1. Đôi nét về mẫu thư hẹn phỏng vấn
1.1. Thư hẹn phỏng vấn là gì?
Thư hẹn phỏng vấn hay còn gọi là Interview Invitation Email, là một lá thư gửi cho ứng viên sau khi nhà tuyển dụng sàng lọc hồ sơ ứng viên thành công và bạn muốn mời ứng viên đó tham gia buổi hẹn phỏng vấn để trao đổi kỹ càng hơn về các thông tin xoay quanh công việc mà ứng viên ứng tuyển.
Bộ phận nhân sự của công ty sẽ có trách nhiệm gửi thư mời qua email cho ứng viên hẹn lịch phỏng vấn. Thông qua lá thư này, ứng viên sẽ biết được thời gian, địa điểm diễn ra buổi phỏng vấn và có thể có cả mức lương, vị trí tuyển dụng,…
Với thư hẹn phỏng vấn, ứng viên có thể đồng ý lời mời hoặc không vì họ vẫn còn nhiều lựa chọn khác. Do đó, viết mẫu thư hẹn phỏng vấn sao cho chuyên nghiệp và thu hút ứng viên tham gia phỏng vấn vẫn là câu hỏi của rất nhiều người.
1.2. Nội dung của thư hẹn phỏng vấn gồm những gì?
Một lá thư hẹn phỏng vấn đầy đủ nội dung, văn phong sẽ giúp ứng viên có khả năng đến tham gia phỏng vấn cao hơn. Bạn cần viết nội dung lá thư đầy đủ, rõ ràng mong muốn ứng viên sẽ tham gia phỏng vấn.
Một lá thư hẹn phỏng vấn chuẩn chỉnh bạn cần đảm bảo những nội dung dưới đây:
- Tiêu đề email: Tiêu đề email bạn cần đảm bảo các thông tin chính xác, nếu bạn sử dụng template email có sẵn thì càng cần để ý hơn nữa. Nếu bạn gửi nhầm tên ứng viên hoặc sai tiêu đề sẽ khiến bạn bị trừ điểm trong mắt ứng viên. Bạn cũng cần thể hiện rõ ràng mong muốn mời ứng viên tham gia phỏng vấn của mình. Nếu không cẩn thận, ứng viên sẽ không muốn mở email và trả lời bạn.
- Lời cảm ơn ứng viên: Nội dung này cần có trong thư hẹn phỏng vấn. Bạn cần cảm ơn ứng viên vì đã quan tâm đến vị trí ứng tuyển của công ty và đã dành thời gian ứng tuyển.
- Mục đích của buổi phỏng vấn: Bạn cần nêu rõ mục đích của buổi phỏng vấn là gì? Muốn trao đổi cụ thể hơn về công việc hay muốn biết thêm thông tin về ứng viên,…
- Thời gian và địa điểm phỏng vấn: Bạn cần ghi đúng thời gian: ngày, giờ và địa chỉ cụ thể để ứng viên dễ dàng nắm bắt.
- Cách thức phỏng vấn: Bạn có thể phỏng vấn trực tiếp hoặc qua điện thoại, qua phần mềm mà bạn cung cấp. Nếu phỏng vấn qua phần mềm, bạn cần cung cấp tài khoản và số điện thoại cho ứng viên.
- Thông tin người liên lạc và lưu ý: Bạn nên cung cấp phương thức liên lạc cho ứng viên để kịp thời hỗ trợ và nhắc nhở họ khi họ lạc đường, quên lịch phỏng vấn,…
- Các thông tin về công ty: Để tăng độ tin cậy cho ứng viên và giúp họ nhận diện thương hiệu, bạn nên cho tên website, fanpage,… của công ty mình vào email.
2. Viết mẫu thư hẹn phỏng vấn làm sao cho ấn tượng?
2.1. Cách viết mẫu thư hẹn phỏng vấn
Mẫu thư hẹn phỏng vấn viết không phải quá khó, vì nó không theo khuôn mẫu nhất định. Bạn có thể tham khảo cách viết thư hẹn phỏng vấn dưới đây:
2.1.1. Phần mở đầu thư hẹn phỏng vấn
Mở đầu thư hẹn phỏng vấn bằng tiêu đề email. Như đã nói phần trên, bạn cần đảm bảo thông tin tiêu đề chính xác, thể hiện rằng mình rất mong muốn ứng viên đến tham gia phỏng vấn tại công ty của mình.
Phần tiêu đề bạn ghi theo công thức sau: Thư mời tham gia phỏng vấn – [Tên công ty] / Thư mời phỏng vấn (qua điện thoại / Skype…) với [Tên công ty] cho vị trí [Tên vị trí].
Phần kế tiếp là đến lời chào ứng viên, bạn cần thể hiện sự biết ơn và cảm ơn đến ứng viên đã tham gia ứng tuyển vào vị trí của công ty. Ứng viên sẽ cảm thấy thoải mái và dễ chịu khi được xem trọng. Bạn cần đề cập lại súc tích tên công ty, vị trí ứng tuyển của ứng viên ngay sau lời cảm ơn để ứng viên dễ hình dung.
Đối với những trường hợp bạn tự tìm kiếm hồ sơ qua internet và gửi lời mời phỏng vấn đến ứng viên thì cũng nên nêu rõ mục đích cũng như lý do mà ứng viên đó được chọn.
Ví dụ:
“Ngọc Thảo thân mến,
Trước hết, cho phép chúng tôi gửi lời cảm ơn đến bạn vì bạn đã ứng tuyển và nộp hồ sơ vào vị trí nhân viên content của công ty Tìm việc 365”.
2.1.2. Nội dung chính của thư hẹn phỏng vấn
Phần nội dung chính là phần quan trọng nhất và chiếm nội dung nhiều nhất trong mẫu thư hẹn phỏng vấn của bạn.
Đầu tiên là mục đích của buổi hẹn phỏng vấn, đây là phần mà nhà tuyển dụng cần chú trọng vì nó quyết định ứng viên có đến tham gia buổi phỏng vấn hay không. Bạn cần đề cập đến nội dung cơ bản trong buổi phỏng vấn sắp tới để ứng viên chuẩn bị trước, giúp cả 2 dễ dàng trao đổi.
Tiếp đó, bạn cần đề cập đến địa điểm và thời gian diễn ra buổi phỏng vấn trong mẫu thư hẹn phỏng vấn của mình. Khi đó, ứng viên sẽ đảm bảo đến đúng giờ và bạn dễ dàng sắp xếp thời gian để phỏng vấn những ứng viên khác, tránh trường hợp ứng viên đến phải chờ đợi lâu và họ sẽ cảm thấy công ty bạn thiếu chuyên nghiệp. Để ứng viên dễ nhớ hơn, bạn cần in đậm địa chỉ và ngày, giờ phỏng vấn hoặc để màu chữ khác cho nổi bật.
2.1.3. Kết thư hẹn phỏng vấn
Phần kết thư phỏng vấn, bạn cần để lại đầy đủ thông tin liên lạc của bạn hoặc công ty để ứng viên có thể dễ dàng liên hệ lại để trao đổi thêm về buổi phỏng vấn hoặc tìm đường đến địa điểm phỏng vấn dễ dàng.
2.2. Lưu ý khi gửi thư hẹn phỏng vấn
Khi gửi thư hẹn phỏng vấn cho ứng viên, bạn cần lưu ý một số điều dưới đây:
2.2.1. Nêu thời gian cụ thể và địa điểm phỏng vấn
Trong nội dung của thư hẹn phỏng vấn, bạn cần trình bày thời gian và địa điểm phỏng vấn cụ thể. Bạn ghi rõ ràng giờ, phút, ngày, tháng, năm diễn ra phỏng vấn.
Nếu công ty bạn ở địa chỉ khó tìm thì bạn nên chỉ dẫn để ứng viên có thể đến buổi phỏng vấn dễ dàng.
2.2.2. Ngôn ngữ thân thiện, chuyên nghiệp
Chỉ cần nhìn vào thư hẹn phỏng vấn của bạn, ứng viên có thể nhìn thấy sự chuyên nghiệp của công ty bạn. Do đó, bạn cần dùng ngôn ngữ lịch sự, thân thiện trong từng chữ.
Ngoài ra, khi bạn sử dụng ngôn từ chuyên nghiệp, thân thiện, ứng viên sẽ không cảm thấy bị áp lực trước khi tham gia phỏng vấn.
2.2.3. Chỉ dẫn đường cụ thể
Không phải công ty và tòa nhà nào cũng dễ tìm kiếm, do đó bạn có thể chỉ dẫn cụ thể địa chỉ công ty của bạn trong email hẹn phỏng vấn. Nếu công ty bạn ở trung tâm thương mại hay những chung cư thì không phải ai cũng dễ dàng trong việc tìm đường.
Để tiết kiệm thời gian và công sức tìm kiếm địa chỉ của ứng viên, bạn nên chỉ dẫn tận tình địa chỉ để ứng viên cảm nhận được sự quan tâm của bạn.
2.2.4. Gọi điện thoại xác nhận sau khi gửi thư
Bạn nên gọi điện thoại cho ứng viên sau khi gửi thư hẹn phỏng vấn để chắc chắn ứng viên của mình đã nhận được thư.
Trong một số trường hợp, email mà bạn gửi cho ứng viên vào mục spam hoặc ứng viên có thể không để ý check email. Cũng có một số người quyết định không đi phỏng vấn nên không để ý thư mời phỏng vấn. Do đó, gọi điện thoại xác nhận là bước cần thiết, giúp cả hai bên tiết kiệm thời gian.
Sau khi đã nắm được bí quyết gửi mẫu thư hẹn phỏng vấn cho ứng viên, bạn đã biết cách soạn cho mình một nội dung hẹn lịch phỏng vấn hay và ấn tượng rồi chứ? Hy vọng bài viết hữu ích cho bạn.
Tham gia bình luận ngay!