thang cuối cùng. Bởi sự minh bạch trong khía cạnh này rất khó để thực hiện. Và thường thì chúng là khía cạnh cần được giữ kín nhất trong một tổ chức. Thế nhưng, rất nhiều doanh nghiệp ở các quốc gia đã áp dụng việc công khai lương thưởng của từng nhân sự. Diều này giúp họ nhận thức được vị trí của mình trong một vòng giá trị chung của tổ chức. Họ cần nỗ lực ra sao và cụ thể như thế nào nữa?

Đôi khi, việc minh bạch trong lương thưởng của nhân sự sẽ giúp cá nhân mỗi người chủ động thanh tra lẫn nhau nhằm cam kết về sự công bằng giữa những gì mà mình cống hiến với những gì mà họ nhận lại.

4. Gắn liền từng nhân sự trong tổ chức với giá trị minh bạch

Mặc dù chúng ta nhận thức được tầm quan trọng của sự minh bạch. Thế nhưng, đâu đó vẫn còn những thành viên trong một tổ chức thường xuyên giấu mình, không chịu chia sẻ hoặc không chịu giao tiếp một cách minh bạch.

Đó cũng chính là lý do minh bạch gắn liền với con người là điều khó có thể thực hiện nhất. Thế nhưng, đó lại là sức mạnh lớn nhất để hướng đến một tổ chức có sự minh bạch thực sự. Làm thế nào để gắn liền nhân sự với tính minh bạch? Không dừng lại ở việc trung thực, mà còn bao hàm cả việc mỗi thành viên nên bỏ xuống cái tôi cá nhân để hướng về một tập thể, đặt mình vào vị trí của những cá nhân khác, chia sẻ và tiếp cận thông tin một cách sẵn sàng, dù thông tin đó là tiêu cực hay tích cực.

Những cá nhân làm việc trong một tổ chức có sự minh bạch và chính họ cũng minh bạch thường có những biểu hiện như sau:

- Thứ nhất, giao tiếp một cách cởi mở, tự giác chia sẻ các thông tin tốt, quan trọng hoặc những thông tin mang tính rủi ro, cảnh báo đến người tiêu dùng.

 - Thứ hai, sẵn sàng chia sẻ với một thái độ niềm nở khi được truy vấn đề thông tin, không tỏ ra khó chịu hay thắc mắc lại lý do.

- Thứ ba, chân thật với suy nghĩ, hành động và cả lời nói của bản thân. Trung thực với mọi mục tiêu.

- Thứ tư, đưa ra những đóng góp, phản hồi thẳng thắn cho các thành viên khác, hay bộ phận và cả tổ chức.

- Thứ năm, tôn trọng ý kiến và thường xuyên lắng nghe những gì người khác chia sẻ, tiếp cận và ghi nhận những phê bình công khai.

- Thứ sáu, chấp nhận khi bản thân có lỗi lầm, dũng cảm xử lý và đối mặt.

Hy vọng thông qua bài viết, bạn đã nhận thức rõ hơn về khái niệm minh bạch là gì cũng như tính minh bạch cần được xây dựng như thế nào trong một tổ chức?